探析智能化模式下的高校财务报账流程优化

●由 爽

现阶段，信息技术和数字技术不断发展，使得高校财务报账模式也有了新的变化，越来越多的高校逐渐重视应用智能化模式进行报账，不仅简化了报账流程，也极大地提高了报账效率。为了加快推进财务报账流程的优化进程，高校必须结合自身财务报账的实际情况及信息化发展形势综合分析，加强信息技术和智能化模式的应用，不断完善财务报账工作流程，保障高校各项工作顺利进行。

一、基于智能化模式优化高校财务报账流程的必要性

随着信息时代的发展，智能技术在各行各业中得到广泛的应用，高校在优化财务报账流程中也不断加大信息化建设，应用智能化模式，提高财务报账业务办理效率。就目前而言，信息化发展背景下，高校优化财务报账流程的必要性主要体现在以下几方面：一是国家政策环境变化的需要。教育部明确指出高校要依靠信息化手段，提升自身财务管理水平，使得一些高校逐渐打破传统人工报账模式的局限，开发智能化报账模式以适应时代的变化；二是高校提高财务管理的需要。高校财务报账中普遍存在审批流程繁琐、耗时长、信息不对称及传达不及时等问题，严重影响高校财务工作及教学工作的开展，而优化财务报账流程可以简化工作流程，提升财务报账的质量和效率。[1]

二、现阶段高校财务报账流程中存在的主要问题分析

（一）报账审批流程繁琐、耗时长

高校财务报账主要包括科研经费、事业经费、教学经费和其他事业费等，由于高校财务报账经费种类较多，这就需要财务人员在报账时，落实好每一环节的工作。财务报账流程分为预审原始凭证、整理原始凭证和填制报账单三大步骤，因报账审批流程过于繁琐，报账人找领导人审批签字困难，使得财务报账耗时长，无法保障高校财务工作的有效性。

（二）报账信息不对称、传达不及时

由于报账人对财务规章制度了解不够全面，未能根据财务报账相关规定进行报账，容易导致发生财务信息不对称的问题，在一定程度上增加了高校财务报账工作的困难性。此外，财务报账信息的变更需要及时传达给各教职工，因高校传达信息不够及时，没有设置专门的财务部门宣传信息，使得财务信息滞后，出现财务信息传达不及时的情况。

（三）业务量大、财务人员供给不足

当前国家对科研事业的支持力度较之以往有明显的提升，越来越多的高水平大学建设而成。国家逐渐增加生均拨款和经费投入，使得很多校企联合项目增多，而财政厅对于财务人员的技能要求比较高，不仅需要财务人员具备过硬的专业技能、一定的法律意识和责任意识，还要求财务人员具有服务意识。[2]在财务业务量增大、业务种类繁多的情况下，使得可适用于报账岗位的人员相对较少，严重影响到高校财务报账的效率。

三、智能化模式下高校财务报账流程优化的具体措施

（一）定期修正财务报账制度

智能化模式下高校财务报账方式发生了很大的变化，多数高校相继开发线上预约报账功能，推动财务报账向智能化、信息化方向发展。但在财务报账流程优化过程中仍旧存在财务报账和审核权责不明、职责不清的问题，需要高校针对这一问题进行具体分析，结合信息化时代发展特点以及高校财务报账工作的实际情况，制定科学的岗位分配制度，按照报账相关要求，合理分配各岗位的职责，明确财务报账工作流程和标准，逐步完善财务人员岗位设置。比如，首先，在收单环节应严查经费支出、票据真伪等是否符合标准，要求在岗人员具备一定的审查能力，一旦发现问题要及时上报相关部门，确保审核无误，再进行二审分配制单环节，减少单据返工现象的发生。其次，在二审时要针对不同的报账类型，如教职工的工资发放、校内转账、出国报销等，制定相应的报账标准及确定报账方式，依据业务类型进行合理划分，确保财务人员都能落实好业务范围内的工作。最后，高校在分配财务报账岗位时，也要结合从业人员的专业技能分配任务，以保证智能化模式下高校财务报账的有效性。

（二）建立财务信息管理系统

智能化模式应用于高校财务报账流程优化中，可以促使财务报账流程日趋信息化、系统化，在保证财务报账信息科学准确的同时，提高财务报账的效率。为达成这一目标，要求高校结合当前学校财务工作的基本需求，建立财务信息化管理系统，打破各个环节之间的壁垒。首先，高校要从实际出发，合理应用现代化信息技术和数字化技术，构建符合智能化模式下财务报账流程优化的报账信息一体化平台，业务人员可以通过平台发布和更新财务报账相关信息，提高财务信息查询的便捷性和实用性。[3]其次，高校可以建立交流互动平台，在高校官网上设置评论区，报账人员可以在评论区留言或者主动联系在线专员，咨询及询问信息，解决报账人员的实际问题。最后，高校要注重内部的沟通与管理，将财务部门与管理等各部门联系起来，开放校内信息互通平台，实现信息共享，提高信息传达的实效性，以免出现报账信息不对称、传达不及时等问题。

（三）开发智能机器人AI 系统

目前，多数高校已经逐步开发了线上预约报账功能，简化了报账流程，为财务报账工作提供了便捷。为了进一步加快高校财务报账流程的优化与发展进程，高校必须要结合财务报账的实际情况，重视现代信息技术和数字化技术的应用，建立智能机器人AI 系统，通过模拟日常计算机操作，代替人工处理财务报账信息，使财务报账耗时减少，附加值增高，操作过程逐渐趋于规范化。如高校可以开发自动化RPA 系统，在原有财务系统的基础上构建新的应用层，让机器人阅读复杂繁多的财务报账文件，从而进行财务信息整理、储存和传输等工作，以此降低报账错误率，提高财务报账处理效率，减少财务人员的工作压力。同时，高校在开发智能机器人AI 系统中，要不断引进先进的技术和人才，推动新一代智能机器人的开发和应用，促进高校财务报账向信息化、规范化方向发展。

（四）加大智能报账宣传力度

财务报账宣传不到位是智能化模式下高校财务报账流程优化受阻的突出问题，由于高校师生未能及时了解和掌握财务动态，对财务报账内容和流程比较模糊，在报审过程中容易出现开错发票和重复报账的问题，不仅增加了财务报账的困难性，也给财务人员带来一定的负担。因此，高校要攻克这一难题，应结合智能化时代发展特点，积极采取网上通知、微信平台、工作群通知以及发放手册等方式，扩大财务制度和报账信息的宣传范围，定期在群内开展指导性会议，向师生介绍报账系统操作流程，增强师生对财务报账工作的认识和了解。[4]同时，高校财务人员应允许师生提出质疑，开发线上平台，允许师生就财务报账提出质疑，并对问题进行整理，在解答后以文件传输的形式发送至平台系统中，师生可自行检索文件，为师生查阅提供便捷，也能够避免报账错误的发生。此外，财务部门应尽量缩短报账沟通时间，由报账人员提供账号密码即可查询报账信息，降低沟通成本，在报账审核通过后，报账人员可以通过信息发送或者后台提醒等方式，告知报账人员审核成功的信息，增强财务报账宣传效果。

（五）加强财务报账监督管理

智能化模式下优化高校财务报账流程不仅要注重提高信息系统的安全性，考虑到病毒入侵及恶意攻击等问题，还应做好报账监督管理工作，避免虚报、假报的情况发生。在具体监管过程中，高校要制定合理的报账制度，为管理工作提供可行依据，确保报账管理工作落实到位。同时，要结合智能化模式的特点以及高校财务报账的实际情况，建立系统化的财务报账体系，细化财务人员的职责，明确工作内容，体现财务报账的科学性和严谨性。此外，高校要加强财务信息安全管理，打击恶意攻击系统和报账造假的行为，尽可能保证财务信息的安全，以免出现信息被泄露、盗用的情况，保障高校财务报账信息安全可靠。

（六）优化财务人员专业技能

针对当前很多校企联合项目增多，财务业务量增大以及业务种类繁多造成的财务报账错误率高的问题，要求财政厅给予重视，结合智能化模式分析优化高校财务报账流程的有效办法，解决财务人员供应不足、从业人员技能水平低等问题，不断提升服务质量，为高校发展提供经济保障。[5]比如，按照财务报账相关规定，报账人员要自行粘贴发票，但不免存在少部分人员粘贴的发票不符合标准，这就需要财务人员给予帮助，做到服务周到。同时，财务人员要不断完善自身技能水平，主动参加各项技能培训活动，不断提升业务能力，减少财务报账工作中的失误。财务人员还要加强与各学院领导和教师沟通协作，对于学校开展的各项经济活动，听取各学院教师的意见和看法，结合自己的专业判断，落实好财务报账工作。此外，高校为优化财务报账流程还应在各学院设置专门的报账人员，组织报账人员参加业务培训，强化从业人员的专业技能，使财务人员熟悉信息系统和电子软件操作流程，学会借助智能化系统和网络平台进行报账，提高财务报账效率。

四、结语

智能化模式下高校优化财政报账流程不仅是国家政策环境变化的需要，也是高校提高财务管理的重要举措之一，针对当前存在的报账问题，要求高校及相关部门给予重视，结合信息化建设的实际情况，修正财务报账制度，加大智能报账宣传力度，建立财务信息管理系统，开发智能机器人AI 系统，加强财务报账监督管理，强化财务人员的专业技能，不断优化财务报账流程，促进高校事业发展。