企业档案知识管理的理论模型与实施建议

董春发/中国人民大学劳动人事学院

在当前复杂动态的商业环境下，知识成为企业保持竞争优势和长期可持续发展的最重要资源。如何对企业的知识进行科学合理的管理成为业界和学界共同关注的热点问题。当前多数学者认同对拥有知识的员工进行人性化知识管理的必要性和复杂性，开展了大量研究。对于企业显性知识的研究虽然也已经取得了一定的成果，但是整体来看，研究的层次不够深入，内容不够系统。针对这样的研究局限，笔者认为非常有必要对企业的显性知识管理开展更加深入、系统的研究。档案资源是企业最为重要的显性知识资源之一，也是企业员工可以直接利用和产生价值的知识形式。对企业显性知识的管理中最为重要的一部分内容就是如何对显性知识进行系统性的档案化管理。对于处在知识管理初级阶段的企业来说尤为重要。档案作为组织重要的信息资源和知识来源，对档案进行知识化的管理，从档案实体管理逐步转向档案信息管理再过渡到档案知识管理成为档案管理模式转变的一个必然路径。作为一种全新的档案管理模式，档案知识管理既是以知识管理为导向的档案管理，同时也是以档案管理为基础的知识管理[1]。基于上述考虑，本研究认为有必要将档案管理与知识管理进行深度融合，形成以编码化的档案知识为主，以人性化的隐性知识管理为辅的档案知识管理模式，来对企业的知识进行系统化的全面管理。

1 研究回顾

目前学界对企业档案知识管理的研究主要集中在企业档案知识管理的理论基础、企业显性知识管理与企业档案知识管理之间关系探讨、知识管理背景下具体技术在企业档案管理中的应用以及企业档案知识管理模型或平台设计四个方面。首先，关于企业档案知识管理理论基础基本可以归纳为三个方面：一是知识经济时代知识成了社会和组织的重要资产，知识管理的出现对传统的档案实体管理产生了重要的影响和启发；二是档案后保管范式的提出为档案知识管理模式的出现提供了重要的理论支撑[2]；三是档案用户对档案资源需求的变化是档案知识管理模式提出的重要推动。其次，学者们关于企业显性知识管理与企业档案知识管理之间的关系已经有了较为深入的研究，形成具有一定价值的研究成果。学者们认为企业显性知识的主体是企业的档案资源，企业档案知识管理是企业显性知识管理的重要组成部分[3]。例如，有学者指出企业档案显性管理需要以企业档案管理为主轴，在把握知识管理原则的基础上，根据企业实际推进档案知识管理建设[4]。也有学者认为企业档案管理是整个企业显性知识管理和隐性知识管理的重要组成部分，档案作为一种重要的显性知识，对档案的有效管理有助于显性知识的生成、积累、传播、共享和交流[5][6]。再次，从技术的层面来看，张斌等提出企业档案知识管理的基础是构建档案知识库，他们从档案知识库的知识组织、知识检索、知识库系统构建等角度分析了档案知识库在企业档案知识管理中的重要作用[7]。郝琦分析了知识聚合技术在企业档案知识管理中的应用，提出了社交媒体环境下企业档案知识管理的聚合服务模式，并进行了相关案例分析[8]。最后，从管理模式的层面来看，徐拥军从双向视角提出了企业的档案知识管理模式，认为档案知识管理模式的基本活动包括对档案知识的积累、组织、评价和应用，而支撑活动包括企业文化、信息技术、人力资源以及组织架构四个方面[9]。

目前有关企业档案知识管理的研究已经取得了一定的成果，对于开展档案知识管理模式的研究具有重要的指导价值。但是也存在一定的研究不足。首先，当前的相关研究多是侧重于档案知识管理的某一个具体方面，缺乏从宏观视角出发的系统性研究，导致现有的管理模型多是将档案管理和知识管理割裂开来对待，缺少将两者充分整合而形成的综合全面的模型。其次，当前的相关研究多停留于理论层面的探讨，很少具体分析档案知识管理的实施路径，导致相关研究很难落到实处。上述研究空白为本文提供了研究空间。

2 企业档案知识管理的模型建立与应用案例

2.1 企业档案知识管理的理论模型

知识管理模式是指组织在知识管理理念的指导下，为推进知识管理，针对其自身特点建立的一整套标准化方案和管理规则，在具体的知识管理过程中表现为特定的可操作性方法与方式[10]。根据组织类型、业务活动等差异，知识管理模式可分为技术导向的知识管理模式、流程导向的知识管理模式、绩效导向的知识管理模式、知识创造模式、智力资本模式、知识价值链模式、客户知识管理模式、组织学习导向的知识管理模式、空间知识管理模式、综合知识管理模式等不同类型[11]。目前，在组织的知识管理实践中过程导向的知识管理模式较为常用，其核心是通过知识管理各流程考察不同环节组织知识运作的方式、技术，以提升组织竞争优势。对此，日本学者野中郁次郎提出的知识转化模式与SECI模型辨析了知识创造的动态化流程及不同知识间的转化方式，但其忽略了组织外部环境的影响。

参考当前知识管理的相关理论模型（如SECI模型等），结合档案管理的特点，本研究设计了档案知识管理的三层理论模型。该模型分为外部环境、内部环境和档案知识循环三个层次。其中外部环境属于宏观层，主要包括宏观的经济环境、社会文化、政治环境以及外部技术四个方面。内部环境属于中观层，主要对应于外部环境，是外部环境在组织内部的映射，包括人才保障、企业文化、制度保障和技术能力四个方面。档案知识循环属于微观层，具体包括知识在企业内部的循环过程，主要的知识类型为个体知识和档案知识两种，其中个体知识是员工个人的隐性知识，难以用表达和描述的知识类型，档案知识是企业内部所有有关的能够使用一定载体存储的显性化知识，这两种知识在企业内部可以在不同的情景之下进行相互转化；同时企业内部知识的循环流程包括知识的识别、收集、组织、存储、应用、保护、创造、分享等八个环节，通过这个八个环节知识的流动，知识实现了从无到有、从少到多、从多到精、从个体知识到集体智慧的良性发展。

2.2 企业档案知识管理的实践案例分析

为了验证本模型的有效性，本研究在一家教育培训类企业开展了档案知识管理模型的实践应用。教育培训企业属于知识密集型企业，企业内部拥有大量的文件、资料、档案以及丰富的人力资本。因此，该企业一直在筹备如何开展知识管理，在人性化知识管理和编码化知识管理之间犹豫不决。考虑到该企业正处于起步阶段，企业内部还没有形成知识管理的统一思想认识，员工对于知识管理的作用、价值还存在诸多的疑问。因此，该企业选取本研究提出的档案知识管理模式（即以编码化为主、人性化为辅的知识管理模式）来构建整个企业的知识管理体系。选择该模式的原因主要有：1.该企业处于起步阶段，存在大量的档案文件需要进行系统化的管理；2.相较于人性为主的隐性知识管理模式，以编码化为主的档案知识管理模式可以在短期内起到较好的效果，为企业进一步实施全面知识管理打下坚实的基础。

根据本模型的相关要求，该企业主要采取以下措施开展档案知识管理工作：第一，对本企业的所有档案知识进行系统盘点，将知识分为标准规范类、模板工具类、专业资料类、制度报告类、专有知识类以及专家知识类，并对这些知识存量和增量的情况进行系统分析，得到各类知识的缺口和未来发展建议。第二，对本企业的档案知识管理制度体系进行系统归纳总结，从战略制度的明晰度、完备性、完善性等角度进行评估，得到未来企业发展档案知识管理还需在哪些方面制定相应的制度。第三，对本企业的档案知识处理流程进行分析，梳理出适合本企业发展的档案知识处理流程，尤其提出注重日常工作经验的文档化沉淀工作。第四，对本企业现有的数字化基础设施和信息系统进行盘点，了解公司现有的软硬件是否能够支撑档案知识数字化的要求，档案知识管理系统是否与整个公司的信息系统进行有效的协同发展和机制整合。最后，对本企业的专家知识进行系统盘点，并在档案知识管理系统上集成专家黄页和知识分享模块，促进企业内部专家知识的分享、交流，进一步提升企业知识创新能力。

经过实施一系列的档案知识管理措施，企业员工充分认识到档案知识管理的重要性，企业的档案知识管理也取得了一定的成效，主要表现在：第一，企业现有的显性知识和隐性知识得到了系统的分类和整理，为整个企业的档案知识管理提供了丰富的资源基础。第二，企业制定了相对完善的、具有一定韧性的制度体系，为企业档案知识管理提供了坚实的制度支撑。第三，企业通过制定系统化、完善化的档案知识管理流程，从档案知识的产生、收集、整理、保管和利用、创新等角度构建全过程档案知识管理体系，为企业档案知识管理提供了顺畅的流程体系。第四，企业关注档案知识管理系统的建设，将该系统整合进入企业的整体信息系统，形成了业务工作和档案知识管理的协同工作机制，为企业档案知识管理提供了先进的技术保障。第五，企业注重隐性专家知识和显性档案知识的双重作用，利用信息系统来充分整合两类知识，为企业档案知识管理提供了重要的辅助支撑。

3 企业档案知识管理的实施建议

在企业档案知识管理的初级阶段，需要以档案知识为主要依托，以档案知识编码化，个体知识显性化后的编码化为主要目标。因此本研究基于上文中的档案知识管理理论模型，提出了企业档案知识管理的实施建议，主要包括企业档案知识内容管理、企业档案知识流程管理、企业档案知识系统管理、企业档案知识的人性化管理四个方面。

3.1 企业档案知识内容管理

3.1.1 明确档案知识缺口

首先是明确档案知识的缺口和需求。企业组建工作团队，通过问卷调查、深度访谈、业务流程分析、情景规划等方式，掌握当前知识的现状，发现知识缺口和提出知识需求。重点了解企业主要业务活动过程中知识的创造、存储和应用情况以及对外部知识的获取情况，识别出企业的核心知识和一般知识，并进行合理归类。对于以档案形式存在的知识要点逐一进行登记、编号，补齐元数据，确定其线上及线下的对应存址，明确归口责任部门，并通过知识需求调研分析企业各类知识资源缺口情况，制定知识资源建设计划。

3.1.2 完善档案知识的资源建设

企业档案资源的建设内容主要包括企业的工作标准和技术标准、企业的培训教材和课件、企业内外部的行业和商业信息以及企业的知识产权相关档案。企业需根据实际业务活动开展情况和部门职责变更情况及时对企业组织架构的相关文件进行更新升级，形成成熟的企业工作标准文件。同时企业还应该鼓励相关业务部门在满足一定条件下制定或修订企业内部的技术标准。企业需要加强对员工外出培训和部门内部学习培训中所用教材、课件等相关材料的收集、整理和归档。也可以通过设置激励措施鼓励各部门、员工开发培训教材、设计精品课程，逐步形成企业内部精品培训教材和课件库。企业需要加强行业动态信息和外部商业信息的档案化沉淀。同时，企业还需要加强对专利、专有技术、软件著作权等相关的知识产权档案的评价和管理。

3.2 企业档案知识流程管理

3.2.1 开展工作经验档案化沉淀工作

档案化沉淀是指将企业内外部各类数据和信息进行系统化处理，形成主题一致、相互关联的档案，并进行合理存储和管理的过程。工作经验是企业在业务活动中产生的宝贵隐性知识，企业需要建立完备的工作经验沉淀制度，对其进行有效的识别、获取和沉淀，转化为企业内部档案知识，存储在知识库中。

3.2.2 深化档案知识资源的开发

档案管理部门应及时调查了解企业领导和主要业务部门员工对知识的更深层次需求，以企业档案知识资源为基础，加强和创新编研工作，对档案中的知识进行精加工和再组织，并利用知识挖掘工具提炼出新知识，形成知识产品，为领导决策和业务运营提供智力支撑。

3.2.3 促进各类档案知识转化和应用

需要将企业创造和获取的各类知识进行下述八种形式的转化和应用：形成企业知识产权；转化为企业管理体系文件；转化为企业技术标准；编入企业工作标准；嵌入业务系统；存入企业知识库或相关系统；存入部门数据库或相关系统；通过培训内化为员工的个体知识。

3.3 企业档案知识的系统管理

3.3.1 优化档案知识管理IT基础环境

良好的IT基础环境是建立档案知识管理系统的基础保障。一是需要建立知识管理编码标准体系，为知识资源的共享和利用提供统一的编码标准。二是在预算充足的前提下，更新设备和完善系统。三是在保证信息安全的前提下，优化现有审批流程，提高知识传递的效率。

3.3.2 构建档案知识管理系统

本研究认为企业档案知识管理系统可以分为四个层次：标准与安全支撑层、知识资源层、知识流程层以及知识展示层。标准与安全支撑层是确定知识管理系统规范有序、安全可靠运行的基础。包括制度标准体系和信息安全保护体系。知识资源层即档案知识库，是企业合理组织和存储各类显性知识的载体，是基于结构化管理方式的知识集群。企业的档案知识库建设需要基于现有的业务系统，根据企业核心知识类型，对已有数据支撑的知识资源数据直接逻辑构建主题数据库。知识流程层即流程管理引擎。流程管理引擎可以实现档案知识和业务流程的紧密结合，实现员工在工作中自然而然地应用知识、产生知识和存储知识。知识展示层即知识门户，是知识管理系统的统一入口和服务界面，包括知识检索模块、知识推送模块、知识定制模块、知识导航模块、用户中心模块等。

3.4 企业档案知识的人性化管理

企业档案知识的人性化管理主要是指企业档案知识管理的制度体系建立、人员培养以及文化氛围的塑造。从制度体系来看，一是建立档案知识管理工作组织体系；二是设计档案知识管理的蓝图愿景；三是可以从知识管理的组织、知识资源和知识库建设、工作流程、过程管控、绩效考核、持续改进等方面建立档案知识管理制度。从人员培养的角度来看，主要包括专家型人才的引进、培养以及师徒传承制等方式来为企业的长远发展提供人才保障。从文化氛围的塑造来看，一是开展知识管理宣传教育，提高全员对知识管理的认识和理解；二是通过制定完备的知识分享制度和构建知识宽松交流机制来培育企业知识共享氛围；三是通过制定鼓励创新的保障制度和建立科学合理的创新容错机制来培育企业知识创新氛围；四是建立共同愿景，形成良好学习氛围，通过提升员工的学习意愿和学习能力来构建学习型组织。

4 结语

档案知识管理是档案管理和知识管理深度融合，提升企业档案管理水平，挖掘企业档案知识价值的重要手段。本研究充分整合档案管理和知识管理的相关理论和方法，构建了包括宏观环境、中观环境以及内部档案知识循环的三层档案知识管理模型，并基于该模型给出了实施档案知识管理的四项重点工作。该研究不仅从理论层面对档案知识管理进行了深度的分析，而且还给出了具体的实践方法和措施，对于企业开展档案知识管理具有重要的借鉴价值。