信息化档案管理的安全与保密研究

刘璐

摘要：档案信息化的发展，使档案管理工作发生了根本性的变化。随着经济社会和网络信息技术的发展，信息化档案管理安全面临一些隐患，需要引起我们足够的重视，采取有效的防范措施，排除所面临的隐患，确保档案安全。

关键词：档案保密;信息化发展;实践探究

1信息化档案管理的优势

1.1搜索速度快，精准度高

信息化档案管理以电子档案为主要管理模式，期间只需要通过搜索引擎即可完成对档案的精准调用和处理，因而其搜索速度极快，精准度极高。同时，在无纸化的办公模式下，既减少了对纸张的浪费，提高环保性能，也提升了档案的利用率，促进经济与环保和谐发展。近些年来，我国经济发展迅猛，对资源能源的需求量也与日俱进，在市场导向的刺激之下，各行各业产生的数据如井喷式爆发，传统纸质保存法已经难以满足当前发展需求，而虚拟数据库、信息化技术的应用则完美契合了发展需求，为经济发展带来环保保障，促进两者协同发展。

1.2传输共享更便利，失误偏差大大缩小

信息化档案管理在数据传输与共享方面拥有得天独厚的优势，不仅为各行各业带来极大的便利，同时也可以节省时间，提高服务质量。特别是在远程调取方面，档案信息化管理能够以网络、通信等技术实现对资源的检索，并利用其完成有效空间转移。即使是不同部门、不同单位、不同省市甚至是不同国家，只要获取调取权限，就能消除空间、时间上的约束和限制，完成远程工作与服务。

1.3节省人力，优化资源配置

海量数据的持续增加扩大了档案管理人员的工作量，以往很多单位为了确保档案管理的时效性，不得不大量聘用专业人才，这样不仅浪费人力资源，也对单位资源配置有一定的不利影响。如今，随着信息化技术的应用和渗透，档案信息化管理之下，单位只需要聘用有信息化能力与素养的职工来完成相关作业即可，既提高了档案存储和管理质量，也节省了资源，优化资源配置，为其良性发展奠定基础。

2信息化档案管理安全保密存在的问题

2.1缺乏领导的重视和技术的加持

由于档案工作的领头人对档案的重视程度不够，对档案管理的相关法律法规也不够了解，档案意识过于浅薄，所以导致档案管理工作人员消极怠工，而且档案管理人员更换频繁，在这样的工作环境当中，很难培养出具有责任心的、优秀的档案工作人员。在现阶段，即使有优秀的信息技术人员，但是却缺乏相关的档案管理工作经验，所以我国的档案管理工作就缺乏了信息技术人员和管理人员，整体看来就呈现出了缺乏技术加持和专业技术人员的特征[2]。同时，因为我国的档案管理信息化起步较晚，相关的信息管理软件普遍率较低，技术不够成熟，在一定程度上，严重影响了我国档案管理信息化进程的推进。

2.2信息化档案传输过程中的安全问题

在信息化的档案管理中，计算机系统的不一致使得档案管理也有着不一样的管理方式。而有些档案信息随着时间的推移，也会增加数据的占比，构成形态也变得各式各样，以及档案管理工作人员在电子档案保存时的格式不统一，加上档案信息的来源比较广，而档案管理不同软件所生成的电子档案格式也不一定相同，从而增加了档案的安全风险。而网络又有开放性特点，因此在对电子档案的管理过程中要注意计算机系统的不足和漏洞，才能有效避免网络病毒和黑客的非法攻击，否则会导致档案信息管理系统遭到破坏，使信息泄漏。但是当前的信息安全技术的发展还存在着不足，不能很好地保证信息化档案管理的安全。加上我国的一些信息化管理设备仍依赖于进口设备，安全隐患更大。

2.3档案管理工作人员对于档案的重要性认知不够

档案工作一直以来都是我党、政府、社会、企业等的重要工作之一。所以做好档案安全保密信息化管理的工作十分重要。它不僅是管理者的事，也是是政府、社会、国家的大事。档案管理工作一直以来都是一项默默无闻的事情，工作者需要具备强大的包容力和忍受力，这是一份功在当代，利在千秋的伟大事业。但是却很难在短期之内做出业绩和成果，所以

大多数的档案管理工作人员对自己的事业并不是十分热爱，要么不想干，要么不愿意干，方设法的调离现在的岗位。

3信息化档案管理的安全保密措施

3.1提高档案管理工作人员的保密意识

时代赋予了档案特殊的政治、经济、军事色彩，有些涉及到国家机密。如此一来就需要档案管理人员确保机密档案的安全，形成严谨，负责、保密的意识。保证档案管理工作人员有足够的时间和精力放在档案保密的工作上来。同时，应该加强对档案管理工作人员保密意识的培养和加强档案管理训练，保证所有的档案管理人员都能及时全面的了解行业档案资料安全保密的形式和手段，循序渐进的，不断提高档案管理工作人员的保密技术水平以及良好的保密意识。除此之外，一些单位和档案管理机构应当实施工资与保密水平相挂钩的奖励机制，创建科学合理的奖惩体系。如果档案管理人员消极怠工，出现不良行为，其工作效率低下，不达标。针对以上情况[3]，相关机构和单位就应该采取强有力的惩罚措施，做到严格把关，严格监督，严格要求。如果档案管理工作人员恪尽职守，尽心尽力，并且档案管理效果良好，应当给予一定的奖励，无论是精神上的还是物质上的都有利于促进档案工作的有效管理，激发档案管理工作人员的积极性、主动性，显著提高档案工作的安全性和保密性。

3.2以多样化技术手段防范，保证档案信息的可靠性

（1）利用加密技术完成保护。加密是提升档案信息化安全的重要举措，也是限制职工随意操作的有效手段。通过加密文件将信息转换为密文，提高信息的安全性，同时由指定人员来保管密匙，做好保密工作，既能提高档案信息化管理的安全性，还能为单位提供完整服务。（2）利用 正确文件签署技术来提升效果。手写签名、证书签名都是体现信息文件真实性、可靠性的保障，利用这两种技术有效验证相关文件的合法性，对杜绝他人随意篡改文件有极大的帮助。另外，使用权限限制技术还能限制用户访问权限，防范无权限人士非法访问[3]。（3）完善监控技术，发挥防火 墙作用。单位还需大力完善监控技术，将本地网络与外界网络隔离开来，禁止外网随意访问。另外，通过设置防火墙来保证信息不被入侵、盗取或篡改，增加信息管理的安全可靠性[4]。单位还需加大对信息技术资金支持投入，以先进设备、技术等来完成对信息化技术的规范和安全保障。

结束语：综上所述，在信息化时代，档案管理逐渐向电子化演变，并为社会经济发展建设提供信息依据，保密工作可有效保障个体隐私，因此在档案管理过程中，应实现一体化管理建设，并明确规范信息保密密级，借助网络安全技术增强档案信息保障，辅以保密监督管理制度促进实现全方位约束，以此保障档案的信息安全保密。

参考文献：

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[5]杜宝文.档案信息化管理发展路径与档案信息开发利用的探讨[J].信息记录材料，20120，21（7）：32-33.

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