事业单位做好社保档案编制工作的有效策略思考

刘敏

摘要：事业单位的社保档案关系到员工的社会保险合法权益，是日常管理工作中的重要内容。开展社保档案编制工作，搜集整理各项资料，做好分类管理，不仅能够提高档案管理的效率，还能提高利用率，满足员工的使用需求，维护员工的合法权益。但是一些事业单位的社保档案编制工作存在诸多问题，编制混乱，编制不统一等等影响了后续的使用和事业单位的内部管理，在新时期事业单位需要及时解决这些问题，才能更好的应对发展困境。因此开展本文的研究工作，重点分析在事业单位社保档案编制工作中的一系列问题，提出几点有效策略能够为事业单位提供一定参考。

关键词：事业单位;社保档案编制;有效策略

随着社会保障制度改革的不断深入，社保档案的管理和使用也逐渐频繁。因此做好社保档案的编制工作尤为重要，确保搜集信息的准确性和全面性，并完善编制流程，加强档案管理。减少突发事件给档案带来的损失，从而提高社保档案的利用率。为了解决事业单位社保档案编制工作中的一系列问题，还需要提高事业单位重视，树立社保檔案编制意识，提高编制人员的综合素质，借助于信息技术开展编制和管理工作，并备份档案，减少人为因素影响，保障档案编制的质量，提高档案管理的效率。

一、事业单位社保档案编制工作的重要性

事业单位开展社保档案编制工作，搜集整理员工参保的信息，进行归档处理。这一档案具有较高的利用价值，尤其是员工在发展中可能会应用各种档案，事业单位也需要利用这些档案为一些重大决策提供帮助。强化编制工作能够发挥档案工作的服务职能，提高档案的利用率。而且开展社保档案的编制工作，能够维护员工的社会保险合法权益，充分落实国家的相关规定，体现事业单位的人文情怀和社会责任，为员工提供一个有效保障。最后还有利于资料的保存。借助于信息技术归档处理，开展备份管理工作，很好的保存各种资料，提高档案管理的效率。

二、事业单位社保档案编制工作中存在的问题

（一）社保种类多，编制混乱

社会保险包括基本养老保险、基本医疗保险、工伤保险、失业保险和生育保险，这些保险对应的流程比较复杂，在开展档案编制工作中，需要根据各种保险的要求搜集资料进行编制。但是事业单位缺乏对该方面的重视程度，编织意识薄弱，各个险种的管理内容有所不同，制定的标准不统一，这就导致档案编制相对混乱，内容并不齐全。再加上一些编制人员的素质不高，在搜集资料的过程中相对随意，导致一些资料存在缺失错误的情况。这些问题的存在，影响了社保档案的编制工作，也增加了管理难度，影响了后续的使用。

（二）档案编制管理缺乏规范化

针对社保档案编制工作，国家也进行相关规定，出台了各种规章制度，规范档案的编制和管理。但是大多数相对笼统，对于细节部分等并未进行明确规定。档案编制缺乏统一性和规范化，编制人员在搜集整理生育保险，养老保险，医疗保险等的资料时，只是按照每个险种的要求进行整理，忽略了统一编制的要求。不仅影响资料的收集，还会影响到各险种的统一管理。而在管理工作中，也并未结合不同档案编制，制定针对性的管理措施，管理监督落实不到位，影响到档案编制的质量。

（三）信息技术应用不足

近些年随着信息技术水平的不断提升，在编制工作中也应用了信息技术减少人力资源使用，提高编制的效率。但是在一些事业单位的社保档案编制工作中，依旧采取传统的编制方法，主要依靠人力资源搜集整理社保资料，然后提交审核编目成册。在这一过程中，很有可能由于人为因素影响导致档案中的一些材料错误或者出现缺失等等。在后续使用中如果发现问题，修改起来十分繁琐，也会影响到使用者的使用。信息技术应用不足，无法辅助相关人员开展档案编制工作，增加了监督管理难度，降低了编制效率。

三、解决事业单位社保档案编制问题的有效策略

（一）强化档案编制意识，做好编制工作

要想高效来完成事业单位社保档案的编制工作就需要强化档案的编制意识，提高编制人员的业务素养，做好分类编制工作。首先加强对编制人员的监督管理，督促他们落实到位。可以开展相关的宣传培训工作，提高他们的专业素养，明确档案的编制规范，统一社保档案的编制。其次，还需要提高领导的档案编制意识。档案编制人员与领导进行沟通交流，传达编制工作中的一些问题，使领导能够积极解决这些问题，推进档案编制的进程。第三，根据不同险种的特点，明确编制的内容和格式，开展编制工作，统一管理，提高档案编制的效率。还需要考虑档案保管期限，将档案分为永久档案和定期档案，开展分级编制管理工作，能够明确档案编制的重点，有方向有顺序的开展编制工作。

（二）加强档案管理规范化，保障资料的实效性

开展社保档案编制工作，需要有计划的进行。事业单位要明确社保档案编制的目的，完善相关的规章制度，加强档案管理的规范化，在编制的工作中，要求管理人员做好监管工作，确保资料收集的全面性和准确性。如果编制大型资料，还需要区分轻重缓急，合理划分内容，制定一个明确的计划，才能有效推进进程，提高档案编制的效率。当然事业单位还需要设立统一的档案编制部门，提高编制人员的重视程度，针对事业单位内部员工的养老保险，医疗保险，生育保险，失业保险和工伤保险，进行统一的编制。严格落实国家出台的相关制度，规范整个编制流程。设立了编制部门后，还需要构建一个联合机制，各部门要加强与档案部门的沟通联系，及时分享各项资料，确保编制人员获得全面信息，保障资料的实效性。此外还需要完善管理机制，划分档案编制的责任主体，明确岗位职责。将档案编制管理的责任落实到具体的人身上，能够端正他们的工作态度，减少一些人为因素的影响。

（三）加强信息化建设，提高编制效率

事业单位还需要加强信息化建设，为档案编制工作提供信息技术的支持。可以应用档案编制管理软件编制档案，减少人力资源的使用，也能保障内容的准确性。构建一个档案数据库，储存电子版的档案，并进行备份管理。也可以借助信息系统加强各部门的沟通联系，及时获得各项资料，自动分类归档处理。信息技术的应用也可以满足检索要求，自动检索所需信息，提高编制效率。在档案管理工作中，也可以借助信息技术创新管理模式。利用大数据云计算等信息技术分析整理档案信息，做好统计工作，满足事业单位内部管理的要求。同时，做好分类归纳，有序管理，提高管理效率。

四、结束语

综上所述，在新时期事业单位开展社保档案编制工作，应当重视其中存在的问题，强化编制意识，完善规章制度的建设，引进信息技术。逐步提高编制人员的专业素养，统一编制，加强管理，确保社保档案的全面性，运用信息技术减少人为失误，提高档案的质量，方便后续的利用。在各种措施的支持下，提高社保档案编制的效率，加强档案管理工作，也能强化事业单位的人事管理，促进事业单位的快速发展。

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