浅析高校财务内部控制信息化建设

●李岱锦

一、引言

随着社会进步、经济发展、科学技术水平的提高，全球化趋势日益加剧，高校作为教育与科研相结合的双阵地，面临着机遇与挑战、发展与风险共存的局面。那么我国高校如何在“险”中求发展，充分利用机遇迎接挑战呢？在信息化技术愈演愈烈的今天，我们应当顺应时代发展的潮流，充分利用现代科学信息技术，将信息化嵌入到内部控制体制机制中，来约束规范高校的财务管理活动，防范经济活动带来的风险，监控经济业务依法依规进行，保障高校教学、科研活动良性有序开展。

二、我国高校内部控制信息化建设的现状

我国部分高校从2013 年起，利用信息技术逐步实现预算网上申报审批，网上预约报账填单、审批，网上采购填单、审批，会计凭证自动生成，网银支付等业务流程。2018 年实行政府会计制度改革后，要求做账时采用财务会计与预算会计“双分录”制，构建“财务会计”与“预算会计”适度分离并相互衔接的会计核算模式，实现“双功能”“双基础”“双报告”“平行记账”，共同反映政府会计主体的预算执行信息和财务信息。这就对内部控制信息化水平有了更高的要求。高校会计信息化在经过几年的运行后，已经初步实现了制度流程化、流程表单化、表单信息化，提高了教师和财会人员的工作效率，降低了由于人为原因造成失误的几率，在一定程度上实现了内部控制的信息化。然而单纯业务流程的信息化远远实现不了系统性的、全过程的、全方位的动态内部控制，只有将全校各部门的数据库模块统筹到一个数据源当中，才有可能实现数据互通、资源共享，从而为真正实现内部控制信息化提供条件。但高校要想实现全面内部控制信息化依旧困难重重。

三、信息化背景下的高校财务内部控制存在的问题

一是数据路径不统一，信息集成效率低。高校内部各院系、部门在职能上相对独立，它们要想获得数据，必须要通过财务部门，由于核算的口径不同，财务人员要针对部门和业务特点有选择性地筛选、合成、拆分、整理并核算数据，这无疑大大增加了财务人员的工作量。此外，财务部门数据是涉密数据，无法对外开放，也就无法实现数据共享。闭环的信息流动一定程度上阻碍了内部控制信息化的步伐。

二是软件更新换代慢，硬件条件相对滞后。有的高校领导思想相对封闭保守，出于数据安全性考虑，宁愿选择相对落后的成熟性强的软件，也不愿意尝试新兴的、高性能的、能实现信息共享的软件；硬件方面，随着学校教学、科研水平的提高，服务器处理的数据量也是与日俱增，落后的服务器运行缓慢，运行过程中容易出问题，经常出现服务器断开，数据丢失的情况，导致财务业务处理不流畅，降低工作效率的同时增加了错误的风险。而灵活的开放共享数据库软件一定程度上能实现数据、信息的互通有无，保证高校各项工作顺畅、有序开展，有助于加快内部控制信息化建设的步伐。

三是信息化认识不足，会计从业人员信息化技能偏低。高校是一个相对封闭、保守的社会文化环境，这就导致了学校的管理理念相对禁锢，对新鲜事物接受能力较差，这就不利于信息化在学校乃至财务管理系统的普及，所以内部控制的信息化建设无论在政策倾斜还是资金投入上都不占优势。近几年，财会人员老龄化加剧，新鲜血液的流入势在必行。以内部控制系统为代表的财务管理系统已经无法满足学校快速发展的需求，配备一个年轻化、专业化、复合型财务管理团队来解决目前面临的困境是当务之急。

四是内控理念不强，内控制度形同虚设，内部控制环境较差。当前，有相当一部分高校忽视了内部控制的重要性，没有制定内部控制制度，即使有，也是为了应付检查，临时制定，制度并没有发挥其应有的约束作用。财务部门一般是内部控制的牵头部门，内部控制岗位大多数情况下设在了财务处。其实，内部控制是个系统工作，它需要将学校的多部门多业务相融合，高校滞后的信息化水平就制约了内控系统的建设和完善。有的高校虽然设有内部控制岗位，但是内部控制会计还兼着会计核算的工作，这完全违背了不相容岗位相互分离原则，违反了内部控制制度管理规定。此外，高校的内部控制体系还存在着诸多薄弱环节和漏洞，这为不法分子提供了可乘之机。因此，如何将信息化融入到内部控制建设中，实时监控各个部门传送到数据库中的数据，充分发挥内部控制的作用，建立健全内部控制体系，是当前各高校迫切需要解决的问题。

五是审计部门未能充分发挥监督评价职能。高校的审计部门是隶属于党委领导下的职能部门，直接授任于学校党委领导之下，势必会有其管理职能上的局限性。并且，审计部门大多注重查账表、查凭证、查文件的事后审计，缺乏事前、事中全过程的审查监督，审计结果有其一定的片面性，无法全面动态掌握项目的预算及预算执行情况，这会让有些项目负责人钻了空子，难以杜绝违法违规问题滋生。

四、建立信息化的内控系统体系的必要性

随着大数据时代的到来，财务管理的数字化、信息化有其存在发展的必然性和必要性。内部控制体系的建设是财务管理体系建设的核心内容之一，应予以高度重视。过去传统的人工作业模式根深蒂固地影响到了高校内部控制建设的各个环节。人工模式下的内部管理体制会因为人为失误造成财务数据计算不准确，或者因以权谋私，恶意篡改数据进而影响内部控制检测结果的真实性。如此失真、失实的会计信息必然影响高质量内部控制体制机制的建设。但在现代信息化管理模式下，只要保证原始数据录入的准确、真实、全面、可靠，系统就能客观地提供财务数据集成、分析或者报表的输出，速度快，且质量高，这为高品质的内部控制体系建设提供有效的保证。信息化管理手段不仅为内部控制质量提供保障，同时为内部控制效率的提高起了巨大的推动作用。例如原先手工模式下的对账工作为保证数据的准确性需要一日一对，而现在利用信息技术手段可以跨数月一起对账，在减轻了财务人员工作量的同时，极大地提高了工作效率，保证了工作效果。因此高效高品质的财务工作是建设信息化的内部控制体系的终极目标。

五、加强高校内部控制建设信息化管理的重要措施

（一）转变意识形态，完善顶层设计，重塑战略目标

学校的决策和领导层应转变思维模式，突破固有的管理理念，摒弃陈旧的管理策略，引入与时代发展相适应的管理模式，将财务信息化建设纳入到财务乃至学校长久的、可持续的发展战略中去，与学校的资源配置相融合，并结合学校自身发展的特点，循序渐进、逐步推广。在这个过程中，我们需要边探索，边引入，保证其与高校发展相适应，与财务工作相契合，与项目进程相统一，形成一整套完备的、系统性的、规范化的内部控制机制。

（二）建立信息化的统一网络平台

学校内部各管理部门的独立性限制了信息的沟通、资源的共享。因此打造一个以财务处信息资源库为核心的统一数据平台来实现多部门之间数据的交流与沟通。例如，各个职能部门、院系可以将处理后的数据上传到财务处设立的资源库中的各自模块中，当工作需要时，财务处再根据各部门业务特点，给业务负责人分级开放权限，业务负责人可以根据各自工作领域的需求在数据库中查找与自己业务相关的数据。学校审计人员在执行工作时，就可以直接在数据库中选取所要审查的数据资料，便捷有效、准确迅速。信息化网络平台的建立不仅减轻了财务人员繁杂而又重复的财务核算工作，同时避免了数据缺失或者重复造成的系统混乱状态。当信息化管理覆盖了全校业务每个角落时，全面的内部控制体系建立也就指日可待了。

（三）信息化内部控制下的风险防控工作要跟进

当信息开放共享时，不可避免地会面临信息泄露、丢失的风险。因此高校要采取相应的措施来应对解决将要面临的新问题，如系统定期维护、软件实时更新，加强网络安全性检测，定期评估信息系统的安全性等。

（四）加强高素质会计人才队伍建设，优化配比结构

在信息化的内控体制管理模式下，高校应加强对财务部门的信息化管理，做到权责明确，合理分工，提高职工的信息化水平，必要时可引进具备一定信息技能的会计从业人员，学校也应定期对财务人员信息化技能进行培训，将个人信息化水平纳入到年终考核中去。在“互联网+”时代，财务人员在提高自身业务水平的同时，不断积累信息化知识，提升信息化技能，使自己成为“复合型”人才，努力适应高校内部控制信息化建设要求。

（五）加强内部控制制度建设，强化审计机构对内部控制监督职能

学校要将内部控制制度上升到政策层面，而且要将其贯穿各项经济业务的始终，真正发挥其应有的约束作用。财务部门内部要单独设岗，并且坚持不相容岗位相互分离原则，保证财务活动在合法、合理、合规的范围内开展。内部审计部门是高校内部唯一一个独立、客观地监督评价主体，应充分发挥其应有的作用，严格审查高校内部控制活动的有效性。学校应定期借助第三方审计机构来对学校的内控建设进行有效性评价，保证高校内控系统正常运转。

六、结语

高校内部控制信息化建设是信息化时代的产物，我国高校要想向世界级高水平大学进阶，就必须要做到与时俱进，迎合社会发展的潮流，砥砺前行。内控体系信息化建设是个漫长的过程，在这个过程中我们会遇到种种冲突与挑战，这就要求我们更要重视内部控制的建设，加大对其的建设投入，在维护好硬件、软件等基础设施的前提下，培养一批高素质的、与学校自身发展特点相吻合的专业化会计人才，不断优化管理制度，为打造一个全新的内控体系平台创造条件。在信息化的内控体系的武装下，高校财务管理水平将会迈上一个新高度。