业务档案规范化管理发展方向及思考

2022-02-06焦方艳石家庄市交建高速公路建设管理有限公司

品牌研究 2022年4期

文/焦方艳（石家庄市交建高速公路建设管理有限公司）

提高档案管理的规范性，可以使事业单位的档案应用价值得到大幅度提升。从当前事业单位业务改革的实际情况来看，档案资料的应用价值日益凸显出来，唯有充分提高业务档案的规范化管理水平，才可以保证事业单位在新时期实现创新发展。因此，很多事业单位的工作人员都将提高档案规范化管理水平作为重点关注的问题。

一、业务档案规范化管理存在的问题

（一）业务档案管理信息化程度较低

实现信息化技术的合理应用可以使业务档案的管理方式具备更高的规范性。但是，部分事业单位的业务档案管理人员虽然具备信息化技术的操作能力，但缺乏对现阶段档案管理工作效率及其影响因素的研究，未能对档案管理模式进行调整创新，导致纸质档案保存模式依然占据主体地位，无法在软件资源的合理应用之下，为业务档案管理方式的调整创新提供技术支持。一些事业单位的档案管理人员虽然引进了先进的软件资源，但对于档案资料的调取有效性缺乏充分研究，未能对档案信息资料进行合理的分类，导致档案信息无法在有效提取加工的基础上得到改良，也使得传统档案资料的应用价值难以得到充分继承。部分事业单位在处理业务档案管理的具体工作过程中，对于电子档案的保管便捷性重视程度较低，缺乏对档案修改和查阅需求的考察，导致档案管理成本无法得到更加有效地控制，难以在网络传输渠道得到改进的情况下，实现档案信息的快速传递，无法提升档案保管和应用效率。

（二）业务档案管理人员的培训质量较差

提高业务档案管理人员的专业素质培育水平，有助于业务档案管理规范度的提升。但是，一些事业单位虽然开展了对业务档案管理人员的技能培训，却对影响事业单位和谐发展的因素重视程度较低，缺乏对档案管理效率的考察，导致事业单位在针对档案管理人员开展培训的过程中，无法具备足够的耐心，难以在提高档案资料应用价值的情况下，为档案管理培训方案的创新设计提供精准支持。一些事业单位在开展业务档案管理的相关工作过程中，对于档案管理专业人才的聘请情况关注程度较低，未能提高培训时间的设计规范性，导致档案管理工作相关专业知识难以得到更高水平的普及。部分事业单位在制定业务档案管理人员的具体培训策略过程中，缺乏对档案管理专业知识落实情况的考察，无法在档案管理评比模式得到合理构建的基础上，充分调动档案管理人员的积极性。

（三）业务档案保密管理质量较差

唯有充分提高业务档案保密管理质量，才可以在提高业务档案管理规范性的基础上，充分开发出档案资料的应用价值。但是，一些事业单位在制定档案保密管理的具体策略过程中，对于《保密法》的组织学习存在不足，缺乏对档案管理专业人员保密意识培育情况的关注，导致档案管理人员虽然可以获得专业的保密教育，但无法在提高档案资料总体保密水平的基础上实现档案资料保密期限的合理设置，也使得档案信息的复制和抄录行为无法得到有效的调整创新。一些业务档案的翻拍工作在实施过程中，缺乏对事业单位实际需求的考察，未能对档案资料的保密程度及其影响因素进行有效分析，导致档案资料的利用对象和利用范围无法得到科学的设定，也使得阅文室的重要应用价值难以凸显。部分事业单位的业务档案保密管理人员虽然具备提高档案资料编研范围的重视，但未能实现涉密内容的有效控制，导致涉密档案销毁等重要工作无法具备理想的基础条件，难以在鉴定部门的工作得到改进的基础上，为档案销毁性质的工作提供更高水平的监督，无法为档案泄密问题的规避控制提供帮助。一些事业单位虽然具备提高档案资料保密水平的愿望，但对于销毁文件的去向缺乏详细考察，未能对泄露档案信息的责任进行严格追究，不利于涉密档案的高水平保护。

（四）业务档案管理制度尚不完善

制度是影响事业单位业务档案管理规范性的重要因素，但是，一些事业单位在探索业务档案规范化管理的路径过程中，对于档案管理网络的构成情况重视程度较低，缺乏与档案管理层人员的有效沟通，未能对档案管理相关制度的局限性进行准确的分析研究，导致档案管理制度与业务档案管理的实际需求对接不够紧密，无法在充分适应本单位实际情况的基础上，为档案管理制度价值的开发提供帮助。一些业务档案管理制度在建设的过程中，虽然进行了档案管理制度的创新探索，但对于档案资料分类管理的相关需求重视程度较低，缺乏对档案管理基本内容构成情况的考察，未能对影响档案管理顺畅性的各方面因素进行完整的分析，导致档案资料的收集与整理工作无法保证拥有理想的基础条件，难以在提高档案资料编目合理性的同时，更好地提升档案资料的保存与应用质量。一些业务档案的管理制定在探索构建过程中，缺乏对档案信息完整性与有效性的考察，未能对档案人员相关职责进行全面落实，导致档案资料的归档保密制度无法得到相应的调整创新，也使得档案信息的利用无法在制度的帮助下得到优化处置。一些事业单位虽然探索了业务档案管理制度的调整，但缺乏对档案资料鉴定与销毁情况的重视，未能对现有档案管理工作的程序进行科学设置，导致制度因素的指导性价值难以凸显，无法在完善档案管理机构和主体职责的情况下，保证档案管理制度得到更高水平的应用。一些事业单位虽然进行了现有档案管理制度的探索调整，但对于档案管理相关部门的管理工作缺乏足够重视，未能结合各部门的实际情况制定档案保管员的岗位设计策略，导致档案管理人员的主体职责无法保证得到有效落实，难以在制度的帮助之下为各阶段档案管理目标与任务的设计提供帮助。

二、提高业务档案规范化管理质量的策略

（一）提高业务档案管理信息化程度

事业单位的档案管理专业人员一定要对提高档案管理信息化程度的重要价值予以研究，尤其要在信息技术高效应用基础上，对影响业务档案调取质量的各方面因素进行总结，使信息化技术的突出应用优势得到凸显，为提高业务档案的配置效率创造理想的技术条件。事业单位一定要对传统纸质档案管理模式的局限性进行总结，通过软件资源的合理应用，有效地提升档案管理技术等级，使档案管理信息化的突出优势得到显现，更好地满足业务档案的创新管理需要。事业单位在应用信息化技术进行档案管理方式调整的过程中，还需要加强对档案信息分类和分析工作的研究，尤其要对档案信息提取加工所需条件进行总结，使信息技术的应用可以在提高档案信息管理便捷度方面发挥积极影响，并保证在档案资料得到有效修改和订阅的基础上，实现档案管理成本的有效控制。在引进信息技术改进档案管理方式的过程中，还需要加强对档案资料信息传输情况的关注，有效的提升档案资料调取效率，使信息化技术的突出应用优势得到进一步显现。

（二）提高业务档案管理人员的培训质量

事业单位需要结合业务档案调取和应用的实际需要，对业务档案管理人员的培训管理方案进行有效设定，从促进事业单位和谐发展的角度出发，对提高档案管理效率的因素进行总结，使档案管理培训工作可以具备更高的规范性。事业单位的培训人员需要保证对业务档案管理人员具备足够的耐心，结合档案资料调取应用的实际需要，制定档案管理人员的素质培育策略，使档案管理人员在参与培训的过程中，可以充分明确档案管理工作的价值，确保培训所得经验得到充分应用。在制定档案管理人员培训的具体方案过程中，需要加强对档案管理工作重要价值的解释说明，尤其要对档案管理技能的培训时间进行规范设定，并保证与档案管理相关的业务评比模式得到有效构建，使档案管理团队成员的积极性可以得到更高水平的调动，为档案管理人员积极开展工作提供有利的基础条件。

（三）提高业务档案的保密管理质量

在制定业务档案保密管理的具体方案过程中，一定要从提高档案资料管理规范性的角度出发，对《保密法》等重要法律资料进行学习，使档案管理人员的保密意识可以得到有效强化，以便能够在保密教育活动得到高水平组织的情况下，提高档案资料保密水平。事业单位一定要加强对档案保管期限构成情况的研究，尤其要对业务档案审批管理方案进行相应的调整创新，使档案的抄录和复制等行为得到有效约束，以此维护档案保密质量。业务档案的管理人员还需要加强对档案资料保密程度的关注，尤其要对档案资料的利用对象和利用范围进行考察，使档案资料可以在规范查阅的基础上避免出现信息外泄的问题。在制定业务档案保密管理的具体方案过程中，要加强对涉密档案编研范围的关注，根据业务档案的特征制定保密内容的管控方案。事业单位涉密档案销毁工作至关重要，业务档案管理人员需要尽快完善档案销毁审批方案，结合鉴定部门的工作特征，对档案资料的监督销毁工作进行调整，使档案信息外泄等问题可以得到有效的规避控制，并保证对档案销毁过程中的懈怠现象进行严格督查，有效提升档案管理和调取的规范性。

（四）加快完善业务档案管理制度

事业单位在进行业务档案管理制度探索建设的过程中，一定要将提高业务档案管理规范性作为主要目标，尤其要对影响档案管理网络构建质量的各方面因素进行总结，使档案管理制度在建设的过程中，可以保证各部门成员实现有效的思想交流，以便能够为制度的合理构建提供有利的基础条件。在业务档案管理制度具体建设的过程中，一定要保证档案管理制度与业务档案调取应用的相关需求相符合，充分结合本单位的实际情况，对制度作出调整，使档案资料的分类水平可以得到提升，以便能够在制度的帮助之下提高档案资料的整理保存水平。事业单位还需要加强对档案资料有效性和齐全性的考察，使档案管理人员的主体职责可以得到充分明确，以便能够在改良档案利用制度的基础上，更好地满足档案资料的利用需求，使事业单位业务的档案管理工作能够具备更高的规范程度。

三、结论

随着事业单位业务改革的持续深入，档案管理工作的重要价值日益显现出来，唯有提高业务档案的管理规范性，才可以保证事业单位在新时期实现更高水平的发展。因此，对业务档案规范化管理的相关问题加以研究，并结合事业单位的实际情况，制定提升业务档案规范化管理水平的具体策略，对确保事业单位在新时期的高质量发展具有十分重要的意义。