科研机构数字档案室试点建设目标与建设策略

■岳文杰

一、科研机构数字档案室建设内容

科研机构数字档案室建设需要根据研究所的科研方向和科研人员实际需求制定实施方案，完成档案基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、档案信息开发利用、电子档案制度规范建设、档案安全保密体系建设，确保档案管理更加规范高效，开启科研人员档案利用新体验，提升信息化背景下档案服务科研需求的能力。在保障电子文件长期保存可用的同时进行数据备份，筑牢数字档案室安全防线。

二、科研机构数字档案室建设目标

（一）总体目标的设置

明确科研院所数字档案室所需要实现的功能，可以聚焦科研档案如何助力科研工作取得进展等方向来制定。档案工作要围绕服务科研工作、提高工作效率来制定目标，同时不断完善档案管理软件硬件设施，开创具有科研机构特色的数字档案室。

（二）分目标的设置

基础设施建设目标：聚焦满足数字档案室基本要求。如配备和增加必要的配套软硬件设备，包括运行档案系统的正版软件、网络、机房、服务器、存储备份设备、输入输出设备、安全设施等。

数字档案资源建设目标：可根据国家档案局要求，参照《企业数字档案馆（室）建设指南》中数字档案资源建设相关要求，存量档案数字化率宜达到70%以上[1]。

电子档案管理系统建设目标：能够和科研机构主要业务系统进行接口开发，进行在线归档，电子文件在线归档“四性”检测等功能。将档案管理系统进行接口开发，实现系统固化档案基本工作及电子文件与电子档案管理常态化。优化各类文件归档流程，制定相应的归档范围、保管期限、分类方案，放入系统流程中，档案管理台账报表由系统自动生成。如探索科研项目科学数据的全生命周期管理以及重要电子文件归档与电子档案管理新模式。

制度规范建设目标：形成有科研机构特色的数字档案室建设制度规范体系，制定研究所数字档案室建设制度规范体系框架，并结合研究所实际情况逐步印发所需的制度规范，包括各门类档案建档规范、元数据标准、管理办法等，提出科研业务统一开发的标准流程和要求，逐步开展科研档案在线归档。

安全保密体系建设目标：构建管理、技术、应急三位一体的安全保密工作体系，确保数字档案室安全稳定运行。建立电子档案安全保管和备份制度、“三员”管理制度，采购用于确保电子档案数据信息安全的软硬件设备，对档案人员进行安全保密培训。制定档案信息密级划分和利用权限规定，正确设定应用权限、开放范围，建立信息发布审核制度、档案数据备份制度。将原档案数据备份存储设备，针对档案需求完善保存策略、自动备份、检测和恢复等功能，开展科研电子档案长期保存技术的研究与实践。

三、科研机构数字档案室建设策略

（一）实施方案的制定与完善

科研机构数字档案室的建设需要制定整体规划、项目建设总目标，主要以服务科研工作为目标作为科研机构数字档案室建设的建设目标，对标建设目标分解为各项分目标任务，对整体项目档案信息化基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、档案信息开发利用、制度规范建设、安全保密体系建设等维度，进行符合实际的调整优化和方案建设。

电感耦合等离子体质谱(ICP-MS)作为20世纪80年代发展起来的一种新技术，具有灵敏度高、检出限低、光谱干扰小和快速准确等优点，已经广泛应用在食品安全、环境监测、农产品和烟草等领域[8-10]。同时发现微波消解作为化学元素分析中最常用的前处理方式之一，其相对于湿法消解，具有能够迅速加热样品，还能有效地防止样品中元素的挥发和污染[11]。但是，目前采用ICP-MS法测定烟草中K、Ca和Mg含量的研究鲜见报道。鉴于此，笔者建立了微波消解-ICP-MS法快速测定卷烟烟丝中的K、Ca和Mg含量的方法，以期达到快速、准确测定的目的，也为科学合理地评价卷烟的理化特性提供参考。

（二）基础设施建设

科研机构涉及密级档案的保管利用，综合档案室需具备一定的资质，库房及阅览室要符合国家档案安全保密的要求，同时配备一定的数字档案室软硬件设施，包括用于运行档案管理应用的服务器、存储电子档案数据的光盘（库）等数据保管和备份设备、满足电子档案管理要求的输入输出设备等。

（三）档案管理系统开发

首先，需要建立科研机构独立的档案管理系统，根据科研机构工作的管理规范与业务流程，对归档电子文件及其他数字资源进行收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁，具备电子文件归档和电子档案管理功能，并能辅助管理传统档案，通过网络提供档案信息服务和共享利用。

其次，科研机构可以参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）等国家标准进行档案系统的开发，如嵌入检测模块实现电子文件在线归档“四性”检测功能，确保电子文件真实、可用、安全、完整。

（四）电子文件在线归档

2021年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。电子文件归档、电子档案移交接收和电子档案长期保存档案管理系统可以通过“四性”检测检查电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性。

业务系统与档案管理系统之间可以通过数据包交互进行传输，业务系统可以推送元数据及原文信息至档案管理系统，如OA系统可以将需要归档的电子文件以XML的形式进行推送，通过映射磁盘将该数据包上传到档案服务器。档案管理系统接收通过“四性”检测之后的XML文件，读取XML中的条目信息和电子文件，将电子文件挂接到档案管理系统。

（五）配套制度规范

按照国家及行业法规标准要求，加强档案管理顶层设计，建立科研机构档案工作管理制度体系，建立档案工作垂直管理体系。

按照制度标准要求，明确各部门在档案管理工作中的职责、档案的分类方案、归档范围和保管期限、各业务环节的工作要求、数据标准规范等，指导各部门更加规范、高效地开展档案工作，为科研机构档案的集中统一管理提供制度保障。

（六）安全保密体系

设施设备方面：符合国家档案安全保密的要求，配备门禁管理设备、报警设备、库房监控设备、防火设备等设施设备。

制度规范方面：建立档案安全保密管理制度规范体系，制订相关档案管理规定，如《电子档案管理办法》《电子档案长期保存管理办法》《档案管理系统运行维护办法》《档案利用办法》《档案安全与保密检查制度》《电子档案管理系统安全人员管理制度》《电子档案系统“三员”管理制度》，同时加强科研院所电子系统的管理，制定办法如《网站及信息系统管理细则》《档案安全与保密管理办法》，确保从总体设计到具体实施，构建数字档案室运行机制。

配置安全保密设备：部署软硬件并配置安全功能，根据数字档案室运行需求和涉密库房的保密要求，配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工、电子档案阅览场所，在库房重点区域安装监控和门禁系统，库房全面落实“九防”措施。建立网络安全管理制度，涉密档案离线存放，数字档案室网络与互联网实行技术隔离，配备正版或经过规范测试、登记的基础软件，通过设置数据访问权限功能和实行备份管理来增强档案信息安全。

网络、系统安全建设：档案管理系统可通过VPN（虚拟安全通道）和FW防火墙设备与互联网实行技术隔离，有效保障网络可靠、可控和不泄密。用户在外网下想要进入内网应用需连接 VPN，提升网络安全性。用户采用统一身份认证登录，所内职工可通过OA 账号实现单点登录。系统采用“三员”管理、审计追踪、数字水印等方式加强安全措施。

系统备份方面：可采用磁光电混合存储系统用于档案管理系统备份，磁光电混合存储系统是以光盘存储为核心的磁光电混合存储系统，是一种集光、磁、电等存储媒体的优点于一体的存储系统。光存储媒体存储寿命长、安全可靠性高、能耗低，单张光盘和光盘库容量不断提高，但数据存取速度较慢。磁、电存储媒体数据存取速度快，但存储寿命较短。通过软件对光、磁、电等存储媒体进行高效组织和管理，实现数据在多种存储媒体之间的灵活交换，并可按照统一规范分级存储，达成优势互补的效果，使得磁光电混合存储系统能适用于在线和近线存储，同时满足长期数据保存需求的应用场景。档案管理系统可以通过数据库的计划维护任务，每天将数据库自动全量备份到本地服务器。同时，数据库和电子文件也可采用异地备份的方式保障数据安全。

（七）档案数字化

科研机构对存量档案进行数字化扫描加工，完成档案的目录数据库建设和全文扫描挂接工作不仅方便档案查借阅，助力科研事业，并为后续档案数据深加工、档案智能检索利用、数据可视化展示等提供帮助。档案数字化工作包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、后期整理装订、数据备份、成果管理等工序。在整个加工环节中，要确保档案实体及其信息的安全保密。

（八）档案专题数据库

档案专题数据库,是指将档案信息资源系统完整地按某一特定主题进行组织、提炼、编辑加工和数字化转换，并以计算机能够识别和处理的文本或多媒体形式组建而成的具备查询、检索、复制等功能的数据库[2]。

科研机构可以根据研究特点建立档案专题数据库，如可以通过依托科研项目建立科学数据专题数据库，探索重大项目实验数据全过程管理。也可以根据档案编研的成果建立特色专题数据库，如著名科学家建立名人档案数据库。

（九）档案数据迁移

档案管理系统面临升级或者转移到其他档案系统时，需要将存放于原系统的数据进行迁移。利用数据迁移可以实现数字档案的备份、利用、共享，从而达到长期保存和发挥档案价值的目的[3]。