优质高校建设下差旅费“报销繁”思考*

曹 莉 王 霞

雅安职业技术学院 四川 雅安

一、研究背景

近年来，随着《中央和国家机关差旅费管理办法》实施，许多高校的差旅费管理方法也日益完善。特别是2017年教育部等五部门联合印发《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》（教政法〔2017〕7号）的施行，原有的诸多问题得到有效的改善。相对于其他经费的使用，差旅费具有发生最为频繁、单次报销金额较小、涉及教职工人数多而且贯穿整个建设项目这一特点。在专项经费建设下由于对资金的严格管理要求，冗繁的审批流程以及签单退回率高等问题使得出差人员怨声载道。整个出差的事前、事中和事后耗费他们大量的时间和精力，甚至出现因为报销繁而不愿出差的情况。“报销繁”的问题逐渐成为关注的重点。本文直面当前差旅费报销面临的新问题，通过问题层层分解深挖原因。

二、差旅费“报销繁”的成因剖析——以P 大学为例

在优质高校建设背景下，高职院校的各种培训学习、院校交流、学生比赛、项目建设、招标采购等资金的使用都列入相应的优质高校建设项目中，其中双师型教师队伍建设、提升国际交流与合作水平、深化产教融合校企合作等几乎所有建设项目中都会涉及大量差旅费的产生。近年来，随着高校差旅费管理办法的逐渐规范和完善，原有的诸多问题已得到有效解决，但是在优质高校建设背景下，需要对日常的差旅费实行项目化管理，不管是经费归口部门还是整个报销流程都发生实质性的变化，再加上受报销时间节点限制，教职工对财务知识的认知水平不同以及时间和精力的影响，使得该问题异常凸显。

1.优质高校建设下差旅费报销的审批环节冗繁

在优质高校建设以前，很多经费都是直接划分到二级学院和职能部门，对于出差的审批和报销只要二级学院或职能部门的领导签字同意即可，少数情况下预算经费超过规定权限的需要分管院领导签字，整个审批和报销流程都比较简单。但是在优质高校建设下，每涉及一次出差业务，出差人员都需要提交事前审批单并且依次由二级学院领导、项目负责人、项目牵头院领导、项目分管院领导、优质办项目负责人、财务分管院领导（若经费超过规定限额则必须由分管财务的院领导审签）签字，报销的时候又要将之前的签字流程再重复一遍。整个审签过程中涉及的领导多、签字流程复杂、报账周期长。很多教职工既要完成繁杂的教学任务，又要奔波于众多部门和领导之间签字审批，该过程很可能跨多个校区。目前基于信息化建设及网络安全的考虑，在高职院校中实行网签审批的情况并不普遍，加之领导忙于公务导致经办人员很难通过一两次就能完成审签流程。这就使得很多教职工因为害怕报账而不愿意出差，或者将多次出差业务累积一起集中签字、集中报销。一方面教职工出差积极性受挫，不利于教育事业的开展；另一方面，导致财务部门年底工作量剧增，不利于财务核算和管理。

2.财务报销票据审核要素过多，财务信息不对称，审签退回率高

对于每一笔出差业务，财务人员都要审核是否具有事前审批单，会议文件或者培训学习通知，然后依据文件要求审核差旅费补助天数，车票、机票来回日期、起始点是否符合文件要求。对于机票、住宿费等超出报销标准部分及地点不符的则不予报销。同时，基于业务真实性的需求，经办人员需要提供越来越多的佐证资料，如公务卡支付记录，住宿费清单、电子发票查验、承诺等，对于住宿费等未采用公务卡进行结算的需要写明原因并由财务分管院领导签字同意后方可报销，往往这时出差人员会心生怨气，认为是财务人员对他们不信任或者是故意刁难这种矛盾出现。同时，在实际工作中能从原始凭证的整理，报销单的准确填制、票据的规范粘贴，并按业务需要完成所有审签，到最后提交财务审核的人却很少。很多学院及部门报销人员不稳定，而且部门一旦有新进人员，那么报销的任务往往就会落在这些新的教职工手上，他们很少主动学习报销政策及相关文件，经常拿着报销票据到处碰壁，报销退回率高，最后却又把各种问题集中到财务部门，使财务人员和报销人员之间的沟通和协调成本越来越高。往返奔波浪费他们大量时间和精力，也让财务信息得不到及时统计，最终导致经费报销低效率运行。

3.信息化建设不健全，信息孤岛明显

在优质高校建设下经费实行的是“双预算”管理。以培训、学习费用为例，首先基于整个优质高校项目建设周期将三年的预算全部下达到“双师型教师队伍建设”项目中，然后又将这些费用按年度预算和部门预算划分为三年分别下达给各二级学院和部门，所以在预算执行的过程中每发生一笔业务需要同时减少二级学院及专项经费归口职能部门的预算指标，在项目建设的前期各项经费的支出执行基本没有问题，但是在项目建设后期各项目由于经费开支进度不一，受高职院校管理理念及信息化程度影响使得出差人员、专项经费归口职能部门、财务部门之间的信息是孤立的，预算与实际执行相脱节。如出差人在填写事前审批单时往往自己根据业务类型确定优质高校建设项目名称，未与二级学院及项目归口部门进行预算核对，相关职能部门也未严格审核把关，只要事项属实就签字同意。但是在事后报销的过程中，项目职能部门则要与预算进行核对，一旦超出预算则不予报销。此时项目负责人经常会选择频繁调整项目之间的支出或者预算，很多签字流程又要再来一遍，这给相关经办人员带来大量重复性的工作，资金使用缺乏统筹规划，使得账务处理随意，加大差旅费的管理难度。

三、解决差旅费“报销繁”的总体思路及措施

基于上述分析，为有效解决出差人员在报销差旅费中面临的“报销繁”问题，简化审批程序，优化报销流程，严格落实高校差旅费管理办法，又要顺应新时代“放管服”的号召，将高职院校已有的差旅费报销管理办法与优质高校建设下对专项经费的使用管理要求以及报销流程的特殊性相结合，对共性的和特殊性的问题进行研究分析并提出可行性建议。

1.减少财务信息不对称、加强报销政策宣传

财务报销是一项政策性很强的工作，报销人员对信息和报销政策的了解程度是提高报销效率、加快报销流程的关键因素。财务部门可以通过微信公众号对各项报销政策和文件进行宣传，通过各种图表、动画、问答的形式进行普及和解读。与此同时，会计人员要加强学习和培训，及时了解各项报销新政策，定期到各二级学院及职能部门进行政策宣讲，解答报销经办人员的各项疑虑。高校财务部门还应建立常态化的研讨机制，各财务人员在日常工作中形成统一判断标准，避免因报销流程不明、报销标准不同等问题给报账人员带来困扰。在实际的报销工作中分析总结各种退单的原因，然后将常见问题整理成文定期更新到微信公众号，起到提示和帮助的作用，不断推进财务服务向更加优质和便捷的方向发展。

2.加强部门合作，打破“信息孤岛”，提高管理效能

优质高校建设下经办人员要完成一笔差旅费业务的报销需要往返于二级学院、职能部门、项目分管院领导、优质办、计财处等部门之间，但目前高校各部门的协作还存在一些问题：一是在制度制定和实施方面，各部门对接合作不够及时，工作流程不够明确；二是很多高校上述部门使用不同公司开发的软件系统，信息共享难以实现，造成“信息孤岛”，致使经办人员需要多次奔波往返各部门，同样的资料需要重复上传不同部门或者复印备份，严重影响出差人员的办事效率。因此，积极推进各部门系统融合、实现数据实时共享非常必要。信息化建设的整体效能一定是大于各部分之和的，所以在购买和开发软件时，应当统一规划、整体推进，以发挥其整体效能，防止出现信息孤岛。

3.加快信息化建设、推行网上报销、优化报销流程

推行网上报销，变更原有的报账模式，才能有效解决因签字审批流程导致的“报销繁”问题，很多高职院校由于受经费和管理水平的影响，在购买财务软件时往往只选用会计核算模块，但是该模块仅仅是将财务人员从繁杂的会计核算工作中解放出来。对报销人员直击“报销繁”的痛点和堵点尚未解决，还谈不上真正意义上的会计电算化。所以，加快信息化建设，推行网上报销不是简单地在原有会计流程上增加一个网上填报和审核功能，而是应该用信息化手段改造会计业务的整个流程。在整个流程中经办人员可以按照系统的设置填制报销单，审核过关后系统会把资料传递到相关负责人的端口进行审签，通过自助投递箱完成单据的交接，最后财务人员再进行网银支付，账务处理。其实质就是在互联网的基础上明确各职能部门的责任清单、审批清单和服务清单，明确各业务环节的办事流程和承诺时限。推进跨部门网上联审联办，实施一站式服务，不仅解决经办人员报销难、报销繁的问题，而且将互联网技术与传统会计报销很好地融合在一起，也是顺应当下财务管理的必然要求，该模式将全面提升会计工作的质量和效率。

四、结语

该课题以P大学作为研究对象，结合近年来差旅费在专项经费管理过程中存在的困惑与问题进行认真梳理，准确定位高职院校差旅费“报销繁”的难点、堵点，并提出建立高效、便捷的财务报销管理机制的相关思考与建议。希望能将教职工从繁杂的报销环节中解放出来，又能减少差旅费支出乱象，倡导勤俭节约风气，完善规章制度，建立节约长效机制，降低高校差旅费的支出风险，使专项经费更好地服务高校建设。