发挥干部人事档案在人力资源管理中的作用浅析

2022-03-10徐昕

兰台内外 2022年3期

摘要：借助干部人事档案，通过档案信息查询、利用，可推动人力资源精细化管理，做到人尽其才、才尽其用，优化人力资源配置。本文以临沂市公路事业发展中心为例，结合干部人事档案管理工作实际，简要分析了干部人事档案管理与人力资源管理二者之间的关系，阐述了干部人事档案在人力資源管理中的价值和作用，提出了新时代改革干部人事档案管理，更好地发挥其作用的建议。

关键词：档案管理;人事档案;人力资源配置

干部人事档案是指各级党委（党组）组织人事等部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法及家庭状况、社会关系等系列情况的历史记录材料。主要包括履历类、自传类、鉴定考察类、学历类、政审类、党团类、奖励类、处分类、任免类，以及其他类等[1 ]。干部人事档案在打造高素质人才队伍方面发挥着极其重要作用。人才是机关、企事业单位发展进步的关键性因素，也是事业发展最为活跃的因素[2 ]。借助干部人事档案，通过档案信息查询、利用，可以推动人力资源精细化管理，做到人尽其才、才尽其用、用当其时，优化人力资源配置。

本文以临沂市公路事业发展中心为例，探讨新时代干部人事档案在人力资源管理中的价值发挥问题。临沂市公路事业发展中心（以下简称“中心”）于2019年8月设立，由临沂市公路局、市农村公路管理处、市高速公路建设办公室、市公路局档案馆等10余家单位整合组建，是市政府直属事业单位，主要负责公路建设、管理、应急处置等项工作。

1 干部人事档案管理与人力资源管理的关系

公路事业类机关单位中，人力资源结构十分复杂，既有行政编制，也有事业编制，还有临时聘用人员，做好各类人力资源优化配置，十分重要。高效的人力资源管理是建立在事业发展对人力资源需求基础之上，根据事业发展现实情况，以及人才需求进行合理人才配置，实现人力资源配置最优化[3 ]。此外，还需根据事业发展需要，培养相应的管理类、专业型人才，鼓励单位从高校或人才市场引进所需的不同类型人才。干部人事档案作为人力资源管理工作的重要组成部分，全面记录了单位所有类型员工的年龄、学历、性别、专业等基本信息，通过数据分析整合，能够及时发现单位亟需人才，也可发现员工的某些方面专长、潜力，从而为岗位调整、人才资源配置，甚至是引进人才等提供精准服务。完善的人事档案内容可为单位人力资源管理部门提供宝贵人事信息，精准掌握人员整体素能，作出客观、准确评价，在岗位调整、升职加薪等方面都发挥重要作用。

综上可见，干部人事档案管理与人力资源管理之间有着密切关联性。干部人事档案管理工作是人力资源管理的重要内容之一，是人力资源管理的重要参考依据，也是提高人力资源管理工作质量和效率的重要手段;人力资源管理则是形成干部人事档案的重要来源和前提。

2 干部人事档案管理对人力资源管理的主要作用

2.1 提高人力资源管理工作效率

人力资源管理效率是指人力资源有效利用的程度。即，拥有的人力资源围绕单位绩效所做出有效贡献的程度。影响人力资源管理效率的因素主要包括系统、素质、匹配和激励四个主要因素。干部人事档案反映了所有人员的学历、经历，用人单位或部门通过查阅干部人事档案，便可全面了解其综合情况和能力，通过干部人事档案查阅适时实地地干预人力资源管理，也可根据干部人事档案掌握所拥有的人力资源结构是否科学合理，还可以根据干部人事档案分析人员技能与岗位匹配程度;当然，也可根据干部人事档案掌握其个性专长，采取相应的激励措施，从而达到人尽其才、才尽其用的预期效果。

2.2 保障人力资源信息的真实性

高质量的干部人事档案管理，尤其是通过“三龄两历一身份”审核的档案，能够显著增强单位人力资源数据信息的真实性、可靠性，帮助用人单位在其发展、壮大过程中全面把握已有员工总体业务素能，并根据干部人事档案将新进人员分配至合适岗位，可显著提升人力资源管理工作质量和效率[4 ]。例如，中心挂牌成立后，为了有效保障25个内设科室工作的开展，对传统纸质人事档案进行了数字化更新，建立一人一档，尤其是补充和完善了聘用人员人力资源档案信息，并利用数字备份技术，防止病毒入侵或人为恶意篡改干部人事档案信息失真问题。

2.3 确保人才招聘的科学性

通过干部人事档案数据分析，可及时掌握当年即将退休人员数量，根据空编情况或人才结构分析，帮助事业单位招收到对口专业、高素质型亟需人才，使人才引进更具针对性、科学性。如中心挂牌成立以来，先后通过人才招聘、人才引进多名专业人才，及时补充到用人岗位一线，效果较好。因此，干部人事档案在人才招聘前后都会发挥极其重要的价值和作用。招聘前，通过干部人事档案预测单位人才缺编数量，也可通过当前单位发展方向，尤其是新拓展业务的综合分析，研判未来发展对人才需求的数量和类型，使人才招聘工作更具针对性。招聘后，根据应聘人员干部人事档案，掌握其学历、经历和能力情况并进行分析，进行差异化订单式岗位培训，为新入职人员量身制定培训计划和内容，并安排到相应岗位工作。

2.4 弥补人力资源管理短板弱项

干部人事档案的真实性、完整性也是弥补或改善用人单位人力资源管理短板的重要参考依据，使人力资源管理能够始终围绕用人单位的业务发展、改革转型需要，为用人单位提供源源不断的高素质型人才队伍[5 ]。目前，普遍存在人力资源开发形式单一，人员交流不畅，人才资源评估不规范，人才竞争机制不科学等问题。通过干部人事档案管理，利用大数据分析，全面掌握人力资源优势或不足等现状，有利于发扬优势，弥补不足;根据干部人事档案信息分析，把握岗位人才缺口或冗余情况，及时引进或交流，采取科学人才评估机制，防止出现人才短缺或人浮于事现象。

2.5 利于内部人力资源相互交流

人才资源合理流动是提升人力资源管理的重要手段和现实表现。由于各个岗位的工作性质不同、专业要求不同，以及薪酬待遇不同等，导致长期以来用人单位存在着人才交流难的现象，制约了单位事业的科学发展。通过干部人事档案管理，将不同部门人才结构进行数据分析，为其制订职业发展规划提供精准依据，也为用人部门人才交流打消思想顾虑，真正使人才流起来、动起来，做到人岗相适。

3 改革干部人事檔案管理适应人力资源管理的途径

新《档案法》的修订，突出将“档案信息化建设”作为重要一个章节;《干部人事档案工作条例》的颁布，明确提出要推动干部人事档案工作“科学化、制度化和规范化”建设。这些新变化、新情况为做好新时代干部人事档案管理工作提出了新的要求。我们应认清新情况、新形势，采取积极有效的措施，推进干部人事档案管理工作，更好地适应新形式新变化新要求。

3.1 创新管理体制，全面推进干部人事档案管理科学化

一是始终坚持党管干部原则。党政军民学、东西南北中，党是领导一切的。事业单位干部人事档案管理工作应坚定党管干部原则，主动接受单位党委（党组）对干部人事档案工作的领导和监督，并将干部人事档案管理工作纳入单位干部人事工作的重要议事日程，从上到下营造重视干部人事档案管理的浓厚氛围。二是始终坚持以人为本原则[6 ]。事业单位干部人事档案作为国家档案的重要组成部分之一，也属于党和国家的秘密，干部人事档案工作的透明度不高，长期以来不为外界所熟悉。为此，可借鉴国外发达国家的先进经验，大力推进干部人事档案透明度改革，牢固树立“以人为本、立档为民”理念，在保护个人隐私基础上，进一步扩大干部人事档案透明度和利用效率，充分发挥其在薪酬调整、转正定级、干部入职中的重要作用，保障职工权益[7 ]。三是始终坚持“一盘棋”管理原则。中心内设科室多、职能多、人员多，传统的“同工同酬”管理模式难以调动员工的积极性。因此，可在单位内部实行档案管理“一盘棋”，设立专门的档案管理机构或部门统一管理，统一档案管理标准和要求，根据党管干部的原则，根据其干部身份、事业编制身份、临时聘用等不同，采取对应的统一管理、分类施策模式，建立更为精细、科学的人事档案管理模式。

3.2 强化管理刚性，全面实行干部人事档案管理制度化

一是健全规章体系。事业单位等用人部门应根据新修订的《档案法》《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》，以及《劳动法》《事业单位人事档案管理条例》，进一步明确事业单位干部人事档案管理部门及工作人员的工作职责，细化人事档案归档范围、保存期限，全面推动事业单位人事档案法治化管理。二是完善制度体系。主要是围绕事业单位档案管理的相关规定，积极探索新形势下干部人事档案管理规章制度，严格照章办事。具体来说，当前需要健全完善的规章制度包括干部人事档案收集整理制度，要结合事业单位人事档案管理实际，建立科学、有效、合理的材料收集机制，坚持定向收集与全面收集、长期收集与随时收集相结合。还应建立信息化管理制度[8 ]。新修订的《档案法》明确将档案信息化建设作为一项重要内容，这是满足信息化时代发展的现实需要。应重点做好信息化干部人事档案录入、维护和管理，确保干部人事档案信息真实、准确、完整。还要建立服务利用制度。正确处理好保密与利用之间的关系，从制度体系上规范干部人事档案管理利用。利用先进的信息技术，通过身份认证或审批实现在线查询，提高档案利用效率。三是建立监督体系。事业单位上一级行政管理部门应加大对各事业单位干部人事档案管理工作的监督检查力度，进一步督促其落实相关规章制度[9 ]。另一方面，应赋予干部人事档案部门及人员一定的管理权力，保障人事档案当事人必要的知情权。此外，应建立健全考核机制，将干部人事档案管理工作与单位其他业务工作一道考核，同部署、同落实、同检查、同考核，强化考核结果应用，树立目标导向。

3.3 拓宽管理方式，全面加强干部人事档案管理规范化

一是加快干部人事档案信息化进程。信息化时代，需要充分利用计算机、网络信息技术，突破传统干部人事档案管理藩篱，加快单位干部人事档案数据库建设，加快推进馆藏干部人事档案信息系统建设。此外，以满足外部需要为契机，积极开发干部人事档案服务系统，通过扫描个人简历、个人经历、任免材料等信息，通过技术手段，在法律法规允许范围内通过社保号码或身份证号码实现档案信息查询，为干部人事调动、选拔、任用等提供支持。二是规范干部人事档案全过程管理。从干部人事档案收集、整理、审核、鉴定、归档、利用等全过程抓好质量管理，严格按照“三化”标准，落实“三不”“三严”原则，持续抓好干部人事档案全过程质量管理。即：科学化、制度化、规范化;审核不合格不接收、不符合要求不归档、不符合查阅规定不提供;严防丢失毁损、严防涂改造假、严防失密泄密[10 ]。三是健全干部人事档案保障体系。干部人事档案是事业单位档案管理的重要组成部分，与文书档案、科技档案、财务档案等共同组成档案管理体系。要在人、财、物等方面加大干部人事档案保障力度。配齐配强专业档案从业人员，在各部门也应配置相应的兼职人员，实行扁平化人员管理网络，打通部门间联络，便于干部人事档案资料收集、整理。明确干部人事档案岗位工作职责，出台制度办法，统一落实标准。加大干部人事档案经费支持力度，纳入年初部门工作预算，实行专款专用[11 ];根据干部人事档案管理的实际需要，添置必要的仪器设备，如计算机、密集架、扫描仪、刻录机、人事档案管理软件等。

干部人事档案管理是事业单位干部人事工作的重要组成部分，也是激发人力资源活力的重要支撑。应始终坚持科学化、制度化、规范化的原则和要求，着力构建满足新时代事业发展需要的干部人事档案管理工作体系，寻求“人”与“工作”的和谐点[12 ]，全方位、立体式发掘干部人事档案信息内容，结合事业单位自身人力资源管理现状，切实发挥干部人事档案在优化人力资源配置、激发人的内生动力方面的应有作用。

参考文献：

[1]王占海.人力资源视阈下干部人事档案管理工作优化分析[J].办公室业务，2021（11）：146—147.

[2]黄雅君.基于人力资源管理思想的干部人事档案内容构想[J].平顶山工学院学报，2009（2）：88—89.

[3]王小龙.试论干部人事档案管理在新形势下人力资源管理中的作用[J].经济视野，2017（7）：86—87.

[4]韩梅.人力资源视域下干部人事档案管理工作优化研究[J].兰台内外，2020（36）：73—74.

[5]周意红，刘琦.加强事业单位干部人事档案“三化”管理的几点思考[J].领导科学论坛，2021（1）：113—116.

[6]覃小金.人力资源视阈下干部人事档案管理工作优化研究[J].营销界，2020（9）：305.

[7]冯晓青.事业单位改革后干部人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2021（9）：64—65.

[8]王群英.对事业单位干部人事档案管理及开发、利用的思考[J].档案与社会，2021（1）：30—31.

[9]钮葆青.关于人事档案在人力资源开发中的作用研究[J].科技风，2014（23）：257—258.

[10]潘贝.企业干部人事档案服务人力资源管理的可行性及对策[J].兰台内外，2021（21）：71—72.

[11]万秀萍.标准化视角下高校干部人事档案建设研究[J].大众标准化，2021（19）：118—120.