不动产登记档案信息化建设实践探析

文／张夫莉 吉林市不动产登记中心 吉林吉林 132002

引言：

21 世纪是信息技术蓬勃发展的新时代，各行各业均凭借着融合信息化元素，实现了自身的飞速增长与突破。行政事业单位作为公益性的社会服务部门，发展的核心宗旨即如何更好地“为人民服务”。不动产登记中心作为登记不动产权属的重要行政事业单位，每日工作量大，这也从另一层面意味着不动产登记档案的基数在不断增长，实现档案管理工作高效、安全开展的诉求早已迫在眉睫。“不动产登记档案信息化管理”这一概念的提出，使得传统纸质化、纯人力的管理模式迎来新的发展机遇。国内学者研究发现，开展不动产登记档案信息化管理工作，将有助于不动产登记档案管理工作整体效能提升。本次研究，旨在探讨该项改革过程中可能面临的问题，并提出一些解决办法，以飨同道。

1、不动产登记档案信息化建设的必要性

在不动产统一登记初期，全国各地不动产登记办理时限长、黄牛倒号等现象不时会出现在各大媒体的报道中，不动产登记机构成为全国的焦点。

究其当时原因，虽然存在登记机构人员不足、职能移交不顺畅、遗留问题多等历史原因，但其中数据整合不到位，无法形成以历史档案为基础的登记数据体系是最根本的原因。大量的房屋与土地档案需要完成幢落宗形成统一的历史档案信息、林地与宅基地等需梳理档案，建立测量结果数据等等，档案信息化建设进程滞后严重影响了不动产登记效率。

在分散登记时期，多部门的各类不动产登记档案管理水平千差万别，登记数据库标准不一，无法直接取之即用。不动产统一登记又是新生事物，大家都在摸着石头过河，摆在大家面前的共性问题是迫切地需要准确的登记基础数据，而不动产登记档案是对不动产自然状况和权属状况真实的记录和反映，档案的唯一性与法定性使其成为登记的基石。为规避登记风险，就必须将登记基础扎牢，不动产登记档案信息化建设就犹如“兵马未动，粮草先行”的道理。

为此，国务院办公厅在《关于压缩不动产登记办理时间的通知》中明确指出：“夯实不动产登记信息基础，各地要加快存量数据整合与质量提升，2019 年底前实现所有市县城镇登记数据成果的完善与汇交全覆盖。”由此可见，全力推进不动产登记档案信息化建设进程是顺利开展不动产统一登记工作的保证。

2、不动产登记档案信息化建设的内容

不动产登记档案作为登记基础，是由不动产登记资料经归档后形成的。不动产登记资料包括不动产登记簿等不动产登记结果与不动产登记原始资料。不动产登记档案信息化建设，简单地说，是将分散登记时期的各类不动产登记资料收集整理，并进行数字化加工、储存，形成统一标准的电子资料，包括电子档案即纸质档案数字化图片与登记结果的电子信息。具体地讲，它包括档案信息数据库建设、档案管理平台建设、应用服务体系建设与档案管理人员的队伍建设四个方面。

3、不动产登记档案信息化建设的实施路径

3.1 建立与完善档案信息数据库，形成不动产登记全流程的数字化档案信息，改变原有仅是数字化档案和纸质档案结合利用的模式，奠定开展不动产统一登记的数据基础

通过资料收集、规范化整理、数据整合、质量检查等方式，整合集成土地、房屋、林业、农业承包权等存量登记空间与属性数据档案，建立标准统一、内容全面、相互关联、实时更新、覆盖全市的不动产登记档案信息数据库，记载不动产现时的自然属性信息、权利状况信息与历史权利链，形成综合登记信息，有效支撑全市不动产统一登记工作。

（1）历史档案信息数据库规范化、电子化管理

为了尽快支撑不动产登记信息管理平台运行，满足不动产统一登记的迫切需要，按照以下步骤优化数据建库流程：以市本级为单位分别收集各类不动产登记存量档案数据成果；按照国家不动产登记数据库标准，分别对各类不动产登记数据进行规范化转换；分期分批对已完成规范化转换的存量数据进行清理、整合和入库，完善不动产登记数据库。同时，通过日常数据库建设，优化区域内各类登记数据的整合集成，提升整合的质量，满足登记业务办理需要。日常数据库建设对日常工作中涉及到的登记数据进行变更和维护，通过日积月累的滚动更新，逐步沉淀到不动产档案信息数据库。

（2）制定存量数据整合技术路线，完成历史登记档案数据归集

按照先建标准化的原始库，再按《不动产登记数据库标准》整合成中间库，最终建成用于支撑不动产登记信息管理基础平台运行的成果数据库。整合流程包括：资料收集、规范化整理、数据关联、数据整合、数据检查。

①资料收集：搜集国土、房产、林地、水利等部门的不动产登记数据。②规范化整理：按照《不动产登记数据库标准》，先建各登记数据标准化的原始库，整理原不动产登记有关数据。③数据关联：将整理后的空间数据和非空间数据进行关联，按照不动产单元编码规则进行不动产单元编号，用宗地代码把宗地和不动产单元进行关联，用不动产单元编号把不动产和不动产权利关联，用业务号实现不动产权利和登记过程的关联，最终形成空间数据、非空间数据关联，历史和现状信息清晰完整的不动产登记信息。④数据整合：通过对整理后的数据图层合并、冗余数据剔除、信息补录等操作，形成符合《不动产登记数据库标准》(试行）要求的空间数据以及与之关联的属性数据。⑤数据检查：严格执行质量控制规范，按照国家和省不动产数据库数据标准进行检查。

（3）通过不动产登记日常对存量数据的质量检验与实时更新，实现档案信息数据库动态管理

不动产登记日常对存量历史数据质量检验与更新的模式是在申请人申请不动产登记事项时，首先由窗口在不动产登记系统中查询地籍信息、房屋测绘成果等不动产成果信息，如果资料缺少则转调查窗口进行相应的权籍调查，由不动产登记中心对权籍调查成果进行审查，经审核合格后，对权籍调查成果进行更新维护。在此之后，不动产登记窗口才可受理房地登记事项，开始进入不动产登记审批流程，并将流程数据实时进入不动产登记数据库归档，实现档案动态管理。

3.2 搭建档案管理与利用平台，通过系统程序规范档案资料的收集和使用，实现有效监管

通过建立档案管理与利用平台实现对不动产登记档案的电子化管理，平台建设包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储与命名、归档等功能，以及对不动产登记档案的查询、借阅、查阅、输出、管理、备份等功能。

（1）档案整理：支持对不动产登记关键信息和档案基本信息的著录，并建立档案目录。

（2）档案扫描：支持采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质不动产登记申请材料、待归档资料以及已归档的档案等进行数字化加工。

（3）图像处理：支持对档案扫描图像存在的偏斜、失真、不清晰等问题进行处理，包括纠偏、去污、旋转、缩放、拼接、裁边、打印等。

（4）图像存储与命名：支持将数字化成果以TIFF、JPEG 等通用格式存储于不动产登记档案数据库，存储时可压缩，并支持批量压缩；支持对不动产登记档案的资料类型进行命名。

（5）归档：支持对完成不动产登记的材料信息或纸质已经归档的办件进行电子归档操作。

（6）档案查询：支持不同条件的图文一体查询、业务关联查询、二次查询、模糊查询、一键查询等，并根据需要出具相应查档证明。

（7）档案借阅查阅：支持对纸质档案的借阅记录功能和对电子档案的线上依权限查阅功能。支持通过流程审批的方式，建立档案借阅、查阅机制。

（8）档案输出：支持通过权限控制管理电子档案的下载、打印，支持输出为常用文件格式。

（9）档案管理：支持不动产登记档案的分类管理，对不同类型的档案建立不同的档案编号规则。

（10）档案备份：支持对档案的定期备份和日常备份。

在搭建档案管理与利用平台的基础上，构建多渠道检索方式，实现快速精准查询。在登记系统中融入归档材料目录，由登记人员完成档案资料的前期归集，与归档后档案员的整理相呼应，形成前后两个时期互相监管的机制。

3.3 构建综合应用服务体系，推进大数据共享和“互联网+不动产”服务，紧跟信息化、数字化的时代步伐

建立统一的登记信息平台为了更好地构建综合应用服务体系。应用系统建设主要是通过对档案信息的收集、管理、利用等方面，以档案管理系统为基础，形成整体的不动产登记信息管理平台应用服务体系，具体包括权籍调查系统、登记管理系统、档案管理系统、共享交换系统、协同共享系统、互联网查询系统、分析统计系统。登记管理系统可以将相关收件材料和登记信息等推送到档案管理系统；档案管理系统支持登记管理系统实时调用、查看扫描成果；其他管理系统通过调用登记管理系统中的登记结果电子档案信息实时完成利用。整个应用服务体系是建立在档案电子信息的基础上构建的，档案信息化建设的速度与质量，集中体现了综合应用服务体系的服务效果，通过技术手段不断地完善不动产登记数据库和信息管理平台建设，进而实现不动产登记信息跨部门、跨区域互联共享，以及面向社会的服务。

3.4 不断地强化档案管理人员的队伍建设

档案信息化建设与整个登记信息系统的建设密不可分，只有通过数据整合形成存量登记档案数据，才具备建立登记信息系统的条件。在此过程中需要档案管理人员既懂档案业务，能够将分散登记时期的各类档案完成接收与整理，同时又要具备信息化建设的敏感度，能够适时提出档案信息化建设的需求，为技术人员提供信息化建设的方向，还得具备熟练操作档案信息化系统技能，能够及时准确为各类查询主体提供查询服务，归纳信息化建设成果应用的状况，进入不断完善的良性循环，档案管理的复合型人才培养势在必行。

3.5 拓展不动产登记档案信息服务功能

在大数据时代背景下，不动产登记部门之所以开展不动产登记档案管理信息化建设，是因为大数据时代对档案管理工作提出新要求。因此，不动产登记档案管理为适应大数据时代发展需求，满足于相关单位和部门对档案信息资源的实际需求，应积极拓展不动产登记档案信息服务功能。首先，不动产登记部门应基于互联网展开不动产登记档案信息服务工作，为档案信息用户开通网络业务办理渠道，申请者可以在网上提交查档申请，并上传查档所要的各项文件资料，随后档案管理工作人员即可按照流程进行系统操作，并将查询的档案信息提供给查档人员，如此可以形成一个完整且安全的不动产登记档案信息服务流程。其次，依托信息技术来创新档案查询手段，为提高档案信息用户的体验感，可以基于信息技术手段提供24h 的自动查档服务。如在服务中心设置24h自助式查档服务设备，查档者可以通过身份证扫描、人脸识别等方式进行自助查档操作。最后，不动产登记部门应针对相关单位和部门的特殊需求，提供一些特殊的查档服务，如内部网络、CA认证等，以此不断完善不动产登记档案管理信息服务功能，满足于档案信息用户的多样化和个性化需求。只有这样，不动产部门才能借助于不动产登记档案管理信息化手段，使得不动产登记档案信息在人们生产生活的方方面面发挥出积极作用。

4、不动产登记档案信息化建设成果的应用

全国各地不动产登记机构通过前期对各类不动产登记档案接收与整理，采用计算机等技术手段完成档案信息化建设，构建了电子档案与登记结果电子信息的基础。在此基础上，以应用服务为导向，以网络等设施为基础，顺应信息技术发展方向，紧密贴近需求，统筹推进，建成了符合不动产统一登记制度设计和实施要求、覆盖全市、各级互通、信息资源得到充分共享的不动产登记信息管理基础平台，促使不动产登记全面进入数字化时代。

4.1 筑牢了防范登记风险的第一道关口，确保不动产登记准确性，保护权利人合法权益

工作人员在办理不动产登记业务时，系统第一时间对存在查封等限制信息进行控制，实时提醒工作人员；卷内目录清单清晰地指导工作人员收取申请材料；审核人员可通过应用服务体系查看正在办理登记的不动产历史产权状况，直观便捷的浏览、核查所办业务的相关原始材料、登记动态等状态。档案信息化建设的成果得以使档案信息嵌入到登记的每一个环节中，实时维护了不动产登记的严肃性、合法性，为登记保驾护航。

4.2 电子档案的应用与多元化检索方式，大大提升了档案查询利用的效率，并及时地为各类统计分析提供了基础数据

利用不动产登记档案信息化建设成果，搭建了多元化信息利用平台，通过综合查询，支持查询一个或一类不动产单元，显示与该不动产单元相关的登记、登记簿、档案及历史关联关系等信息；通过信息查询，支持不同条件、不同类型的图属互查、办件状态查询、一键查询和自定义查询等。不动产权利人与公、检、法等国家机关的工作人员查询原始资料时，再也不用经历漫长调档等待，分分秒秒即可领取打印的原始资料；对无法提供准确查询信息，符合查询条件的申请人，通过多种方式的复合查询即可锁定查询标的物；对相关政府职能部门研讨房地产市场发展，也可通过对历年来档案信息数据的汇总，分析市场走向，提供制定方针政策的依据。通过不动产信息共享集成升级改造项目，接通省厅一窗办事平台，实现档案信息在互联网查询利用。

4.3 档案信息化建设成果有郊地推动了数据互通共享，构建了便捷高效、便民利企的不动产登记工作体系，不断地缩短登记时限

国家为提升企业与群众获得感，帮扶小微企业纾难解困，提高不动产登记效率，相继提出“让信息多跑路，让群众少跑腿”“数据集成、最多跑一次”等多项改革措施。为将各项改革措施落实到位，各不动产登记机构将信息化理念融入到不动产登记工作规则、业务流程中，开发不动产登记数据共享交换系统，实现不动产登记信息与国家和省数据的上传和接收，大力促进部门信息共享，打破“信息孤岛”，与房产、税务、民政等部门实现了信息共享。建立了不动产、税务一窗受理平台，利用数据库数据流、扫描材料和结果证明电子数据与图片的互相推送，实现不动产登记和纳税两个部门系统融合，完成两个部门一窗受理，集成服务。在办理不动产交易过程中，办事群众与企业在不动产综合窗口一次申请、一套材料完成三个部门的事项，实现最多跑一次；开通不动产与公积金办理业务直通车，通过改造不动产登记系统和公积金审批系统，利用数据库数据流、扫描材料和结果证明电子数据与图片的互相推送搭建跨部门、跨地区联办业务，构建无纸化办公和“一站式”服务的新模式，该项举措的成功使得多点“抵押进银行”得以实施，办事群众通过人脸识别技术线上查询、通过数据对接与传送在银行办公网点贷款审批与不动产登记同步申请、不动产抵押登记不见面审批、通过互联网申请与线上查询实现跨省办等等。以不动产档案信息化建设成果为基础，形成统一标准的登记信息为主线，实现与多部门信息实时更新共享，确保不动产登记工作不断提质增效。

4.4 档案信息化建设的快速推进，为实现“互联网+不动产登记”奠定了基础

全国各地不动产登记机构随着信息化建设进程的推进，及时将档案信息化建设成果与互联网、大数据、人脸识别、在线支付等技术相结合，推出“互联网+不动产登记”新模式。依托网上政务服务平台，推出网页版、微信版、自助终端版等不动产登记网上申请平台，为群众提供多种选择，构建多层次、多维度不动产登记网上办事大厅，实现24h 不打烊，随时随地可申请。互联网环境下填写的不动产登记申请书、提交的权属来源材料等以电子文件形式保存到档案管理系统中，各部门实时信息共享，以“外网申请、内网审核”的模式联动办理，实现服务企业和群众零距离。

结语：

综上所述，加快推进不动产登记档案信息化建设，是提升不动产登记质量、缩短办理时限和提高档案利用效率的必然趋势，而这种趋势会越来越明显。时代的发展呼唤新技术作为风火轮加速推进前进的步伐，我们需要做的就是必须适应这种发展趋势，在管理和利用不动产档案过程中科学构建不动产档案信息化发展平台，使其更好地满足现代城市发展需求。