新时期加强企业政工档案管理的思考

2022-03-05陈世琼

中国煤炭工业 2022年2期

文/陈世琼

〔作者单位：重庆城市综合交通枢纽（集团）有限公司〕

（作者单位：张瑞瑞）

企业档案是企业发展中最有价值的资料。随着企业改革的不断深化，对档案管理的重视程度越来越高，档案管理的标准越来越细。在企业改革过程中，思想政治工作发挥了统一战线、凝聚人心、汇聚力量的优势和作用，政工档案的有序管理比以往任何时候都更加突出、更为重要。但是在实际工作中，企业大都重视科技、基建等方面档案的管理，对于政工档案管理的意识还很薄弱、制度还不健全。因此，新形势下，思考如何加强政工档案管理，以适应企业改革发展的需要，十分必要。

一、存在的问题

一是政工档案管理意识薄弱。企业档案管理大多注重科技、文书、基建等方面档案的收集和归档，对政工方面的档案归档整理，没有提到应有高度，没有形成具体的规划和考核机制。在实际工作中，缺乏政工档案管理意识，对政工档案的重要性认识不够，存在政工档案管理人、财、物支持和设置不足的情况，使政工档案管理的工作效率不高。

二是政工档案管理方式落后。当前对政工工作要求严、标准细，涉及档案众多，特别是会议纪要等基础资料多，却依然采用比较原始的纸质手抄记录，既耗时耗力，又不便管理，容易出错、损坏，还需要一定的储存空间。一些企业认为政工档案只不过是简单的整理工作，不值得投入先进的设备设施，不需要采用先进的管理方式。

三是政工档案管理标准不够细化。大多数企业在政工档案管理上，以文书档案、人事档案等作为参考，没有形成政工档案归档、整理、组卷的标准体系，没有形成档案装订、查阅的规范格式，政工档案制度化、规范化管理水平不高，按章管档、归档执行和落实力度不够。

四是政工资料管理考评不到位。大多数企业缺乏具体的政工档案考评办法，存在政工档案管理监督、考评不到位等问题。企业对政工工作人员的档案管理工作没有形成约束机制，对档案规范管理没有形成统一的认识，工作人员自由裁量权较大，难以有效并持续落实好政工档案的收集归档工作，存在选择性保存和归档现象，往往会导致新闻宣传图片、专项督导资料、宣传视频等特殊档案的流失、丢失。

五是政工档案移交不够主动。政工档案资料大多保存在各政工部门，在没有具体制度和机制的约束下，政工工作人员没有养成及时归档的习惯，存在资料乱放、无序管理、丢失损坏等问题，导致政工档案收集不及时、不完整。此外，政工工作大多通过会议、培训、互动式交流等方式开展思想传导和精神传递，有些内容没有形成文本记录和保存。因此，在需要查阅相关资料时，往往因为资料未及时移交或移交不全等因素，难以查到所需的政工档案。

二、解决的措施

要让政工档案更加有效地服务于企业和政工干部，政工档案管理人员就需要深入研究新常态下政工档案管理的新变化，高度重视政工档案对企业发展的重要意义，改进政工档案管理的措施和办法，为企业和政工干部提供有价值、有意义的资料。

一要加强政工档案管理制度建设，形成规范机制。时代在进步，企业在发展，政工档案的规章制度也需要不断健全完善。要制定好长期计划，逐步完善政工档案的收集方式、标准和工作办法，形成规范、高效的政工归档工作机制。要按照档案管理要求规范立卷归档制度、档案借阅制度、档案利用和保密制度以及档案鉴定销毁制度，保证形成的政工档案齐全、完整。

二要加大政工档案的监管考评力度，提升归档意识。企业要重视政工档案管理工作，加强对政工档案管理工作的组织领导，形成“领导统一管理、部门归口负责、严格依法监管”的建档管理和监督机制。在制定档案管理考评制度时，将政工档案纳入其中，明确奖惩标准，提升政工档案管理人员的收集归档意识以及工作的积极性，促使其养成及时归档的习惯，联手推动政工档案工作再上台阶。

三要抓好政工档案基础，确保资料完整。资料是档案的基础，是管理的关键。为增强档案信息的真实性，需要政工档案管理部门和各业务部门共同努力，相互配合。档案管理部门要加强与涉及政工档案部门的协作和沟通，及时收集、归档、建档，抓好基础管理，抓好政工档案统计工作，对基础资料、台账报表全面整理，核实档案与档案目录，确保资料完整、数据真实。

四要健全政工档案管理体系，确保及时归档。政工档案资料大多分布于不同的政工部门，对于一些不能按时移交的政工档案，可以通过档案目录、电子系统、信息化等方式，分阶段移交、分类别归档，进而解决政工档案存档分散、标准不统一的问题。同时，为了降低政工档案收集难度和专业标准，可以通过建立具体制度和标准，明确不归档内容和范围，从事政工工作的人员只负责收集档案，不需要严格按照档案管理的类别、保管期限、组卷标准等要求来区分，从而确保重要政工档案资料能及时收集、整理和归档。

五要细化政工档案管理流程，确保档案安全。政工档案要严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用等程序实施规范管理，强化日常政工档案的催收、催办、转结，凡处理完备的资料，都要按档案规定分类入库存放，确保电子和纸质文件保持一致。特别是对涉密的政工档案资料，档案人员必须坚持安全、及时、准确的原则进行管理，所有环节做到准确无误，防止丢失和泄密，保证政工档案文件、资料的完整性、系统性。

六要加强政工工作人员培训学习，提升专业技能。针对政工工作人员档案意识不强、归档要求不清等问题，要建立定期和不定期相结合的档案业务培训机制，并将培训纳入年初培训的统一规划，让政工人员参加档案培训及档案专业实践，开展政工档案管理技能交流与竞赛等活动，提高政工工作人员的档案管理意识，让他们从理论上补充新知识、新概念，从实践中寻求新方法、新举措，使政工工作人员能及时掌握档案业务的标准和规范，不断提高政工档案管理综合素质和专业技能。

七要加强政工档案信息化建设，提高服务水平。当前，科学技术更新换代的发展速度非常快，依据信息化技术，提升政工档案管理工作的技术水平显得尤为重要。要大力推进政工档案的信息化建设，运用电子档案系统和云计算、大数据等技术，建设政工档案管理平台，优先对利用、查阅最为频繁的政工档案进行数字化处理，对重点领域档案进行登记备份，提高政工档案的信息化、数字化、智能化水平，为政工档案资料的借阅、查阅、管理提供高效、准确的服务。