标准化视角下数字档案资源建设工作效能提升研究

喻念念，王 旎，杨丽沙

（长沙环境保护职业技术学院，湖南 长沙 410014）

随着信息技术的不断发展，数字档案资源建设已经历了好几个阶段，从各自为政到标准化建设，数字档案资源建设向纵深发展。但如何在坚持标准的基础上，实现数字档案资源建设工作的效能提升呢？文章就试从标准化的数字档案资源建设的意义和现状分析入手，对提升其效能进行阐述，以期进一步实现数字化档案资源建设工作的效能，为档案工作提档升级做出努力和贡献。

1 标准化的数字档案资源建设工作的重要意义

1.1 有利于进一步提升档案工作的地位和水平

随着信息技术的不断发展，如果还固守传统的纸质档案管理模式，必将落伍于时代，加强数字档案资源建设，一方面是将纸质档案通过扫描、OCR识别后，建立数字档案资源库，一方面是在收集归档的同时，加大对数字档案资源的建设，这样一来，就极大地提高了档案的利用效率，更好地满足了利用者的需要。档案是历史的凭证，其价值一般要在多年后才能显现，因此，档案工作一直都呈边缘化状态，处于所在单位各项工作的末端。在全社会都向数字化转移的大趋势下，档案工作一定要抓住时机，抢占先机，提前谋划数字档案资源建设，特别是在提能增效方面大显身手，进一步提升档案工作的地位。

1.2 有利于进一步提升数字档案资源建设的安全

档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设是档案管理工作的最为重要的三大建设体系，三大体系相互联系，档案资源建设是前提，档案利用是目的，档案安全是保障。没有安全体系做保障，前面两个体系建设都是一句空话，因此，确保档案安全是档案工作的重中之重，数字档案资源为快捷实现数据复制、数据转移提供了可能，这样就能弥补传统纸质档案孤本，存在不安全因素的可能。特别是将珍贵的档案原件，通过标准化的数字技术手段转化为数字档案资源后，在方便利用的同时，也减少了原件在提供的过程中的安全隐患，进一步确保了档案的安全。另外，数字档案资源建设后，也能杜绝个别侥幸篡改档案的行为，确保了档案利用中的安全。

1.3 有利于进一步提升数字档案资源的共建共享

实现档案资源的共建共享就必须要进一步建立健全丰富的、标准化的数字档案资源。目前，档案信息数据分散，就在一个单位内部，这种资源浪费现象都比较严重。如笔者所在学校，科研部门有科研信息管理系统，教务处有教学管理系统，办公室有文件OA系统，但只有OA系统整合到档案信息系统里，其他的都是各自为政，究其原因就是标准体系的不完善，还不能实现数据之间的无缝对接。

2 标准化视角下数字档案资源建设工作存在的问题分析

2.1 数字档案资源建设整体规划较为欠缺

数字档案标准规范建设问题涉及到方方面面，国家应该从顶层设计层面进行系统规划，但目前能实施操作的国家标准还较为欠缺，远远不能满足实践的需要，特别是针对一些具体的基层档案管理部门的数字档案标准则更是缺乏，对基层实践的指导作用则大打折扣，个性化和智能化的数字档案管理目标则实现更难，对数字档案资源建设极端不利，阻碍数字档案资源的科学化管理。另外，各自为政的现象还是很普通，很多高职院校在OA文件系统建设中，因为档案人员的前端控制不够，对数字档案标准不熟悉，因此就呈现了一个单位一个样的数据库，对后续的进馆接受造成困难，甚至成为一个个的信息孤岛，共建共享则很难实现。为此，应该从宏观和微观、中观三个层面制订数字档案资源建设的标准，从不同层次档案管理的角度制订统一标准和规范，统筹协调各级档案部门的数字档案建设，提升整体数字档案资源建设的效能。

2.2 数字档案资源的收集规范性不够，呈粗放状态

在大数据时代，数字化向数据化转变，数据化向大数据转变，规范标准的数字化档案资源必然是数字档案发展壮大的重要支撑点，但由于数字化档案在鉴定传统的纸质档案数字化以及收集的时候，没有遵循严格的标准，从而导致数字档案资源质量参差不齐，很难满足今后的长期使用的需要。很多高职院校在数字档案资源的收集后，很难二次开发使用。如笔者所在的学校，收集了大量的电子图片，但由于元数据收集不够完整，在图片利用的时候，才发现不是原始图片，二次利用效果大打折扣，后来还是在宣传部负责拍摄图片的同志那里重新收集整理归档了这部分电子图片。

2.3 人员素质跟不上数字档案资源建设的步伐

从古至今，人才从来都是第一生产力，人的问题才是根本问题，影响数字档案资源建设工作效能提升的重要因素之一就是档案工作者的能力和素质。一方面是信息技术的突飞猛进，大量信息数据产生，但由于传统思想的制约，使部分档案工作者应接不暇，缺乏数字档案管理能力，知识结构老化，知识储备和思想意识跟不上时代要求。特别是在高职院校，很多档案馆（室）的工作人员是解决人才引进而安置的家属，缺乏档案专业和计算机专业的人才，严重制约了数字档案资源建设的步伐，有的学校档案馆探索尝试数字档案资源建设，但技术指标和工作质量都很是粗放，着眼长期工作不够，严重影响了数字档案资源建设工作的效能。

2.4 数字技术发展存在一定不足

随着计算机信息技术的发展，对档案数字化建设也有了很大的推动。但快速发展的计算机信息化技术，也给档案数字化建设带来一定的困难，为档案管理部门资金投入和储备相应专业人才也带来了巨大的影响。快速发展的信息化技术要充分运用到档案数字化建设、管理中，需要投入更多人力、财力、物力去磨合，使新的信息化技术不断适应、符合当下档案数字化建设的要求和标准。而一般基层单位开展数字化建设管理，投入的人力、资金有限，无法及时更新技术的提升，从而影响了数字档案资源发展水平。档案数字化建设，信息化技术不能及时更新提升，就会引发信息安全技术问题，可能导致信息资源数据泄露的风险。

2.5 数字档案资源建设未得到普通重视

在高职院校，数字化档案资源建设还没有得到高度重视，一方面是学校的管理者还没有将数字化档案资源建设上升到学校的信息化建设水平的高度，只是在档案利用，如教学评估、审计等需要查阅档案的时候，才意识到档案资源建设的重要性，平时都将精力和财力放在了学校的科研、教学工作中，特别是在需要大投入的数字档案资源建设中，则支持不够。另一方面是档案工作者自身原因发音作为不够，在学校没有发言权，长期以来，档案人普遍存在着“宁可少一事，不可多一事”的保守态度，主动作为不够，对于新技术、新要求“踢皮球”“冷处理”现象普遍存在，主观意识不够，肯定不会有大作为，这种现象严重制约了数字档案资源建设工作的效能提升。

3 标准化视角下数字档案资源建设效能提升路径策略

3.1 强化对数字档案资源建设的认识

随着信息技术的广泛应用和飞速发展，档案管理也进入了数字化建设时期。档案数字化信息化也逐渐成为档案管理的重要手段。当下，档案数字化建设是档案管理最重要最核心的工作内容之一。随着国家“十四五”档案事业发展规划的推出，不少单位都在积极部署、开展档案数字化建设项目的开展。但由于高职院校主要任务是培养人才，教学为中心，主要投入和精力都放在教学中，要让领导们主动关注档案工作肯定不行。因此要做好数字档案资源建设的长期规划，在存量档案数字化和数字化增量档案的电子化建设中有所作为，并主动参与学校的信息化建设工作，用前端控制理论指导档案工作，因地制宜建成符合本单位的具有可操作可实施的行之有效的数字档案资源建设体系。例如笔者学校的“十四五”信息建设规划工作，第一次会议并没有通知档案部门参与，而是在看见工作安排之后，主动提参与、主体出击，并提出了要整合学校的数字信息资源，在开发新系统的时候要通知档案部门参与，要将数字档案信息工作纳入学校的信息工作的总体统一部署安排，这些建议得到了领导层和各部门的高度认可，数字档案资源建设的意识得到普遍增强，在学校合同管理系统的开发启用工作中，档案部门就全程参与系统的开发和研讨，确保合同能实现同步归档。

3.2 完善创新档案库数字档案资源

完善创新档案数字库数据资源，对现有的档案数字资源进行开发、利用，扩大档案信息数据点收集范围，优化档案数据信息的利用途径和范围，提升档案数据资源的存档价值，让档案数据信息资源更加真实、有效。在进行档案信息数字化建设中，可以通过专业的档案数字化外包公司开发完善的档案数字化信息建设，同时为了保障档案数字化信息的完全性，必须在签订档案数据的保密协议后方可进行。随着无纸化办公系统和OA系统的推行，档案管理单位要全面重点地做好电子文档接收和归档工作，保证档案信息收集的完整性，从而确保电子档案的安全性。此外，要对数字档案库的收集端口尽可能地扩大全方位覆盖，提高对公众生活、学习等相关的档案资源收集，再就是提高多媒体互联网等技术的档案信息收集工作，充分利用现代媒体给档案工作带来帮助，从而提升档案管理部门与档案应用者之间的互动关系。

3.3 建立健全数字档案资源规范化系统

首先，要建立健全完善的档案数字化建设的标准、规范设计。开展档案数字化建设，制定相应的管理制度、规范，既要从长远利益出发，又要结合当下实际工作情况，稳妥推进单位档案数字化建设项目。科学规范的档案数字化建设系统，不仅包括规范档案收集、储存、管理以及利用等环节，也包括档案数字化建设的管理要求和技术标准。根据国家对档案数字化建设标准和要求的大前提下，按照各建设单位的实际工作状况和建设标准，建立易于操作、科学规范的档案数字化建设管理规定和建设标准、要求，从而达到本单位档案数字化建设的需求。其次，随着信息技术的不断发展，档案数字化建设单位要及时更新创新落后的、不合时宜的标准、规范。当下的大多档案数字化建设标准和要求已经不适应档案现代化建设的需求了。这就对档案数字化建设单位提出了更高的要求，要紧跟时代潮流的发展，贴合社会经济发展的需求，使数字档案具备一定灵活性和兼容性，在一定范围保持扩展创新，便利数字档案资源的整合，实现数字化档案资源的共享。

3.4 整合数字档案资源，实现共享

数字档案资源的整合是在不变更档案资源的物理归属的同时，将档案信息的内容进行关联整合。信息技术的发展为整合带来了多种途径，能够让档案网站进行关联，建立网站档案管理群组，为分配的档案网站提供统一的查询入口或是搜索方式。还可以建立档案目录中心，能够查询复杂的档案信息，在目录中心快速查找其位置。最为起码在校园的局域网里整合相关信息库，建立学校内部统一的数字档案资源管理库，为后续的大数据整合提供统一的准确的档案信息资源。

3.5 加强校内档案数字资源建设的技术人员的整合建设

先进的技术手段，必须要有掌握先进技术的人员。在高职院校，一味地强调引进专业技术人员可能不是很现实，因为高职院校普遍编制较少，如果盲目被动等待学校给档案馆配置专业人员，将难以推动数字档案资源建设，会更让档案工作成为学校的边缘部门。有为才有位，只有立足现状，在核心技术方面大胆实施拿来主义思想，学校信息化专业的相关教师和学生都是可以借用的。特别是在学校制定信息化建设规划的时候，要主动作为，提前参与，得到学校各部门的支持，能有效弥补档案工作者的信息技术欠缺的不足，从而进一步提高数字档案资源建设的效能。

4 结语

数据经济时代已经来临，在新形势下，档案事业发展将更加迅速。数字档案资源建设工作要在坚持标准化的基础上，进一步提升效能，实现收集、查找速度更加快速，更加便捷，进一步实现档案工作的价值和功能，不断提升档案工作水平。但数字档案资源建设工作是一项系统工程，需要久久为功，要在推进的工作中克服一个又一个困难，应对一个又一个的难题，加强数字档案资源建设，为档案事业发展作出应有的贡献。