高层次人才流动背景下高校人事档案精细化管理研究

任春霞

摘 要：高校的人事档案管理和其正常运转息息相关，提升高校人事档案精细化管理也有助于促进高校建设，因此有必要对高层次人才流动背景下高校人事档案精细化管理进行研究。首先，明确高层次人才流动特点以及高校人事档案管理现状，了解人事档案精细化管理的意义;其次，从完整收集人事档案资料、准确鉴别人事档案信息、有序整理档案库、安全保管数据材料以及加强制度管理标准化建设几方面阐述高层次人才流动背景下高校人事档案精细化管理的具体措施。

关键词：高层次;人才流动背景;人事档案;精细化管理

互联网普及的时代，各行各业的发展模式发生了变化，在这种状态下，人事档案的管理工作必不可少，也能够在高校的建设和发展中起着非常重要的作用。高校人力资源管理的主要目的是通过积累教师资源从而提高教学质量，因此研究和建立教师团队必须拥有丰富、有价值的开发理念和开发基础知识，这些都与高校人力资源信息管理息息相关。档案信息管理提供的信息材料可以为高校教师团队建设提供各种有效的服务，推动整个高校发展。当然，不可否认的是在人力资源管理的实际运作过程中仍面临着许多问题，尤其是一些具体的措施并未得到有效实施，这直接影响了高校人力资源档案的管理。

高校采取的人事档案管理模式需要注重在实施时的意义和指导思想，寻求和实施有效的管理方法，尤其是在面对复杂的管理和执行时，需要有效使用互联网技术和计算机技术来管理高校的人事档案。与此同时，当前档案管理人员还应该考虑个人文件管理的复杂化，由于人事档案是记录了相关人员很长一段时间的历史轨迹，更是其晋升的重要基础，因此有效管理人事档案十分重要，这就要求进行人事档案精细化管理。高校是我国的科学研究基地，为社会提供了许多人力资源，对各大高校的人事档案管理可以说是高校管理的缩影，也是高校管理的基础。

基于此，本文对高层次人才流动背景下高校人事档案精细化管理进行研究。明确高层次人才流动特点以及高校人事档案管理现状，了解人事档案精细化管理的意义;并从完整收集人事档案资料、准确鉴别人事档案信息几方面阐述高层次人才流动背景下高校人事档案精细化管理的具体措施，以期为实现高校人事档案的精细化管理，真正发挥高校人事档案的作用提供一定帮助。

一、高层次人才流动特点

在人才流动过程中，引领人才流动的主力人群就是高校的教师团队，而在教师团队中引领人才流动的主要也是相对素质较高人才。

近年来，各大高校已经开始实施各种减少学校人才流失的战略，人才队伍的流动组织得到了重视。为实现教师团队综合素质的飞跃，每所高校都投入了大量的人力、物力和财力。通过高校传统的地理优势，提升高校工作吸引力、情感吸引力等资源来引进人才，吸引高素质人才，防止其外流。

目前，在尊重知识和尊重人才政策的大环境下，为人才流动提供了良好基础。合理的人才流动推动了良性竞争，使高素质人才脱颖而出，在某种意义上也真正实现了知识分子的价值，促进了个人和社会发展。但是，人才的盲目流动也会产生很多弊端。各大高校对人才的渴望让竞争状况越来越严重，甚至为吸引人才创建“绿色通道”，如重建人员档案利益转移和无须人员转移的就业制度。

由此可见，人才的流动确实有利有弊，人才流动虽然有助于个人实现自身价值，但是也削弱了单位对个人的约束力。因此，目前在高校的人才流动中产生了许多失业人员，主要原因大多是违反了用人合同，且未能成功找到下一任雇主，使这些人员和雇主造成了巨大的经济损失。因此，频繁的人才流动不仅不利于学校规章制度的建立，也不利于对现有人才的保护，高校必须保证教师的稳定性。

二、高校人事档案管理现状

目前，每个高校都面临人事档案管理的问题，有众多高校的档案管理人员并不是专业人士，负责管理高校人事档案的教师大多没有进行相关培训，其专业性和档案管理人员之间存在很大差异。因此，在档案管理时难免有疏忽或者纰漏的情况存在，无法掌握人事档案文件管理工作中的细节或相关内容。

此外，档案管理在信息处理方面还需要专业性较强的人员，使高校在选择档案管理人员时面对巨大挑战，如何吸引知识渊博的专业管理人员成为高校招聘时的主要任务。虽然许多高校已经引入了科学的管理设备，但如果没有相应的优秀人才，这些设备仍无法充分发挥作用，那么人事档案管理就会始终存在问题。同时，部分档案管理人员对工作不热情，对人事档案管理也不感兴趣，这也是影响高校人事档案管理的专业性和可靠性的原因之一。

三、人事档案精细化管理的意义

由于我国的高等教育发展得越来越好，受到了国家的高度重视，因此高校的入学人数不断增加，随着学生的增加，教职员工也在不断增加，外部人力的不断增加以及人才的频繁外流，导致人事管理档案方面存在很多困难。关于这个问题，各高校提出了人事档案精细化管理模式，这一模式的意义十分突出。

第一，实施人事档案精细化管理对提高人事档案管理的科学性有很大幫助。在现有的大环境下，各个高校对档案管理的工作质量以及工作数量都提高了要求，这些高质量、高数量的档案借助传统的管理模式和方法难以实现，甚至根本无法实现。因此，基于越来越高的人事档案管理要求，可以从新的角度进一步优化高校人事档案管理中的所有工作步骤和内容，并科学、合理地实施高校人事档案管理，将高校人事档案管理流程、分工划分得更加细致，以此提高人事档案管理的工作效率。基于此，高校人事档案管理必须将管理工作精细化，使其更加科学、规范。

第二，实施精细化管理有助于加强人事档案管理的标准化。在现有环境下，许多高校的人事档案管理在某种程度上缺乏标准化。例如，在数据收集和分类的过程中，数据不完整和数据丢失等问题变得更加突出，造成这种问题的原因就是档案管理的分类和广泛处理没有得到足够的标准化，使管理的档案既不完整也不全面，管理的信息显然也不够充分。通过精细化管理可以更有效解决数据收集和分类过程中缺乏标准化的问题，特别是可以根据人事档案的实际情况及时建立管理标准，构建更高效的管理方式，也可以通过解释每个信息链接的详细规定来使管理系统变得更加规范。在进行精细化管理后，高校人事档案管理负责人可以遵循精细化管理原则对档案进行高效化管理，使档案管理人员可以在标准化框架下进行工作。

第三，进行精细化管理对提升人事档案管理的效率非常有帮助。通过对各大高校人事档案管理的方法进行调查，结果表明许多高校仍在采用相对原始和传统的方法进行人事档案管理，造成这种现象的原因主要是高校档案部门不具有创新精神，只会参照以往的经验来进行档案管理。虽然有管理经验的支撑，但不可否认的是目前这些传统管理方法确实不能满足新时期的档案管理需求，特别是对档案管理的信息化要求，因此在这种条件下就迫切需要实施精细化管理来消除其弊端。由于传统的人事档案管理方法需要人工来实现，对信息的掌握度和效率都会差很多，因此增加专业性或者精细化管理人才势必会使整体的管理效率得到相应提高。通过实施高校人事档案精细化管理可以有效管理诸多复杂的档案信息，保证信息设备和档案管理人员信息水平的高效性，提高整体人员档案管理的效率和质量。

四、高校人事档案精细化管理措施

1.完整收集人事档案资料

高校人事档案管理是一个非常复杂的工作，在管理时必须注重系统性、完整性。首先，人事档案信息本身具有多维性，且每一方面都有其突出特点;其次，人事档案的管理和工作也具有很强的价值性。由于人事档案管理系统对高校的建设和发展具有很大价值，所以需要注重其实施过程中的价值性问题。因此，为有效实现和提高高校人事档案管理的效率和质量，使高校人事档案可以更全面、真实地反映一个人的整体情况，就需要充分重视其收集的完整性。人事档案管理完整性的实施与精细化管理密不可分，完整的档案信息收集必须满足一定的收集流程。首先，要及时进行人员数据信息采集，以实现和提高数据信息价值的目的，同时实现高校人事档案管理的合法作用。其次，为实现信息的完整收集，高校档案管理人员必须与多方合作，明确档案管理范围，并获取尽可能多的人事档案信息，从而实现信息完整收集。当然，部分高校在收集人事档案信息的过程中具有丰富的经验，这值得学习和借鉴。

2.准确鉴别人事档案信息

高校人事档案管理信息和数据量巨大且富有变化性，因此在管理的同时需要及时跟进、更新，并要保证这些数据的真实性。通过对高校人事档案的精细化处理，有助于实现各高校对档案信息资料的准确识别。借助精细化管理可以使各个高校进行高效率的人事档案管理工作，保证人事档案管理的准确度，更好地认识到各类人事信息，使人事资料信息更加合理化，避免档案管理中的造假状况。从这个角度来看，实施人事档案精细化管理不仅可以将工作方式变得更准确、更细致，而且可以使员工保持一种严格负责的工作态度。

3.有序整理档案库

经过准备工作后，档案管理工作开始进入对信息和数据分类阶段，这是构建档案数据库的重要过程。结合各大高校人事档案管理的要求和目标，在人事档案管理时可以对收集到的信息进行标准化、组织化和系统化。但由于传统的档案管理任务相对广泛，难以实现预期的要求和目標，因此必须实施人事档案精细化管理，将要求和系统进行有序分类，从而实现有序安排，将档案管理的效率最大化。

4.安全保管档案材料

高校人事档案的收集工作在经过完整的数据收集、数据识别和数据排列后呈现基本完成状态，还需要确保这些档案的信息安全。当然，在档案信息的存放过程中，相关管理人员必须自觉和严格遵守国家有关的法律法规以及学校的规章制度，以开展科学、安全、精确的工作，进行正确的人事档案信息管理。另外，在信息社会，必须有条不紊地推进档案管理的信息化，同时相关的管理任务也必须得到保证，因此需要对档案管理系统进行定期测试，以避免出现安全漏洞等问题，确保员工的档案信息始终处于安全的环境中。

5.加强制度管理标准化建设

如果在现有条件下高校的人事档案管理在物质条件上不够充分，并且无法在短时间内全面有效地改善，那么在寻求突破和发展时就必须更加关注相关的非物质条件。例如，加强高校的相关管理制度标准化建设等。高校应制订标准化的档案管理制度，以此指导档案管理人员更好地执行档案管理工作，并将各种任务和流程严格化、标准化。现如今，在档案精细化管理的基础上，依然面临档案管理工作的随机性和盲目性，只有将这些可控因素全部解决，才可以更好地促进高校人事档案管理水平的进一步提高。具体来说，可以细化构建人事档案管理系统。

同时，高校可以按照责任统一原则将每个人事档案管理人员进行责任划分，以确保并促进每个员工的管理能力满足管理需求。同时，还需要明确每个员工的工作职责，保证员工有效完成档案管理工作。此外，有必要基于管理方法和精确的流程设计来建立和实施相应的问责制，明确工作职责，同时实现准确的跟踪。例如，先由一名工作人员负责创建文件信息，然后相关的人事管理部门负责识别、传输、收集和提交人事资料，最后利用人事档案管理系统将人事资料保存、分类和归档。基于以上设计，各个环节的人员都可以是高校人事档案的创建者、管理者和贡献者，可以极大激发和提高档案管理人员的工作积极性，进而促进人事档案精细化管理的规范化。

五、结束语

综上所述，高校人事档案精细化管理是高校在面对目前大环境下的有效工作途径，这种管理方式可以使高校人事档案管理变得更加简单有效，同时也能够促进高校人事档案数据收集速度，为加强高校制度标准化管理做出贡献，具有很重要的现实意义。

基于此，本文对高层次人才流动背景下高校人事档案精细化管理进行研究。主要从安全保管数据材料以及加强制度管理标准化建设这几方面提出高校人事档案精细化管理的具体措施，以期为有效利用高校人事档案提供一定帮助。但由于在本文中并未从更多角度进行现状阐述，因此想要进一步提升高校人事档案管理的效果，还需要在接下来的研究过程中，根据更多现状分析提出更具有针对性的策略。

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（作者单位：晋中职业技术学院）