机关单位办公室行政管理工作研究

文/李梦恂（湖北省财政厅）

任何一个单位想要获得发展，均离不开行政管理工作。然而行政管理工作是比较复杂的，其涉及各个部门、各类事务，需要借助完善的行政管理的制度，也要拥有综合性、高质量的管理人才。随着机关单位规模的不断扩大，办公室行政管理体制的滞后问题也日益突出，若不积极对其进行改善和优化，必然会加大内部管理的弊端，还会限制机关单位的发展。

一、机关单位办公室行政管理的概述

（一）机关单位办公室行政管理的概念以及内容

机关单位的办公室行政管理工作指的是对机关内部的事务进行处理和管理的一种活动。随着机关单位规模的不断扩大，办公室的行政管理工作也日益复杂，比如对内需要统筹好单位方方面面的工作，要明确职责，制定管理办法，对外要积极宣传，为机关单位树立良好的形象。具体而言，机关单位办公室行政管理工作一共分为四大内容。

第一，根据各部门的实际状况，积极协助各部门的领导制定相应的规章制度[1]；第二，处理机关单位内部的公文电子政务，指导机关的相关工作；第三，要对机关内部的相关会议进行统筹、协调和安排；第四，做好内部突发事件的日常管理，加强监督和调查机关单位内部的重大事件。从机关单位办公室行政管理的内容可以看出，行政管理人员处于机关单位内部非常重要的岗位，其能力、素养均会影响到内部的稳定性以及机关单位的高质量发展。

（二）机关单位办公室行政管理工作的特点

办公室行政管理工作看似简单，实际上内容繁多，涉及面也比较广。如办公室行政管理工作包含很多的行政事务，如整理材料、收集信息、传达上级命令，还涉及后勤的服务工作等。其次，对行政管理人员的要求较高。办公室行政管理人员除了要处理好行政内部工作之外，还要执行上级的命令，在完成事务后要向上级汇报，要为各个部门制度的制定提供辅助等，如若行政管理人员没有一定的专业知识、协调能力，便很难胜任这份工作。

二、机关单位办公室行政管理工作的意义

（一）是传递信息的重要枢纽

从办公室行政管理工作的内容可以看出，其是一个传递信息的重要枢纽。机关单位的上级部门会基于自身的考量，传递一些命令，下级需要根据这些命令、指示进行工作。而在这个过程中，办公室行政管理人员就需要将上级所传递的命令传达给下级。这种传达需要行政管理人员对自身单位、各个部门有足够的了解，可以给领导者起到一定的参谋作用，这样才能够使得命令下达后，下级部门能够较好地完成工作。其次，行政管理还需要监督基层人员，在监督的过程中，将各部门存在的问题向上级部门反馈，继而对问题进行解决。不可否认，在机关单位中，办公室行政管理人员起到的是上传下达、传递信息、落实命令的一个重要枢纽的作用[2]。

（二）有利于协调各部门之间的关系

一个组织想要正常地运行，办公室的全面性、统筹性是必不可少的。办公室行政管理人员需要做好上级和下级之间的有效沟通，需要协调好内部员工存在的矛盾，这样才能够保证各级各部门能够高效地完成任务。在传递信息的过程中，要保证信息的重要性、及时性，要能够化解大局和小局之间存在的冲突。要努力做好小工作，搞好全局。比如在机关单位内部，各个部门之间可能会出现一些工作上的冲突，有些部门会为了个人或者是自身的利益而作出决定。在这个过程中，机关行政单位就要从全局的角度去考虑，妥善地去解决。要想领导所想，做好超前的服务，解决好运行过程中存在的矛盾，保证各个部门之间的相互配合。

（三）有利于促进机关单位的高质量发展

机关单位，指的是从事国家管理以及行使国家权力的机关，这类单位的发展关乎人民的切身利益以及国家的名誉。通过研究机关单位办公室行政管理工作，制定完善的行政管理制度，提升行政管理人员的素养，发挥出行政管理人员在机关单位中的协调组织、上传下达、监督等作用，可以保证机关单位工作的有序开展，促进机关单位的高质量发展。

三、机关单位办公室行政管理工作中存在的问题

（一）行政管理制度有待完善

行政管理工作涉及的内容繁多，事务处理复杂，为了能够更好地发挥出管理的作用，就必须要制定完善的行政管理制度，为办公室工作人员的工作提供依据和指引。但是从目前机关单位来看，规模在扩大，内部的各类问题开始显现，原有的行政管理制度已经无法再满足现有办公室工作的需求，急需进一步的完善和改进。比如行政管理工作内容的不完善，就易出现内部各类人员推卸责任、工作拖拉、无人处理的情况。行政管理工作流程不规范，就会出现事务处理时的漏洞，甚至会内部贿赂现状。行政管理工作缺乏有效的评价机制，也会造成办公人员对自身工作不上心，被动参与工作。

（二）工作人员管理方式滞后

社会在快速地发展，机关单位办公室行政管理工作内容也发生了巨大的变化。在此过程中，办公室行政管理人员依旧毫无改变，比如仍然采用传统的管理方法，如人工管理，忽略了信息技术在行政管理工作中的应用，这也使得日常管理中出现了工作效率低下等问题，无法满足现有的办公室行政管理工作的相关要求[3]。

（三）办公室思想作风问题

一直以来，机关单位都是将办公室作风建设作为战略任务，也取得了一定的效果。但是随着机关单位的不断发展，办公室工作人员在作风的建设方面还存在一些问题，比如生活作风、思想作风、学风等。如办公人员不积极主动参与学习，思想过于保守，不愿意创新，工作时缺乏务实的精神，办公室思想作风不正等问题，均会影响行政管理工作的开展。

（四）行政管理人员的综合素养有待提升

行政管理人员的综合素养以及办公能力关乎机关单位内部的运行，从行政管理工作的内容来看，工作繁多，专业性要求较高，行政管理人员需要有统筹协调的意识，需要能够有一定的组织能力，需要了解机关单位各个部门的发展，需要能够建言献策。然而事实情况是一些机关单位的办公人员业务水平、管理能力等均有待提升，在工作中处理事务效率低下，工作不够积极，不愿意主动参与学习等，均影响了办公室工作的有效开展。

四、机关单位办公室行政管理工作的策略

（一）提升对办公室行政管理工作的重视度，合理定位

办公室行政管理工作是机关单位中极其重要的一部分，其关乎机关单位职能水平的发挥以及服务的效益。首先要在机关单位内部，需要对该部门的工作进行重视，能够基于机关单位的实际现状，组建部门，配置足够的人员。其次，合理定位。办公室行政管理工作涉及的内容比较多，如机关单位的建设、经营和发展等，如若职能定位不明确，就会造成工作中的各类问题。因此机关单位的管理者应通过内部的规章制度，明确行政管理工作的权利和责任，突出其在单位中的重要作用，以保证各个部门的有效配合。

（二）建立完善的行政管理制度，明确划分权、责、利

办公室工作比较繁杂，员工在工作时会面临巨大的工作压力，如若在行政管理制度中并未明确地划分好各自的权利、责任以及义务，就会出现工作中相互推诿的情况，形成管理上的混乱，因此必须要对现有的行政管理制度进行完善。（1）机关单位应从实际情况出发，了解当前办公室行政管理中存在的问题和不足，能够不断地创新管理的内容和方法[4]。（2）融入精细化的行政管理，在制定行政内容以及相关规章制度时，应允许工作人员的直接参与，提出自身的意见，以此保证后期制度的落实。其次要细分行政管理部门人员的工作，可以根据机关单位的实际事务，将行政管理部门划分为日常处理行政事务人员、上传下达人员、监督人员等，明确好部门内部各类人员的职责，分工合作，保证各项工作有条不紊地进行。（3）引入标准化、流程化的理念。在机关单位办公室行政管理工作中，引入流程化、规范化以及标准化的管理理念，可以保证各项工作朝着有序高效的方向发展，保证办公室事务和其他部门之间的有序衔接。（3）融入奖惩机制。为了能够更好地规范办公室行政管理人员日常工作的行为，提升工作的效率，就需要在行政管理制度中制定相应的奖惩机制，明确行政管理人员绩效考核的标准，每一个周期进行评测。评测结果优秀的人员，进行相应的奖励，评测结果显示工作效率低下的人员就要进行相应的惩罚。通过这样的手段，更好地发挥出行政管理人员在工作中的积极性，落实好各自的职能。

（三）创新传统行政管理工作模式

传统行政管理工作是以人工处理为主，随着机关单位内部规模的不断扩大，外部形势日益严峻，仅依靠人工处理行政事务是很难满足机关单位运行的需求的，因此需要对传统的办公室行政管理工作进行创新。首先从思想上，要能够主动迎接挑战，积极地融入先进的技术和手段，为行政管理工作效率的提升提供可能。其次，应基于信息技术，实现互联网+行政管理，建立信息化、系统化的管理体系。比如引入办公自动化系统，系统中包含信息中心、人事考核、公文管理、会议管理、文档管理各项内容，该系统和机关单位实际部门的情况是一致的，只要哪一部分有待处理的文件，该部门就会亮出红灯，行政管理人员可以直接点入进行处理。建立这样一个系统化的行政管理的平台，便于办公室人员了解机关单位各部门的状况，也有利于提升行政管理工作的效率[5]。

（四）组织活动，提升机关单位各部门之间的凝聚力

通常情况下，机关单位办公室的行政管理人员每个人都会有各自的工作，有些工作是独立完成的，有些工作需要由多人合作完成的。因此，在办公室行政管理工作内部，培养职员的团队理念和精神是非常重要的。只有具备了团队的观念，才能够不断地提升行政管理的效率及质量，最大化地发挥出行政管理工作在机关单位中的作用。但是，由于办公室日常处理的工作繁多，且比较枯燥，内部又缺乏一些组织活动，这也导致行政管理内部部门人员之间的关系不够友好，甚至拉帮结派。因此，行政管理主管应该不定期地组织团队内部的室内或者是室外的活动，让部门人员能够相互了解，建立深厚的友谊，也便于在工作中相互扶持，树立全局的意识。其次，要提升其他部门对办公室行政工作管理的正确认知。在实际管理过程中，机关单位内部的其他部门会出现对办公室行政管理工作不配合的情况，这会阻碍办公室行政管理工作的正常运行，以及机关单位的进一步发展。故在单位内部可以通过宣传的方式，对办公室工作进行重视，也可以通过举办开放日活动，拉近办公室部门和群众之间的关系，让其他部门的群众更了解办公室行政人员和工作，促进行政管理工作更好地开展。

（五）提升办公室行政管理人员服务的主动性以及综合素养

办公室工作人员必须要转变传统的官僚主义作风，能够认识到自身工作的重要性，主动地参与到工作中，尽职尽责地完成工作。就机关单位而言，办公室行政工作属于形象窗口，可以直接地反映机关单位整体的服务程度。因此，作为办公室人员，必须要具备求真务实的精神，能够主动参与工作，将理论和实践相结合，提升工作的实效性。其次要主动学习，提升自身的综合素养。办公室这种工作，其需要工作人员具备综合管理的职责，如专业知识、处理公共关系的技巧和信息技术的能力等。作为行政管理人员，在空余时间就应积极地参与学习，提升自身素养，具体可以从以下几点出发：（1）主动遵守机关单位的规章制度，按时按质地完成工作。对于日常事务的处理要认真、热情、专业。（2）积极学习党的理论、上级文件，掌握党的方针路线，不断提升自身的政治素养。（3）积极参与单位组织的培训活动，掌握办公自动化的处理方法和人际关系的协调方法等。（4）应走出办公室，主动深入基层，了解基层的实际情况，向领导汇报。

五、结语

机关单位管理工作中，行政管理是必不可少的一项内容，其是单位服务运营和发展的枢纽。在社会经济快速发展的背景之下，机关单位的各项职能也在发生转变，行政管理工作必须进行改革和创新，具体体现在对行政管理工作的合理定位，行政管理制度的不断完善，行政信息化技术在行政管理工作模式中的渗透。同时还要注重机关单位各个部门之间的团结力和凝聚力，提升行政管理人员综合素养，才能够发挥出行政管理部门在机关单位中的重要作用。