会计档案管理浅议

□文/范延群

（河北招标集团有限公司 河北·石家庄）

［提要］随着会计电算化的普及以及智能财务的兴起，财会从业者逐渐地把目光从如山的纸质资料中转移到会计信息化、数据化中来。会计档案的存在形式也紧跟时代发展的脚步发生着变迁，由最初的纸质会计档案，到现在的纸质、电子会计档案并存，以及即将到来的电子会计档案单轨制趋势。

一、会计档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是以会计语言记录和反映的社会再生产过程中以货币表现的经济活动，即资金运动或价值运动发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。根据《会计档案管理办法》规定，保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案包括纸质会计档案和电子会计档案，其中纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册；电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会计核算数据库。

二、会计档案存在形式

会计档案管理工作作为企业财务管理的一项重要工作，连接着企业经营管理的整个环节。而会计资料整理、归档工作无疑是档案管理工作中尤其重要的一环。随着企业信息化水平和精细化管理程度的提升，会计档案存储数量激增，企业对会计档案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而会计档案该以何种形式储存、归档，是否适合企业自身管理需求又考验着财会从业者们。

（一）纸质会计档案。纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册。目前，大部分企事业单位还是以纸质会计档案存储为主，不同的是各企事业单位会依据自身规模大小、经济业务的复杂程度、财务管理的规范化等特点，决定由谁负责会计档案的整理、立卷、装订等工作。大的企业会在财务部门内部设立专门的会计档案管理岗位，由专人负责会计档案的接收、分类、整理、装订、保管、移交、查询等工作；小一些的企业会由财务负责人指定由会计或出纳人员兼职整理、归档会计档案。无论采用何种方式，企业都必须按照会计法的相关要求，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证纸质会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、丢失和涉密。

按照会计档案整理相关办法，会计机构负责档案管理工作的人员需要每月及时对纸质会计凭证进行归档、装订。面对由每一个经济事件形成的每一张票据，以及再由会计人员依据每一张票据进行职业判断填制的每一张记账凭证，整理人员需要付出极大的耐心和细致，对其进行分类归纳，有序排列。首先，接收由不同岗位的财务人员填制的不同类别的记账凭证，并整理检查记账凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。其次，检查附件有无漏缺，及时通知相关人员进行补充。最后，在确认记账凭证上有关人员印章齐全后，按照凭证装订的相关要求进行装订，保证凭证厚度基本一致，装订牢固，外观整齐干净大方。

年度终了，在确保各会计账簿结账的情况下，传统手工记账的企事业单位首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符、账页数是否齐全、序号排列是否连续；其次按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；实行会计电算化的企事业单位，会及时从财务软件中将各明细账、总分类账及时打印、分类整理、立卷、装订归档。

此外，还有各种形式的会计报表、纳税申报表、银行余额调节表、盘点表、工资表等也应打印出来一起分户、立档、整理、装订、保管。

（二）电子会计档案。电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会计核算数据库，包括电子凭证、电子票据、电子账簿、电子报表以及其他电子会计核算资料。

说起电子会计档案，就不得不提及会计电算化的发展。我国会计电算化工作始于1979年。其主要标志是，1979年财政部支持并参与了长春第一汽车制造厂的会计电算化试点工作。接着经历了以下几个发展阶段：一是缓慢发展阶段（1983年以前）。在这个阶段，由于会计电算化人员缺乏、计算机硬件比较昂贵、软件汉化不理想，会计电算化没有得到高度重视。二是自发发展阶段（1983～1987年）。此时，由于应用电子计算机的经验不足，理论准备与人才培训不够，管理水平跟不上，会计电算化的管理落后于客观形势发展的需要。三是普及与提高阶段（1987年至今）。这一阶段会计软件的开发向通用化、规范化、专业化和商品化方向发展，各企事业单位加强了对会计电算化的重视与管理。

随着信息化的发展，会计行业已逐步由传统手工记账的模式转变为会计电算化核算，于是各种财务软件慢慢地取代了传统的手工记账凭证和各种手工账簿。同一财务软件中可以按年度设置不同单位的相互独立账套，不同岗位的财务人员可以依权限同时对同一账套按照一定的账务逻辑对凭证进行录入、查询、修改、删除、导出等操作。会计电算化记账快捷准确、查询方便，数据准确可靠性高，可谓省时省力，不仅极大地提高了财会人员的工作效率，还在一定程度上减少了人为因素的失误率。

会计电算化的发展，产生了大量的电子会计数据，包括电子记账凭证、电子账簿、电子报表以及其他电子会计资料。面对海量的财务数据，财会从业者们开始思考会计档案的存储形式，只是目前在电子会计档案管理制度尚未完善的情况下，大部分的企事业单位为了稳妥起见，还是选择对电子会计资料进行定期备份、安全保存的同时，一并将电子记账凭证、账簿等资料打印出来进行分类整理、装订保存。

（三）两种介质档案管理的优缺点对比。囿于当前大数据时代下电子会计档案全面发展的困境，会计档案还不能实现全电子化，尤其是各类外部票据以及自制的原始凭证。为了完整地保存会计档案，财务人员不得不一边面对着需要全人工操作、整理、归档的纸质会计档案，一边又要迎接电子会计档案数据化的到来，同时做好会计纸质资料和电子数据的整理、分类、储存、归档工作。就目前的信息化水平来看，两种介质的档案比较起来均有不同的优劣势。

1、纸质档案管理的优缺点。（1）整理归档过程费时、费力，不需要具备太多的会计知识，会计技术含量较低，年轻的财会人不愿意接受该项“苦差事”。（2）档案资料需要耗费大量纸质资源，且占据空间，企事业单位需要专门寻找符合档案管理规定的存放地点。随着档案资料的增加，配备合适的存储空间也会加大企事业单位的管理成本。（3）由于保存年限较长，纸质档案的防潮、防火、防盗、防变质的工作增大了管理难度。（4）目前来看便于资料查阅，为应对各行政部门检查，配合各业务部门查找原始档案，会计人员只需要遵循从报表-账簿-记账凭证-原始凭证的顺序，环环相扣，逻辑性强，能快速找到需要的原始纸质资料。（5）安全性较高，会计信息是企事业单位的商业秘密，纸质档案由于其自身属于实体物质，肉眼可见，一般情况不会造成大量散失而泄密。

2、电子会计档案的优缺点。（1）省时省力省钱，相较纸质会计资料的归档，电子数据可以按照特定的流程进行收集、存储归档，极大地提高了会计档案整理工作的效率；（2）易于保存，不需要占据大量的物理存放空间，只需要提供大容量的电子数据存储介质即可；（3）加速了会计信息的流动，对于财务共享模式下的集团化运营企业，使分散的会计档案更加集中，档案的传输更加方便；（4）电子会计信息系统的设计如果不科学合理，存在漏洞，极有可能发生会计信息被恶意篡改的问题，加大了企事业单位电子数据丢失、重要商业信息泄密的风险；（5）会计信息的查询需要具备一定条件，由于电子数据的查看、使用需要电力和网络运行速度等的保障，二者之一受限的情况下，必将影响会计电子数据的查询和使用；（6）会计信息不唯一，由于电子数据的可复制性，在信息技术不完善的情况下，容易导致电子会计档案的多样性，不容易区分，难以验证准确性；（7）财会人员的观念转变还不及时，大多数财会人适应了纸质会计档案，尤其是一些老会计对电子信息化知识了解的不够，畏惧电子数据的丢失，宁愿使用纸质的实物会计资料，从而在思想上抗拒会计档案的电子化存储方式。

三、电子会计档案发展趋势

随着经济发展和互联网大数据时代的到来，各种电子交易平台兴起，加速了商务交易，一方面增加了会计信息数量，加大了纸质会计档案管理工作的难度和成本费用；另一方面由于市场竞争的激烈程度决定了各经济主体间的交易必须准确快速的进行，这也需要高效的会计档案的管理工作，以便迅速准确地对会计信息进行查询、传输、接收、分析、保存。

为了顺应互联网时代的发展，国家于2015年重新修订了《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力，并对电子会计信息的有效获取、接收、管理、利用、保管、销毁、交接等方面的规定进行了完善。虽然政策上有了保障，但完全实现电子会计资料的电子化单轨制归档还有很长的一段路要走，还需要在具体工作实践中不断去尝试、探索。

（一）外部来源原始凭证方面，政策的全面铺开还需要一定的时间，这需要多部门的上下联动。首先需要全行业实现增值税发票电子化，财政票据、银行回单等票据电子化；其次还需要相关配套的法规来支持，包括电子签章法以及电子票据签发、使用、查验等规章制度。

（二）内部自制原始凭证方面，企事业单位需要具备足够的资金实力，完善会计信息系统建设。有条件的还可以实现业财融合，打造适合自身业务发展的财务共享平台，对接银行、税务等外部软件系统，实现财务信息的全流程流转，直接生成格式化的电子内部凭证，设定经办、审核、审批等必要的审签程序，实现线上报销审批流程化、程序化，并由财务共享平台业务数据直接生成电子记账凭证，彻底实现内部自制票据无纸化。

（三）转变传统核算观念，财会人员需要主动融入会计信息化，并具备一定的信息化知识、技能。会计信息化的科学运用，降低了企事业单位对核算型财会人员的需求，增加了对管理型人才的需求，不仅要求财会从业者具备专业的财会知识，还要求其具备数据化思维，能够熟练地操作计算机，运用相关财务软件对海量的财务数据进行多维度的整合、分析，并从中选取出对管理决策有用的信息。

（四）优化数据存储环境。首先，要具备能高速处理、存储、调用、查询海量数据的服务器设备和大容量硬盘等存储设备。其次，在计算机系统的物理安全方面要有保证，比如防水、防火、防震、防盗等，注意办公区域的锁禁和巡查等。再次，强化财务部门计算机信息系统安全和保密管理，加强对互联网信息网络的管理，采取有效的措施，防止违规接入，防范外部攻击，并留存互联网访问日志。

（五）规范电子会计档案管理制度。做到及时备份，定期检查、维护数据，确保电子会计信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一。利用计算机技术完善相关内控制度，比如电子签名、禁止未经授权的访问、防篡改、建立灾后恢复的应急方案等。

结语

会计档案是财会人员运用职业判断，以专业的视角对企事业单位各年度经济事项发生情况的总结，是对各项经营成果的客观记录和完整准确反映。档案管理工作在随着会计信息化水平和精细化管理程度的提升而发生变迁，从传统手工模式的纸质会计档案，到目前的纸质会计档案与电子会计档案并存管理。相信随着信息化技术手段的不断成熟发展，财会从业者们运用自身的智慧和经验，不断探索、尝试、修正、优化、规范管理电子会计档案，终将抛开纸质会计档案，完全实现会计资料的电子化单轨制归档，最终实现电子会计档案管理。