大数据背景下档案管理的机遇与挑战

李艳侠 山东省济宁市鱼台县社会保险事业中心

大数据衍生了大量数据资源，引发了网络技术革命。国家治理、企业管理、个人生产生活与大数据关联密切，随着云计算、物联网的发展，大数据颠覆了传统网络技术，提高了数据传输速度，冲击和改变了当前社会。随着技术手段的更新迭代，大数据产生的数据量呈现数据量贩化、类型多样化的特点。作为一种信息资源，未来经济将由数据驱动。大数据在给传统档案管理工作带来机遇的同时，也带来一定的挑战。各领域的巨量数据对数据管理提出了更高的要求，因此，要针对当前大数据技术不断改变传统档案管理的理念[1]。

一、大数据时代档案管理的机遇与挑战

随着大数据不断向各领域纵深发展，社会各领域都离不开大数据技术的支持，数据资源增多，服务方式改变，加大了管理难度。大数据时代，应重新认识档案管理工作，全面提升档案管理的价值，用新思维、新方法提高档案工作水平。

（一）档案管理理论方面

大数据背景下，档案工作者应转变传统管理观念，全面迎接档案信息化时代的挑战，推动档案管理理论不断发展。

第一，大数据观。大数据的显著特征是带来大量的数据，传统技术方法无法处理大数据。大数据改变了传统抽样或随机分析的方式，需要分析所有数据。随着大数据技术的不断发展，仍有部分管理者缺乏对大数据的正确认知，对大数据技术存在疑惑。

第二，大档案观。大数据时代，人们可以从海量数据资源中筛选出有用的信息。档案可以反映人们的生产生活现状，具有平民化的特征。互联网时代，如果不能及时获取信息，这些零碎的数据信息就会转瞬即逝，但每天的数据信息仍会喷涌而出。因此，面对当前挑战，应发挥大数据的检索功能，为人们的生产、生活提供便利。

第三，大服务观。大数据是对数据的抽丝剥茧，是技术的更新迭代，目的是为人们提供更好的服务。在大数据的利用方面，档案用户不再满足于文件的利用，还会挖掘数据信息背后隐藏的深层次信息。要推动档案服务工作向社会化、多元化方向发展。档案部门不再是一个办公室，只需保管一些纸质文件，而是要运用信息技术，揭示数据信息中的内容，针对用户需求挖掘和量化数据，提升档案服务的主动性和精准性，避免受时空限制，影响数据资源的精细化输出。

第四，大平台。随着档案数据量的增多，传统档案管理模式已难以满足大数据时代对档案数据的管理需求。大数据时代，信息建设资源不断丰富，为人们提供了在线查档服务。档案系统实行信息网建设，企业局域网平台提高了行业内部信息传输的效率，消除了信息孤岛现象，提高了部门间的公文处理效率。大平台系统内部根据档案类别、属性等增设“档案管理”模块，改变了传统档案的工作模式[2]。

（二）档案数据资源方面

大数据背景下，数据资源呈爆发性增长，来源渠道多元化，内容结构更加复杂，数据信息获取方式也发生了很大的改变。随着互联网人数的增加，档案部门积极响应国家政策号召，注重民生档案的构建，档案来源更加平民化和生活化，数据内容更加丰富。大数据时代，全国各级档案馆不断提高容量，实现了存量和增量双提升，实现了数字化和电子化，提高了档案移交、寄存和撤转的效率。随着档案类型的增多，从传统纸质衍生为实物、声音、影像等多种介质，信息化档案实现了追踪浏览查询痕迹等，使信息通过不同形式体现出来。这些异构化的数据，将成为未来档案馆藏的重要形式。大数据背景下，档案数据价值密度降低，与档案数量大小成反比。传统档案移交进馆后很少有人翻阅，随着档案数据总量的增加，档案利用率进一步降低。大数据时代，档案数据处理速度提升，档案部门进行信息化管理，提高了档案管理的便捷性和时效性，信息收集方式已经从传统的“等人送上门”方式转变为主动获取，帮助档案管理人员及时捕捉网络资源信息[3]。

（三）档案利用与服务方面

档案管理的主要目的是满足社会对档案的利用需求。大数据时代，档案服务以客户为中心，实现了个性化、智能化服务，服务对象、内容、方式、目的发生了巨大的变化。档案服务对象包括事业单位公务员、企业职工等广大群体，为城市发展及新农村建设提供服务。从传统线下延伸到线上，档案服务随着大数据技术的发展，打破了传统时空限制，档案需求者足不出户就能获取相应的资讯和服务。档案服务内容从传统的馆外资源难以获取转变为网络资源纳入档案服务内容，拓宽了档案服务范围。大数据背景下，档案管理人员对档案用户进行特定分析，实现精细化、差异化服务。档案服务方式从传统的以馆藏为依托，档案用户到档案所在地查找档案、加盖公章，转变为远程服务，信息互动更加便捷。用户通过网络表达需求，档案内容以打包邮寄或者在线传输等方式传送，实现人性化管理和智能化推送。档案服务的目的是满足用户需求，深入挖掘不同领域的档案信息，针对用户潜在需求，将杂乱无章的信息整理成特定问题或者答案，为用户呈现专业的档案信息资源。

（四）档案安全保障方面

第一，保存条件。传统档案多以纸质版、胶片类为主，需占用较大空间，但档案的安全性可以得到保障。随着大数据技术的发展，信息载体形式多样化，从传统的纸质版、胶片类发展为云存储等多种形式，这对档案保存的安全性提出了挑战。

第二，应急管理。档案具有唯一且价值高的属性，因此，档案安全应急管理是管理的重点。档案易受到社会突发事件带来的威胁与挑战，例如，在地震等自然灾害中，传统的纸质档案易被损毁等。随着大数据技术的应用，档案应急管理可以针对档案类型制定精细化的应急预案，避免突发事件的影响。

第三，技术手段。技术手段带来的挑战主要是传统档案数据手工管理，计算机的简单检索模式已经满足不了当前的档案管理需求。随着云计算技术的应用，档案部门应发挥其规模性、可靠性和通用性等特点，节约人力成本。但由于缺乏专业人才，档案部门只能与云计算服务商合作，开发档案管理云计算系统，提高档案信息的安全性以及数据的采集、存储、处理及分析效率。

第四，长期保存和信息安全。大数据背景下，档案管理云计算系统在运用过程中易出现系统漏洞或者越权访问问题，导致档案数据丢失、泄露和篡改等，档案部门工作处于被动运行状态。因此，档案部门应不断探寻更加科学、合理的解决办法。

（五）档案行政管理方面

档案行政管理机构是管理档案工作的重要部门。大数据背景下，档案行政管理工作也面临着新的机遇与挑战。

首先，行政职能的变化。档案行政管理部门弱化了对档案事务的管理，档案局对档案管理权利分界不明，部门职责划定不明确。档案行政管理部门对企事业单位管理过于粗放。大数据技术带来了档案数量的增长，衍生了档案中介机构，档案管理将行政职能重点放在了机构、组织及个人档案相关管理工作上。

其次，业务指导的变化。随着大数据技术的渗透，档案数量及类型发生了较大改变，档案管理不再是传统装订上架管理，而应将传统纸质档案改变为电子文件归档，应加强对新型档案归档管理方式的掌握，提高档案利用率，发挥服务社会的作用。

最后，合作方式的变化。大数据背景下，档案数据的获取、保存和利用需要借助互联网技术，档案行政管理部门应将工作重心放在档案事务管理上，与中介机构加强合作，邀请社会专业机构参与档案业务指导，确保档案业务指导高水平发挥管理功效。

二、大数据时代档案管理的有效策略

（一）加强资源聚集，建立覆盖人民群众的档案资源体系

第一，应拓展档案资源收集类别。提升纸质版档案的真实性、可信赖性，还应注重对结构化、非结构化和半结构化电子档案的收集。电子档案是大数据背景下的产物，这些零散、碎片化和底层化的信息，可以在网络上传输。

第二，完善档案资源建设主体。大数据时代，不同的圈层有不同的数据，档案部门可以及时获取多元化、社会化数据，档案部门应认可和鼓励各类社会组织参与档案建设和管理，在档案的形成、整理、利用和保存环节开展合作，优化档案资源。

第三，改变档案资源采集方式。应主动抓取网络资源，改变被动收集档案资源的方式，采取主动出击的策略，争取从网民手中获取优质档案资源。及时关注用户推送的档案，对档案进行分类保管，避免日积月累导致档案丢失，这样可化解集中归档工作量大的难题，提升档案质量。

第四，科学整合档案资源。大数据背景下，应推动传统档案向数字化档案转型，加快纸质档案数字化进程，延长纸质档案寿命。档案部门应对归档文件实行电子信息化管理，确保档案的真实性和完整性。各机构应建立门户网站，满足信息使用者的需求。

（二）创新服务内容，健全方便人民群众的档案利用服务体系

大数据背景下，档案资源如果不加以利用，保存再多也没有意义。因此，应充分挖掘档案资源的价值，加快档案部门资源开放进程，构建档案知识服务体系。

第一，应加速档案资源开放进程。大数据时代，档案部门应在保障机密档案安全性的前提下应开尽开，加大档案开放力度，提高公众参与度。

第二，创新档案服务理念。应突出以人为本的思想，实行人性化服务，满足档案使用者的诉求。大数据时代，信息受众分类明确，应发挥档案管理个性化服务的作用，全面分析信息使用者的需求、行为等，挖掘档案使用者的潜在需求，并提供定向服务。智能化服务是大数据时代赋予档案管理的新技术，也是促进智能抓取的有效途径，可帮助档案机构发现隐性知识，促进档案信息的传输与传播。

第三，拓展档案服务途径。大数据技术丰富了信息传播渠道，方便了档案的咨询、展览和借阅等，互联网、云计算和云服务等技术为档案管理提供了新的服务平台。

（三）“三位一体”防护，建立确保档案安全保密的档案安全体系

首先，物理防护。档案建筑是保护档案安全的第一道屏障，应提高档案馆建筑物的安全性。档案馆建设应符合国家建筑设计标准和规范，确保档案馆的大小、设施、功能和安全等符合要求。档案馆应建立视频监控、自动灭火系统，使其达到安全测评要求，定期排查安全隐患，提高档案安全性。

其次，人防战略。建立完善的档案安全责任制度，将责任细化到档案馆内部各岗位，加强信息化岗位人员管理。在档案管理过程中要制定应急管理预案，从制度上防范档案安全风险。建设专业人才队伍，加强复合型人才的引进，提升档案人才的专业素养。

最后，技术防护。应建立信息系统安全保密防护体系。检查电子档案系统安全等级，严格审查档案数字化外包管理机构的资质是否符合要求，避免档案信息被人恶意窃取，确保用户个人隐私不受侵害。此外，还应建立大数据存储备份中心，对重要档案实行异地异质备份保管，加强对档案资源的全面掌控。

（四）提升行政能力，建设务实高效的档案行政管理体系

大数据时代，在我国实行行政体制改革的背景下，应促进档案行政管理的现代化转型升级。

首先，应转变行政职能。档案部门应正确认知当前定位，借助社会力量，提升行政管理能力。

其次，提高行政执法水平。档案部门应加强执法能力，使档案管理有法可依，明确档案工作者的权利与义务。政府有关部门应依法履行监督指导职能，推动档案法制建设，不断加大执法力度。

再次，提高业务指导水平。档案工作者强大的行动力与专业水平可以推动档案管理部门工作能力的提升，包括加强档案业务分类指导、对家庭及个人档案类型加以指导等。

最后，加强与社会的合作。大数据时代，档案工作应与社会、公众建立互通及合作交流，与档案提供者、利用者、中介服务机构、网络服务商及数据公司开展合作，提高档案工作的管理水平。

三、结语

大数据时代，在给档案管理理论、数据资源、利用与服务、安全保障及行政管理等带来机遇的同时，也带来了挑战。文章针对大数据时代档案管理模式存在的问题，探寻更加科学的管理路径，适应社会发展变化，需要档案管理部门及档案各岗位工作人员不断探索理论知识并联系管理实践实现创新发展，满足档案使用者多元化、定向化的需求。