企业财务共享中心建设面临的重点问题分析
2022-02-28戴鹏展贵州酱酒集团有限公司
文/戴鹏展(贵州酱酒集团有限公司)
近年来,我国经济水平持续上升,成为世界第二大经济体。企业作为推动国家经济发展的重要力量,为国家取得目前成就贡献较多力量。而企业与外部经济环境是一种良性互促关系,受益于国家新经济形势企业持续发展,良好的经济环境催生出大量大型企业。但是部分大型企业在发展过程中对经营活动关注度较高,对财务工作缺乏足够重视,以至于衍生出大量问题。比如财务部门定期处理总分公司财务数据信息,财务人员工作量较大,易造成财务工作出现疏漏,以至于为企业埋下财务风险隐患。
因此大部分企业引进先进的财务共享中心模式,单独设置财务共享部门,独立开展相关工作,比如数据收集、分析、共享等,财务共享部门由管理层直接领导,工作成果直接向管理层报告,为管理层制定企业发展目标提供数据支持。但由于财务共享中心在我国起步时间较晚,在建设过程中逐渐衍生出较多问题,比如对财务共享中心存在认知误区、未深入了解财务共享中心工作内容、缺乏专业人才等,为此,企业需要不断建设完善企业财务共享中心,促使财务共享中心价值有效发挥。
一、企业财务共享中心建设意义
(一)为企业财务管理增效
企业财务管理主要工作目的是提高资金使用效率,通过高效性资金使用达到降本增效的目标,为此企业财务管理工作效率直接影响到企业经济效益。
目前,大部分规模化企业财务人员数量与企业规模成正比例关系,财务人员多在一定程度上可以分担财务工作,降低财务人员单独个体工作压力,但是财务人员过多会导致财务部门中岗位设置及工作内容出现重复。并且财务工作在这种模式下工作内容分散度较高,财务人员沟通不便,部分工作集成化程度较低,比如资源调控、资金管理、预算编制及成本控制等。通过建立财务共享中心,可以有效解决分散化财务工作模式存在的弊端。企业财务人员在共享中心中进行集中办公,在遇到问题时可以共同探讨、分析,从而提高问题解决效率;同时在对账工作中,财务人员可以与对方进行面对面沟通,直接了解账实不符原因,避免财务人员在自行探寻中消耗大量时间及精力,提高财务人员工作效率。另外,财务共享中心能够促使业财工作深度融合,将部分工作进行集中化处理,帮助企业集中财务资源,有利于推动业财融合、财务会计转型等财务部门改革工作,促使财务管理工作效率提高,进一步发挥财务管理工作价值。
(二)为企业内控完善提质
财务工作作为企业内控制度的重要部分,对内控制度完善具有重要作用。但目前部分企业财务部门工作缺乏独立性,易受到上级领导因素影响,同时监督管理职能受到约束,部分企业管理者由于主观原因会修改财务数据信息,导致财务管理工作缺乏真实性和有效性,出现“人情账本”、虚构财务数据等问题,以至于影响企业发展。而通过构建财务共享中心,可以通过信息化手段对财务工作进行全流程把控,并可以精准性定位财务工作重点环节,比如预算执行、费用报销、资金收支等环节,从而提高对财务人员的工作约束力,为企业加强内控提高质效。另外,建设财务共享中心还可以为企业构建监督体系,通过建设监督体系促使企业内控制度不断完善。共享中心内会备份企业所有财务工作相关票据,企业审计人员可以通过定期对票据进行审核,从而监督费用报销、材料采购、资金支出等涉及资金流动的工作,对资金流动工作的支付流程、相关手续、账实情况等方面开展监督,可以有效降低企业财务管理工作出现违规现象频次。财务工作与监督工作属于企业内控工作重要部分,因此企业通过加强财务管理工作与监督控制工作,可以有效增强企业内控工作质量。
(三)为企业决策提供支持
企业管理层在制定企业发展战略目标时要充分考虑企业自身财务状况,为此需要保证财务核算工作结果准确性[1]。而现阶段财务管理工作中,大部分财务人员沿用传统财务核算方式,导致财务核算耗费较多的时间及人力成本,并且核算结果可能存在误差,企业管理层无法根据核算结果制定企业发展目标。通过建立财务共享中心,引入先进性数据处理工具,财务信息数据交互及时,可以大幅度降低财务核算工作量,提高财务核算质效,并确保核算结果的准确性,企业管理层可以根据核算结果明确企业后续发展方向,保证企业平稳发展。
二、企业财务共享中心建设问题
(一)缺乏专业人才
财务共享中心主要负责财务工作中数据分析、处理部分,在工作中会涉及较多数据处理软件。因此财务共享中心工作人员不仅要具备专业财务知识,还要对计算机应用、软件应用等方面具有较高熟练度[2]。
目前部分企业财务共享中心大部分任职员工财务知识足够,但对信息技术了解不够深入,缺乏丰富的计算机操作经验,以至于无法熟练应用数据处理技术开展工作,比如大数据、云计算等。由于缺乏专业人才,导致财务共享中心数据信息收集、整理、分析等工作质效较差,财务共享中心价值发挥有限。
(二)职能设置不合理
在业财融合背景下,大部分企业为了推动业财融合,将业务部门与财务部门工作人员置于同一办公区域内,在一定程度上提高财务人员收集一线财务数据信息质效,促使业务人员了解财务工作理念,但在同一区域内会降低财务人员工作专注性,进而影响财务工作效率,可能造成财务工作疏漏。为此,部分企业建设财务共享中心,在推动业财融合前提下提高财务人员工作效率,然而在财务共享中心职能设置方面缺乏合理性[3]。在财务共享中心中财务人员主要通过网络与业务人员进行数据信息交流,可以提高财务人员工作专注度,但网络传输数据信息具有一定弊端,报销票据、发票凭证等纸质材料无法通过网络进行传输,财务人员数据存在不完整性,导致企业决策出现偏差。
(三)信息技术支撑不到位
规模化企业财务工作量较大,在建设财务共享中心时,对大数据、软件技术依赖性较大,依靠信息技术实现企业财务信息数据跨区域共享目标。但目前部分企业在建设财务中心时,对财务中心工作模块设置、组织架构等方面重视度较高,在引入现代化信息技术时一方面未能考虑企业实际工作情况,大数据等技术应用覆盖面较小,并且在引进技术后对技术更新升级及融合使用等方面关注度较低;另一方面,财务人员及企业管理层对先进技术引入重视度较低,财务共享中心配套技术及设备引入不及时,从而为企业信息交互造成阻碍,财务管理无法实现集中处理工作目标,降低财务共享中心价值发挥。同时规模化企业下属子公司数量较多,子公司缺乏引入先进技术能力,造成财务共享中心与子公司数据通信存在端口架设不全面、端口与总公司不符等情况,导致出现技术壁垒,阻碍财务信息共享,以至于在企业日常工作中财务工作会出现较多问题,比如预算编制不合理、数字化财务进展缓慢、财务核算工作质效较差等。另外,部分规模化企业认知到信息技术对建设财务共享中心的重要性,开始投入人力、物力进行系统升级、技术引入等工作,但由于相关人员工作经验、管理经验匮乏,导致财务共享中心不仅功能与企业实际需求不匹配,而且先进技术引入力度较弱。
(四)考核机制不合理
完善考核机制是建设财务共享中心主要内容之一,企业要根据财务共享中心特性制定专属化考核机制。目前,部分企业在财务共享中心考核机制构建时,将财务共享中心考核纳入企业财务考核体系,沿用传统企业财务管理工作考核方式,并未对KPI、考核方法等进行优化,导致财务共享中心考核机制缺乏合理性[4]。同时部分企业财务考核系统采取传统线下考核方式,不仅在考核工作上消耗大量时间及精力,而且由于考核人员主观因素影响,考核结果缺乏准确性。另外,财务共享中心考核机制缺乏有效奖惩措施,员工参与积极性较低,财务共享中心建设缓慢。
三、企业财务共享中心建设策略
(一)打造专业人才队伍
人力支撑是企业建设财务共享中心的关键要素,为此企业需要着重打造专业人才队伍,具体可以通过专项招聘及定期培训两方面进行。首先,企业可以开展专项招聘活动,提高用人门槛,应聘人员需要同时具备财务专业知识及信息文化素养,并且企业要在考察应聘人员专业、学历的基础上添加实践考察,确保聘用人员可以直接投入到财务共享中心工作中。其次,企业要对既有财务人员进行定期培训,培训要围绕财务共享中心知识理论及实践操作进行,在培训中要对员工薄弱点进行针对性提高,还要按照岗位对员工培训内容进行差异化设置,进而提高财务共享中心员工综合能力,确保财务共享中心工作人员对自身工作产生正确认知,提高使用各种技术软件的熟练度,进而提高企业财务管理活动质量。最后,参与财务共享中心建设的企业员工需要提高自身工作自觉性,主动了解前沿财务知识,持续更新自身知识存储,并要对财务工作相关领域进行一定了解,比如信息技术、业务流程等,从而促使自身多元化发展,提高与财务共享中心岗位契合度。企业员工同时要注重提高自身沟通能力,在开展工作中要与其他部门保持紧密联系,保证能实时了解部门经营活动进展,进而将财务工作与实际经营活动相结合,提高财务管理能力。另外,企业在建设财务共享中心时要将中心内工作人员按照岗位级别进行统一培训指导,确保各岗位员工可以全面、准确理解岗位职责,从而促使员工价值有效发挥,提高工作效率。
(二)完善内部控制制度
企业建设财务共享中心需要将内控制度延伸至中心内部,将财务共享中心纳入内控制度范畴,通过内控制度促使企业各部门提高财务工作配合度,合理性设置岗位职能,为此企业需要完善内部控制制度[5]。企业完善内控制度要以相关财务会计法律法规为原则,结合企业财务共享中心实际情况,合理划分各岗位工作职能,从而构建与财务共享中心相匹配的内控制度,提高财务共享中心与其他经营活动契合度,避免出现职能设置重复、冲突情况。另外,企业可以在完善内控制度时引入配套责任落实机制,将完善内控制度建设工作合理分配至各个部门,部门自行分配任务,进而保证企业职能设置合理性。对完成质量较差的工作环节要对负责人进行处罚,促使员工提高对内控制度的关注度。通过完善财务共享中心内部控制制度,可以促使企业合理划分员工工作内容,中心内部员工职能明确,还可以优化业财部门员工信息交换方式,进而提高财务共享中心建设效率[6]。
(三)挖掘大数据等技术潜力
企业建设财务共享中心需要结合财务管理工作实际,重点引入大数据等技术,从而压缩管理环节,实现企业各部门工作联动,具体可以从以下方面入手:第一,企业管理层要转变建设思路,积极引入大数据等技术,搭建完备技术应用体系,落实以技术为导向的工作理念,鼓励员工主动应用大数据等技术解决问题,要求员工熟练完成数据收集、整合及分析等工作流程,从而为财务共享中心提供技术支撑[7]。第二,财务共享中心要提高与企业技术部门合作力度,积极与技术部门进行沟通,确保技术部门人员准确了解财务工作需求,从而确保财务共享中心系统符合工作实际。比如,技术人员通过与财务人员进行沟通,可以深入了解财务共享中心主要工作职责,从而制定数据处理模块,在模块中分别设置数据采集、存储、分析等单元,从而确保系统具有较高实用性,帮助财务管理人员深入挖掘数据潜力,提高财务共享中心员工工作效率。另外,技术人员在系统构建完成后,要定期对系统进行维护更新,确保系统使用流畅性。第三,企业要增加与下属子公司财务信息交互触点,扩大财务信息接触面,保证财务数据信息可以在子公司与总公司进行有效流通,由总公司统一架设数据传输端口,企业挖掘大数据等技术潜力,利用大数据等技术消除技术壁垒,加强财务信息共享程度,促使财务共享中心可以深入分析总分公司数据内涵,最大化降低财务风险发生概率。通过挖掘大数据等技术潜力,可以有效提高企业财务共享中心运转效能,促使财务共享中心员工深入参与财务共享中心建设工作,从而推动企业财务管理向精简化、便捷化发展。
(四)完善财务共享考核机制
完善财务共享考核机制可以提高监督力量,促使企业财务共享中心建设质效提高,具体可以从以下方面入手:第一,财务共享中心本质上属于企业财务管理工作一部分,为此,财务共享中心绩效考核方式要以财务管理考核方式为基础,进行合理创新,进而提高考核方式与工作模式契合度。KPI作为绩效考核的核心指标,企业要根据财务共享中心工作内容设定指标包含范围,要同时包括员工财务工作内容及非财务工作内容,并且指标设置要保证长期、短期均衡,通过改良绩效考核体系可以促使财务共享中心建设质量得到提高[8]。第二,财务共享中心不同岗位工作内容差异性较大,为此在财务共享中心建设中,企业需要根据不同岗位具体工作内容制定考核方式,可以借鉴其他先进企业考核经验,进而提高考核方法合理性,提高财务共享中心人才管理质量。第三,企业可以引入绩效考核系统,采取线上考核、实时评分方式进行考核,并将考核结果录入考核系统,不仅提高考核工作便捷性、高效性,而且保证考核结果公开性,有效激发员工竞争意识,增强财务共享中心建设质量。第四,企业要提高绩效考核与员工薪资待遇内在关联性,为个人绩效与集体绩效构建联系,对考核结果良好的员工及部门分别给予提高职位及提出表彰等,从而辅助员工树立团队意识,增强员工工作积极性,提高财务共享中心员工凝聚力,从而形成合力推动财务共享中心建设。
四、结语
财务共享中心建设对企业发展作用巨大,特别是对于规模化企业,一方面可以促进企业财务管理工作集约化进行,大幅度提高企业财务管理工作质效;另一方面可以统一开展总分公司财务管理,避免出现企业财务违规现象,提高财务管理工作安全性,为此,企业需要大力推动财务共享中心建设,可以采用打造专业人才队伍、完善内部控制制度、挖掘大数据技术潜力、完善财务共享考核机制等方式提高财务共享中心建设质效,从而优化企业财务管理工作,为企业发展提供有力保障。