行政部门主体视角下高校科学数据管理共享机制研究

赵嘉文 杨 钊

（1.西北大学档案馆 陕西西安 710069）（2.西北大学科学技术处 陕西西安 710069）

1 引言

大数据和前沿技术融合应用推动数据科技时代的到来[1]。高校科学数据是一类重要的数据资源，其包含高校科研工作者在科研计划项目、成果产出、技术转移与科技成果转化等多个过程的数据。高等院校特有的属性使其在进行高校科学数据管理共享机制上要和其他科研机构（如研究院所、数据中心、科研资助机构）有所区别。

从行政管理部门的视角出发，通过对高校科学数据的有效管理，可以达到让科学数据开放、流通、共享、优化的作用，能够降低高校行政管理成本，提高科研人员效率，提升高校整体科学研究水平进步与发展。

2 相关研究回顾

高校科学数据开放共享一直以来是图书情报档案学界探讨的热门话题。自2013年开始，有多篇论文从国外先进政策、平台建设、机制研究、基于用户的需求分析等多方面进行学术探讨。

其中，司莉和辛娟娟采用内容分析方法，对20所英美大学的科学数据政策进行深入分析，探寻英美两国大学科学数据管理与共享政策的特点和差异，以及对我国大学制定数据管理与共享政策的启示[2]。赖剑菲、洪正国调研国内外高校科学数据共享平台的建设现状，在重点介绍国内外十余个有代表性的数据共享平台建设的基础上，从需求、目标、经费保障和数据来源几方面对平台建设的特点进行分析，最后就高校科学数据管理平台的建设目标、组织实施、系统架构、技术路线和平台功能提出了若干有参考性的意见[3]。谢艳秋在硕士论文中结合东南大学和南京大学的部分利益相关者展开调研，最终构建了一套较为完整的“高校科学数据共建共享机制”[4]。胡永生、刘颖则从用户角度出发，通过对武汉11所高校科研人员的问卷调查，从高校产生的科学数据的特征、用户对科学数据的认知与观念、管理科学数据的行为以及对科学数据管理服务的期望4个方面，对高校科学数据管理需求进行分析与研究[5]。在此基础上，王琪的硕士论文对高校科学数据及高校科学数据管理做出了概念界定[6]。郭仕琳的硕士论文探讨了政策视角下科学数据开放共享的利益平衡机制研究[7]。该文最后构建了基于国家科学数据政策、科研机构政策、数据中心政策、科研资助机构政策、图书馆政策和出版机构政策的六大政策机制。其余后续研究则多从科研工作者及图书馆的视角出发，对高校科学数据共享和管理作探讨。目前学界尚无从行政部门主体出发，以完整的政策机制视角对科学数据开放共享管理作研究的。从现有研究成果看，高校科研工作者普遍对数据共享保持中立或规避态度。孙晓燕等人的研究表明，出于利益驱使和规避风险因素，多数科研人员对数据共享开放持避免或部分避免（原始数据及保密数据）态度[8]。

图书馆在学校的地位、科研工作者相对闭环的科研环境都注定图书馆作为科学数据共享管理的主体，需要行政部门的牵头规划，构建完备有效的管理机制，加以档案馆、图书馆等教辅单位的配合，形成完整的高校科学数据管理协同开放共享模式，仅仅依靠图书馆或档案馆的单一努力和呼吁，是比较困难的。下面我们从较为完整的立档机制、共享机制和保障机制三个角度出发，三位一体模式共同管理，探讨如何建立一个较为完备的高校科学数据管理机制，以期为高校科学数据提供良好的保管、开放、利用、共享保障，让高校科学数据真正“活起来”，可以成为被学界、业界和社会广泛利用的资源财富。

3 立档机制

首先，行政部门应在课题立项时督促建立规范的数据管理方式，将其作为工作的一项常态化运行内容，并将科研档案归档工作作为重要工作职责之一在课题结项时进行审查。

其次，在立档人员和相关费用方面，应该响应国家相关政策，鼓励课题组设立科研助理岗位，将立档和归档工作作为科研助理的日常工作和职责范畴。根据国科发资〔2020〕132号文件，科技部、教育部、人力资源社会保障部、财政部、中科院、自然科学基金委鼓励科研项目开发科研助理岗位吸纳高校毕业生就业，在其文件中明确指出“科研助理是指从事科研项目辅助研究、实验（工程）设施运行维护和实验技术、科技成果转移转化以及学术助理和财务助理等工作的人员”。其岗位可以“深化科技管理体制改革，构建与国家科技计划实施相匹配的专业科技支撑队伍”，其岗位经费的来源可为“科研项目经费中，‘劳务费’科目及结余资金均可按照有关规定用于科研助理的劳务性报酬和社会保险补助等支出”。

此外，应由学校行政部门和档案馆共同出台科研档案管理办法，明确规定科研人员在科研活动中从立项申报、项目研究与实施、结题鉴定、成果申报与转化推广应用等每一个环节的档案编制规范、归档流程以及保管期限等要素。高校档案馆要在每一年进行定期集中指导，确保科研人员做到“有档必归，知档可归”，要将科学数据立档作为项目的常态化，完善科学数据形成过程的管控机制，使科学数据明确存在，以供后期共享利用[9]。

4 共享机制

4.1 共享内容

高校科学数据的产出主要来自于科学研究项目，而横向科研项目与纵向科研项目在共享上是有本质的区别的，横向科研项目一般都是企事业单位为了解决工作中难题和技术难关而制定的项目，通过提供项目经费与研发酬劳而实现的项目委托方与受托方的直接合作，项目经费来源为非财政经费。而纵向科研项目是指从国家、部委和省市纳入财政计划的科研拨款中直接获得经费的项目，如国家科技计划、国家自然科学基金、国家社会科学基金等，它是由政府部门通过财政经费支持科研人员进行科研自由探索的科研活动[10]。二者从经费来源和目的上就有本质性区别，所以在科学数据共享上需要考虑的问题也不能一概而论，而是需要独立讨论和开展科学数据管理工作。

横向科研项目科学数据的共享更为复杂，由于横向科研项目相比之下更像是一种商业活动，牵扯到技术交易，所以横向科研项目的科研过程与成果产出在共享时必须考虑到委托方的意愿。在合同拟定时要充分考虑到科学数据、成果等知识产权的归属权，并在合同中进行明确。倘若成果归属属于甲方，那么学校则无权公开，若成果为双方共有，需征得甲方同意后方可公开，若成果为学校所有，学校也应在不损害甲方利益的前提下进行甲方指定范围内的公开。

纵向科研项目科学数据共享的重点则偏重于新成果的保护，由于纵向科研项目自由探索式的研究方向，很多科研人员的研究成果都较为新颖，在建立共享机制的时候就必须考虑到科研人员权益保护的问题，要充分考虑到数据共享的范围、内容，同时做好保障措施，在做好科学数据共享的同时，保障好科研人员的合法权益。

除上述科研项目外，由中央宣传部、中央文明办、教育部、共青团中央、全国学联共同主办的全国大中专学生志愿者暑期“三下乡”社会实践活动（以下简称“三下乡”）以及由共青团中央、中国科协、教育部和全国学联共同主办的挑战杯全国大学生课外学术科技作品竞赛、挑战杯中国大学生创业计划竞赛（以下简称“挑战杯”）中产出的科学数据，也应该被列入管理范畴。如果“三下乡”和“挑战杯”的课题来源为指导教师课题，和指导教师课题共用科学数据，则不再重复归档保存；如果“三下乡”和“挑战杯”的课题为自拟课题，具有独立的科研产出数据，则需要单独进行其科学数据的保存和管理。

4.2 共享范围

统筹建立科学数据共享机制是推动科技创新的一个开创性的举措，能够大幅度减少科研人员重复性工作，为其他科研人员研究提供思路，但是也会带来诸如技术秘密泄露等一些矛盾。本文根据共享范围不同，将数据共享分为三大类情况进行讨论分析。

4.2.1 校内共享

由科研管理部门牵头，联合学校相关部门如图书馆、档案馆、资产设备管理处等业务部门及处室，在校内建立科学数据共享服务平台，共享范围为校内公开。相关师生可在签署保密协议并注册认证后登录查看，平台对于师生的查阅记录进行监管，确保信息共享安全。此平台共享内容范围最为宽泛，可包含实验原始数据、科研成果、科研实时进展、研究展望、实验操作流程、团队管理、仪器设备采购、科研全过程环节经验分享等，形式可为文字、图片、音频、视频等。

4.2.2 高校联盟内共享

由政府牵头，各有关高校秉承平等互信与合作共赢的原则，在上级科研管理部门的统筹下，共同建立高校科学数据共享联盟，共享范围为联盟内高校成员，联盟成员单位科研人员在本单位审批备案后，向目标单位发起查询申请，在目标单位科研管理部门工作人员的指导下完成查询工作。共享内容范围较校内共享次之，可共享科研成果、实验操作流程及经验分享等，对于原始数据等科研人员较为敏感的内容由科研人员自行决定是否公开和公开范畴。

4.2.3 社会共享

社会服务作为高校的基本职能之一，决定了高校有义务及时向社会发布相关科研成果，带动经济社会发展，所以科学数据面向社会共享是高校承担其职责的体现。此项共享工作由各高校自行组织，科研管理部门协同科研人员梳理本校科技成果相关内容，形成可向社会发布公开的科学数据汇编，供全社会开放查询。共享内容可根据查询权限不同，分无偿查询和有偿查询两类，有偿定价机制可以参考技术转移与科技成果转化工作中的定价模式，或是双方友好协商协议定价，或经相关权威部门及机构评估其价值进行定价策略等。

5 保障机制

在科学数据共享的过程中最为核心的难点在于科学数据的保密管理，这也是科研人员保持中立或规避态度的原因。为了解决这项难题，本文提出可以从共享延时保障机制和人员管理与查询留痕机制两方面开展管理工作。

5.1 共享延时保障机制

科学数据共享在不同的共享范围内可以通过延时发布来实现保密管理。比如在某发展比较快速的科研领域，校内共享可延时一个月，高校联盟共享可延时三个月至半年，社会共享可在形成成果并在成果得到保护后共享。这样既能保证科研人员的现实利益，防止技术秘密的泄露，也能满足其他不同性质的人员对于科学数据的利用需求。

5.2 人员管理与查询留痕机制

对于科学数据共享过程中参与的所有人员均需签订保密协议，并要求查询人员做出书面承诺和亲笔签名，坚决杜绝科学数据剽窃的行为。对于管理人员来说，查询记录要严格执行留痕管理原则。线上查询和线下查询均需在管理部门留存查询记录，该查询记录也要作为档案数据进行留存归档。在出现科研成果纠纷与争议时，此项工作可作为调查依据，情节严重的亦可作为呈堂证供，以法律武器坚决保障科研人员的合法权益。

6 结语

基于行政部门主体视角探讨高校科学数据管理机制意义深远，此前图书情报档案领域多从自身角度出发，呼吁科学数据开放共享，缺乏一定可行性和执行力度。在经费支持、人员保障和平台建设方面也存在着掣肘。而从高等院校行政管理部门角度出发，可以确保在政策层面的完善及执行上的有效性，有助于提高高校科研人员的整理、保存、共享数据意识，进一步实现科学数据的利用和流通，为科学数据作为重要的科学战略资源实现可持续发展提供保障。