新形势下高校财务内部控制体系的构建与完善

◎李雪婷

近年来国内很多高校办学规模日益扩大，其资金需求量也逐渐增大，在此背景下高校资金来源渠道也日趋多元化。高校所面对的财务环境也更加复杂，财务风险也逐渐增多。财务风险与财务内部控制往往是相生相伴，相互制约的。对于高校而言，必须高度重视财务风险问题，尽快对现有财务内控体系加以优化，并严格加以落实，才能最大限度杜绝各种财务风险。

一、关于财务风险与内部控制的概述

（一）财务风险

所谓财务风险就是指企业或相关组织在财务结构方面存在不合理的地方，融资不当导致自身失去偿债能力，继而引发投资方逾期收益减少的风险。有学者从狭义上对其进行概括，认为风险就是损失的不确定性。日本龟井利明提出了一个观点，认为风险不仅包括损失的不确定性，也包括盈利的不确定性。上述看法都认为风险等同于不确定性，它容易给活动主体造成一些不利影响（即威胁），同时，也可能制造出机会，这正是广义上的风险定义。对于财务管理活动来说，财务风险通常包括下列几种类型，分别为投资、筹资、经营、存货以及流动性风险。

（二）内部控制

内部控制委员会（即COSO 委员会）于1987年成立，致力于探讨内控方面的问题。1992年该委员会出台了《内部控制整合框架》，认为“三个目标”与“五个要素”构成了内部控制的框架。这成为当前权威性最高的内部控制概念。其中，“三个目标”就是遵守有关法律、保障财务报告的可靠性，达到经营活动的预期效果。而内部控制是指公司董事会、经理以及职员为了实现上述三个目标而提供的合理保证的过程。而“五个要素”就是控制环境、控制活动、风险评估、信息沟通与交流、对环境的监控等。

（三）内部控制与财务风险之间的关联

第一，内部控制结构是否完整对财务风险的最终防范结果会产生直接影响。在财务管理的各个环节中都可能潜在财务风险，涉及到资金筹集、预算安排、财务决策、会计核算等环节。各个环节不仅牵涉到财务管理的各项程序，而且也与对应的工作职责有关。内控结构的完整性不仅要求内控结构内容要全面，而且内控的所有环节之间要具有系统性。财务风险可划分为两种，分别是系统风险与非系统风险。财务风险往往潜藏在财务管理的整个过程中，为了实现对财务风险的有效防控，势必需要对内控进行全面、系统的设置。内控结构不仅仅要体现出内控内容的全面性，而且也需确保各环节间的稳定性，反之则难以真正动态持续地防控财务风险。第二，内控制度化是保障决策科学性，减少风险的重要基础。通过对财务管理中涉及到的财务岗位职责、财务分工、财务决策方式、财务操作程序、人员安排等工作制定相应的内控管理制度，形成一套管理机制，从而解决财务管理的盲从性，也能提升工作效率，减少财务风险。第三，财务风险的存在可在一定程度上推动内控管理机制的不断完善。通过研究财务风险的表现形式、特征、程度、客观环境以及人为因素，可以为内控管理的手段、内容、关键环节提供有效的参考依据。若财务风险愈加充分，说明内控管理力度越不足，因此，必须尽快完善内控管理机制。

二、高校财务内控体系存在的问题

（一）人员得不到重视

人员是将制度管理落到实处的关键要素，因此，为了充分提升管理效率，就要引起内部人员的高度重视。第一，针对管理层来说。因为高校管理工作始终将精力放在学校建设、教学品质上，难免会忽略财务管理，部分管理人员由于专业水平欠缺，也较少与财务人员开展深入的交流，因而无法全面获悉学校的财务状况，难以于第一时间察觉财务工作之中潜在的各种风险因子，未建立内部控制体系的概念。第二，针对员工来说。部分学校尽管设置有审计岗，可岗位设置太形式化，无法起到监管作用。

（二）体制不太完善

不少高校尽管制定了本校的审计管理要求与制度，但因为管理目标模糊、相关组织结构繁琐，导致内控体制不健全，主要表现为以下几方面：第一，未创建有关反馈体制。因为管理机构较为单一，校管理层占据了主要的财务权利，教师也较少重视学校内部财务内部控制的实际管理情况，且关注途径较为单一，通常集中在薪资变化或者财务报表披露的信息，因此无法及时发现问题，也未向领导反馈。第二，未创建有关审计岗位，大部分管理人员为有效节省人力资源，通常安排其他部门人员兼职审计工作，尽管学校领导很了解校内各项活动的具体事宜，可由于欠缺专业素养，于是依旧会忽视部分管理方面的细节，无法起到监管作用。第三，横向管理缺乏，大部分高校在创建组织结构的过程中，均是采取科层级的管理模式，即以校长开始，由高至低设置管理链，尽管建立了相应的审批岗位，可都是处在纵向管理的状态，未对横向间各人员进行约束管理，进而降低了综合管理效率。

（三）监督机制缺乏

部分学校高层尽管拥有一定的风控意识，可并未创建有关监管机制，这在一定程度上易导致学校经济活动管控不到位，削弱了内控管理的周密性与逻辑性。对于预算管理来说，监管机制的欠缺将对预算编制及其具体实施造成极大的影响。在编制上，部分财务工作者为了节省预算计划编制时间，在对预算计划进行制定之前，并未对项目内容进行深入了解，而是以之前类似的项目为核心基础，调整基数，来提供全新的预算方案。这将使预算编制的合理性以及适用度大打折扣，也对后续的预算执行造成影响。在执行上，因为有关监管制度的欠缺影响了经济活动的开展，使得一些部门对金额分配进行擅自更改，阻碍了预算计划的顺利实施。

（四）信息化建设不足

网络时代的到来，推动了每个行业的信息化发展。首先，经过实施信息化管理能够提升信息公开、传递效率，强化了各个部门之间的密切合作，使内部控制的管理者可以在第一时间了解各项活动的具体变化情况，进而对管理计划进行实时调整，使管理制度的可行性、实用性有了明显提升。其次，能够提升内部控制管理的精准性，通过对信息化系统的应用，可以利用系统内部的各项内控策略来有效开展账务管理，进而减少了人为管理的失误率。可如今大部分高校的内部控制管理制度依旧以人为管理为核心，且未开展信息化普及。另外，就算部分高校重视信息化系统的建设，但员工欠缺良好的信息素养，也不能高效利用系统，无法通过其全面提高工作效率。

三、如何优化高校财务内控体系

（一）营造优良的内控环境

优良的内控环境会对高校教师的内控意识产生极大的影响，决定了内控是否可以顺利运行。笔者从以下两点分析怎样营造优良的内部控制环境。第一，高校的管理层要对财务内控体系引起高度关注，将重心放在内控建设以及优化上。只有高层开始广泛关注，中层才会部署开展，基层员工才会去努力执行。如今高校的大部分部门对内控缺乏充分的了解，认为其仅仅与财务部门有关，因而配合意识不强。因此，在高层充分关注的背景下，安排各员工对内控理论进行学习，不但可以深入了解内控体系，而且也利于后续工作的开展，更好地提升了风险辨别能力，对于财务内控体系的顺利运行有利。

（二）突出预算的刚性特征，严格执行预算调整流程

预算管理属于内部控制的主要手段，应将其融入到高校整个经济活动过程中，在财务内控管理中必须突出预算这一条主线，发挥预算的核心作用。高校在编制年度财务预算的时候，应遵循下列原则“量入为出、收支平衡、积极稳妥、统筹兼顾、保证重点、勤俭节约”，做到全面预算、科学预算。要形成一套科学合理的预算管控制度，突出预算的刚性特征，解决软预算问题。另外，严格落实预算调整工作，控制预算收入追减以及支出追加等事项。针对预算执行过程中碰到的调整问题，首先要进行充分的规划论证，在此基础上根据分级授权审批制度予以审批处理，具体来讲，分级授权审批工作主要由校常委会或财经委员会、校长、副校长、财务处长负责展开。要全面防范越权审批调整预算问题，尤其要避免支出追加、收入追减方面的随意性。高校内部全体人员应进一步提高节约办学观念，提升依法理财水平。相关人员应树立科学发展观，增强勤俭节约意识，向精细化办学模式前进，对每项支出精打细算，严格管控。重视对项目资金的监管，完善专项资金的绩效考评机制，形成科学合理的绩效评价机制。如此方能及时追踪问效专项项目经费的使用情况以及项目的推进状况。这样才能保障专项经费是按预算安排严格加以使用。同时，尽量控制平日消耗性支出，减少办学成本，增加资金利用率，从而实现高校的持续性发展。

（三）对电算化背景下的会计核算内控制度加以优化

财政部公布的《会计电算化基本工作规范》提出要设计一系列完善的会计电算化内部管理规章制度，其中，涉及到会计电算化岗位职责、操作管理制度、数据管理制度、计算机软硬件制度、电算化会计档案管理制度等内容。就高校而言，应进一步完善电算化会计核算内控管理制度，可以从下列四点切入：第一，参照不相容职务分离原则，结合高校业务需要设置各种会计核算管理岗位。要求下列岗位必须符合不相容职务分离原则，禁止兼任：审核、复核、审批、系统管理、系统维护。第二，对操作人员的相应职责与权限要给出明晰的界定，构建相关上机操作记录管理制度，并采取相应的策略防止将没有审核的会计信息直接录入电脑或者直接记录到机内账簿上。第三，重视计算机软硬件以及网络系统安全的管控。就硬件而言，应使用质量可靠的硬件设备，特别是核心硬件设备应采取双系统备份措施。就软件而言，应及时进行升级补漏，优化参数，尽量避免软件漏洞问题。就网络系统安全而言，应配备好网络安全防火墙以及杀毒软件，设置密码与用户权限，严禁个人私自安装或删除软件等操作。第四，完善档案管理规章制度。要明确电算化会计档案的借出与复制流程，严格加以管控，并配套相应的存储安全保障措施。为磁盘介质贴上保护标签，并放置到安全、干净、干燥的地方，做好防潮措施，条件允许建议采用双备份或三备份，并将其保存到不同的场所进行管理。定期对存放的磁盘介质进行检查与复制，避免磁盘介质坏掉导致财会信息丢失。

（四）理性负债，保障资金的安全性

国内很多高校特别是省属高校，资金缺口较大，供需矛盾较为明显，融资总量增长迅速，高校还贷压力也与日俱增。与此同时，高校欠费催收任务形势严峻，资金来源途径有限。高校在管理资金的过程中应遵循钱账物分管，支票与印鉴管理分离的原则，任何资金调度活动与大额支出都需严格执行授权审批制度。另外，高校财务管理要特别重视银行贷款工作。关于贷款融资，高校必须注意控制总量，理性负债，动态监控，有效防范相关风险。高校应将自身利益最大化视为内控管理的出发点，结合自身发展战略、风控水平、资金状况构建起信贷资金管理的长效机制与常态机制。参考教育部推出的银行贷款风控模型测算的贷款限额，高校应针对自身发展需求、学校财务现状、校园规划战略、融资成本、整体出让成本、银校合作关系等情况，并考虑金融系统的各种不确定性风险与流动性风险，科学规划，最终确定出较为合理的贷款总规模，要量力而行。高校需确定自身的中长期资金管理规划，时间一般为3 到5年，在此基础上制定年度资金计划，并构建贷款风险预警机制，对贷款投向加以规范，并合理安排还贷。原则上来讲贷款资金不可用于下列用途：捐赠、平衡预算、对外投资、抵补日常经费开支等。

（五）构建健全的财务内控信息沟通体系

有效的信息传递是财务内控体系实现高效运转的前提，这是由于此体系本身就是反馈改进的内部循环。为此，高校应尽快构建一套较为完善的信息沟通体系，畅通沟通渠道，确保信息得到有效传递，从而为财务内控体系的正常运转奠定基础。具体可从下列两方面抓起，打造健全的信息沟通体系：第一，制定信息沟通管理制度，把沟通内容、沟通形式加以标准化、制度化。要明确指出哪些内容需要在哪些层级进行传递，传递的时间点、方向以及内容是什么；哪些部门需进行反馈，向谁反馈，什么时间反馈等等。另外，设置一个协调部门，负责对日常工作中的各种沟通问题加以协调，并根据相关程序对制度加以完善。这样才能有效解决部门间的沟通障碍，促使其协调一致、高效运作。第二，重视高效信息化平台的建设。信息化平台是保障信息有效沟通的重要后盾。高校通过打造信息化平台，将人事、资产、财务等各类信息资源整合在一起，实现部门间信息的有效共享。这样各部门都能及时得到需要的信息，而且也便于各部门开展合作与监督。财务内部控制系统可利用此平台对财务信息进行有效的传递与共享。相关管理人员登录该平台可以迅速了解自己所监管的财务内控环节，评判这一环节有无脱离控制目标，与预算是否存在偏差，然后迅速将信息反馈给对应部门。