新时期水文档案的管理模式与对策探讨

郭 含，田奕姗

（1.长江水利委员会长江中游水文水资源勘测局，武汉 430014；2.长江水利委员会水文局，武汉 430010）

水文档案是在水文工作中形成的具有保存价值的历史记录，对于研究流域水文水资源特征、开展流域综合规划、进行水利水电工程设计与建设以及防汛抗旱的部署决策等都具有重要的意义。水文档案管理工作在水利行业各项业务实践中发挥着重要的作用，有关水文档案管理的研究在不断加强[1]，但所获得的成果不多。为了获取具有实用性的成果，查阅大量的水文档案管理相关资料，并结合长江水利委员会水文局（以下简称长江水文）档案特点及管理工作实际，对新时期水文档案管理的模式等进行分析探讨，以期为水文档案管理工作的进一步开展提供参考。

1 水文档案相关理论

从水文档案管理工作的具体实践来看，需要明确水文档案的概念、内容、特点及重要作用。

1.1 定义及主要内容

水文档案指的是水利单位和个人在从事水文测验、水环境监测、河道测绘、水文气象预报、水文水资源分析与开发、水文自动测报、网络信息建设、水利科学研究、基本建设、行政管理、党务管理、财务管理、工程管理、科技管理、学术交流、外事活动等工作中形成的，具有保存价值和历史查考凭证作用的纸质文件、电子文件、声像资料等不同形式的历史记录[2]。其主要内容有：①原始观测记录资料，包括雨量、水位、流量、含沙量观测资料，大断面测量、水准点校测资料，高程接测、河道水下地形测量资料，水质取样资料等；②整编成果资料，包括水位、流量、泥沙等整编成果资料，河道地形图，水质整编成果资料；③分析成果报告资料，包括水文预报成果及报告、水文分析成果及报告、泥沙分析成果及报告等；④科学研究资料，包括国家研发计划、省部级科研项目、国家自然科学基金项目、单位自主研发项目等成果资料；⑤横向创收项目的成果及报告资料；⑥行政管理方面资料，包括人事、公文、财务、工程建设、质量管理、党务等资料；⑦上述资料的电子档案资料；⑧音频、视频等声像资料。经过几十年的积累，长江水文逐渐形成了水文测验、水环境监测、河道测绘、水文气象预报、水文水资源设计开发、网络信息建设、水文科学研究、学术交流等门类齐全的、具有保存价值的纸质、声像及电子形式的各类档案资料近40 000卷，内容极为丰富。

1.2 主要特点及作用

水文工作普遍具有点多、线长、面广的特征[3]，因而水文档案具有其独特性。以长江水文为例，其档案主要有以下4个特点：①专业性，水文档案作为科技档案，内容包括水文测验、水环境监测、水资源分析评价、水下地形测量、水文气象预报、水文站网与测报系统建设、水文基础设施建设等，具有专业性特征，针对档案门类专业的不同，管理模式也有所区别；②公益性，水文档案形成单位多为公益性事业单位，其形成的档案主要为防汛抗旱、水文测报，以及交通、环保、国防等领域提供社会服务，具有社会经济价值及意义；③统一性，水文学是研究自然界水的时空分布、变化规律的一门学科，水的变化复杂而连续，仅仅依靠一个水文观测站的信息，很难准确做出范围较大、时段较长的水情预报，难以提供精准的水文保障服务，水文档案的统一性，指的是水文原始观测记录等原始记录，其观测结果的记录、传输、储存和整编，都要按照统一的规范和格式进行填报、处理和管理；④系统性和连贯性，水文档案的利用包含有长系列且连续不断的精准的水文数据，以便利用历史和近期的档案成果开展系统分析和研究，档案的历史积累年限越长，分析成果的准确性越高。

水文档案是水利工程规划设计和运行调度、防汛抗旱、水资源开发利用、管理和保护以及一切与水相关联的国民经济建设的重要基础信息和决策依据[4]。以长江水文为例，在长江流域综合规划中，水文分析使用了档案部门全流域大量的历年水文、泥沙、水质、河道等监测资料；三峡工程设计洪水计算中，查阅了大量历史洪水的调查和考证资料，研究1870年洪水的洪峰、洪量、过程线和重现期，为确定三峡工程规模提供了科学依据；南水北调中线工程可调水量专题研究中，查阅了近500年洪涝干旱资料，研究南北水资源丰枯遭遇规律，为确定汉江可调水量提供了技术支撑；在长江防汛工作中，遇到全流域大洪水时，水情预报分析需要在水文整编资料电子数据库中，快速查询各测站历年最大流量、最高水位、超警超保历时的数值和排位，为防汛决策提供准确的水文信息；在2018年金沙江白格堰塞湖应急处置过程中，水文业务部门通过查阅水文档案，迅速调出金沙江各站历年洪水资料，计算各站稀遇频率设计洪水，并与估算的堰塞湖溃决各站洪水比较，判断溃决洪水的灾害程度，为抢险救灾的决策提供了档案信息支撑。

2 新时期水文档案管理模式、特点与实践

水文档案管理，从整体层面出发，就是针对水文工作中产生的不同形式的历史记录开展收集、管理、保管及利用，并且在此基础上开展水文档案的分析、统筹与规划。

2.1 管理的模式及特点

新时期水文档案管理工作采用了纸质档案及其对应的电子文件同步收集、管理的模式，其显著的特点是档案的信息化管理。结合目前的管理实践，信息化手段在管理效率以及管理质量提升中的应用非常突出[5]。信息化管理模式主要的技术使用有：计算机技术、网络技术、数据管理技术、知识管理技术以及信息管理系统等。以长江水文为例，从2004年起，长江水文局机关和下属7个勘测局陆续建立档案管理系统，实现了档案管理的计算机化；2021年，又将传统单一的C/S架构的档案管理系统进行了更新升级，新的数字档案管理系统更加适用于当前智慧水利建设及档案数字化建设的发展需求。长江水文目前采用纸质档案和电子文件“双套制”收集、管理模式，并在积极推进水文档案“存量数字化、增量电子化”管理的基础上开展档案数字化转型工作。水文档案信息化建设极大地提升了水文档案的管理水平，在资源节约、时间成本节省以及提升档案服务水平等方面取得了显著的成效。

2.2 管理方法与思考

针对水文档案专业性、公益性、统一性、系统性和连贯性特征，长江水文在加强新时期水文档案管理上采用了如下方法：①针对水文档案的专业门类划分，制定了全江水文档案分类方法、归档范围，订制个性化的档案管理系统，对各个专业门类的档案进行分类管理，并制定科技、会计、文书、声像、实物等门类，对不同专业门类档案制定整理细则；②针对其公益性特征，实现了新版数字档案管理系统与综合办公平台（OA）的无缝对接，电子公文可以直接通过OA归入数字档案系统归档，用户也可通过OA平台接口开展档案查询、利用申请、催还提醒等，已挂接原文的电子文件经审批后，可直接下载使用，实现了全江范围内档案信息资源的共享利用，为防汛抗旱、水资源研究、水利基础设施建设等提供服务与支撑；③针对其统一性特征，长江水文以现实情况为依据，建立健全各项档案管理制度[6]，制定《水文局档案管理办法》及《水文局档案制度汇编》，采用统一领导、分级管理的原则，针对各类工作记录的收集、整理、立卷、管理和利用各个环节进行详细、统一的规定；④针对其系统性和连贯性特征，以水文整编资料为例，长江水文按流域水系、按地区（站）、按年份进行组织排列，以维护水文记录文件之间的有机联系，对各种门类和载体的档案实行规范整理，确保案卷质量符合相关规定。

同时，针对水文档案管理，还需注意以下方面。①加强信息化管理平台的管理。一方面是加强软、硬件环境的适配[7]，确保档案管理系统满足当前国产化环境下的使用需求；另一方面则是强调档案管理平台的安全性，符合电子档案长期保存的相关要求，保证档案的安全有效。②明确档案收集、整理、入库、归档的全流程管理，确保档案管理的专业性和现实效果。③加强档案数据知识化的探索与研究。将保存的长系列数据进行提炼和获取，对档案数据资源进行知识化整理和信息化处理，最终转化为可利用、可共享的语义化知识网络，是档案信息化管理的一项重要工作。

3 水文档案管理存在的问题及对策探讨

对新时期水文档案管理工作实践进行分析，发现在具体实施中依然存在一些问题，主要体现在档案信息化专业人才的匮乏及新时期档案管理观念的缺乏，不能满足水文档案的高效利用及多样化服务需求。这些问题的存在不利于提升水文档案管理水平，提出针对性的解决措施非常重要。

3.1 水文档案管理存在的问题

（1）组织管理方面。档案管理专业人才配备不足，持证上岗人员未达到标准。在新时代背景下，信息技术具有较强的专业性，需要管理人员具备相应的信息知识能力，档案管理人员专业知识达不到要求，知识结构不合理，尤其缺乏适应档案资源整合、档案数字化转型需要的人才。水文档案管理人员大多不是档案专业出身，对档案管理这门学科的系统性、深入性学习不够，尤其是在新时期档案管理思路发生变化的情况下，管理工作的技术实施、方法利用等均有了改变。在这种情况下，必须要对工作理念进行革新，并用先进性理念来指导实践，这样实践工作才能获得显著进步。

（2）档案信息化方面。针对水文档案利用率高且利用目的多样的特点，长江水文通过更新档案管理系统，拓展档案借阅途经，在原本纸质借阅、即时通讯系统借阅的基础上，增加了OA管理系统及手机移动端提交借阅流程的方式，充分发挥水文档案作用，尤其是科技档案在水文测报、防汛抗旱、水资源管理等水利工作中的利用价值。新时期档案管理虽然在技术上能够适应单位信息化的发展，但仍需在不同门类档案的元数据设置与提取、电子文件四性检测、电子文件长期保存以及单套制探索等方面加强探讨与探索。比如如何通过档案管理系统实现档案的一站式线上管理，在档案收集管理“双套制”向“单套制”过渡的趋势下，如何确保电子档案的真实、有效、安全、可控，是当前水文档案管理亟待解决的难题。

（3）档案开发利用方面。水文档案管理能够通过档案管理系统、实体档案借阅等途径开展档案利用工作，但在通过对水文档案进行编研，为用户利用水利档案信息资源提供信息通道方面普遍有所不足。长江水文根据馆藏档案资源，编写了《全宗指南》《大事记》《长江水文发展年度报告》，编辑了《水文局机关档案工作制度汇编》等，但档案编研的计划性、系统性、深入性较为缺乏，需在充分探索档案信息资源的数据价值和服务价值上加大工作力度，把档案数据资源用好、盘活。

3.2 对策探讨

提升水文档案管理工作的实际效果，必须基于工作中存在的问题进行相关的管理方法和措施改进。

（1）加强新技术的应用及档案信息安全的保障。目前，我国经济及技术发展水平显著提高，为水文档案管理能力提升提供了有力支持。在水文档案信息化管理模式的应用过程中，应积极引进新技术，如云计算、大数据、数据挖掘等技术以及这些技术与现有档案管理系统的融合应用。同时，构建完善的网络安全防护体系，合理利用防火墙、VPN等先进技术，有效抵御外界威胁的入侵，保障档案信息安全[8]。

（2）水文档案管理人员技能培养及管理理念的转变。在目前水文档案管理实践中，往往没有档案专业人才负责相应的工作，增加了水文档案管理难度。建议加强档案专业管理人员培养。通过脱产培训、在线教学、调研教学等方式，提升其专业理论知识与操作技能，以适应新时期信息化档案的管理需求；促进管理人员的档案管理思想、理念等改变，使其顺应时代的发展趋势，积极提升自身业务技能，并配合档案管理工作的实际要求构建更为合理的管理模式。

（3）进一步完善管理制度。长江水文于2019年更新了《水文局档案管理办法》和《水文局机关档案管理制度汇编》，对档案管理的目标、流程、规范进行了制度化的明确。结合长江水文档案管理实际，还需进一步完善水文档案的管理制度，一是完善责任制度。建立基础建设项目档案管理责任制度及分工表，谁签字、谁负责，确保档案生成、整理、归档全过程的精细化责任制管理，保障档案的完整、准确、系统、安全。二是完善监督制度。建立水文档案管理互查制度，制作档案工作分工及监督表格，对档案管理人员每年收集、整理的档案，采用互相检查、互相督促的方式，对水文档案的收集、著录、整理、上架等每个管理环节进行监督、抽查。

4 结语

在防汛抗旱、水资源管理、水利工程设计与建设等水利工作中，水文档案发挥着重要作用。本文从水文档案的定义、内容、主要特点及在社会经济中的重要作用出发，结合长江水文档案管理实际，对新时期水文档案管理模式、特点及方法进行了分析，并针对水文档案管理实际工作中产生的问题，探讨了相应的解决措施，对于提升水文档案管理水平，更好地发挥水文档案在水利工作和社会经济发展中的服务作用，具有一定的参考价值。