高校教学管理信息化的战略思考

吴 冰 吴 平

1.北京邮电大学 北京 100876；2.南京工业大学 江苏南京 211816

高校是人才培养的重要阵地，随着时代的不断发展，社会对人才的需求也发生了相应的改变，而这就要求高校对教学管理适时加以调整。当前，高校教学管理水平虽然得到了整体提升，但是由于信息化建设缓慢、信息管理效率低、信息协调困难、组织管理不适用等原因，导致教学管理结果依旧不尽如人意，长此以往，势必会对高校教学管理工作开展造成一定阻碍。因此，为了更好地促进高校教学管理工作开展，在当前背景下必须从高校教学管理信息化的问题现状着手，对高校教学管理信息化的体系构建予以探讨。

一、管理信息化的概述

(一)概念

管理信息系统需要借助于信息处理功能，其工作管理具体可以概括为首先对数据信息加以收集，然后对数据信息加以处理，最后对数据信息加以储存。通常而言，管理信息系统主要会以网络技术为基础，以先进的管理思想为根本，无论是访客还是管理人员，都可以在被允许的条件下进入系统界面，基于自身需求，获得相应的数据信息。管理信息系统在实际运行过程中，其所需的支持主要包括软件、硬件支持及内网支持。除此之外，为了使管理信息系统操作更为便捷，主要可以将其分成四个模块。一是决策支持模块，决策支持模块具有优越的数据分析能力和人机交互能力。与此同时，为了使决策支持模块的决策准确性得以提升，必须根据已知信息构建相应的信息模型。模型主要可以分为两类，一类没有任何规律可言，另一类相对固定，但是缺乏稳定性。二是系统控制模块，该模块的作用较大，其关乎高校的管理系统是否迎合现代化信息管理模式的发展方向，在该模块中常见的系统控制方式有现场总线、分散控制和集中控制三种。信息化、自动化是未来办公的一个重要趋势，管理者顺应这种趋势，通过对资源调配、流程优化等方式，使所有工作能够构成一个整体[1]。在这样一个整体中，能够使信息更好地实现共享，而这对于管理效果的强化是极为有利的。

(二)特点

管理信息系统的特点，主要可以概括为以下几点。一是管理人员可以基于特定需求在较短时间内获得所需的信息，进而能够更好地掌握为未来发展方向及窍门；二是人机系统不仅技术性较强，而且具有良好的人性化特点。借助人机系统，管理人员能够更好地施展拳脚，确保能够使管理效果最大化；三是在管理信息系统中存在的内容比较多，其囊括的范围比较宽泛，具有显著的综合性特征，这一特征就要求管理人员在系统使用过程中要对进展情况实时加以关注，以便适时对其加以调整；四是管理信息系统不仅需要先进的信息技术作为支撑，而且需要科学的管理方法提供保障，只有这样，才能为管理者科学决策奠定良好基础[2]。

(三)结构

高校信息管理系统之所以具有较强的管理优势，主要归功于管理系统中结构的完整性，所以作为管理人员首先就要确保该系统能够正常运行，而且要保障系统得以优化设计。在结构构建过程中，信息源是必不可少的重要构成部分，主要负责数据信息的收集工作。信息源在数据信息收集完成后，会将收集到的数据信息传输给处理器，处理器再对海量的数据信息加以处理加工，以此来为管理者决策制定提供依据。

二、高校教学信息化管理的问题现状

(一)组织结构缺乏适用

经过几十年的发展，当前高校信息化管理组织结构已相对成熟，且管理方式比较常见，即分级上报且管理岗位众多，基于这种情况下，当面临一件管理事项时，高校内部门与部门之间需要进行沟通，或者以会议的形式进行讨论，最终才能确定，这样一套流程下来，需要耗费大量时间。虽然精细化管理可以在一定程度提高管理效果，但是如果管理过于精细化，也会成为一种阻碍，如果这种阻碍一直得不到解决，势必会对信息互通、资源共享造成一定阻碍。由此可见，现有的组织结构已经没有办法为信息建设提供足够的力量支撑。

(二)系统缺乏稳定性

我国从20世纪末就开始步入信息化教育的道路，之后各大高校也踊跃加入信息化教育建设队伍中。在信息化教育初级阶段，由于高校招考数量较少，教学管理压力相对较小，使得管理系统设计较为简单。而随着高等教育改革的不断深入，高校招考人员日益增多，教学管理压力日益增大。在此背景下，高校传统管理模式下的管理方式已经无法迎合现当代高校教育教学的实际要求。但是管理系统又是确保教育教学工作正常开展的基础和保障，所以在实际工作中就不得不使用管理系统，这会使管理系统面临更大的压力，会陆续出现系统漏洞，而这势必会对系统管理效率造成不利影响。而系统一旦出现崩溃现象，会导致数据丢失或损坏的风险成倍增加，之后即使进行系统修复，也很难使数据恢复到正常状态[3]。

(三)信息协调存在困难

高校的教务系统一般是根据内部部门或者岗位职责等进行分类的，这样虽然可以使各部门职责划分更为明显，但是也会使各部门只注重于自身工作，即使一些部门存在职能交叉形式，但是这些部门在工作过程中也会侧重于本部门的主要工作。各部门对于相关管理工作缺乏积极、有效的沟通，又没有从全局出发关注教学管理进度，而这也使教育部门不仅需要被日常工作所烦扰，而且需要花费大量时间、精力对各个部门的工作予以协调。由此可见，信息协调存在困难势必也会对信息化建设造成一定影响。

(四)信息管理成效偏低

信息管理成效偏低是高校教学管理普遍存在的现象，而要想有限应对这一现象，必须找出这一现象产生的根源。高校结构组织复杂，各个部门又缺乏沟通协调，从而致使各个部门之间的工作相互影响。例如，学生如果需要对自己的学籍信息予以变更，则要第一时间登录教务系统提出申请。管理部门要根据教务系统申请立即为学生修改，修改后再将学生信息放置到相应的班级中。如果管理部门没有及时按规操作，会导致教师无法查看该同学的信息，这就会对高校学生信息的报送和考核等产生不利影响。

(五)传输渠道相对闭塞

信息传递顺畅与否会对教学管理效率产生直接影响，但是从当前的现状来看，高校由于缺乏对于现当代信息管理技术的充分认知，所以在展开管理工作时很难将现代管理技术的优势展示出来，正因为缺乏现代管理技术的有力支持，使得业务整合、资源共享等相关工作效果欠佳。当前已经有不少高校意识到这一问题，并积极借助移动技术、网络技术进行创新，但是管理效果并没有得到改善。除此之外，还有许多部门在教学管理过程中只专注于本部门工作，而对其他部门工作遇到的问题及进展缺乏关心，而这也是导致信息传输渠道闭塞的一个重要原因。

三、高校教学信息化管理的体系构建

(一)需求分析

为了增强信息化管理体系建设效果，高校必须对信息化管理体系建设需求加强了解。具体而言，主要包括功能模块需求和系统结构需求两方面内容。首先是功能模块的需求，在信息化管理体系中各模块发挥的作用以及需求存在明显差异，所以管理人员只有在充分了解各模块需求的基础上，才能够发挥出教学管理系统的作用。而不论是教学管理系统的改进抑或是设计，都必须遵循以人为本的基本原则。具体来说，可以通过增加口令、添加代码、修改权限等方式，对于系统模块加以维护，确保系统始终处于管理人员的控制之下，这将会对使用人员提供更大的便利性。如系统中的学生模块主要涉及选课、学费缴纳以及注册等方面的信息；教师管理模式主要负责教师的教学科目、薪酬、补贴等信息；课程安排模块主要负责课程的分配及调整；教学计划模块主要负责今后一段时间的教学安排；考试管理模块主要负责考试方案的制订，这一模块不仅需要向学生提供关于考试的明确信息，如时间、地点等，而且在阅卷完成后学生的考试成绩也会上传至该模块中，这就为学生了解考试方面的相关信息提供了诸多便利。

教学评价模块主要负责评价方案、标准的公布，在考评结果得出后，也要及时公布到系统中，以此来更好地接受各方监督；二是系统结构需求。功能全、适应性强是系统结构的优势所在，所以高校管理人员要对其重点关注。通常而言，高校教学管理信息系统主要由B/C结构和C/S结构构成，其中C/S结构涵盖所有的部门岗位，主要负责实践管理、考试管理、课程管理、教师管理、学生管理、教学质量管理、教学计划管理、系统维护等。B/S结构涉及的主体主要包括访客、教师、学生。访客通过登录系统，能够知晓教学条件、课程设置、学生培养计划等。学生通过登录系统，可以借助系统完成各类信息的查询或者课程选择等操作，而教师可以借助该系统完成学生成绩录入、结果查询等；高校部门或者科室借助该系统可以提供资料、公布成果、管理设施、优化机构、发布公告等[4]。

(二)体系框架

要想确保教学信息管理系统得以充分发挥作用，高校必须对教学信息管理体系框架加以完善。教学信息管理体系框架主要由数据流和软件平台两部分构成。在实际构建过程中，高校需要进一步明确构建的目标，教学信息管理系统的主要作用在于对学校内学生以及教师等人员的服务，所以要尽可能地提升系统的可操作性，使系统更加简洁明了，从而为高校广大师生提供更多的便利。基于上述几点考量，高校需要面向服务的构架，即SOA系统，这套系统是由J2EE和Java技术联合打造，在这一系统构架上打造软件平台，可以使软件平台具有优越的协调能力。但是必须注意的是，软硬件平台之间无法直接结合，而是需要一定的连接媒介，进而提升硬件平台与软件平台之间的交互性，同时可以借助统一服务接口的方式提升教学管理效果。但是综合考虑到一些学校可能不具备系统开发实力，所以必须寻求相应的合作伙伴，以此来确保教学信息管理系统得以更好的开发。在实际开发过程中，需要遵循以下四点开发原则。一是要有较强的实用性。教学信息管理系统开发的目的在于为全校师生服务，所以实用性是其不可或缺的重要属性。基于此，管理人员可以将微博等作为网络基础，为高校师生提供各类信息的查询渠道，师生只需要智能设备以及网络，就能随时随地从系统中查询到自己所需要的信息。而当教学计划、教学安排发生改变时，高校也能及时在系统公布变更结果，以此来使所有师生能够及时周知此事；二是具有较高的安全性。安全性是所有工作开展的基础，教学管理工作自然也不例外。为了降低学校信息篡改、外泄风险，必须对系统的安全性加以提升。管理者不仅可以在系统中设置防火墙、访问权限，而且可以设置身份验证功能，这样就能使恶意侵入行为无处遁藏。不过即使系统安全性得以有效提高，高校也要对管理数据做好备份，以防万一；三是要具有良好的兼容性。随着信息技术的不断成熟，高校教学信息管理系统也要做好升级换代工作。为了此后升级换代工作的更好开展，高校要确保管理系统的兼容性要求；四是操作与维护的便利性，高校信息管理系统向全体学生开放，所以在某一时期可能会出现访问量激增的现象，在此背景下，如果系统负载能力较低，会导致系统出现崩溃或延迟现象。管理者要尽可能保证系统操作页面的简洁性，最大限度缩减系统操作步骤，以此来起到提升系统负载力的作用。只有在满足各类要求的前提下，系统生成的数据流程在能够得以保障[5]。

(三)保障措施

若要确保教学管理信息化水平，高校首先就要做好信息化平台的保障，具体来说，主要包括组织、制度、思想等几个方面。第一，高校管理人员应当从思想上提升对于教学管理信息化的认识并对其形成科学的认知，在此情况下，广大教职工也会受到高校管理者的影响，产生思想蜕变。与此同时，要做好宣传工作，具体宣传工作主要包括两种，一种是利用微信、微博等线上平台推送教学管理信息化的宣传内容，另一种是通过线下张贴宣传标语的方式予以宣传；第二，要做好制度方面的保障，高校应当从本学校的实际出发，强化关于制度的建设工作，首先从管理职责方面入手，做好各项管理工作的梳理工作，防止各部门职责出现交叉现象，各工作人员出现一人多职现象。与此同时，高校要定期开展专题讲座，对每项工作的要求及内容加以详细讲解，以此来理清教职工的工作思路，确保教学管理信息化工作得以顺利开展。其次，要对管理流程加以改进。高校管理者要根据自身实际，对教学管理流程予以设计，并且要在教学管理流程落地后对其应用效果加强关注，如若发现问题，要在第一时间调整。再次，要对奖惩机制加以优化。通过口头、物质奖励等方式，对教职人员予以激励；通过降职、通报批评等方式，对教职人员予以警示，以此来确保教职工能够更加规范地落实教学管理信息化的各项举措。最后，要对监督机制加以完善。高校要安排专门工作人员对教学管理信息化的过程予以监督，在监督过程中一旦发现违规现象，要立即将工作叫停，并帮助其立即改正，彻底改正后才能重启教学信息管理工作[6]；第三，要做好组织保障。高校要以项目的眼光看待教学管理信息化，聘用专业人员担任这一项目的经理，同时在经理下面要设置数据库开发顾问、系统构建顾问、业务流程分析顾问三个岗位。其中业务流程顾问负责的工作包括业务反馈、流程监控、数据采集等，主要由各个职能部门的人员构成；系统构建顾问负责的工作包括系统维护、系统设计、系统分析等，主要由网络人员或管理人员负责；数据库开发顾问负责的工作包括信息搜集、录入及分析。通过上述多方共同协同，才能更好地推动高校教学管理信息化项目开展。

结语

综上所述，信息化是高校教学管理的一个必然趋势，只有实现教学管理信息化，才能切实提高教学管理的效率及规范性，而这对于高校教学管理现代化发展是极为有利的。因此，在日常教学管理工作中，高校必须对教学管理信息化工作加强重视，从当前存在的问题出发，通过开展需求分析、体系构架、组织保障等举措，切实提高教学管理信息化体系构建水平，进而更好地促进高校教学管理工作开展。