基于AI+RPA的港口企业财务数字化构建

裘争艳

（宁波镇海港埠有限公司，浙江 宁波 315200）

1 引言

AI+RPA代替人工劳动力主要是通过应用程序来实现的，可以模仿人工操控电脑系统，实现自动化运作。是人工智能（AI）和自动化软件机器人（RPA）等现代高科技技术手段融合而成的企业数字化技术。系统通过预先编制应用程序，在相应的工作情境下，按照既定的程序来执行，完成如自动接收电子邮件、自动跟踪管理、自动完成收款与付款等工作，实现企业劳动力数字化，提升工作效率。

2 AI+RPA技术的内涵

AI+RPA就是集合多种现代科技于一体的企业人力数字化技术，能够将一些原本需要人工操作的工作通过软件信息技术实现自动化执行，提升工作效率、节省人力成本和时间成本。AI+RPA系统中不仅有软件工具包、自动化工具，还有具备学习功能、智能分析功能的人工智能AI技术，能够学习并模仿人工操作，还能够进行智能化的检测与逻辑分析[1]。此外，还有自动化软件机器人（RPA）技术，通过RPA技术使系统可以程式化、自动化地完成重复性的工作，如通过RPA技术可以不断将系统A中生成的数据复制转移到系统B中，主要是通过提前编制应用程序来实现，部署方便、易操作及维护。除上述技术外，AI+RPA系统还加入了智能业务流程管理技术（iBPMS），这一技术是将AI技术和RPA技术与企业业务流程有机融合起来，是协调人、机以及企业业务运作的综合技术。在多种技术的协调和融合下，有效替代人工完成企业的一些业务。

3 AI+RPA对于港口企业财务数字化的助推作用

3.1 有效提升港口企业的运行效率

AI+RPA机器人系统能够自动化完成具有固定业务流程的工作，这类工作往往具备很高的重复性，且有较多的数量，也必须按照固定的流程及规则来完成。一直以来，由于港口企业的行业特殊性，如作业单零散，涉及操作人员众多、各部门关联紧密、基础数据繁琐等特点，会在工作中形成大量的原始财务数据，各部门将这些原始财务数据整合完毕汇总发至财务部门，再由财务人员每日反复开展的各项烦琐的工作，如原始作业单的收入确认、日常的记账、对账、收款及付款等，但财务人员长期反复重复某一项工作，不仅枯燥乏味，也难免出现纰漏[2]。在AI+RPA机器人系统下，因为是按照既定的应用程序来执行，有效避免了人工疲劳作业带来的工作失误，不仅节省了人工成本，也提高了工作效率。通过AI+RPA机器人系统可以完成很多类型的工作，速度快且稳定，避免失误，因此在短时间内得到了港口行业的关注。

3.2 强大的科技支撑

AI+RPA机器人系统结合了AI、RPA以及iBPMS等多种高端现代科技，具有强大功能。智能分析、机器学习如同系统中的大脑，人脸识别、文字识别、图片识别相当于系统中的眼，语音识别、语义分析相当于系统的耳，自动化程序执行相当于系统中的手，系统存储单元中的程序、大数据、各类业务信息相当于系统中的内脏、血液，这些科技集合起来正是一个工作效率高的数字虚拟劳动力。

3.3 模拟人工甚至超出人工的高效工作能力

AI+RPA机器人系统不仅可以模拟人工来完成具有固定的流程及规范要求的工作业务，在一些方面甚至还会超过人工，主要体现在以下几个方面：

①实现不间断高质量工作。人工需要休息，长时间开展工作会导致疲惫，高强度的工作压力下，也容易出现失误[3]。而AI+RPA机器人系统则可以实现全天24小时不间断运作，不需要休息，也没有周末、法定节假日需要休息的需求，并且在运行过程中24小时全程保持高度专注，即使工作任务量再多、强度再大也不会影响工作效率。对于强度大、时间紧的重复性工作，完全可以通过AI+RPA机器人系统来完成。

②响应迅速。人工在进行数据信息的收集、整理、分析等工作，需要一定的思考时间，而且还会受到人员工作能力、主观性所影响。但AI+RPA机器人系统则可以客观、全面地快速完成数据信息的收集、整理、分析等工作。

③多系统协同。人工面对多系统协同时，常会手忙脚乱，如在整理信息、编制表格时，会遇到一边通过网页、网络通讯工具、电子邮件、计算机内部存储等收集信息，一边将信息整理编辑到Excel表中的情况，需要多种系统协同进行，人工操作时不仅耗费时间长，也容易出现失误。而通过AI+RPA机器人系统，则可以按照既定的程序，有条不紊地协同不同系统，快速、准确地完成工作。

3.4 方便监管，不宜泄密

以往港口企业的财务工作需要实时监督管理，以保证财务人员的工作态度、工作质量等。AI+RPA机器人系统在应用时会根据港口企业的业务特性及需求来定制，其工作执行完全是按照既定的程序来进行，完全透明、可控，在无监督的情况下，都能够很好地完成工作任务。而且AI+RPA机器人在作业时形成的数据痕迹还会保留在系统中，通过这些数据信息也可以实现监督与追溯，不会出现弄虚作假的情况。

3.5 和集团内各企业间的良好衔接

港口企业内不同岗位，以及整个集团范围内各企业间的财务工作经常需要衔接，但是在以往人工处理时，如果人员的工作效率低、工作态度差，甚至是双方的性格、观念差异大，都会影响衔接效率。但如果换成由AI+RPA机器人系统来执行，在制定程序时会提前考虑和其他相关联岗位的衔接、整个集团范围内各企业的工作衔接流程来编程，避免了人与人工作衔接带来的不确定性问题，从而有效整合不同财务岗位以及集团内部财务信息，实现财务集中管理。

3.6 降低港口企业的人力成本

从短期来看，港口企业购入AI+RPA机器人系统确实会带来成本的增加，但是从远期角度来看，引入系统后，首先一部分人工被系统所取代，这部分人力成本可以得到节约。另外，系统的工作能力相当于一个能力强、工作态度认真、很少出现差错的高素质人才，从劳动市场行情来看，要想聘用这样的优秀人才需要很高的薪资待遇。而且系统还能够实现24小时全天候工作，工作质量稳定，加班也不需要加班费，在法定假期也可以照常工作。企业经常会遇到赶工的情况，不得不安排人员在节假日加班，根据劳动法需要支付三倍工资，但如果由AI+RPA机器人系统来替代，则完全不需要考虑这些成本投入。因此从远期角度来看，其投资回报非常可观，能够显著降低人力成本。

3.7 优化港口企业人力资源结构

港口企业日常财务管理工作非常繁杂，以往需要投入大量的人力。港口企业引入AI+RPA机器人系统逐渐虚拟数字化劳动力，由这些虚拟员工团队负责一部分企业日常财务工作，那么原本从事这些工作的人员就能够被释放出来。

一方面可以精简一批人员节约人力成本，另一方面可以将优秀的人员投入创造性更强，具有更高附加价值的工作里[4]。如日常记账岗位的人员就能被释放出来，节省出来的人员可以用于从整理出来的财务数据中，筛选出具有价值的部分，根据这些更具价值的财务数据提炼出能够为企业管理决策提供指导的信息，这些工作仅依靠软件系统是难以完成的，而是需要综合能力过硬的高素质人才。在提倡财务工作向管理会计转型的今天，就可以通过AI+RPA机器人系统配合人工的方式，更好地开展管理会计，提高管理工作效率，为港口企业经营发展提供更大帮助。可见，引入AI+RPA机器人系统，可以优化人力配置，精简低素质人员，将高素质人才投入更适合发挥其工作潜能的岗位。

4 AI+RPA财务数字化在港口企业中的应用

就AI+RPA系统的上述提到的功用来看，可以有效覆盖到港口企业各项工作中，具体细节设计是根据不同企业的业务特征，以及不同规范要求来设定，以下就以港口企业中各主要业务的大体性应用为例展开如下论述。

4.1 在财务基础工作中的应用

港口企业利用AI+RPA机器人系统组建虚拟财务团队，负责基础性的财务工作，如智能提单、审核、自动付款、费用分析等，通过系统的图文识别、文字识别技术，可以对各类发票、单据以及各类财务凭证进行识别，并根据识别结果进行分类、收发等。可以实现自动对账、出具报表、现金盘点、收入确认、统计应收账款等工作。如果在对账过程中发现问题，系统会发出警报，并通知相关人员。如果对账没有问题，则继续开展账务处理。企业需要定期进行核对、结转等日常工作，为了保证企业的经济效益，甚至每天都应当进行对账，这是港口企业中最为基础也不断重复的财务工作。在系统中预先设定的对账逻辑程序，系统能够自动进行对账、各类单据的核对等。此外，日常的报销工作，也可以通过AI+RPA机器人系统进行报销单据的核对、自动付款等，并根据付款信息生成会计凭证。各项财务数据的录入系统中时，不仅会核对是否有误，还能智能匹配对应的合同条款，如果有不匹配的情况就会发出红色预警，同时财务人员及时处理。

4.2 在承接业务中的应用

AI+RPA机器人系统能够通过图文识别技术识别业务订单，并存储到系统之中。根据订单中的信息，系统生成票据，可打印出来给合作方出具发票。目前在业务收款时常采用的是电子支付，AI+RPA机器人系统可以自动登录企业网银，核对是否如数收到账款，并获取银行流水进行自动入账。机器人系统和网银信息基本同步，自动认领收款，并同步完成收款入账、核销等工作。

4.3 在资金管理中的应用

在港口企业资金管理方面，AI+RPA机器人系统主要是通过定期的银企对账、收付款确认及处理、汇总现金流财务数据、生成财务报表等方式来完成企业的资金管理。机器人系统可以自动登录网银，并按照各阶段的资金划线自动执行，来完成包括现金的归集、入账、收支动态监控等工作，以及前文提到的采购及承接业务中的付款及收款等工作。如果在上述过程中出现问题，如银企对账不符，就会发出警报，通知相关岗位人员及时处理。

4.4 在港口企业物流管理中的应用

AI+RPA机器人系统可以参与港口企业的物流运输及跟踪管理，港口企业物资运输时需要制定装运计划，系统通过逻辑处理、智能分析，结合成本、路线距离、时间要求等制定运输计划方案，还可以按照进出港口时间执行场地堆放的智能监控，以及监控客户端的付款进度等。此外机器人系统还可以对物流的运输进度进行跟踪，系统可以连接GPS定位装置，实时了解当前的运输情况，分析运输进度，督促承运人按时送到。还可将运输的实时信息同步发给收货方，使收货方心中有数，掌握当前的运输状况，及时调整付款节点。

4.5 在港口企业工作监督中的应用

港口企业的多项业务在开展过程中都可以通过AI+RPA机器人系统进行远程跟踪监督，如港口现场的货物搬运，可在现场安装摄像头，并将摄像头采集的人员作业情况实时传递给机器人系统，系统通过影像识别，智能分析，判断是否有影响工作进度和质量的问题。如果发现问题，如识别到现场装卸人员数量过少，可能会影响装卸进度，系统会发出警报，提醒增加装卸人员提高工作效率，以保证按时按量完成工作，避免工作质量不达标，或进度滞后，造成港口企业的经济损失。再如港口的仓库管理方面，特别是化工原料储罐仓储，可以在生产现场安装摄像头、红外感应装置等，实时收集仓库现场的影像及温度、湿度等信息。如果温度快速上升，提前设置逻辑分析程序，输入正常的温度范围，当高出这个范围，就提示有火灾风险，并启动自动喷水装置，同时通知相关人员立即处理。总之，港口企业可以结合自身行业的业务特征，利用AI+RPA机器人系统配合摄像头、红外感应设备等信息接收装置等，实现全程实时跟踪监管。通常来说，不认为上述这类监督工作属于财务管理的范畴，但是这些工作的完成质量会直接影响客户结款，也和财务运作息息相关，因此财务部门也应当参与这些和企业现金流、经济效益等有着直接关系的工作内容的监督。

5 结语

综上，信息时代下包括港口企业在内的众多行业都纷纷引入现代信息科技来提升财务工作效率。在激烈的市场竞争环境下，企业如同逆水行舟，不进则退。在越来越多企业都纷纷朝着财务数字化、自动化方向转型的背景下，如果企业依然墨守成规，以老旧的手段开展工作，那么将很容易被市场所淘汰。基于此，目前国内外众多大型企业为提高自身竞争力，均先后引入了AI+RPA机器人系统，在实践中展现出了良好的应用效果，自此也正式开启了财务数字化时代。