高校电子文件在线归档的研究与实现

谢文杰

摘  要：随着计算机和网络技术的广泛应用，各高校已基本实现了办公自动化、电子化管理，教学、科研、管理等职能活动中形成了大量的电子文件。按传统的档案归档管理方式已难于满足业务增量电子化及高效管理的行政要求，电子文件的信息化管理势必会成为数字档案馆建设的重要内容。本文将研究高校电子文件如何实现在线归档，从而为高校实现电子档案信息化管理提供参考样例。

关键词：电子文件;平台设计;信息化管理;统一接口;在线归档

Abstract： With the wide application of computer and network technology， colleges and universities have basically realized office automation， electronic management， teaching， scientific research， management and other functional activities formed a large number of electronic documents. According to the traditional Archives management mode has been difficult to meet the incremental business electronic and efficient management of administrative requirements， electronic documents information management is bound to become an important content of the construction of digital Archives. This paper will study how to realize online archiving of electronic files in colleges and universities， so as to provide reference examples for the realization of information management of electronic files in colleges and universities.

Keywords： Electronic documents; Platform design; Information management; Unified interface; Online archive

随着我国信息化技术的发展，信息和文件长期保存电子化已经成为档案管理的主流趋势。本文将立足于电子档案的管理规范，旨在以建立档案数据统一接口平台的方式来实现高校电子文件在线归档。

1 电子文件在线归档的实现方式

数字档案馆系统实现在线归档的建设，要充分考虑未来业务需求及系统可扩展性，以提供良好的可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。[1]本文将采用由档案管理系统提供统一档案数据交换标准接口的方式以实现在线归档。通过档案管理平台统一提供restful接口来保证、实现与各业务系统无缝衔接。

1.1 实现电子文件归档业务标准化。目前各高校不同院系、二级部门间往往存在多个业务系统并存，各个系统间产生的电子文件散落在不同的服务器上，数据结构、保存格式也会有所不同，不同渠道的电子文件按传统的归档方式，难于保证电子档案数据接收的规范性。采用统一归档接口设计可以实现电子文件在线归档的应用服务标准化。

1.2 实现电子文件数据共享与归档业务的一体化要求。在利用云计算、大数据等技术基础上，各高校开始大力推进智慧校园战略，整合各院系之间的信息资源，打破部门间的信息壁垒，实现信息共享。统一接口平台为不同渠道、不同业务数据提供一套标准的集成方案，响应高校对智慧校园信息共享的要求，可实现电子文件数据归档与业务一体化设计，为学校信息化建设提供良好的档案信息资源支撑。[2]

1.3 节约成本，减少不必要的信息化建设投入。统一接口平台设计充分考虑了未来各业务需求及系统可扩展性要求，通过档案系统提供统一归档业务和数据结构标准要求，提供良好的可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。当各个二级部门更新上一个业务系统时，可以有效避免重新开发及调整档案系统电子文件归档接口的情况。

1.4 满足档案安全管理需要。在实际应用场景中，统一接口平台通过采用SM4加密算法（国密）对预归档电子文件进行加密处理，结合IP白名单校验，再为每个业务系统分配一个校验身份的渠道名称和密码，以保证电子档案的安全性要求，每次接口数据交互都会被有效地记录和监管。

2 统一接口平台实现

2.1 架构设计。本次统一接口平台设计通过制定电子文件/档案接收元数据标准，要求各产生数据的异构系统按照统一的标准生成JSON，接收系统对JSON进行检查和校验之后进行接收操作。

2.1.1 接口平台基础保障体系。电子档案在线归档接口应能满足海量电子文件的流转与归档处理，基于归档接口可靠性和稳定性要求，统一接口管理主要通過三大部分组成，分别由负载均衡服务、服务注册中心、反向代理服务组成。（1）负载均衡服务进行负载分配，将服务请求均衡分配到实际执行的服务中，从而保证整个接口服务的响应速度。（2）服务注册中心，负责注册外部接口、接口服务状态监测、通知集群更新接口服务信息、接口服务状态管理、接口服务清单展示。（3）反向代理服务，负责接口服务反向代理、数据标准检测、数据拦截、接口服务调用日志。

2.1.2 接口平台技术概述。平台提供Restful接口来实现电子文件的在线归档。Restful是一种网络应用程序的设计风格和开发方式，基于HTTP，可以使用XML格式定义或JSON格式定义。Restful适用于移动互联网厂商作为业务使用接口的场景，实现第三方OTT调用移动网络资源的功能，动作类型为新增、变更、删除所调用资源。

在目前主流的三种Web服务交互方案中，REST相比于SOAP（Simple Object Access protocol，简单对象访问协议）以及XML-RPC更加简单明了，无论是对URL的处理还是对Payload的編码，REST都倾向于用更加简单轻便的方法设计和实现。技术架构实现如图1所示。

（1）档案系统与业务系统集成采用建立档案数据交换标准接口的方式，以提供良好的可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性、安全校验机制。（2）档案数据交换标准接口提供与外部业务系统的接口规范、统一模型、数据交换格式定义等。（3）业务系统主动将数据上传到档案服务器，即采用“推送”的方式将包含了元数据和电子原文的档案数据主动推送给档案系统。（4）档案系统对业务系统推送过来的档案数据不做二次加工，保证档案数据的准确性和原始性。（5）档案数据交换标准接口的日志与监测通过档案系统接口平台统一实现。（6）档案系统定时处理业务系统推送的档案数据。

2.2 在线归档业务分解。目前高校电子文件在线归档主要实现对档案条目数据和附加电子文件、审批信息的在线移交、归档。[3]

档案条目信息归档实现是各系统和档案系统实现预归档数据的交互，实现元数据标准、信息归档数据标准定义的无缝衔接。档案电子全文在线移交分为两种模式。一是推送档案目录数据及电子文件信息，对应文件小的业务系统建议一个接口，在档案条目信息推送同时直接关联电子文件一起推送;二是对应电子全文比较大的可以将档案目录信息和电子全文分开推送。[4]

接口的开发，将依照ISO14721开放档案信息系统参考模型（OAIS）中关于档案管理的规范流程，同时采用模块化开发技术。高校档案电子文件种类繁多，同时又是按季度进行已完结业务数据集中归档的模式，因此本文采用档案目录信息和电子全文分开推送，以保证接口稳定性。

2.3 接口平台技术实现

2.3.1 档案条目数据。各业务系统调用档案统一归档接口，按档案归档业务要求，结合接口数据结构规范化，将业务系统所需归档的档案条目信息加密处理后，推送到统一接口平台中。档案系统再定时或实时去轮询接口任务，获取符合档案归档的业务数据。

接口采用主流的分层结构，分成接口层、业务逻辑层和数据访问层，而实体类则贯穿各个层为其所用。服务以归档接口为入口，其负责将请求分发给API层，API层获取了参数并校验成功后，调用Service层执行相应的业务逻辑。而Service层则调用DAO层或访问数据库或通过HTTP请求其他外部服务（如OA系统、教务系统等）。实体类会在各层被加工和消费。

2.3.2 电子文件传输方案。电子文件内容本身具有容易被更改和易于传播的特点，所以在档案管理工作过程中极易造成文件的泄密，因此电子档案的在线归档方式应视情况而定，必须在有效监控过程中进行。

基于档案管理规范要求，我们在本次在线归档实践中采用通过FileZilla软件连接基于sftp协议的文件服务器进行文件传输，OA系统可通过FileZilla软件，通过root用户将电子附件推送到文件服务器中。

档案系统根据接口中的存放路径说明，到服务器中获取相对应的电子文件，然后导入档案系统，并关联对应的档案信息。电子文件获取成功后，对已接收的中间库数据做标志。档案系统接收到电子文件后会通过四性检测控制归档的规范性和数据完整性。

3 结语

高校业务数据、电子文件的在线归档具有极其重要的现实意义与价值。值得注意的是，目前档案管理更多是依据现有纸质档案分类体系，从业务系统抓取相应纸质分类电子文件，包括相关元数据，实现电子、纸质档案双轨制管理。实现增量纸质档案电子化、系统化自动归档管理将具有极其重要的作用。具体实践过程中在推进信息技术深入应用的同时，也应综合考虑多方面因素，制定合理化工作策略，从而有效规范高校档案在线归档工作。

参考文献：

[1]沙洲.人工智能在档案工作中的应用研究[J].档案与建设，2018（02）：36.

[2]田士兵.电子文件归档与管理系统构建[J].中国档案，2017（02）：64.

[3]陈爱恋.高校档案的电子文件管理分析[J].办公室业务，2015（10）：37.

[4]杨似海，闫其春.大数据背景下的高校图书馆档案管理策略研究[J].四川图书馆学报，2016（04）.

（作者单位：广东惠州学院 来稿日期：2021-10-20）