浅谈内部控制在四川省级科研事业单位政府采购流程中的具体运用

苏 霈

(四川省科学技术信息研究所，四川 成都 610021)

0 引言

党的十九大报告指出，要瞄准世界科技前沿，强化基础研究，由于科研事业是国家创新体系建设的重要抓手，国家财政资金对科研事业单位的投入力度加大，四川省级科研事业单位在顺应新形势下的发展中，政府采购业务也随之不断增多。健全的政府采购内部控制就是要将内部控制具体运用到政府采购流程中，按照采购实施前、采购实施中与采购实施后划分为政府采购预算与计划备案、政府采购执行、验收与入库三大环节，各个环节相互牵制、互相配合，才能有效防范舞弊和预防腐败，更好地保护科研单位资产的安全完整。

1 高效编制政府采购预算与计划备案

所谓“先有预算、后有政府采购，无预算、无政府采购”。政府采购预算与计划备案是决定科研单位采购完成质量的关键。如果没有制定采购预算，没有合理的编制计划备案细化政府采购环节，会导致执行困难，造成大量资金的浪费。针对这种情况，通过加强政府采购在编制政府采购预算与计划备案流程中的内部控制，制定出更合理的采购预算以及年度计划，为采购工作提供指导显得尤为重要。

1.1 设立归口主管机构，重“人才培养”

政府采购预算编制与计划备案工作涉及到财务、科研、资产等多方面的内容，要求相关人员具备较高的业务知识和良好的职业道德。所以一个单位要做好政府采购活动，应设立归口主管机构，培养专业采购人员研究政策并结合科研单位实际采购需求，编制政府采购预算与计划备案。由归口管理部门联动采购需求部门、财务部门、资产部门在各司其职的前提下，充分沟通协调，避免由一个人完成编制预算的全过程，大家互相牵制、相互配合，才能高效编制政府采购预算与计划备案，降低舞弊和腐败机会。

1.2 编制政府采购预算，重“预算界定”

科研事业单位政府采购预算的资金来源途径主要包括以科技计划项目与科研院所修购项目为主的预算，以及由科研事业单位创收的自有资金组成的预算。一般来说，科研事业单位的采购需求都是由各个业务部门提供，但业务部门并不熟悉政府采购政策，这就需要财务与采购归口管理部门联动协助业务需求部门编写政府采购预算，以达到政府采购预算“应编尽编”的目的，防止漏编、错编。

1.2.1 以科技计划项目与科研院所修购项目为主的政府采购预算编制

按照预算管理的相关要求与政府采购定义的界定，一个科技计划项目或者一个科研院所修购项目就是一个预算项目。事业单位科研人员在编制项目需求时，涉及到采购部分需要在第一时间与财务、资产、采购主管部门进行研讨，按照现行相关制度，根据《四川省政府采购集中目录及标准(2020年版)》《四川政府采购品目分类目录》确定本项目是否需要编写政府采购预算。

1.2.2 以自有资金为主的政府采购预算编制

按照预算管理的相关要求与政府采购定义的界定，科研事业单位创收的自有资金若涉及政府采购也同样纳入预算管理。以自有资金为主的采购预算界定“一个预算项目”应该在科研单位全局的视角，汇总同一个采购品目下全单位自有资金的预算是否达到集采目录内或者限额标准以上来判断是否纳入政府采购预算编制。

1.3 备案政府采购计划，重“细节把控”

为了进一步规范四川省级单位政府采购实施计划执行，建立规范透明、标准科学、约束有力的预算制度，规范政府采购预算执行，促进政府采购和预算管理的融合，在执行采购前，科研事业单位要进行采购计划备案。上述所说的采购计划备案是指省级单位根据已批复的政府采购预算，结合实际需求，编制反映本单位政府采购项目需求情况及执行要求的实施方案，然后上报四川省财政厅审核备案的过程。在“互联网+”信息化背景下，把控每笔采购计划备案的核心内容，有助于优化采购执行，如果在细节部分没有处理好，会严重影响后续采购环节的执行。

1.3.1 预留采购份额专门面向中小企业采购

目前，为鼓励中小企业发展，激活市场经济，不管是中央还是地方，关于预留采购份额专门面向中小企业采购的相关政策层出不穷。科研事业单位在积极响应政策号召的前提下，也要注重采购质量，特别是应用到科研服务领域的专业仪器设备，如果质量技术不达标，会造成国有资产使用效益低下，导致资源浪费，得不偿失。再者，应明确政策里关于“中小企业采购”的指定对象，从生产商到零售商一条线上的所有企业都满足中小企业的标准才能被认定为“中小企业”。例如台式机的采购，许多采购人认为零售商符合中小企业条件即可，但如果采购的台式机来至“联想”“惠普”等大型生成商，也不能认定这笔采购计划面向中小企业。

1.3.2 采购实施时间的确认

在政府采购计划备案中关于采购实施时间的填报决定着采购开始执行的时间以及进入采购程序的卡点。从内部控制的角度出发，对于每笔采购计划实施月份编制时应充分尊重各采购需求部门的意见，以避免“先上车，后补票”的现象，做到及时采购、合理采购。

2 严格把控政府采购执行流程

科研事业单位政府采购工作做好了前期的各项准备工作后，进入政府采购的执行流程环节。按照四川省现有的政策要求，省级单位政府采购都是要委托给第三方进行代理采购，分为委托社会代理机构采购、委托集中采购机构采购等采购方式。委托采购的标准应参照《四川省政府采购集中目录及标准(2020年版)》文件执行，属于集中目录内的采购品目应委托集中采购机构采购，属于分散采购的采购品目应委托社会代理机构采购，在确定好采购方式后，进一步梳理采购风险点，有针对性加强内部控制管理，达到优化政府采购执行流程的效果。

2.1 政府采购执行环节风险点分析

政府采购执行环节主要风险点的分析是关系到采购过程中差错和舞弊防范的关键，直接影响采购资金的使用安全和效率。主要环节风险点有以下几点。

1)是否按照审批的采购方式履行政府采购程序。

2)社会代理机构的选择是否合理。

3)采购需求文件是否经过集体论证讨论和领导班子集体审批。

4)合同签订内容是否与中标结果及内容一致。

2.2 政府采购执行流程风险点控制办法

根据政府采购业务主要环节风险点的分析及科研事业单位自身实际情况，运用相应的控制措施，将采购风险控制在可承受范围内，这些措施就是控制活动。针对上文梳理的风险点，整理出政府采购执行环节控制措施，概况如下。

2.2.1 有效制定内部决策流程

加强本单位内部控制，重点任务就是要梳理业务流程，注重层层把控。按照科研事业单位现有的“三重一大”决策制度要求，规范政府采购高效决策，结合政府采购项目预算金额、采购事项重要程度、风险防控要求等因素，将决策程序分为一般决策程序、领导小组会议决策程序、单位办公会决策程序、党委(党组)会决策程序等类别。做好科研事业单位在政府采购内部管理的内部决策程序需要根据具体审议事项，合理设置不同决策层对应的决策事项，在事项内部控制的基础上，兼顾效率。

2.2.2 社会代理机构的选择制度化

在四川省现行的政府采购政策中，属于集中采购的项目都是统一委托四川省政府采购中心集中采购，比如批量集采、网上竞价、定点采购等；而分散采购的项目主要以委托社会代理机构采购为主。一笔采购项目如果选择好一个合适的代理机构，在采购执行中会达到事半功倍的效果。在科研事业单位有权自行选择社会代理机构的背景下，如何做好单位内部控制成为了一项重要课题。将遴选社会代理机构制度化管理是较为科学的内部控制措施。遴选社会代理机构的制度中主要应从遴选工作组的建立、代理机构的遴选条件、遴选工作开展与确定流程、代理协议的签订与管理四个方面展开，共同组成了遴选流程清晰、工作开展有效的实施办法，在充分规避了风险的前提下，采购到满足本单位业务需求的货物、服务与工程。

2.2.3 统筹管理线上操作流程

四川省的政府采购工作从2016年进行了全面升级改版，四川省财政厅在预算管理系统到政府采购执行系统完成了政府采购预算编制与计划备案、采购公告发布与结果公示、合同公告与备案、资金支付全流程线上操作与监控，充分落实了“互联网 +”行动计划。科研事业单位应统筹管理线上操作流程，由财务部门保管、使用预算管理系统，由政府采购归口管理部门负责审核并操作政府采购执行系统的线上流程，对向外公开的信息进行充分审核与把关，环环相扣，相互牵制，进一步规避了采购计划与采购公告、采购公告与中标结果、合同签订内容与中标结果不一致的风险，同时实现政府采购信息的公开、透明。

3 采购项目的履约验收与入库

严格规范开展履约验收是加强科研事业单位政府采购结果管理的重要举措，是保证采购质量、形成闭环管理的重要环节，对实现采购与预算、资产与财务等管理工作协调联动具有重要意义。政府采购项目无论大小都应验收，制定强有力的履约验收内部控制应以采购合同为基础依据，结合业务需求部门采购需求，细化验收流程，根据货物、工程、服务不同的采购类型，制定相应验收依据。涉及科研仪器设备等采购物质应放置于使用现场进行安装、调整，避免出现换位、搬移后仪器实用效率下降的后果。考虑到科研事业单位的特殊性，组件验收小组可以由业务需求部门牵头，监督、资产、财务部门参加与监督，对于专业较强的货物、特大型的工程或者服务项目也可外聘第三方机构或者专业人员加入项目验收小组，规避单位内部风险，最后形成一份具有明确验收意见的验收报告。对于验收后形成的资产，应由资产管理部门登记入库，并按照科研事业单位国有资产内部控制管理办法执行。

4 结语

实现科研事业单位规范、高效、透明的政府采购管理，需结合科研事业单位自身政府采购特点，构建政府采购内部控制体系，以政府采购业务环节风险点为依据设计并执行控制措施，优化政府采购组织架构，形成良好的风险意识和文化环境氛围，增强单位员工对于内部控制的认同感和参与感，建立常态化监督检查机制 ，确保控制措施的有效执行，进一步提高科研事业单位政府采购的效率和效果。