基层事业单位档案信息化建设若干问题探析

摘 要：在信息时代，档案信息化建设大势所趋。档案信息化建设不仅有助于提升基层事业单位档案管理水平，也有助于解决当前事业单位在档案管理工作中遇到的各种棘手难题。本文结合基层事业单位档案管理实际，探讨如何构建完善的档案信息化体系——从宏观层面对档案信息化建设进行顶层设计，在微观层面给予档案信息化建设足够的政策支持、资金支持和人员支持。

关键词：档案信息化;事业单位;若干问题;探析

当前，信息技术的应用与普及深刻地改变了基层事业单位的档案管理模式，如果依然沿用传统的纸质档案管理方法，不仅会浪费大量的人力、物力和财力，还会造成档案丢失、老化等一系列问题。因此，有必要将档案信息化建设作为当前档案规范化管理工作的主要方面，并坚持问题导向，厘清档案信息化建设思路，给予档案信息化建设足夠的支持，推进档案信息化建设步入正轨，为事业单位各项工作开展提供强有力的档案支持[1 ]。

1 基层事业单位档案信息化建设的意义

新时代，网络信息技术的不断发展，为事业单位档案信息化建设提供了技术支撑，同时也提升了事业单位档案管理水平。推动事业单位档案信息化是事业单位档案管理适应新形势的现实诉求，也是档案管理部门更好地服务事业单位发展，服务人民群众的重要举措。新泰市公共就业和人才服务中心作为重要的人力资源管理部门，承担着重要的人事档案管理工作，因此有必要将档案信息化建设作为重要方向，更好地服务人才管理工作。

1.1 推动事业单位档案信息化建设有助于提升事业单位档案管理水平

当前部分事业单位在档案管理工作中依然沿用传统的手工管理模式，面对大量的档案信息资源，势必会影响管理效果和管理水平。新泰市公共就业和人才服务中心每年会接收大量人事档案，如果这些档案沿用传统管理模式，会占用大量的人力、物力和财力。而随着事业单位档案信息化建设的不断推进，可以将人事档案进行扫描等操作，将其转化成为数字档案，并存储到人才管理系统，不仅会节省大量的纸质档案存储空间，在管理方面也能够运用档案管理信息系统及先进的网络信息技术，实现对人事档案的快速分类、快速整合、快速搜索利用，大幅度提升事业单位档案管理水平和效率。同时也可以结合相关部门和广大人民群众对事业单位档案的多样化需求，为其提供有针对性的档案信息服务，进一步拓展事业单位档案服务范围，提升档案服务质量。

1.2 推动事业单位档案信息化建设有助于更好地挖掘档案信息资源价值

基层事业单位有很多档案具有重要的信息开发价值。通过事业单位档案信息化建设，可以将大数据、云计算、物联网、人工智能技术融入到事业单位档案管理之中，进而为档案信息资源开发和利用提供更为完善的技术支撑。一方面，事业单位可以结合人才管理的具体需要，对事业单位所掌握的人才档案信息进行整合汇总，形成人才管理阶段性成果，为政府人力资源管理和人才引进提供档案信息，进一步提升政府人才引进政策及方案制定的科学性和针对性。另一方面，事业单位也可以结合档案管理的现实需要，对事业单位档案信息资源进行开发和利用，主动地利用事业单位信息化建设的有利契机，将纸质档案转化成为数字档案，并形成不同门类的档案管理制度机制，为档案信息资源开发奠定扎实的制度保障。

1.3 推动事业单位档案信息化建设有助于实现档案信息资源共享共用

新形势下，事业单位在档案信息化建设过程中应加强与政府其他部门和企业、社会组织的联系互动，实现事业单位档案信息资源更大范围的利用和开发。一方面，应充分利用事业单位档案信息化建设的有利契机，使事业单位档案管理信息系统与政府相关部门业务系统相衔接，实现档案信息资源的有效共享，为相关部门开展人力资源管理工作和人才引进工作提供系统的档案信息支持。另一方面，在档案信息化建设及信息资源共享共用方面也可以相互借鉴，取长补短，进一步提升事业单位档案信息化建设水平，为实现档案信息资源共享共用提供扎实的系统保障和组织保障。

1.4 推动事业单位档案信息化建设能够为事业单位决策和发展提供现实档案依据

事业单位在发展过程中应结合国家政策要求，制定未来发展规划，也需要对事业单位之前的工作成绩和经验进行总结，才能进一步提升规划制定的针对性、有效性和科学性。事业单位档案信息化建设能够对事业单位之前各项工作开展的具体情况以数据形式存储于数据库之中，结合事业单位规划制定的具体诉求，可以运用大数据、云计算、人工智能技术进行挖掘和整合，使相关人员从这些宝贵的档案数据中真实客观地看到之前事业单位的奋斗过程和某项工作开展的具体情况，在此基础上制定事业单位决策和发展规划，更能够实现事业单位政策规划的一致性和连续性，有助于推动事业单位可持续发展。

2 事业单位档案信息化建设存在的主要问题

档案信息化建设的问题主要集中在思想重视程度不足、基础设施建设不完备、人才梯队建设缺乏、相应制度机制不完善、档案信息资源安全保障不足等方面。

2.1 对档案信息化建设的重视程度不足

部分基层单位在档案管理工作中习惯于传统的档案管理思路和办法，对档案信息化建设重视不足。虽然也有部分单位安装了档案信息化管理系统，也对纸质档案信息进行了数字化，但是由于缺少整体思路，只是在局部开展了档案信息化建设工作，难以发挥档案信息化建设的全部效能。同时，部分档案管理人员对档案信息化认知存在偏差，只是简单地将档案信息化等同于档案内容的数字化。由于对档案信息化建设的认识存在误区，导致档案信息化建设程度较低。此外，还有部分档案管理人员受到传统档案管理思路影响，在意识形态和知识水平方面始终没有得到应有的进步，加之档案工作枯燥乏味，导致部分档案管理人员安于现状，对新技术、新趋势缺乏主动学习的热情，直接影响了事业单位档案信息化建设的正常推进。

2.2 档案信息化基础设施建设滞后

当前，网络信息技术发展日新月异，如果长期没有对档案信息化硬件基础设施进行更新，很容易落后于时代发展，也很难对档案信息资源进行系统的开发利用，难以为单位提供档案决策支撑。档案信息化建设是一项系统工程，既需要事业单位重视完善顶层设计，同时还需要较大的资金投入，完善相应的档案信息化建设技术设施。但当前部分事业单位没有对档案信息化软硬件设施相关问题进行系统研究，也没有安排专门资金支持档案信息化建设，导致档案信息化建设缺乏基础设施保障。个别单位的负责同志也忽略了档案信息化建设的整体规划和资金投入，导致进展较慢。此外，部分基层单位在档案信息化建设过程中还缺少专业人才，没有将专业人才作为推进档案信息化建设的重要环节。现有档案管理人员并不具备网络信息技术素养，在档案信息化建设过程中对相关计算机系统和业务系统掌握得并不熟练，难以按照档案信息化建设的要求完成相关工作。

2.3 档案信息化建设制度机制亟待更新

随着网络信息技术的不断发展，事业单位档案信息化建设也应与时俱进，更好地适应时代变化。但当前部分事业单位对档案信息化制度机制建设重视不足，使某些方面工作无章可循。一方面，随着时代的发展，部分事业单位并没有对原有的制度机制及时进行调整，导致档案信息化建设工作的推进缺少相应的制度依据，影响了档案信息化建设的推进。另一方面，由于没有建立起相对科学、系统、完善的管理体制和机制，导致在具体的档案管理中很多工作仍然按照原来的步骤和程序推进，无法体现出档案信息化管理的优势和特点。此外，在档案信息化建设过程中缺乏科学的激励机制，也会挫伤档案管理人员工作的积极性和主动性[2 ]。

2.4 档案信息化安全问题始终存在

近年来，网络信息技术的不断发展，为档案信息化建设创造了有利条件，但相应地也带来了一系列安全问题。部分事业单位在档案信息化建设过程中只看到了档案信息化建设对于提升档案管理的积极作用，并没有足够重视档案的安全问题。在复杂的网络环境下，一旦存储档案信息的系统遭到病毒攻击或系统自身出现漏洞，可能会造成档案信息泄密或是被不法分子所利用而谋取私利，进而影响事业单位档案工作的健康发展。此外，部分事业单位在推动档案信息化过程中只注重前期投入，没有持续的资金支持，导致档案信息系统长期没有得到更新，自身的硬件设施和软件系统不支持档案信息新的安全标准，而且系统在正常运行过程中也会出现安全漏洞和安全风险，一旦档案系统崩溃或损坏，会导致档案信息泄露或损毁，给事业单位档案管理工作造成严重影响。

3 新时代事业单位档案信息化建设的发展路径

随着网络信息技术的不断发展，基层单位档案信息化建设既是提升档案管理能力和水平的现实措施，也能为基层事业单位可持续发展提供更为多元化的支持。为此，应该将推进基层事业单位档案信息化建设作为重要工作方向，采取有效的措施，积极加以推进。

3.1 充分重视档案信息化建设

事业单位档案信息化建设是一项系统工程，既需要领导的宏观政策制定和工作推进，也需要相关部门的密切配合，大力协助，这样档案信息化建设才能取得实效。事业单位领导应加大对档案信息化建设的支持力度，引导干部职工增强档案信息化建设的使命感和责任感，转变传统档案管理思路，学习新知识，改变旧观念，推动新进展。在具体实施过程中，应明确基层单位档案信息化建设的目标，并结合工作实际，提前规划研究，有序加以推进。应加大对事业单位档案信息化建设的宣传力度，提高档案意识。要在不同场合、不同会议对档案信息化建設的现实意义进行宣传，让各个部门、单位真正了解档案信息化建设的现实意义和作用，并给予档案信息化建设足够的配合和支持。同时应对档案信息化建设过程中遇到的难题进行系统研究，拿出具体解决方案。

3.2 强化档案信息化基础设施建设

从档案信息化基础设施建设角度看，事业单位应结合档案信息化建设的实际情况，给予必要的资金支持。应从当前网络信息技术发展的具体情况入手，购置一批较为先进的技术设备，采用政企学合作的方法，开发档案信息管理软件。与此同时，应充分认识到档案信息化建设的技术特征，将人才引进和培养作为档案信息化建设的重要方面，采取措施加以落实。一是契合当前档案信息化建设的实际需要，引进信息技术领域人才，进一步提升事业单位档案管理部门的信息处理能力;二是引进档案专业人员并对现有的档案人员进行系统培训，将大数据、云计算、人工智能等方面的信息技术作为培训重点，进一步提升事业单位档案管理人员的信息技术素养;三是引导档案管理人员强化学习意识，结合网络信息技术发展具体情况，通过远程教育、专业培训等途径，学习先进的网络信息技术知识，进一步丰富自身的档案管理理论及实践水平，将自身打造成为复合型档案管理人才，为档案信息化建设提供扎实的人才保障[3 ]。

3.3 完善档案信息化制度机制

一方面，建立完备的档案信息化管理制度。在推进档案信息化建设过程中，必然会出现各种新问题、新情况，在研究解决这些新问题、新情况时，应将相应解决办法上升到制度层面，通过制度固化为未来相关问题解决提供制度思路。另一方面，依据制度规定，结合档案信息化建设的实际需要，制订和完善相应的工作计划和实施方案，为档案信息化建设明确方向和思路。同时按照实施方案对档案信息化资源进行有效整合，实现对纸质档案信息资源的数字转化，确保档案信息资源符合相关规范，内容清晰、完整、准确。

3.4 加强档案信息网络安全建设

一是对档案信息管理系统进行优化和完善，不定期地对档案信息管理系统相关软硬件设备进行升级更新，确保档案信息安全。对于传输的重要档案文件，应进行物理隔离，并在不同地方进行多重备份，防止因工作人员的疏忽而造成档案信息资源丢失或损毁。二是应加大档案管理人员的思想教育培训及法律素养培训，进一步提升档案管理人员信息安全防范意识，杜绝档案信息泄密问题。三是各事业单位应与机要保密部门保持联系，邀请相关专业人员对事业单位日常办公网络和档案管理网络进行排查，找到可能出现的安全风险点，及时消除网络信息安全隐患。

新时代，基层事业单位应充分认识档案信息化建设的重要作用，转换思想观念，紧跟时代步伐，给予档案信息化建设足够的政策支持和资金保障，强化档案信息化建设基础设施，完善档案信息化建设制度机制，针对档案信息化建设出现的各项问题提出具体解决思路，全面提升档案信息化建设水平。

参考文献：

[1]顾珂.大数据时代人事代理档案管理信息化建设探析[J].档案管理，2019（02）：86—87.

[2]张波.新时代流动人员人事档案信息化建设探析[J].办公室业务，2020（10）：157—158.

[3]姚珂.关于人事档案管理信息化建设探析[J].现代经济信息，2019（17）：62.

作者简介：杨洪俏（1986— ），硕士研究生学历，山东省新泰市公共就业和人才服务中心馆员，研究方向：档案管理、档案信息化等。

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