科研院所科研经费财务报销问题及对策研究

宋 双,王大为,崔晓英,张文娟,陈 静,方志军

(江苏省中医药研究院,江苏 南京 210028)

0 引言

科技领域的改革是全面深化改革的重要组成部分,近年来,党中央、国务院、江苏省委省政府高度重视,着重在减轻科研人员负担、激发科研人员创新积极性上发力,出台了一系列相关政策文件和改革措施,科研经费改革作为深化科技体制改革的一项重要内容亦包括其中[1-4]。但与此同时,高校、科研院所和医院等单位仍然存在科研经费财务报销烦琐、科研经费难报销的问题,科研经费报销烦琐仍被认为是科研经费管理的一个“痛点”[5-9]。为报销事宜,科研人员经常奔波于不同部门,准备各种报销凭证,耗费了科研人员宝贵的时间和精力。2021年8月13日,《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)公布,其中亦提及要减轻科研人员事务性负担[10]。

某研究院是专业从事中医药研究的省属公益类科研机构、三级甲等综合性中西医结合医院、南京中医药大学第三临床医学院、全国重点中西医结合医院,集医、教、研于一体。2017年被纳入全国中医药传承创新工程省级中医药科研机构项目储备库,2018年成为第二批国家中医临床研究基地建设单位,科研实力较雄厚。“十三五”期间,中标各级各类科研项目420余项,其中国家级项目近100项,横向项目到账经费创历史新高。但与此同时,科研经费报销烦琐问题较为突出,科研人员负担较重,不利于提高科研项目申报的积极性,不利于保障科研成果的质量。因此,非常有必要深挖总结科研经费报销烦琐的原因,改进科研经费报销管理方式,解决科研经费报销烦琐问题,从而进一步提升院科研能力水平。

1 科研经费财务报销问题剖析

1.1 科研经费财务报销机制不健全

科研经费财务报销制度不健全是影响科研经费报销的一个重要因素[11-12]。研究院科研经费管理过程中,未专门建立健全完善、统一的科研经费报销管理制度,对报销标准、报销范围、报销时间等内容,经常以相关职能部门人员口头告知或微信、QQ发布为准,发布形式不权威不广泛。再加之有时政策会出现变化,导致报销人员不能及时准确获取经费报销信息,出现票据不符合报销规定、报销流程走错、着急使用经费却不能使用等现象,此时容易激发报销人员与职能部门人员之间的矛盾。另外,各级各部门政策的不定期变动也给统一建立健全科研经费报销管理制度带来难度。

1.2 管理部门职能不健全

研究院科研经费的传统报销模式较为复杂,涉及部门较多。A和B部门参与科研经费的所有支出管理工作,占比最大。C,D和E部门负责使用科研经费支出院内物品方面的报销工作,某些年期间C部门还负责科研试剂的统一报销工作。在科研经费管理方面,A部门无单独下设科研经费管理科,无专人专职负责科研经费管理,相关人员身兼数项工作,工作强度大,无法全身心投入科研经费管理工作中。B部门在科研经费管理方面除了负责院所有科研项目的立项、项目资金进入与支出审核,还需按要求额外制定科研经费管理制度、规定和具体实施方案,指导项目负责人编制科研经费预算,同时与A部门共同管理科研经费的来款认领、到账入款、报销审核等工作,整体上工作职责有待明确。另外,因双方共同负责报销审核工作,会出现报销材料重复审核、人员重复劳动现象。再次,科研经费管理过程中,各职能部门之间有自己的流程和要求,各部门协同合作程度有待提高。整体来讲,科研经费报销工作面临多重负责、多重领导、报销信息相对分散、部门协作程度待提高、部分工作权责不清的问题。

1.3 传统科研经费财务报销流程烦琐

研究院既属于科研院所,又属于医院,各上级单位的规定不同,审计要求不同,与其他单一型科研院所、医院相比,会出现科研经费支出要求多、 领导审批步骤多、所附报销材料多的情况,有一段时期以科研试剂的报销最为烦琐。在科研经费报销中,高等院校和科研院所由于无材料入库验收、领用手续,会出现以虚假票据列支材料费情况[13]。研究院为加强管理,要求科研试剂需有出入库记录,C部门负责统一报销,监管有力,但由此也造成报销步骤繁多。对科研人员,准备报销凭证和领料单,找审核人员和领导手签(报销科研试剂必须手签),烦琐耗时,且对后期报销进度不知情。对于C部门,对每种科研试剂进行系统维护、入库、出库的工作量很大,且需对全院所有医疗耗材等进行维护和出入库操作,每月用于科研试剂报销的时间少。对于A部门,其他部门提供的汇款单上的金额是某公司某一段时间内供给单位所有科室的总试剂金额,无具体明细,若对应入库凭证核对,工作量大。对于供应商,要3个月以上甚至半年收到回款,回款周期过长,会对研究院的信誉产生怀疑。

1.4 经费管理信息化有待提高

单位信息化管理水平的高低亦是影响科研经费管理或科研经费报销的一项重要因素[6,14-15]。早期报销模式采用传统的线下模式,报销人员需要跑多个部门办手续签字,由于部门领导事务繁忙行程不定,仅签字环节就耽误很多天。之后,采用OA办公系统进行报销,有效实现了网上签字的功能,但由于信息化管理水平有待提高,仍采用纸质科研经费本,报销人员仍需持纸质经费本和报销凭证到相关职能部门进行审核,有时遇到审核人员不在,只能再次前往。

另外,很重要的一点,各相关职能部门的管理系统相互独立不对接,尤其A部门与B部门的系统相互独立,导致报销流程虽已结束,但A部门人员需要花费大量时间翻阅报销材料,将报销明细手动录入其系统,且很长时期内因客观原因按科研项目名称而非唯一项目编号查找项目来录入明细,很容易出现不同科研项目的经费被错扣、漏扣的问题。科研项目结题时,会出现A部门系统导出的科研经费明细与实际支出不一致的问题,项目负责人需要一一核对项目经费明细,查找报销凭证,相关部门人员需配合查找核对,较为费时费力。

1.5 科研人员责任主体意识有待加强

首先,在科研经费报销过程中,很多项目负责人由于承担带教、科室管理、医疗、科研等工作,工作繁忙,很少直接参与经费报销[9]。部分项目负责人会将经费报销工作交由研究生来完成,或谁需要使用经费,谁来负责报销,报销人员队伍不稳定。研究生需要学习专业知识,需要跟诊,对财务报销政策不了解,也难静心梳理整个报销流程,需要报销时才向相关部门人员请教,相关人员要一遍遍答疑解惑。其次,部分项目负责人在经费报销过程中,不注重按照合同预算来合理开支经费,随意修改经费预算;因缺乏财务经费报销经验,会出现经费支出不科学、不合理、不合规的问题[16]。有的项目负责人会在临近经费使用期限时突击报销,但又因相关报销凭证不符合要求而退回率较高,从而影响科研经费的正常使用。最后,部分科研项目要求的经费使用时间不合理、预算编制与实际报销脱节等因素亦影响了科研经费报销效率。

2 已采取的一系列创新措施和成效

2.1 落地“科技改革30条”

2018年,江苏省委省政府出台《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》(苏发〔2018〕18号),提出“科技改革30条”,以释放江苏科学家的活力,让他们从繁杂的科研外工作中解脱出来,提高科研工作的热情和动力。江苏省选取11家试点单位,江苏省科技厅负责牵头。2019年,研究院上下联动,加强协同,发文《“科技改革30条”实施细则和操作办法汇编》,包括《纵向科研项目管理办法》《纵向科研项目经费管理办法》《纵向科研项目间接经费管理办法》《科研财务助理管理办法》《科研诚信与信用管理办法》《横向科研项目管理办法》《横向科研经费管理办法》《关于进一步推进科研经费管理改革的实施办法(试行)》以及《技术合同管理规定(试行)》等,在单位内引起广泛关注和积极反响,改革在制度上有了质的飞越。

2.2 优化科研经费财务报销流程

2.2.1 优化科研经费财务报销审批流程

对除某级别资助项目外的科研项目经费报销审批流程进行优化,放宽审批权限。旧流程中,单笔支出超5 000元即需要院长审批,新流程实行后,不同支出额度对应不同审批流程,其中:1万以下,经项目负责人、科主任、财务审核、A部门科长审批;1万元(含)以上5万元以下,中间环节加签B部门负责人;5万元(含)以上10万元以下,最后经分管院长审批;10万元(含)以上,最后经院长审批。网上审批流程简化后,经费审批平均周期由原来的10天缩短为2天,报销流程最快能实现1天办结,提高了资金使用效率。

2.2.2 规范并优化技术服务、科研差旅费条目的报销流程

对《技术合同管理规定(试行)》做出补充。旧流程中,由研究院购买技术服务的,不论合同金额大小,均需申请技术合同会签表、技术合同盖单位财务专用章。对于小额技术服务,该规定烦冗,对于大额技术服务,该规定又约束性不足。补充规定发文后,对不同合同金额有不同规定:1万以下无须提供合同;1万元(含)以上5万元以下,技术合同会签流程签至B部门;5万元(含)以上10万元以下,会签流程签至院长;10万元(含)以上时,原则上进行招标,择优合作。该补充规定有松有严,规范合理。

发文《科研差旅费报销管理办法(试行)》,对科研差旅费做出规范。另优化科研差旅费报销流程,对于从横向科研经费中列支的差旅费,其乘坐交通工具费用标准可在其原规定标准上相应提高一级。对开展野外试验、野外采集、社会调查等工作产生的差旅费,根据实际做出相关报销规定,避免因相关凭证难以获得出现不能报销的现象。

2.3 逐步加强科研信息化管理水平

信息化建设是单位管理的重要内容,通过信息化手段,能够有效节约科研人员和管理人员的时间,提高单位的运行效率。近年来,在科研经费管理方面,研究院的信息化管理水平在逐步加强,将科研经费报销流程纳入OA办公系统,有效实现了网上签字的功能,初步实现了科研人员报销少跑路的目标。

在OA办公系统中引入新科研管理系统,内容更全面,功能更强大。例如项目管理模块的科研经费栏包括经费基本信息、经费到账情况、年度经费预算和经费支出情况等信息。之后,将科研经费财务报销流程模块与新科研管理系统对接,对接后,科研人员通过OA报销流程,从某科研项目支出的每一笔经费支出明细,都显示于该项目模块中,能够更方便科研人员了解该项目的经费情况,并及时对照系统中的合同预算,调整支出。

为解决科研试剂报销烦琐问题,经A,B,C,D,F部门等多部门协作,2020年年底,上线试剂耗材危化品管理平台。平台分科室管理、采购助手、后台管理、用户管理、供应中心、审批系统六大模块,既是采购平台,同时也是审批平台。其中针对普通试剂耗材,科研人员可直接通过平台采购,在线办理出入库手续,实现了规范科研试剂耗材采购、加强购买过程监管、优化采购审批和报销流程的目的。普通科研试剂报销时间从之前3个月以上到现在最快1周报销完毕。

2.4 配备科研财务助理

近年来,在科研经费管理工作中,越来越提倡设置科研财务助理岗位[17],让专业的人做专业的事。为贯彻落实院“科技改革30条”,2021年2月,研究院招聘一名科研财务助理,专职负责科研经费使用的全过程管理与服务。其工作职责包括贯彻执行和宣传国家财经法律法规、单位各项财务制度,积极参加各类科研经费管理培训;协助项目负责人编制、审核科研项目经费预算,提高项目预算的科学性、合理性;定期对科研项目经费管理和使用情况进行分析,并向科研项目负责人报告经费使用情况,推动科研项目经费预算执行进度;负责编制科研项目中期、年度财务报告、财务决算报告;协助项目(课题)负责人完成各级审计、财政、科研部门或受托机构组织的检查、审计等监督管理工作等。

2.5 优化科研项目预算编制

近年来,研究院在组织科研项目申报时,注重科研项目的预算编制,会在申报阶段建立专门的微信群,指导申报人员按照项目申报要求填写预算明细,并开展答疑解惑活动。在项目中标后,会提醒项目负责人按照合同预算合理支出经费,确保预算编制与实际报销不脱节。

3 对策和建议

3.1 完善并深入推进“科技改革30条”

《“科技改革30条”实施细则和操作办法》是贯彻落实党中央、国务院、江苏省委省政府等上级文件的精神和要求,结合研究院实际制定的,改革力度大,针对性强,细则清晰,操作合理,但目前很多细则的实施尚未到位。“十四五”规划开局之年,应继续积极学习2021年国家出台的优化科研经费管理的政策文件和改革措施,及时对《“科技改革30条”实施细则和操作办法》进行补充和完善,同时更应迎难而上,真正让制度落实到位、执行到位,真正增强科研人员改革“获得感”。例如,应积极主动与上级部门沟通交流,表达诉求,并做好相关保障措施,对院所有科研项目的经费报销均执行新财务报销流程,进一步扩大项目负责人经费报销审批权。

3.2 建立健全科研经费财务报销制度和职能部门工作机制

一是认真学习国家相关最新政策,在单位统一安排下,各职能部门梳理现有的科研经费财务报销制度,查漏补缺,并及时清理修改相关规定,建立健全更符合实际、更能激发科研创新创造活力的科研经费财务报销制度;二是在建立健全上述制度时,应充分开展调研,明确各职能部门的责任和义务,确保权责清晰,管理科学;三是相关职能部门应安排专人专职负责科研经费报销,提高报销效率。

3.3 加强科研经费管理的信息化建设

要充分利用信息化手段,切实减轻科研人员负担。一是进一步完善科研管理系统,全面梳理经费支出明细,全面取消纸质经费本;二是在系统中做好各项目的年度经费预算,经费超支停止报销;三是争取使各相关部门的平台系统进行对接,实现资源信息实时共享,加强科研经费流向的链式管理,实现预算可实时控制、申购可实时查询、报销可实时到账等功能[16]。系统对接后,还能有效降低人工操作失误,减轻各相关职能部门人员的工作量,且实现让数据多跑路,科研人员少跑路的目标。

3.4 充分发挥科研财务助理的作用

一是充分发挥该名科研财务助理的桥梁作用,积极做好与A部门等其他部门的对接联系工作,加强沟通,相互学习,互通有无,为规范经费支出报销发挥更大作用,促进各职能部门的协同合作。二是鼓励多个科室或多个研究团队联合聘用科研财务助理,为其科研人员在经费报销、预算编制等方面提供专业化服务。

3.5 加强科研经费财务报销的培训和宣传

很多科研人员对科研经费报销政策不了解,或无了解的渠道,这就需要职能部门人员为他们进行培训,答疑解惑。可以采取多种形式,比如通过举办讲座、企业微信推送、OA门户网站等方式,专题和日常相互结合等方式,加大对科研经费管理及经费财务报销相关政策的宣传。经过培训和宣传,还能提高科研人员规范、合理使用科研经费的意识,促进相互之间的理解和交流。

4 结语

解决科研经费财务报销烦琐行动能大大减轻科研人员事务性负担,科研院所和公立医院需要深度学习领会党中央、国务院、省委省政府等出台的相关政策和文件,聚焦经费报销中存在的难点、堵点问题,结合自身科研实际,对症下药,精准发力,推动改革和政策落地见效,优化管理,提升服务,增强院科研人员的“获得感”,激发科研创新创造活力,从而推动单位不断向高质量发展。