高校二级院系学业预警工作优化探析

李轶文 朱桂萍

摘要本文首先阐述了二级院系学业预警的基本工作流程；其次对现阶段二级院系学业预警工作中存在的几类共性问题进行了分析；最后提出了加强事前干预和事中沟通、开展针对性学业预警工作、跟进和落实帮扶计划等具体优化措施，以补充和完善校级学业预警。

关键词 学业预警；二级院系；学困生；优化措施

中图分类号：G647文献标识码：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2022.03.001

引言

教育部于2019年10月12日印发了《关于深化本科教育教学改革全面提高人才培养质量的意见》，要求高校坚决取消毕业前补考等“清考”行为，并提出建立学业预警和淘汰机制。在这一新形势下，建立和完善学业预警机制已成为我国高校学籍管理工作的重点。

学业预警指的是学校在学生学习的不同阶段，密切关注学生动态，对不及格课程达到一定数目的学生采取提醒、教育等预先警示的方式，予以指出并进行帮扶，督促其按照人才培养方案的要求完成学业。[1]目前我国高校采取的学业预警办法大多是统计上学期或者上一学年学生培养方案内课程的不及格学分或取得的学分（绩），通过与学业预警规定的各项条例进行比对，判断是否发出预警以及预警的等级。

学业预警机制改变了高校以往学生出现学业困难后再处理的事后型做法，变为事前或事中做预防型处理，[2]不仅可以及时警醒和帮扶相关学生，使部分学生由此扭转学业颓势，最终顺利完成学业；还可以减少学生由于学业问题而带来的其他不良后果，如心理问题、极端事件等。因此，学业预警机制已经成为高校提高学生培养质量和加强人性化管理的一种重要信息沟通和危机干预机制。

作为学业预警工作的具体执行单位，二级院系在高校学业预警工作中起着至关重要的作用。本文立足于院系级学业预警工作，尝试在学校现有学业预警机制下，探求相关优化措施，以期对本院系学生做出及时、准确的学业预警，提高预警效率，进而完善校级学业预警，提升学生培养质量。

1二级院系学业预警的基本工作流程

二级院系在校级学籍管理部门和预警学生之间起着上传下达的桥梁作用，其相关工作人员还负责与任课教师、家长、其他工作部门进行多角色交互式沟通，是全校学业预警工作的关键一环。其基本工作流程如下：

核对预警名单。院系教务人员收到由学校教务部门下发的预警学生名单后，根据学生的培养方案逐一核对其近期考试成绩，去除因休学、即将毕业、未做课程替代等多种特殊原因下造成的誤统计。

组织预警谈话。院系教务人员将确认后的预警名单发给相应年级或班级的级主任、班主任和辅导员，安排学业预警谈话和指导，并记录在学习预警记录表中。对于情况严重者，以适当形式告知家长。教务人员在这一谈话基础上，再次约谈预警学生，对其课程的学习计划进行指导，并登记入表。

制定帮扶计划。院系参与学业预警的相关人员对存在严重心理障碍、学业困难或其他问题的学生进行讨论研究，确定具体的帮扶计划。

向学校教务部门反馈。按时将学习预警记录表提交学校教务部门，并指导已经触碰学校退学红线的学生及时完成退学流程。

做好相关材料的归档工作，并对帮扶计划予以跟进和落实。

2现阶段高校二级院系学业预警现状与问题

现阶段我国高校采用的学业预警机制，多为两级学业预警模式：校级教务部门制定学业预警的标准和条例，统计学生的期末考试成绩情况，通知并督促二级院系按时完成院系级学业预警；二级院系在学校引导下，通过警醒学生和家长、对学生提供帮扶等一系列具体的学业预警措施，帮助学困生逐步摆脱学习困境。这种校-院（系）共同管理的模式对我国高校学生培养和学籍管理确实起到了积极作用，但仍存在以下问题和不足。

2.1重事后预警，轻事前干预

高校学业预警应至少由两部分组成——事前干预和事后预警。事前干预是指学校或者院系在平时对全体学生的学习状态进行提前分析、干预，以起到防患于未然的作用，其干预对象为所有学业有可能出问题的学生。事后预警一般以学生学业成绩作为预警指标，对于未达标者给予学业预警，预警对象为个别学生。目前我国很多高校都更关注于事后预警——修订学业预警制度和流程，完善相关信息化平台；但对事前分析和干预方法，却鲜有明确的制度或规定。作为学业预警的具体执行单位，二级院系是否采取事前干预措施，采取哪些措施，仅取决于该院系的“历史传承”和相关人员的责任心与自身经验。最终学业预警的效果也随之千差万别。

2.2学业预警缺乏针对性

现在引发高校学生学业困难的原因众多，既有学生主观学习动力不足的因素，也有自身学习能力欠缺、心理疾病、情感困扰等诸多因素。[3]然而校级学业预警以学生期末考试成绩为指标、以学籍异动为最终指向，无法提前感知学生出现学业困难的具体原因。因此这项工作只能由二级院系予以落实。但现在仍有不少高校的二级院系由于教辅人员配比偏低或其自身业务水平有限，在实际学业预警过程中并未深挖学生出现学业困难的原因，后续干预措施也缺乏针对性，使得学业预警流于形式，效果不佳。

2.3学业预警沟通不足

二级院系学业预警工作涉及的人员众多，不仅有上级主管部门人员和学生，还有院系领导、学生工作组组长、级主任、班主任、任课老师、辅导员以及学生家长等，需要沟通的环节多、工作量大、周期长，是否能及时有效地协调各方力量，是学业预警能否发挥其应有成效的关键环节。然而一些二级院系对于预警沟通工作重视不够，或者相关人员缺乏必要的沟通技巧——谈话人员在预警谈话前准备不够充分，谈话时批评有余、共情不足，导致双方沟通不畅，预警效果不佳，埋下诸如学生无动于衷、继续破罐子破摔、毕业前无法修完课程、家长不知情等多种隐患，既影响了学业预警的效果，还有可能对学生造成重大不良影响，引来学生和家长投诉。

2.4学业预警帮扶措施欠缺

学业预警的根本目的在于提高学困生和潜在学困生的转化率，这就决定其工作重点不仅在于预警，也应注重预警后的帮扶。[4]目前我国绝大多数高校的学业预警制度中，缺少对预警学生应采取的学业帮扶的具体措施和规定，因此实际执行过程中，有的二级院系除了完成学校规定的预警谈话和学习计划指导以外，后续针对性的帮扶措施和跟踪反馈不足。这种情况下，预警学生虽然收到了学业警示，也得到了一些来自院系层面的指导，但更多的还是自行重修课程。由于很多学困生存在的问题并非能在短期之内通过自己的努力就可以彻底解决，所以一旦后期缺乏帮扶或无人跟进，很有可能故态重发，学业状况继续失控、恶化，甚至只能退学。

3二级院系学业预警工作优化措施

3.1加强事前分析和干预，降低学业预警发生率

事前分析和干预措施面向全体学生，更符合高校“以生为本”的教学理念，具有一定普适性和预防性，如果方法得当，可有效降低学业预警的发生率，解决高校学生多、教辅管理人员相对较少的困境。因此，二级院系应采取以下事前干预措施。

学籍管理制度宣讲。为了让学生进入高校后继续保持积极、稳定的学习热情，也为了让学生对学籍异动高度警惕，二级院系可在每届新生入学的宣讲活动中和每学期开始的班会活动中，加入学籍管理制度宣讲，并重点向学生及其家长宣讲学业预警规定和以往因此而导致学籍异动的案例，强调其严重后果，如无法如期毕业甚至退学等。[5]通过让学生和家长充分知晓学校的相关制度，减少学生在今后的学习过程中碰触制度红线的可能性。

定期组织心理测试和讲座。由于现在高校学生出现心理或精神问题的比例越来越高，如不及时进行干预，将会严重影响学生的学习和生活质量。因此二级院系可发动本单位相关教辅人员，会同学校心理指导中心，或邀请校外专业人士，定期在学生中开展心理测试、举办心理讲座等，教授学生缓解精神压力的方法，以及万一出现心理问题，怎样进行求助等，争取早发现、早治疗，以免对学生学业造成不良影响。

加强课堂出勤和作业监督。不少学生在进入大学后，由于没有了高中时老师和家长的约束，不能适应大学宽松的学分制和高弹性的学制，自认为时间宽松而沉迷游戏和网络，经常发生迟到、早退、不交作业，甚至旷课、旷考，最终导致多门挂科而触发学籍异动。因此二级院系的教务人员平时应积极与任课老师沟通，了解学生课堂出勤和交作业情况，对学习状态不佳的学生提前干预，比如请班主任或者辅导员及时对其谈话教育，提醒其后果；对于多次教育无效的学生，应告知学生家长其在校情况与学校的相关处分规定，请家长协助做好学生的思想教育工作。

3.2开展有针对性的学业预警工作

学生出现学业困难的原因多种多样，只有开展有针对性的学业预警和帮扶工作，才能有效帮助学生走出学业困境。为此，各院系应根据自身实际情况和教学特点设置适合于本院系开展学业预警工作的指标体系。考虑到太过复杂的指标体系会因环节太多而使后续的工作难以推行，太过简单则又起不到应有的作用，本文基于一些学者相关成果，[6]整理了适用于二级院系的学业预警评价指标体系范例（如表1），可参考用于指导院系参与预警的工作人员开展学业预警和帮扶。

3.3加强学业预警沟通

学业预警是一个多方沟通的过程。为了提高与学生的沟通效率，相关人员在预警谈话前应深入了解每位预警学生的情况，并在谈话时给予不同的侧重（如表2）。对于情况严重或者特殊的预警学生，二级院系宜召集所有参与预警工作的人员开会讨论，在全面掌握预警学生情况后，确定帮扶计划。

此外，参与学业预警的相关工作人员平时应学习一些心理学方面的专业知识和相关的沟通技巧，更重要的是要培养同理心和共情能力，以提高学业预警沟通效果。和学生谈话时，应本着尊重、关心和理解的态度与学生交谈。在指出问题的同时，还应提出有针对性的帮扶计划，以帮助学生树立摆脱困境的信心。必要时还需要和学生家长进行沟通和交流，及时让家长了解学生过往学习和生活情况。在家长的配合下，共同帮助学生，形成学生、家庭、学校间积极互动的良好局面。

3.4跟进并落实帮扶计划

预警学生无论是因何而出现学业困难，短期内很难仅凭一己之力就可以走出学业困境。因此为了使预警期间制定的帮扶计划能达到既定目标，二级院系应组织相关人员跟进并落实预警学生的帮扶计划。具体跟进措施见表3。

此外，二级院系还应为每位学困生建立帮扶档案，记录具体的帮扶计划、跟进措施以及最终的效果。这样，二级院系不仅可对学困生的情况全面掌握、有据可查，而且还可积累和丰富相关事宜的教学经验，为今后更好地开展学业预警工作起到参考和借鉴作用。

3.5制度保障

二级院系学业预警工作涉及人员和环节众多，因此应制定院系级学业预警机制，规定具体的工作流程和每位参与预警工作人员的职责，做到责任到人，使每位参与预警工作的人员做到有据可循，而不是互相推诿，最后不了了之。

图1是二级院系学业预警流程和职责分工示例，亦可据此制定相应制度作为学业预警工作开展的保障。

4结语

综上所述，虽然现阶段我国高校学业预警机制经过十多年的探索和完善，以更为人性化管理方式在一定程度上起到了提高學生培养质量的作用，但在制度上和实际操作中仍有待进一步优化和改进。二级院系学业预警工作直接关系到学生的学业水平和自身成长，在今后的工作过程中应尽量做到有制度、重方法、讲效率，在加强事中有针对性的学业预警沟通以及跟进、落实事后帮扶工作的同时也要重视事前的分析和干预，并通过制定具体的制度、流程对实施效果予以保障。如此，二级院系学业预警工作才能对校级学业预警起到有效补充作用，进而提升全校人才培养和教学水平。

参考文献

[1]张明.高等院校学生学业预警研究[J].中国成人教育， 2015（06）： 22-24.

[2]王理，王红震.我国学分制高校学业预警制度的制度移植误区探析[J].高教探索，2019（12）：56-60.

[3]张文忠，李亚英.大学生典型问题预警机制研究[J].教育与职业， 2010（21）：178-179.

[4]佟紫娟.高校学业预警制度的优化研究[J].科教文汇（上旬刊），2019（09）：17-18.

[5]夏明萍，耿钰，王秀英.二级学院本科学业预警系统建设与实践研究[J].高教学刊，2020（32）：33-36.

[6]袁安府，张娜，沈海霞.大学生学业预警评价指标体系的构建与应用研究[J].黑龙江高教研究，2014（03）：79-83.