干部人事档案审核工作的几点思考

陈秀洁 广东省奥林匹克体育中心

人事档案是记录和反映个人经历、社会活动、思想品德、能力素养的记实材料，也是个人综合能力素质评价的重要基础。但从实际情况来看，由于历经不同年代时期现状及个人原因，造成有些人事档案“三龄二历一身份”前后不一致、缺失、造假等情况。根据现阶段人事档案管理规定要求，对人事档案管理实际工作谈谈几点体会。

一、干部人事档案材料收集

按规定人事档案根据内容分十类，保证全面规范、真实准确、鲜活及时收集。人事档案材料收集是干部人事档案完整、真实的重要基础。尤其是“三龄二历一身份”重要材料，由于各单位人事档案管理人员业务水平及情况参差不齐，有的单位人事档案管理人员要身兼多职，比较繁忙，分配用于人事档案管理工作时间少；有的单位领导对人事档案重要性认识不足，不够重视；人事档案管理人员业务水平不高，缺少专业培训，人事档案材料未及时收集归档、归档材料不准确或被遗漏，待上级组织部门检查复核时才发现材料缺失，有些材料如《干部履历表》《工资变动审批表》可以后补，但大部分材料必须要原始材料才能入档。由于未及时收集归档，遗失时间太久、无法追补，将影响干部录用、选拔任用、调配，影响干部的进一步发展。因此，人事档案材料及时准确收集归档，是日常人事档案管理工作的重中之重。

二、干部人事档案审核甄别工作

（一）出生日期前后不一致

档案中最早材料与最新材料的出生日期不一致，由于早期年代对档案的重要性认识不足，重视程度低，对待出生日期登记不够严谨，有些个人为达到某种利益目的，将出生日期改大或改小，有关部门把关不严，未经查实就盖章通过，使虚假材料顺利进入档案，造成人事档案存疑，给组织人事部门认定正确的出生时间、退休时间带来困难。情况五花八门，有为了入伍、招工年龄不够填大的，有招录运动员年龄填小的，有填阴历的，有因为超生或其他家庭原因填小或填大的等等。例如，在审核档案过程中发现档案最早与最新材料的出生日期不一致，经推算该同志的学历，显示其3岁读小学，15岁读大学的情况，经与本人及其父亲沟通了解到，该同志当前身份证的出生日期确实不是其真实的出生年月。因为家庭特殊原因，在家里接生的，出生后父母未及时给予办理出生证和入户口，隔几年后才办理，且未按正确的出生时间登记，出生证填写信息不明，无法从出具出生证的医院查证。经与户籍所在地派出所征询，由于入户时用的是信息不准确的出生证办理入户口及身份证，派出所无能证实该同志真实年龄的材料，而在就读小学学校的学籍表中记载该同志准确的出生日期，是属于正常适龄入学儿童。因此，该同志从办理出生证到入户口开始，就一直使用不准确的出生日期，这对该同志更正和认定出生日期造成很大困难，出生日期未更正认定前，将对其进入体制内单位工作形成很大的障碍。建议相关部门录入个人信息时，应以负责任的工作态度核实，严把关，避免错误信息材料进入要陪伴一生的档案中。

（二）参加工作时间不一致

有的单位人事部门在形成档案材料时，未确认的情况下错误录入个人信息，造成档案中出现多个不同的参加工作时间，给工龄认定及工资晋升等带来许多麻烦。在审核认定正确的参加工作时间时，应在档案中找出组织人事部门批复的有效材料记载为准。例如，以招工日期、应征入伍时间、运动员最后一次参加集训时间、知青上山下乡时间、录（聘）用时间为正确参加工作时间，若档案缺失这类材料，建议从其他有效佐证材料来认定真正的参加工作时间。比如，毕业生转正定级审批表、工资审批表、年度考核登记表及其他有效佐证材料记载鉴定。

（三）入编材料缺失

第九类任免材料，是档案中最为重要的材料，主要是组织人事、劳动部门批复的录用、聘用、招用、入伍、统招统配、工人转干、军转干部、聘用干部、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、职级晋升、退（离）休、辞职、辞退等等，是证明个人身份及成长历程、也是难以补办的重要材料，尤其是进入干部队伍应具有的材料。由于各个年代时期现状原因，若档案中缺失入编材料和个人身份证明材料，当前又无法追补，将是干部录用、选拔任用、人员调配的拦路虎。如何补救？建议从相关途径查找有效佐证材料予以认定。例如，从批准的组织人事、劳动部门备案材料查找原始记录材料复印，或从同批次入编人员所在单位查找相关记录材料复印；中专、专科、大学毕业生就业的，建议根据报到（派遣）通知书或从学校档案室查找学生就业去向记录；招工材料建议在当地档案馆查找复印招工记录存根。复印件盖“与原件相符”和公章作为认定的佐证材料。

三、干部人事档案存在问题的思考

（一）普及提高人事档案重要性的认识

大力宣传《档案法》及相关的人事档案管理规定，使人员深刻了解人事档案的重要性，从上至下树立诚信堡垒，实事求是，不弄虚作假，领导者不以个人的主观喜好做出对职工不公正的评价，谁批注，谁承担责任。建议单位领导参与人事档案管理工作业务学习，只有对人事档案工作足够了解，认识到其重要性，在人事档案审核工作过程中发现存在问题时，能得到领导的支持，带头配合整改，严格遵循人事档案管理的规定要求，配合做好规范管理工作，在填写个人信息材料时能够严肃认真对待，如实反映个人情况、杜绝随意错填漏填及造假行为。因此，单位领导的重视和支持是顺利开展人事档案工作的关键。

（二）加强人事档案管理队伍建设，提高专业技术水平

按照档案专业性要求，在人事档案管理工作中，离不开管理人员端正、积极的工作态度，能严格遵守工作纪律，有较强的职业操守，责任心强，积极勤奋和作风正派的党员干部。单位要考察筛选符合条件的党员干部加以培养，加强人事档案管理业务培训工作，熟悉相关法律法规，建设人事档案管理高素质的专业技术人才队伍。充分调动档案管理人员的积极性和责任感，使管理人员在工作中遇到不配合和阻拦整改时，能保持平和和为人民服务的工作态度，耐心做好解释工作，同时做到严守工作纪律、坚持原则、忠于职守、严把关。确保入档材料规范真实、准确有效，发现问题及时纠正，确保人事档案的安全[1]。

（三）完善收集材料工作制度

为确保档案材料真实、准确、完整，及时收集整理归档，建议完善人事档案管理制度，建立收集档案材料工作制度，并把制度传达到单位每个人，深入人心，引起重视，使人员对符合归档的材料主动及时提交归档。尤其是单位行政、人事组织部门形成的档案材料。例如，每年年度考核表、正常晋升薪级工资审批表，新进人员工资审批表、工资调整审批表、招录、调配、职级晋升、岗位任免、政审、奖励、违规违纪违法等等材料，及时整理归档，个人和材料形成部门必须如实、规范填写材料，材料形成部门应当在材料形成后1个月内主动移交到人事档案室。人事档案管理人员要按规定审核甄别，严格把关，确保归档材料的真实性、完整性、可用性、安全性。

四、干部人事档案审核的建议

（一）明确主要工作内容

在进行干部人事档案审核工作中，工作人员需要按照实际情况明确主要工作内容，只有这样才可以优化当前的工作模式，避免产生较为严重的偏差而影响档案审核管理工作的科学规范进行。在审核工作开展的过程中，主要是以干部的“三龄二历一身份”为主线重点对干部人事档案进行全面而清晰的审核，快速发现档案中归档材料不准确和分类不规范的问题，保证各项工作能够具备较强的科学性，并做好审核情况的记录、汇总。为档案利用、管理工作提供重要的基础。在重点信息审核过程中，工作人员需要加强对细节的重视程度，防止忽略了重要信息虚假或前后不一致的情况发生。在发现问题时，要把档案前后反复细致多查看几次，确保审核甄别情况无误，理出存在问题的解决办法，并把情况反馈到个人，了解当时的真实情况，向当事人解释当前档案规范管理要求，以及需当事人配合做好解决问题的相关工作。如仍解决不了的，向上级主管部门反映情况请求协助解决好问题。与材料形成部门提出有效的整改方案和应对措施，为档案管理工作提供多样化的支持。另外还需要相对有用的佐证资料，与原始材料依据具有同等效力，保证档案管理工作能够具备较强的公信力和科学性，再按照相关要求及标准完成档案的规范整理，使干部人事档案审核效果能够符合有关规定的要求[2]。

（二）加大宣传力度

从整体上看，干部人事档案权威性较为突出，能够为组织提供真实准确的资料，同时也可以保证后续人力资源管理决策的科学性和准确性。因此，在实际工作中需要加强对干部人事档案工作的重视程度，并且在部门内部强化宣传力度，充分发挥人事档案的价值，为选拔培养人才提供重要的依据和帮助。由于在干部人事档案管理工作时需要有较强的政策性和科学性，所以各部门内部设置对应的档案材料收集归档的责任机制，把工作真正落到实处。还需要进行人力和物力的多方位支持，将人事档案工作放在单位总体工作的一个重要位置上，促进人事档案管理工作的科学进行。同时，单位还需要加强对基础设备设施规范配置的力度，融入信息化的操作模式，为人事档案管理工作的科学进行提供重要的基础。单位领导及人员对人事档案足够认识，按照实际情况不断更新现有的工作模式，使整体的人事档案管理工作取得的效果能够符合当前国家有关规定和管理要求，另外，也可以在部门内部形成良好的监督管理机制，配合多样化的宣传方式，使各个工作人员能够认识到干部人事档案专项审核所发挥的重要价值，具备较强的思想认知，更好地服务于人事档案管理服务利用工作，按照其中所反馈的问题优化管理机制，有效地降低对档案管理不规范所产生的影响[3]。

（三）完善审核机制

为了及时地发现在档案管理中存在的问题，离不开规章制度支持，因此，相关工作人员需按照实际情况完善整体的管理机制，灵活地应对其中所产生的问题。促进人事档案管理工作能够朝着规范化、科学化的方向不断发展。在审核工作中需要落实于最终的工作质量提升，按照实际工作要求总结工作经验，完善现有的规章制度，遵守工作纪律，约束不良工作作风，提高人事档案管理、审核效果，积累丰富的工作经验来解决存在的各种问题，配合着高效率的工作策略，保证档案材料审核鉴别的准确性，促进人事档案审核认定工作的顺利进行。完善应对问题的监督管理机制，主要包含档案接收、整理分类、装订等等工作程序到审核认定管理全过程的思路，调整以往的工作方式，解决在审核中存在的各项问题，并建立事故防范机制，有效地应对在其中所产生的问题，使人事档案管理工作能够具备较强的整体性。在工作过程中发现一部分制度落实不到位和监督管理不到位有着密切的关系，因此，有关部门应加强对监督管理机制执行的重视程度，按照实际所反馈的问题建立实施监督管理机制。

（四）常态化的专项审核

建立常态化专项审核机制，主要是为了使档案材料能够及时收集完整，让档案处于规范管理常态化，落实科学化的工作原则，高效率地完成审核工作任务，及时发现问题进行有效的解决，做好资料的安全以及完整性管理，防止出现造假和涂改问题的发生，使各个档案信息能够更加完整，严格按照相关规定完成的档案审核工作。在出现问题之后，要督促人事部门进行材料的整改补全，并且优化对应的规章制度，确保人事档案的安全。

五、结语

干部人事档案管理工作是一项烦琐、周期长的工作，源于个人原因及不同年代特征留下的问题，在人事档案审核认定工作中困难重重，对工作人员业务能力要求可想而知，需要勤于学习专业技术知识，熟悉人事档案相关政策法律法规，积累丰富的工作经验，坚持原则，忠于职守，在尊重历史，实事求是，合法合规的情况下保障干部个人合法权益。