基层单位单机版档案管理系统应用的问题与策略探讨

摘  要：本文在结合单机版档案管理系统的具体结构及工作原理的基础上，发现其在基层单位值得推广的优势以及还存在的一些问题，结合国家“十四五”规划加快各行各业数字化转型的背景，为基层单位档案工作的发展提出了思考与建议。

关键词：档案管理;移交进馆;单机版;档案管理系统;基层单位

Abstract： Based on the specific structure and operating principle of the system， this article finds its problems besides the advantages of being promoted in grassroots or units. In combination with the scenario that digitalization acceleration of industries articulated in the national'14th Five-Year Plan'， this article provides forward thoughts and suggestions towards the archive management work of the grassroots units.

Keywords： Archives management; Transfer archive; Stand-alone version; File management system; Grassroots units

从基层单位的资金投入、技术支撑到人员配备等整体上实力及多年以来所采用的既分散又集中的简约化、扁平化的灵活机动的管理方式[1][2]上来看，单机版档案管理系统是当前条件下较为实际的选择。它促进了基层单位传统档案管理工作与计算机技术相结合，并且为今后实现档案信息化管理打下基础。

1 单机版档案管理系统的实用性

基层单位的单机版档案管理系统的开发是档案社会化服务机构基于客户实际需要，依照其行业特征，协助发掘潜在需求而设计的初级计算机档案管理系统，其系统总体框架设计是按照基层单位档案室基本的业务流程所设计的，所有的流程设计是建立在档案管理规范化达标的基础之上，是对档案管理各项业务流程按照统一标准进行的计算机数据处理。

单机版档案管理系统在基层单位的实际应用取得了一定的成效，它首先完成了档案移交进馆发挥社会效益的任务，支持了对档案实体的安全性保存，并且以数字化电子版形式支撑了基层单位档案的日常管理工作。同时也能够将现用纸质档案的归档管理与单机版档案管理系统并存使用，逐步缩小两者之间互联距离，更好建立起兼容的运行模式。

该平台支持满足了使用人员对档案的查询、调阅、统计、输出打印的基本要求，可以在指定计算机上方便地搜索、查看、打印原件的电子扫描件等，达到了一事一办的效果，在很大程度上提高了档案的查询利用效率，其实用性可基本满足基层单位的工作需要。

经过数字化处理后的档案材料，能够保持档案的原始状态，体现出档案的唯一性、真实性特点，目前查阅者主要以查询电子版文档来减少对纸质版文件的高频次使用，从而有效地降低了对纸质档案的人为磨损和不必要的折装订合，延长了档案的寿命，起到了对纸质档案信息的安全保护作用。

2 单机版档案管理系统在实际应用中的问題

基层单位使用的单机版档案管理系统是适应大数据时代电子文件管理向信息化系统管理转变的过渡期产物，在开发使用过程中呈现出各单位自行探索、各具特色的局面，整体管理模式也是多样性与差异性并存。

目前，采用与档案社会化服务机构合作研究开发，满足客户的信息管理和知识服务需求已经成为重要的方式[3]。但是，因用户的行业特点及专业的偏重，对管理标准执行的理解所限，会在开发功能的覆盖、重心上发生弱化现象，如不能针对文书档案的内容进行科学分类，系统在使用方面会出现一些瑕疵。

2.1 系统分类及层次划分不明晰。从目前基层单位使用的单机版档案管理系统实际情况来看，该系统的使用模式主要是基于三级管理员的权限展开的，没有按照档案类别加以限制以对应不同的科室及人员。

在人员管理方面，虽然系统设置了三级管理员权限，但因查找利用也是同样的权限，在权限设置上没有严格区分，会产生档案的保密漏洞。授权用户进入系统就可浏览所有的文档目录，并且能够查阅所对应的相应文件，这种没有管控的操作是违反档案管理规章制度和安全保密规定的。

对于使用档案材料频繁的部门科室来说，目前只能是管理员亲自检索查阅或人为监督每位使用者的查档过程，干预并加以制止其超出允许权限的文档查阅。这种方式没有充分体现出现代化档案管理简捷、智能的优势，与档案信息化管理的初衷有很大距离。

2.2 用户交互界面不友好。由于单机版档案管理系统是由社会化档案服务机构设计并开发，具体操作指令在计算机专业性和知识性方面与基层单位人员素质的实际情况存在很大的差距。

因缺少在线帮助、过程操作中的指导性提议或可能提示，导致档案利用人员不会操作或不敢操作。同时，单机版系统是对已经移交的文件进行管理，而对待移交文件的自动化过程有所忽略，在现有框架下扩充文档管理内容也存在着较高的门槛。

2.3 档案移交进馆之后所形成档案的数字化管理问题。目前，还存在移交进馆后的纸质档案与过程文件的电子版分别保存的情况。[4]移交之后形成的档案不能及时纳入单机版档案管理系统，查询与利用也是两种互不搭界的管理方式，其后果就是使文件的查询和利用过程变得更为繁琐。这种情况既占用了人力、物力资源，又影响了档案的利用效率，伴随着后续档案移交进馆的任务，这些问题会更加突出。

3 改进措施及思考

3.1 标准化、规范化的档案管理制度是前提。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范[5]。目前，各基层单位无论档案管理人员的专业素质还是办公环境、库房设施等硬件，大多不能达到集中统一化的管理标准，所以，以统一的业务技术标准和管理规范来促进实现数字化管理显得尤为重要。同时，单机版档案管理系统软件的开发人员必须在前期深入用户单位，充分了解用户档案部门业务的整个流程，包括档案分类、鉴别、目录、归档号及档案需求，有针对性地进行设计开发。从这点来说，标准化、规范化的管理流程是该系统能否成功开发及后期运用的关键所在。

笔者所在单位的档案管理工作因在先期通过了北京市档案管理规范标准达标并验收合格，因此，在开发设计档案管理软件和档案移交进馆过程中节省了大量的时间和人力。

3.2 增加并细化系统管理权限的层次，强化保密意识。基层单位单机版系统开发过程中，可在原权限设置基础上增设层次权限功能，细化并增加单机版档案管理系统的查询条目权限、进入条目权限、打开条目内容权限以及打印权限等相应权限层次。通过一级管理员设置查阅账号，可自主登录系统查询档案基础信息，待系统列出所需档案材料的条目时，再由二级、三级档案管理员审核，方能打开并查阅、打印文件的具体内容。这样，既可以保证档案信息资源在安全保密的前提下提高档案的查询利用效率，又简化了查询步骤，体现出单机版档案管理系统的优势。

3.3 建立更加人性化智能化的用户交互界面。大多数基层单位档案管理人员并非是档案专业与计算机专业出身，虽然能够应对纸质文件的收集、整理及查询工作，但对于电子文件管理系统的建立及应用知识却非常欠缺，因此，单机版的人机交互界面的智能化设计显得尤其重要。系统的应用既要有一定的容错能力，能够即时正确给出运行状态指示和出错信息，并且能引导用户改正错误，又要操作方式简单、容易记忆、输入/输出容易理解，减少用户负担。这是基层单位在下一步档案管理和移交进馆时需要慎重考虑的工作。

3.4 重视档案管理基础工作，为移交进馆做好准备。尽管基层单位档案信息化建设相对滞后，但从现实来看，单机版档案管理系统也能够促进档案管理水平提升，也是实现信息化管理的必经阶段，所以必须重视档案管理的基础工作。

一是充分收集并整理目前产生的文件，严格按照标准化、规范化的归档流程，做好档案的分类、鉴定、著录等基础工作，把打印好的纸质版的档案文件归档保存。

二是对于已经移交档案馆并录入系统的文件，要做好系统维护工作，保障本单位文件的查询、借阅和使用，充分利用数字化查询系统，并修订本单位档案管理相关制度、指南及规范。

三是对于移交后产生的档案要基于开发机构的支持，进行数字化电子扫描采集后，争取纳入归类到单机版档案管理系统中，对现有单机版档案管理系统进行扩充调整。

四是对于已经形成的电子文档，可作为源数据的基础，根据本单位建立的计算机文件管理流程，安全保存于硬盘之中，待后续进行档案移交时可直接录入系统以节省人力、财力，提高工作效率。

4 结语

在国家关于数字化转型的政策和要求的大背景下，单机版档案管理系统是基层单位档案工作向数字化转型迈出的第一步。首先，单机版档案管理系统完成了档案移交进馆的任务，满足了对档案信息安全保存和社会广泛利用的需求，用现代化的管理方式替代了本单位对移交档案信息的查阅使用。其次，对于大部分基层单位来说，尚不具备以购置先进设备、提高硬件设施作为加快实现档案信息化建设进程的手段，而单机版档案管理系统以其所需要的硬件设施和人员素质要求不高，且成本较低，基本能够满足基层单位日常工作需要，明显提高了档案查询利用的效率。更加重要的意义是，单机版档案管理系统基层单位档案工作已经迈入数字化时代的重要阶段。如果在管理权限上对查阅内容管理进行细化，完善在线帮助使用及细化阶段式指导提示，在管理权限和使用帮助上做进一步人性化的改进，单机版档案管理系统是能够长期有效地发挥作用的。随着社会的进步和经济的发展，提升基层单位的档案工作现代化和信息化建设能力和水平将成为必然趋势。

参考文献：

[1]王子肖.浅谈基层单位档案工作的监督和指导[J].档案天地，2009，12.

[2]刘小斌.基层医院档案管理改进与提升的思考[J].管理观察，2016，615：138.

[3]黄霄羽.档案社会化服务的特征、功能和原则[J].北京档案，2015，5：16.

[4]于敏.新技术环境下高校档案工作发展探微[J].北京档案，2020，6：39.

[5]周風云，赵焕中，姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路[J].山东档案，2004.2.35.

（作者单位：北京市中关村医院  来稿日期：2021-10-20）