探讨如何提高事业单位档案管理人员的素质

张世海

摘要：档案在各单位的发展中起着至关重要的作用，在奖惩决策中也起着决定性的作用。如果工程计算中档案管理不充分，会对结算结果的准确性产生不利影响，进而给各方利益带来极大损害。因此，要重视档案管理的改进，创新档案管理方法，将先进技术融入其中，营造积极和谐的档案管理氛围，使档案管理逐步走向科学之路。为此，本文将从事业单位档案管理人员存在的问题入手，提出促进档案管理科学化的重要对策。

关键词：事业单位;档案管理人员素质;档案管理科学化

引言：

档案管理是事业单位的重要组成部分。随着档案管理工作的不断发展，传统的档案管理模式逐渐暴露出许多问题，已经不能适应当前事业单位的发展要求，也不能适应时代的发展要求。鉴于此，事业单位应积极转变档案管理理念，注重新技术、新方法的有效运用，为档案管理事业的发展提供重要保障。如今，国家档案管理逐渐步入现代化，以往的档案管理方式已经不能适应当前时代发展的需要，档案管理理念和方法的创新迫在眉睫。为了合理整合档案管理的新技术、新方法，有必要注重培养档案人员的综合素质，为档案管理的高效率提供更好的保障。

1档案管理人员应具备的素质

1.1政治素质。档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。尤其应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时应具有良好的为人民服务的精神。

1.2业务素质。业务素质是档案人员必须具备的综合文化知识和熟练的业务技能，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，工作起来才会得心应手，才能解决工作中出现的困难和问题。这就要求档案人员应具有较深的专业知识、坚实的基础知识、较高的人文素质、较强的情报意识和熟练的信息技术;熟练地掌握现代信息技术的能力以及管理知识的能力;能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

1.3知识素质。档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识;同时应该掌握一定的领管理学、图书馆学、情报学等知识。档案管理人员要根据相关学科知识提高自己以下几方面的能力。

（1）协调能力。在实际工作中档案管理人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

（2）写作能力。档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。有了一定文字水平，才能胜任档案工作，才能将各种材料写得更好，才能更好地为单位各项工作服务。

（3）管理能力。近年来，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。档案管理人员负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社會传播，使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。

（4）终身学习能力。档案管理人员只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。

2分析档案管理科学化发展中存在的问题

2.1管理手段落后

通过相关调查发现，大多数档案管理存在较大问题，直接阻碍了其科学发展的进程。其中，档案管理中使用的管理手段相对落后，先进的信息技术和科学设备没有及时应用，档案管理工作仍以人工抄写、整理等方式进行。，它形成以纸质形式记录的重要信息。这种管理手段有很大的弊端，容易导致档案信息不完整或不真实，直接影响档案的价值。另外，在这种管理模式下，用户在咨询时也会遇到很多麻烦，比如无法快速找到需要的文件，浪费了大量的时间，受到时间、地点等条件的限制，使得文件利用率下降，非常不利于文件管理的科学发展。

2.2缺乏高素质的管理人员

档案管理工作量大、繁琐。管理者必须耐心细致，遵守自己的职业道德，认真对待相应的工作，才能顺利完成档案管理工作。但在实际管理中，大多数管理者素质不高，每天面对繁琐的工作时无法保持良好的心态，工作缓慢，难以认真完成相应的工作，导致档案信息的真实性丧失。也有长期从事管理工作的管理者，缺乏相应的培训，逐渐放松警惕，逐渐弱化对档案信息的保密意识，导致档案信息泄露，严重影响档案管理的科学化进程。

2.3文件利用率值低

档案管理存在利用率低的现象，不利于其科学发展。在档案管理中，工作人员没有及时打开档案信息，在收集整理档案管理信息后，没有共享相应的信息，使得档案信息无法得到充分利用，档案本身的价值无法得到充分利用。此外，档案管理和利用意识不高，管理人员没有意识到其利用的重要性，导致用户无法获得所需的档案信息，因此停止查找相关档案信息。在这种情况下，档案管理一直处于封闭状态，无法实现自身价值，阻碍了未来的发展。

3提升事业单位档案管理人员素质推进档案管理科学化的对策

3.1强化工作人员档案业务技能

要夯实事业单位工作基础，必须把档案工作者素质建设摆在重要位置，着力提升其技能水平和文化素养，使其更全面发展。具体如下：一是提升档案工作者的文化素养。档案管理除了归档，还包含多样化的知识，内容有自己的深度和广度。档案的分析归档工作与文字息息相关，因此档案管理者既要有较高的文化素养，也要有总结整理文字资料和系统简介的能力，确保能够为企业提供安全完整的单页资料。因此，档案管理部门要把档案工作者的文学素养放在极其重要的位置，激发员工学习文化知识的积极性和主动性，让他们接触到更多的知识，提升他们的专业水平，从而为企业发展提供有力保障。二是增强档案管理者的信息意识。随着信息化水平的不断进步，档案管理也逐步步入电子化领域。因此，为了保证事业单位档案的科学管理，有必要增强档案管理人员的信息化意识，使他们具备一定的先进技能。相关领导要定期组织信息化学习培训活动，鼓励员工积极参与，多学习信息化档案电子化管理技能，深入了解社会发展中档案管理的最新动态，逐步提高档案工作者的信息化水平，使其成为事业单位科学档案管理的重要推动力。

3.2提高信息技术水平

在信息技术应用的大环境下，档案管理的发展也受到了很大的影响，发展趋势是科学化、信息化。在具体的发展过程中，离不开信息技术的支持，也需要相应的基础设施设备来更好地开展相应的档案管理工作。在职业经理人的安排和操作下，相应的设备可以高效地完成相应的工作，极大地改变了档案管理的形式，各种管理中存在越来越多的电子档案，提高了档案的利用率和发展性。

3.3提高管理者的沟通协调能力

档案管理中的工作内容很多，管理者需要与其他人员进行有效的沟通和协调，共同完成相应的工作。因此，應采取有效的方法来提高管理者的沟通协调能力，从而促进更好的合作与协作，提高档案管理的效率。首先，用户在访问文件时，需要文件管理员的协助，与他们进行有效沟通，充分了解用户的需求，在遵守文件访问规章制度的情况下约束用户，明确归还文件的时间等注意事项，让用户了解其中的规定，严格遵守并完成文件访问。其次，在咨询过程中，管理者要给予贴心的帮助，逐一解决问题，帮助其快速咨询，从而提高档案利用率。最后，检查完成后，可以及时进行实时调查，与检查人员进行沟通，明确整个过程中存在的不足，并进行深入反思和纠正，提高档案管理的服务质量，有利于档案管理的科学发展。

3.4注重激励功能

在档案管理中，对其内涵没有深入的了解。管理者认为只要有耐心的员工就能完成档案整理工作，所以对员工没有培训教育，不仅降低了管理者的素质，也阻碍了他们未来的发展。事实上，管理者的作用不容忽视。它们在管理中起着重要的作用，这与档案管理的质量密切相关。因此，在档案管理者的管理中，要注重其综合素质。为了有效提高他们的素质，我们可以利用各种手段激励他们满足物质需求，从而更好地把他们投入到工作中，提高档案管理质量。我们可以通过提高管理人员的薪酬待遇，提供晋升机会，充分激励员工看到发展的未来并为之奋斗，不断充实自己的力量，为档案管理做出更多的贡献。

3.5建立严格的考核机制

为了有效提高档案管理人员的素质，促进档案的科学管理，除了重视档案管理外，还应对管理人员进行严格的考核，防止他们产生消极的心态，同时要督促他们不断学习和进步，以满足档案管理的各种需求。在档案管理中，要制定严格的考核机制，并真正付诸实施，对使用过的管理者进行考核，对实现得好的给予适当的奖励，不合格的则需要处罚。对长期不进步、不合格的要果断淘汰，让员工通过这种手段不断学习和提高，从而提高员工整体素质水平，促进档案管理科学化。

3.6培养从业人员的创新精神

社会在发展，而促进社会发展的前提就是各行各业的不断创新，国家若要不断富强需要创新，单位想要更好的服务于社会和人民也要不断的创新。创新的意义并不代表着传统的管理办法将会被彻底淘汰，有些传统的办法是人们在工作实践当中得出的宝贵经验，应当保留的提倡保留，在满足创新办法的基础上结合传统的经验进行档案管理这样才能称得上是真正的创新。要与时俱进、不断接受新制度、新办法、新产品的出现结合本身的创新精神以开拓出更好的管理办法。争取将档案管理工作团队成长为一支经得起考验、爱岗敬业、作风优良、道德高尚的良好队伍。加强从业人员的创新精神会让档案管理工作与时俱进满足新时代当中社会群体或个人更多的需求。

如今社会当中的各种行业在生产作业及发展中不断的递增对档案的需求数量，而档案利用及开发水平也在与时俱进的提升中，若要档案管理工作在新时代突飞猛进的步伐下得到与时俱进的效果，责需要对从事档案管理工作的人员的综合素质进行跨越性的提升。如从业人员素质低下则不可满足当下时局社会对档案的需求，一旦档案工作没有办法更好的开展下去将没办法保障档案存在的真实意义。

结束语：

事业单位档案管理内容较为繁琐，具有较强的服务性，在传统管理理念和管理模式下，影响到了档案管理工作人员自身完善和发展。在当前信息时代下，需要完善档案管理制度，优化激励制度，加强员工专业技能培训，从而促进档案管理人员素质的提升。

参考文献：

[1]李小莹.如何提高基层档案管理人员的整体素质[J].现代交际，2016，No.424（02）：138.

[2]努尔兰·巴依哈达木.谈如何提高事业单位档案管理人员的素质[J].卷宗，2017（20）