企业财务信息化系统的建设与完善措施——以LW集团为例

姚晨佳

（上海兰卫医学检验所股份有限公司，上海 200335）

LW集团是一家以医疗器械销售板块和医学检验服务板块构成的上市公司，实际控制的全资及控股公司38家，遍布中国多个省市。随着企业规模不断扩大，LW集团意识到财务信息化系统的重要性，并决定加大对信息化建设的投资，企业先后建立了多个业务系统和多个财务子模块。

一、企业财务信息化系统建设的意义

（一）提高财务信息质量，助力财务职能转型

建立统一化、标准化、流程化的业务及财务共享平台，达到制度流程化、流程信息化、信息智能化的业务控制和财务控制。将现代化的技术应用到会计核算领域，可以大幅减少人工出错概率，同时保证财务信息及时性。比如财务人员可以在财务信息平台上，利用模板凭证快速出具会计凭证；在报表系统上点击“报表计算”可自动生成财务报表及其他相应辅助表；集团通过合并报表模块核对关联方报表、生成合并报表等，从而大幅提高财务信息质量。

基于信息系统的有效支撑，企业将财务状况与前端业务紧密结合，财务人员由原财务核算基础领域延伸至前端经营活动领域，使其进一步融入企业的日常管理中，工作重心转向财务分析及管理职能。比如财务人员参与项目的事前计划、事中控制和事后评价，事前为项目测算成本、利润、税收等财务数据支持；事中了解项目进度，物流情况、开票情况等信息是否如实反映在财务报表上；事后复盘，为年度业绩考核打下基础。此外，财务人员在分析财务报表时，针对异常情况寻找其背后的真实原因，及时制定应对方案，防范经营风险和财务风险，从而提升财务管理水平。

（二）提升行业竞争力，提供科学决策

通过财务信息化系统中多模块数据启用，包括不限于财务基本核算模块、供应链模块、物流模块、预算模块、报销模块、资金模块等，有效提高数据穿透力，强化企业内部管理水平和管控能力。同时，在信息化建设中融入业财一体化思想，将财务信息系统与多个业务端系统集成，实现业务财务数据联动，及时准确地提供财务和非财务指标，为企业提供科学有效的决策依据。企业管理者通过查询业务、财务等多维度相关数据信息，从而对企业内部资源或外部环境进行剖析和预判，制定公司长、短期战略目标和管理措施，实现企业价值增长，提升企业核心竞争力，保证企业核心市场竞争优势。

二、LW集团财务信息化系统建设实施中存在的问题

（一）硬件设施落后

一个系统的完善，不仅需要软件系统的开发和升级，更需要服务器、网络集成、客户端等硬件系统的支撑。LW集团在服务器硬件方面存在明显不足，随着子公司数量不断扩张，人员急剧增长，经常出现系统卡顿、当前人数已满等问题。此外，不断增加并接入的客户端使员工的电脑经常发生运行速度缓慢、运算出错、电脑死机等情况，不同程度地影响了工作效率。

（二）缺乏整体规划形成“信息孤岛”

如果说硬件是躯体，那么软件则是灵魂和思想。如何能使信息化系统和公司业务相匹配，保持高度契合？则需要对软件有着更高的要求及整体规划。随着公司业务及规模不断扩张，LW集团建立了多个信息系统，比如：人事部建立了EHR系统用以搭建组织架构及编制员工工资、资产部建立了风塔系统用以管理企业实物资产、实验室建立了LIS系统用以统计检验标本的收发情况、财务部升级了财务信息系统用以提高财务信息质量等，上述系统对提高工作效率发挥了重要作用。然而由于LW集团前期缺少对信息系统的整体规划，导致上述系统在投入使用后，数据虽能满足各部门日常工作需要但难以有效对接和共享，在企业内部形成了多个“信息孤岛”，甚至于同一个事件在不同的信息系统中数据口径是不一致的，管理者在海量数据面前很难获得完整且有价值的信息。

（三）缺少财务和信息同时具备的复合型人才

LW集团财务部门拥有多位高级会计师、中级会计师和注册会计师等专业性较强的人才，信息部门拥有多位经验丰富的工程师，但同时具备财务知识和IT知识的复合型人才却少之又少。由于财务人员不懂IT术语，IT同事不懂财务术语，导致双方经常在财务模块的开发、升级、完善中，存在一定的交流困难，甚至是理解上的偏差。最终导致财务提出的需求无法得到满足，只能牺牲一些系统自动化，使得原本能自动化完成的工作变成了需要半自动半人工才能完成，效率没有显著的提升，反而更加重了财务工作量。

三、完善LW集团会计信息化建设的对策建议

（一）加大资金投入，提升财务信息化建设的硬件配置

LW集团必须在硬件方面投入更多的资金，用以系统的内存、服务器等升级换代。一方面，加快系统的运算速度、网络交换速度，避免使用者过多导致系统瘫痪，提高工作效率；另一方面，建立防火墙，设置员工身份认证，建立安全防范机制，避免外部病毒入侵系统，为企业系统的安全性提供保障，提升整体性能。在有条件的前提下，可以将企业电脑进行外包租赁，使员工电脑也随着时代进步更新换代。

（二）进一步优化流程、制度和会计科目规范

在建设信息化系统前，需要充分了解企业业务，重新整理业务流程和财务流程，梳理各环节所需要流转的单据信息，并明确每个系统模块工作范围及使用权限，合理规划流程及系统模块。流程的优化和改进可以帮助企业减少因过时或设计缺陷的业务流程造成的资源浪费和时间成本，甚至于客户的流失。

值得注意的是，优化流程的前提需要将配套的制度做全面更新和细化。只有将制度完善，才有理可依。而集团财务部门，应整理出适用于自己集团业务的会计科目。作为集团化管理，有了统一的制度、统一的流程和统一的会计科目，才有坚实的基础及后盾，企业管理者才能将更多的精力集中在业务的“前线”。

（三）启用财务信息系统多模块，提高工作效率

目前，LW集团在用友NC系统上仅开通了供应链ERP、财务核算两个子模块，其他模块尚未启用，在一定程度上制约了财务管理工作。建议LW集团可以启用多模块，比如但不限于：

1．启用合并报表模块

子公司按集团要求在用友NC账套中生成单体财务报表并及时提交集团总部，合并报表财务人员在账套中建立合并报表子任务，通过在财务系统中抽取各单体公司已提交的报表进行审核，审核通过后在系统上形成汇总报表，再由用友NC系统生成内部交易抵消表，经财务核对审核后计入合并抵消分录，即可完成合并报表初稿。如果子公司报表出现错误需要调整，需向集团提出申请，由集团在系统上进行反审核后方可撤回单体报表，从而防止因子公司擅自修改报表导致合并报表出错情形。

2．启用预算报表模块

经审核通过的一张业务单据，可同时在核算系统和预算系统中生成相应凭证，进而月末生成两份报表：财务报表和预算报表。预算报表不用等到财务月结后，再根据预算口径的要求，重新编制预算报表。既能节约工作量提高工作效率又能保证两套报表的数据一致性，为企业业绩考核提供可靠依据。

（四）强化业财融合思想，实现业务数据一体化

财务信息化系统的建设不仅为财务人员带来积极影响，也为企业其他部门人员带来一定工作上的变化。在业财融合的当下，财务信息化系统以融入业务活动为方向，对企业日常经营活动中产生的业务数据、财务数据等进行归集。在信息技术的支撑下，企业可以获取完整、准确的内外部基础数据，用以不同层级的员工多维度的数据信息需求，对企业管理者决策判断提供有效支撑。同时，将财务系统和业务系统集成化，实现数据快速传递及共享，打破部门间信息壁垒，避免烦琐的手动跨系统查询、同一事件数据口径不一致、重复工作、信息传递不一致等问题，大幅度提升数据信息的准确性、完整性和及时性。

1．建议LW集团将现有的业务端EHR系统与财务信息系统集成，与HR相关的信息，例如员工姓名、级别、分属公司、组织架构等可共享至财务系统，以此保证两个系统的一致性，财务人员无须在财务系统中手工录入部门信息和员工信息，一旦出现员工变化，财务系统能自动识别及调整。原先两个系统没有做数据接口时，每月编制工资类凭证需要催促人事从EHR系统中导出相关工资明细并根据企业保密性要求及财务编制要求手工编制部门工资表，内容包括部门、应付工资、实发工资等相关信息，财务人员根据提供的部门工资表手工录入凭证。由于企业部门较多，往往一张工资计提凭证，都需要花费不少时间又因为经过两轮手工填制，容易出现数据差错。若将两个系统做数据接口，在财务信息系统后台中指定抽取EHR系统的部分字段信息，通过部门和费用的对照表使系统自动生成部门工资表和工资类凭证，既省时又能确保数据的准确性、及时性。

2．建议LW集团将现有的业务端LIS系统与财务信息系统集成。LIS系统主要是集团检验板块公司收发标本业务所独立开发的系统，用以记录检验标本的来源信息、方法学信息、折扣率、客户信息、报告发送情况等业务信息，但缺少财务信息比如开票信息、收款信息等。而财务信息系统则包含开票信息、收款信息但缺少对应的账单业务信息，导致业务员经常找财务询问回款情况，同时财务也无法确定开票对应的报告是否已经完成，收入确认是否准确无误。如果财务需要分析收入波动原因还需在两个系统中来回切换，通过手工匹配单据查找原因。若将两个系统集成后，将业务信息与财务信息打通，无论是业务员还是财务人员都能清楚地看到某个客户整体情况，从业务的起点收到检验标本，一直到业务的末端开票收款。财务人员还可定期与业务人员沟通、跟踪有异常情况的客户。

（五）规范报销流程，采用报账系统，提升财务工作效率

与公司全体员工息息相关的除了工资外，就是日常报销业务，随着企业人员数量增加，报销业务也是财务目前比较繁重的工作之一。目前LW采用的线上领导OA审批，线下提交发票审核流程，领导在看不到报销发票的情况下采用盲批形式，而财务审核只审核发票的真实性，特别是外地同事报销，还需将发票寄到总部财务部导致报销流程不严谨且耗时长。建议LW集团可以采用报账系统来提高工作效率。首先，制定完善的费用报销制度并全员培训，要求每位同事按照其制度要求在系统上提请报销申请；其次，费用填报人将相应的电子发票或纸质发票通过拍照或扫描的方式上传至报账系统，将原线上线下审核合并。采用报账系统与传统模式相比，具有以下优势：

第一，在系统中定制模板，可使用复制、粘贴的功能，解决重复性的日常报销，减少制单人工作量及错误率；第二，无论是电子发票还是纸质发票上传到系统后，系统可自动完成防重、较真等基础审核，减少财务人员手工审核发票的时间；第三，领导根据流程中上传的发票进行审核，加强了费用控制；第四，将报账系统与财务系统集成化，经过审核且付款完成的报销单可在财务系统上一键生成会计凭证，大大减少了财务总账工作量，还能从最大程度上确保数据的准确性、及时性，提高费用管控能力。

（六）推进企业和银行间信息化建设，实现银企直连，简化财务工作

银企直联是指银行系统和企业的财务系统相连接，企业直接通过财务系统办理账户管理、转账支付等银行服务，整合银企双方的系统资源，从而带给企业安全、简易、实施个性化的网上银行服务，简化财务工作。通常，资金部同事需要根据纸质报销单手工制单填写相关付款信息，再使用U盾在银行网页上进行操作，若通过银企直联则可减少手工制单环节，避免填制错误率、保障资金安全、节约人工时间。此外，银企直联与财务系统集成后，当付款完成后可自动生成会计凭证，既能保证时效性，又能解决银行对账单与财务账面不一致情况。

（七）培养财务信息化复合型人才

在财务信息化趋势下，企业需要招聘具有财务专业知识和信息专业知识的复合型人才。同时，企业通过各种培训渠道或方式对财务人员进行必要且长期性的财务专业和信息专业知识培训，充分熟悉及应用财务信息化系统，以确保准确、完整、及时录入相关数据，将财务信息化系统发挥最大的作用。

四、结束语

综上所述，企业财务信息化系统建设是一个逐渐完善和发展的动态过程，企业需要根据自身的实际情况和长期发展战略制定信息化建设的蓝图和规划。首先，需要得到企业管理层的重视和支持，成立专项小组实时应对信息化系统建设中遇到的问题。其次，优化业务和财务流程、更新相关的规章制度是信息化系统建设的基础环节。对流程的合理性、完整性、实用性和关联性进行详细的调研分析和设计，才能将财务系统和业务系统有机结合。最后，升级硬件配置保障系统的安全性和流畅性也是必不可少的。推动基于业财融合思想的财务信息化系统建设，联动企业内外部各类数据，提升企业的财务管控能力和核心竞争力，为企业投资决策做出科学依据，以应对企业发展过程中日益复杂的挑战。