大数据背景下档案管理信息安全问题及对策

关键词：大数据背景;档案管理;信息安全;问题分析;对策研究

0 前言

近年来，我国信息化领域相关技术的发展速度相对较快，部分技术已经逐渐成熟，众多先进技术的应用有利于提高企业工作效率。在企业快速发展的过程中，档案管理工作十分重要，大量的档案信息可以为企业的发展提供参考依据，对于传统的档案管理工作而言，其工作效率相对较低，且日常工作较为繁重，在引入大数据技术以后，可以使得档案管理的便利性以及有效性得到全面提升[1]。但是在引入大数据技术以后，也将面临一定的信息安全问题，因此，本次研究主要是对信息安全问题进行总结，并提出有效的解决措施，为保障档案管理中的信息安全奠定基础。

1 大数据背景下档案管理工作的优势

大数据技术的引入有利于推动档案管理工作朝着科技化以及数字化的方向发展，对传统的纸质化管理模式进行改进，降低档案管理部门的工作压力，节省传统档案管理中的资金，最终将更多的资金投入到企业生产作业中，这是企业资源高效利用的重要措施。对于传统的档案管理模式而言，需要使用纸质对数据信息进行记录，受到纸张自身因素的影响，在纸张损坏的前提下，大量的档案信息也将会丢失，此时的信息档案将无法对企业的发展发挥作用，在引入大数据技术以后，大量的数据资料将会上传到计算机系统中，在保障计算机系统完好性以及网络安全性的前提下，数据档案就可以得到长期的保存，数据档案查询以及调用的效率也将会提升[2]。

2 大数据背景下档案管理信息安全问题分析

（1）规章制度不明确

传统的档案管理采用纸质化办公，在引入数据技术以后，才会采用数字化办公模式，工作模式出现了较大的变化，同时，企业的管理模式也需要进行全面的转变，尽管企业十分重视工作模式的转变问题，但是并没有制定相应的规章制度，档案管理工作开展过程中的规章制度相对较为老旧，已经完全不能适应大数据时代的要求，事实上，规章制度主要可以发挥约束效果，同时，还可以促进日常工作朝着规范化的方向发展，由于目前规章制度的约束性较弱，造成档案管理工作中的规范性相对较差，档案管理部门部分工作人员的综合水平相对较低，日常管理工作中的思想观念较为陈旧，最终导致档案管理工作的信息化水平建设力度不足，这会对档案管理的信息安全产生重要影响。

（2）信息安全意识相对较低

在我国进入到互联网时代以后，大多数的企业已经开始借助互联网技术进行办公，对于档案管理部门而言，互联网技术的引入可以有效提升工作效率，也可以促使档案管理工作得到全面发展，但是互联网时代的信息安全问题十分突出，部分企业并没有对工作人员开展信息安全培训，信息安全管理的环境相对较差，最终使得工作人员的信息安全意识相对较差，信息安全管理系统建设不到位，这使得档案管理部门非常容易受到外界环境的攻击，大量的数据信息会出现丢失以及损坏等問题，这会对企业的正常运转产生重要影响[3]。

（3）档案管理系统较为落后

目前，我国在信息化建设领域的相关技术已经逐渐成熟，但是对于信息安全管理系统而言，其建设力度不足，常见的信息管理系统无法满足企业对于信息安全的要求，针对此问题，企业工作人员必须加强档案管理系统的维护工作，定期对管理系统进行检查，受到工作人员安全意识以及自身能力的影响，导致档案管理系统的维护和检查工作不及时，管理系统所面临的风险问题相对较多。

3 大数据背景下档案管理信息安全问题对策研究

（1）建立专业化的规章制度

对于我国大多数企业而言，档案管理工作都在朝着现代化的方向发展，在这种背景下，企业必须首先制定合理的规章制度，引入先进的计算机设备，以规章制度作为约束，以计算机设备作为保障，全面提高档案管理工作的信息安全性。在另一方面，在引入大数据技术以后，企业需要制定档案管理工作的开展流程，落实档案管理部门的相关责任，规范工作人员的档案管理措施，加强档案管理部门的人员管理工作，促使工作人员可以合理且高效的对档案资料进行采集以及整理。

（2）加强网络安全建设

由于网络具有开放性的特征，这是网络安全受到威胁的重要原因，针对该问题，企业需要对档案管理部门的工作人员进行培训，工作人员不但需要掌握档案管理中的相关知识，也必须掌握网络安全维护的相关技巧，在档案管理部门的计算机系统中，需要安装专业的安全软件，并对防火墙系统进行合理的设定，以此避免出现网络入侵问题。同时，需要定期对档案管理系统的密码进行修改，提高密码的复杂度，防止出现档案管理系统密码被破解问题。

（3）与大数据企业建立合作

与大数据企业建立良好的合作关系对于保障信息安全也十分重要，通过相互合作的方式，可以使得管理系统更加的完善，进而使得系统安全系数得到全面提升，同时，对于大数据企业而言，其可以对企业档案管理过程中的风险问题进行系统分析，对目前较为先进的技术进行充分利用，根据企业的实际情况，开发一种适用于企业的档案管理系统，大数据企业定期对档案管理系统进行专业化的维护及检查，以此使得档案管理系统被入侵的概率降低。

4 结论

大数据技术的引入促进了档案管理工作的进一步发展，进而使得档案管理的便利性得到提升，但是在引入大数据技术以后，受到企业规章制度不全面、网络开放性特征以及管理系统建设力度不足等多种因素的影响，使得档案信息面临一定的安全问题，因此，企业需要采取合理的措施，通过提高档案管理信息安全的方式，使得档案资料可以为企业的发展发挥有效作用。

参考文献：

[1]杨健康，周新宏.大数据时代科研档案工作面临的问题与对策浅议[J].办公室业务，2016（15）：50-52.

[2]张之莲."大数据"时代档案信息安全管理新思考[J].管理学家，2020（11）：103.

[3]戴玲，彭延国，彭长根.大数据环境下的电子档案信息安全问题及对策[J].兰台世界，2015（10）：25-26.

作者简介：杨旋（1985-），女，湖北随州人，工程师，从事档案管理工作。