企业档案信息管理数字化研究

杨莉

[摘  要]文章阐述了档案信息数字化在档案管理工作中的重要性及理论，阐明了档案信息数字化工作的原则，分析了当前档案信息数字化存在的问题，提出了提高对档案信息数字化工作的认识，确立档案信息数字化工作目标及职责;建立档案信息数字化安全保障体系，做好档案信息数字化质量控制等对策。

[关键词]档案信息数字化;信息管理;数字化管理

中图分类号：G270.7           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2022）01-0072-03

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源和重要资产。能否做好各类档案的管理工作是决定档案资源价值的重要因素。随着社会信息化进程的加快，档案信息数字化工作势在必行。档案信息数字化在优化管理者知识结构及队伍结构、提高管理水平、促进实现现代化管理技术应用、保护档案原件和提高利用效率等方面具有重大意义。

一、存量档案数字化的重要性和紧迫性

档案信息化是促进中央企业管理水平提高的必然要求，是实现国有资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身发展规律，进一步深化改革、推动科技进步、提高服務效率和质量的必然选择。公司档案信息化建设的核心是从整体上提高对档案信息资源的管理和利用效率。企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营和改革发展密切相关，不可或缺。当前企业各类文件的办理模式已由过去独立的、纸质的办公模式发展为协同的、电子化网络化的办公模式。这就要求我们的档案管理模式也要从实体管理向提供数字化信息服务的模式转变。因此档案部门迫切需要将传统的文件保管职能提升为信息服务职能，彻底改变利用率不高、查询利用不方便的现状，主动为各业务部门提供各类信息服务和决策依据，提升档案利用价值。而存量档案数字化则是实现这一目标的前提和基础[1]。

二、档案信息管理数字化存在的问题

档案信息数字化是适应时代发展需要的新举措、新要求，但受投入力度、技术能力、网络安全隐患等各方面影响，档案信息数字化工作还面临着很多问题和挑战。

（一）档案数字化管理工作未得到足够的重视

由于各方面原因，许多企业虽然设立了专职档案管理人员并逐步开展了数字化工作，但在资金的投入力度上还存在着差距，档案数字化的“软”“硬”件条件仍不能满足信息化建设需求。

（二）缺乏档案数字化专业人员

档案数字化管理要求从业人员不仅要具备基本的档案管理知识，还必须熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能，必须具备较强的信息处理能力。而大部分基层档案管理人员没有接受过档案数字化管理相关的专业培训，其业务能力与实现档案数字化管理的相关工作要求还有较大差距

（三）存在较多安全隐患

企业档案中存在一些涉及国家秘密和商业秘密的档案，但有些档案管理部门对涉密和非涉密档案混合管理，没有进行有效划控，在数字化管理过程中存在降密使用和泄密风险。且由于网络信息安全隐患的存在，部分单位对档案数字化的安全性存有顾虑。

（四）宏观管理不到位

国家层面上相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，档案信息标准化体系、数字档案馆建设标准体系不够健全。

三、档案信息管理数字化的优化对策

（一）提高认识，确立工作目标及职责

传统载体档案数量巨大，数字化任务十分艰巨，要想做好此项工作，必须提高对档案信息数字化工作的认识，必须充分认识到传统载体档案数字化是档案事业发展的必然趋势，是社会发展对档案工作的必然要求，是必须做好的一项重要工作。

由于档案信息数字化工作在操作流程、安全防控、成果管理等方面有着严格的要求，因此实施档案信息数字化的企业必须建立健全档案管理机制和机构，加强领导，明确工作职责，研究解决本企业档案信息化建设的现实问题，自上而下扎实推进，确保档案信息化建设工作落到实处。只有做到明确组织分工与责任，实行全过程监管，制定详尽的实施方案、工作目标、时间进度、实施范围、技术标准以及验收要求，并严格遵照执行，才能保障档案数字化管理工作安全、有序、有效进行。

同时，加大对档案信息数字化工作的投入力度。档案数字化建设必须有一个完善的软、硬件技术环境，一是要优化配置各种资源。应根据实际需要为档案部门配备计算机、扫描仪等必要的硬件设施，并随着需求发展不断升级完善。二是组织开发或购置先进的数字化档案管理系统，构建档案数字化综合应用平台。

（二）建立安全保障体系，确保数据安全

维护档案安全是档案管理部门的基本职责，鉴于存在档案整理、数字化加工、数据备份、成果管理等档案信息数字化实施过程环节中的安全风险隐患，档案管理部门必须建立健全档案信息安全保障体系，确保档案实体安全、数据安全和网络安全。

一是要做好档案信息数字化的团队建设。数字化团队的建立可以本单位自行组织建立或者将数字化外包至本单位以外的承建团队。寻求对外合作时要合理设置数字化团队（单位）的准入门槛，严格审核外包数字化团队（单位）背景与资质，并在数字化团队进驻工作现场之前进行安全教育培训，签订工作合同、保密协议等。同时档案管理部门仍应在数字化工作过程中占主导地位，要把安全工作放在高压线位置，做到防范于未然。涉密档案不能委托本单位以外的承建团队进行数字化加工，涉密档案实施数字化加工，应使用涉密信息化技术设备处理、存储和利用，不得上网。

二是要做好档案信息数字化的制度建设。在数字化工程建设初期，就需要建立并逐步完善各个工作岗位的工作制度，细化数字工作各工序之间的交接流程，加强数字化现场人员的安全保密管理，规范数字化加工场所安全管理手段。根据本单位情况成立项目安全小组，制定具体的工作方案，建立完善档案安全保管制度、安全检查制度、安全防范措施。明确安全小组的职能，制定数字化的工作流程环节，并根据工作流程环节制定工作岗位，做到分工明确，责任到人，不同的工作岗位具有不同安全事项和操作要求。由于数字化工程因原始档案类型、介质种类、年代等因素，工作流程、工作岗位、技术指标都有所不同，应把每个工作交接环节作为重点，安排专人负责。

三是要做好档案信息数字化的工作环境建设。档案数字化必须指定专门的数字化工作场所，应在指定的安全场地内开展工作。工作场所应配置监控系统、保密系统、安防系统。监控系统用于实时监控工作场所内的工作状况。保密系统用于禁止工作现场的电磁泄漏、非法网络访问获取档案信息。安防系统用于实现人为偷盗、自然或意外事故的报警装置。工作现场不得使用与工作无关的任何电子设备。工作现场的监控系统主要有视频监控系统、门禁系统。保密系统主要有信号干扰设备、防磁辐射装置。安防系统主要有消防系统、防盗报警装置、防虫、防湿设备等。工作场所的监控系统、保密系统、安防系统的管理权限应由档案管理部门掌握，其他任何人不得操作或蓄意损毁工作场所的设备或系统。要制定严格的数字化工作场地人员的出入制度，严禁无关人员进入工作场所。禁止在工作场所内做与工作无关的活动。工作环境要进行定期或不定期检查，发现问题要及时解决，防止各类档案安全事故的发生。要对自然灾害制定相应防范措施，以最大限度地保护档案安全，减少损失。工作环境的网络应是独立封闭的工作网络，原则上不能接入工作网络。只有在具备安全等级的网络中，才可以有条件接入工作网络进行档案数字化作业。档案数字化前，所有数字化设备和软件须经保密部门进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件须为正版软件[2]。

四是要做好档案介质与档案信息的安全管理档案载体与档案信息的安全管理主要采用制度与技术结合的手段。档案介质的安全管理包含介质载体不遗失、不损毁、不涂改、不复制、不传播等方面的安全管理工作，需要制定相应的工作制度和技术要求。档案数字化现场要对档案介质做好各个环节的档案保护工作。需指定档案各交接环节的负责人，交接时仔細查看清点并签署交接记录。档案数字化工作现场要设置专门区域寄存档案，并把区域按档案流程进行功能划分。要做到每日工作完毕清点档案，并归入固定区域，防止档案原件失窃。档案数字化过程中要轻拿轻放，不得涂改。纸质档案的拆装扫描应符合操作规程，选择适当的采集设备，防止扫描过程人为污染、破损。光盘、磁带要采用恰当技术和安全措施进行读取、放像，防止磁道信息意外丢失。工作现场严禁数字工作人员对档案原件及档案信息的私自复印复制、传阅与外借。档案信息的安全管理要设置相应的存储设备，做好备份工作，防止意外事故产生造成的数据丢失。档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术手段，防止数据明文泄密。现场工作人员根据工作环节设置相应访问权限，终端机加设密码，防止数据非法访问。数字化工作系统要记录全部流程工作日志。杜绝冒用他人身份登录系统，浏览、复制、下载或拷贝档案数据。

五是要做好数字化过程的安全管理。数字化实施过程各环节均应进行详细记录，确保每份档案的流向有书面记载。每张表格均标明日期、全宗号、目录号、数量、张页数、重量、破损情况等相关信息，并要求相关交接人员签字确认，做到每份档案的去向都登记在册，一目了然。通过这些各个工作环节的登记表，让数字化工作中每份档案都有一份明确的、清晰的记录。对于重要涉密或敏感的数据，应由专人负责管理。数字化任务完成时，档案管理部门和保密管理部门要检查是否有信息留存并做安全技术处理，结论登记备案。

六是要做好数字化成果的安全管理。为有效维护数字化成果的安全，应采取定期备份、信息加密、信息确认、访问控制技术等措施，并按要求配备经国家有关部门认证的防、杀毒软件，对档案数字化成果进行定期严格检查。档案数字化成果应备份不少于两份完全相同的拷贝，异地或异质进行存储备份。接入数字化成果的档案管理系统应按照BMB20-2007技术标准进行建设。数字化成果应在专网内使用，设置相应的密级标识，同时进行技术认证和授权。通过病毒查杀机查杀病毒，刻录至一次性只读光盘，严格控制网外信息上传和网内信息下载。档案数字化成果的查阅要建立载体查询管理台帐，做到一切有据可查，能溯源。

七是要做好信息系统的安全管理数字化工作的信息系统由服务器、终端机、存储设备、网络设备、采集设备等组成。服务器：应配置专用服务器，保证数据安全;在数据量小的情况下可采用高性能PC机代替。终端机：终端机要严格控制输入口和存储设备，如打印口、光驱、硬盘、网口、无线端口等。存储设备：可在服务器上扩充硬盘加大存储，也可配置专门存储设备。网络设备：应采用百兆以上带宽的网络设备，用于数字化过程中各工序的信息传输和共享，严格禁止使用无线网络。采集设备包括纸质档案数字化可采用专业高速扫描仪、彩色大幅面扫描仪、零边距高速平板彩色扫描仪等设备，录音录像档案数字化可采用专用音视频采集设备。上述设备应对磁信号进行安全检测，要选择数字化工作场所的安全距离和工作设备的辐射距离达到标准要求。所有工作现场带有存储器、寄存器的设备在数字化完毕后应在双方监督下交由档案管理部门妥善处理，不得自行销毁。数字化工作管理系统提供商应具有国家保密行政管理部门颁发的相关资质或由业主方内部单位承担开发。管理应用系统接入须经过密级评定。数字化工作管理系统采用身份证系统集成或使用用户名和密码方式登录。要求严格管理系统内涉密信息访问控制策略，系统管理与业务操作权限严格分离。数字化成果应记录密级信息，实现标密管理。

（三）建立质量控制体系，做好数字化质量控制

档案数字化质量控制体系应当包括组织体系、流程体系、文档体系、规范体系等。

一是组织体系。组织体系是解决数字化工作中机构设置、人员管理与岗位管理的系统，组织体系是否科学合理是决定数字化产品质量的关键因素。组织体系首先应明确从事数字化工作的组织要求。从事数字化工作的组织应具备一定的资质要求，无论是公司、还是档案部门自身，应表明其自身具备数字化工作能力。其次，应成立数字化工作专项项目组，可以包括整理鉴定组、数字化工作组、数字化保护组等。同时数字化机构应配备结构合理的数字化工作人员，各岗位人员应掌握一定的数字化工作技术和基础知识，能够胜任数字化工作相关岗位的任务。再次应明确档案数字化工作模式。不同的工作模式要求档案机构设立不同的组织形式，以满足协调工作，保证数字化工作的质量控制要求。如自主生产方式的组织体系建设一般由本单位人员负责档案数字化系统的建设以及日常生产组织与管理。劳务外包则通常要求档案馆（室）提供数字化设备和场地，数字化企业根据档案机构要求，派出相关人员开展档案数字化加工业务。

二是流程体系。档案数字化质量控制流程体系是一项集管理和技术于一体的综合体系。它贯穿于数字化建设的整个过程。进行过程控制是因为档案的数字化加工是一个环环相扣的系统工程，前一环节的工作往往会直接影响到下一个环节的工作，需要各个环节的相互配合。档案数字化过程控制包括制定数字化流程工作标准和每一个环节的操作规范、质量标准、检查方法和相应的处罚制度。每个环节进行质量控制和标准化要求，避免低质量或不合格的产品进入下一流程，消除生产过程各环节可能出现的质量隐患，以达到过程质量控制目标。

三是文档体系。文档体系是建立一个完整有效的档案数字化质量控制体系的基本保障，是保证质量控制全过程合法合规的重要组成部分，包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划、质量记录等形式。

四是规范体系。档案数字化质量控制规范体系就是指档案数字化领域内的各类规范按照内在联系形成的科学的有机整体。对于规范而言只有构成合理的体系才能充分发挥作用。规范体系从档案数字化工作的基本流程角度看包括：前端控制阶段的规范、过程控制阶段的规范和反馈控制阶段的规范。

参考文献：

[1]孙万和.对档案数字化建设的几点思考[J].兰台内外，2014（04）：28.

[2]陈欣卉.档案数字化建设与应用管理的几点思考[J].中国管理信息化，2021，24（07）：180-181.