提升事业单位物资管理的有效措施

◎陈文贤

引言：

事业单位承担社会服务职能，是为满足广大人民群众在生活、医疗等各方面所需而设立的组织。事业单位各项工作与活动的顺利开展，离不开充足的物资作为基础保障，如何合理管理各类物资，是新时期事业单位在运行发展中需重点关注的问题。但是，当前我国一大部分单位并未高度重视物资管理，依然采取粗放式的物资管理模式，没有基于有效的内部控制，加强对物资的管理，存在内控意识薄弱、预算管理控制不合理、存货管理制度不完善等实际问题，整体来看单位的物资管理工作成效并不乐观，还会导致大量国有资产流失，影响到单位的正常运行与长远发展。基于这一背景，本文就提升事业单位物资管理的有效措施展开分析与论述。

一、事业单位物资管理的意义

事业单位的稳定运行与发展，离不开各类物资，物资类型多种多样，主要用于满足日常工作以及各项活动开展的需要，例如，部分办公用品具有低值易耗品特征，一般情况下购买与使用的频率较高。随着事业单位改革的不断深化，基于市场大环境，物资管理也逐渐成为体现单位综合管理水平的一项重要工作。要想确保物资的合理使用，体现不同物资的实用价值，加强物资管理，改进管理方法尤为关键。开展物资管理工作，对物资从采购到使用的整个过程加以严控，规范流程，进行定期的盘点与清查，可确保账实相符，不会出现严重的物资流失现象。而且，在强有力的管理与监督下，可以及时发现物资损坏、物资报废等情况，由单位物资管理人员查明原因之后，上报给管理部门，根据上级指示再进行合理的处理，能够实现最大程度确保物资安全完整，体现出物资的价值。通过进一步加强物资管理，既可以从预算角度，以更符合单位实际的物资采购计划来进行采购工作，遵循降本增效的原则，控制额外的成本支出，又可以经物资领用程序，有序发放各部门所需的物资，减少库存量，不出现物资长期搁置，提高每一项物资的使用效率，并促使单位的经济与社会效益同步提升。

二、事业单位物资管理现状分析

（一）内控意识薄弱，物资管理存在内控风险

由于受到传统观念的影响，目前部分事业单位习惯以简单的程序与方法来开展物资管理工作。尽管近几年国家在内部控制方面的理论研究不断深入，实践经验更加丰富，且先后出台了多项政策文件，为事业单位加强物资管理指明方向，但是受传统思想观念和单位的管理制度影响，关于物资管理的内控意识较为薄弱，并没有将内部控制与物资管理相结合，物资管理工作中仍存在内控风险。例如，岗位职责划分不明确，物资管理岗位的职能定位较为模糊，可能与单位其他岗位的职务交叉，工作内容重叠，某环节出现问题之后，不能第一时间问责到人，更是频频发生相互推诿、不愿承担责任的问题。

（二）预算管理控制不合理，导致物资采购成本偏高

对事业单位而言，要想严格控制物资采购成本，并且确保物资采购计划的合理性与可行性，做好相应的预算管理控制工作尤为关键。但是据了解可知，部分单位的预算管理与物资管理相脱节，预算管理控制不合理，在编制物资管理计划之前，并没有完成各项调研分析准备工作，这种情况下就会导致物资的盲目采购，与单位实际需求不相符。事业单位全面预算管理的实施情况不佳，预算意识没有贯穿于单位的物资需求、申请、批准、采购、保管、申领等各项工作的全过程，缺少完善的管理体系，还会因预算控制不当，导致物资采购成本居高不下，根本难以实现“降本增效”

（三）存货管理制度不完善，难以规范物资领用

“无规矩不成方圆”，对于事业单位物资管理而言，亦要以严谨的规章制度为保障，约束单位各部门人员，在制度的作用下尽可能避免出现违规违纪等行为。然而，部分事业单位尚未建立完善的存货管理制度，根据计划采购物资之后，就不再重点加强后续的管理，尤其是难以规范物资的领用。例如，有的单位大量库存物资积压，没有及时发放至相应的职能部门，在物资领用过程中，缺少标准的程序与机制，领用程序并不严格，存在物资申请表和领料单数量不一致的问题，而库管人员没有进行仔细的检查核对就将物资出库，出库时也未能同时填写出库单，之后可能因工作繁忙而遗忘，造成程序漏洞，不利于后续的物资清查盘点工作的顺利开展。

（四）物资管理人员综合素养较低，影响工作实效

目前，部分事业单位的物资管理人员综合素养较低，影响具体的工作成效。如物资采购人员，在正式上岗之前缺少系统性的培训，对自身岗位职责的认知不清，且没有充分了解预算与采购需求，专业能力水平不高，更是未能掌握与供应商谈判的技巧，难以使单位采购到质优价廉的物资，不能节省经费的支出。还有库管人员，缺少防范意识、风险意识以及主动意识，往往只是根据上级的要求被动检查物资，问题发生之后才予以补救，在物资入库检查、申请领用等过程中，存在不足，而且一些错误的行为也会影响到物资的完整性、安全性，对事业单位的发展产生影响。

（五）物资管理信息化建设不到位，管理效率难提升

尽管在信息技术高速发展的今天，将信息技术应用于物资管理中，已经成为必然趋势，各事业单位也将信息化建设提上日程。但是据了解可知，目前仍有一些单位还是以手工编制账簿为主，物资管理方面的数据处理难度大、工作量大，即消耗大量时间精力，也不能确保工作质量。有的事业单位已经建立了物资管理系统，却没有实现信息资源的共享，该系统与其他系统之间尚未有效对接，如预算管理系统、成本管理系统等，存在信息孤岛的现象，还可能因数据传递不及时、沟通不到位等，造成重复劳动、资源配置不合理，显然不利于提高物资管理工作效率。

三、新时期加强事业单位物资管理的有效措施

（一）强化内控意识，基于内控视角建立健全物资管理体系

内部控制在事业单位物资管理中的作用十分重要。因此，各单位应当强化内控意识，把握内控的要素，基于内控视角，建立健全物资管理体系。首先，重视内控理念的宣传，组织宣传引导活动，覆盖单位的各个职能部门，使得全体职工都能够正确认知、了解内部控制，主动承担责任并且积极配合，逐渐形成全员参与、全员配合的良好局面，为进一步加强物资内控管理创造条件；其次，结合内控中的“不相容职务相分离”，明确划分采购管理、资产管理、存货管理等职责，以免出现问题相互推诿，无法问责到人，提高单位物资管理工作的规范性；再次，以政府采购制度、预算制度、稽核制度、物资领用发放制度等，约束单位相关人员的实际行为，从根本上杜绝随意占用单位资产、不合理使用物资等现象的出现；最后，完善单位的内控监督机制，加大监督力度，落实监督职能，设立内部审计部门，要求独立完成对物资采购、物资收发等活动的审计监督，监督管控的过程中若是发生异常情况，在查明原因并上报管理层后，及时采取相应的改善措施。

（二）落实全面预算管理，实现全过程控制，降低物资采购成本

针对预算管理与物资管理相脱节，导致物资采购计划不合理，采购成本居高不下的问题，新时期我国事业单位应当落实全面预算管理，结合其全员参与、全面覆盖的特点，加深与物资管理的联系，将预算意识贯穿于全程，并且加强过程监管与控制，确保物资采购计划符合实际，降低采购成本[2]。

第一，预算编制环节，既要注重单位各职能部门的参与以及配合，落实预算编制责任，加强内部沟通与协商，又要分析物资价格变动规律，把握市场情况，再经规范性的编制流程，由上级下达预算目标，各部门按需填写申报计划，完成初步的部门预算编制，进一步完善预算编制方法，采取零基预算、滚动预算等，实现细化，经多级审核、多次修改之后，确保预算编制的科学性，更加直观地体现出单位各部门对不同物资的需求，统一研究年度采购种类和数量，基于此制定相应的物资采购计划，降低采购的随意性。

第二，预算批复环节，保证批复工作按程序推进，从预算视角，增强物资管理的合规性与严肃性。单位财会部门应当对内部预算批复实行统一管理，由专职预算管理人员，全权负责，根据单位实际，选择批复方法，包括总额控制、分期批复、逐项批复等，针对后续的预算追加调整，实行无特殊情况一律不得随意调整的原则，以防个人原因下的物资管理不当，造成部分材料或者资产流失，而获得追加预算，导致相关物资管理人员的责任心大大降低。

第三，预算执行环节，事业单位必须强化执行过程的控制与监管，明确各预算责任中心的具体职责与义务，建立资金支付控制、执行分析控制、审查监督控制等机制，并且严格履行审批流程，以防出现越级审批的行为，确保预算执行的效率以及进度。执行环节，关于单位物资的储备、消耗等管理，将所采购的物资按照部门申请，一一下发，规范物资领用以及使用，物资数量上尽可能实现合理的最小化，降低仓库货物占有率，并且满足全面预算中的库房管理费、物资损耗费逐年下降的要求。从管理视角出发，贯彻“算管结合，算为管用”，结合预算执行全过程的有效监督以及控制，掌握物资的消耗情况，将成本预算落到实处，根据预算来不断优化物资管控，更加真实地反映单位物资状况。

第四，决算与评价环节，即对预算执行进行总结，编制年度报告，认真填写相应的表格，反映单位财务状况，并且通过统一平台实行预决算公开，符合财政部展开专项检查工作的要求；加强预算绩效评价控制，既要包含基础性的财务指标，又要根据工作实际，设置预算执行、库存物资收发与管理、预算目标达成情况等各项指标，综合考量在全面预算作用下单位库存物资管理工作的效率、完成质量等，并且将评价考核与激励奖惩相对接，以此促进全面预算管理的落实，大大提高物资管理的水平。

（三）建立完善的存货管理制度，杜绝出现跑冒滴漏现象

事业单位必须建立存货管理制度，严格规范整个流程，加大管控，杜绝出现跑冒滴漏的现象。一要明确存货管理的目的是保障库存物资的安全完整，根据国家有关法律法规以及关于内控管理下达的文件通知，制定存货管理制度；二要把握存货管理的重点，首先，应加强物资采购管理，根据预算安排物资采购计划，当采购物资入库后，及时发放；其次，分析库存与实耗，尽可能避免过多的材料积压，每一项新购置的物资，都需要以发票为依据，列明数量、品种等关键信息，入库的物资也要加强管理，减少损耗；三要签订关于物资的购销合同，由单位库管人员加强入库管理工作，仔细审核、验收物资，检查品种、数量、规格等供货单、发票等是否一致，若是发现物资破损，在查明原因后及时解决问题，以防验收了不合规的物资；四要改善物资领用出库管理，领用手续必须完整，各部门负责领用人员，如实填写申请表，说明物资用途，经审批通过之后方可领用物资，库管人员将物资出库之后，同时填写出库单，并实行“一式三联”；五要加大后续的监督力度，由库管人员定期检查物资情况，完成盘点清查工作，保证账实相符，以防发生跑冒滴漏，并且对于库存量过剩的情况，及时与使用部门沟通和分析，测算下一年的使用量，再通知采购部门按下一年的实际使用量编制采购预算。

（四）加强物资管理队伍建设，提升物资管理工作实效

事业单位要想提升物资管理工作的完成效率，则应当组建一支更加专业的物资管理队伍，由优秀且综合素养高的人员作为支撑。事业单位可加大教育培训的力度，侧重于对单位仓储管理人员、采购人员等的培训工作，采取多样化的培训方式，以督促相关人员积极参与。例如，邀请专门的学者、专家展开培训讲座，让物资管理者了解更多相关的知识，不断提升自身的专业能力和综合素养；引导物资管理者运用互联网、多媒体等渠道学习物资管理的相关法律政策和知识，进一步提高物资管理的水平。除此以外，信息化时代单位物资管理必然使用了相应的信息系统，因此还要加强管理人员的系统操作能力，通过专题培训，理论与实践相结合，实现在物资管理工作中充分运用信息化。例如，清查车辆、房屋、土地等固定资产后，将清查的数据信息以电子表格的形式记录下来，如此清查资产的数据信息会更加有效、真实，更有利于事业单位开展固定资产管理工作。

（五）构建物资管理信息系统，发挥信息化管理的作用

事业单位应构建物资管理信息系统，将信息化管理的优势与作用充分发挥出来。一方面，强化物资管理相关人员的信息化认知度，由单位管理层牵头，贯彻落实新理念、新方法，促使信息技术、信息化管理手段与物资管理相结合，既要注重技能培训，信息素养的提高，又要加大在物资管理方面的信息化建设力度，促使物资管理人员参与其中，根据实际工作需求，对物资管理信息系统的功能、性能等提出想法；另一方面，在认识到物资管理信息化的重要性、必要性基础之上，单位可以根据实际需求，与技术服务型企业建立合作关系，共同拟定符合单位自身情况的物资管理信息化建设方案，从长远角度出发，引入先进的软件系统，满足物资管理工作的多样化需求。另外，物资的采购、入库、领用等流程都包含在信息系统中，借助信息技术，将各方面的数据信息统计整理，便于单位管理者对物资领用、物资采购等情况有更加全面的了解，同时在应用中不断完善系统的查询、报表等功能，自动更新库存数据，将物资系统与预算、成本、财务等系统相对接，实现资源共享，降低重复劳动，加深部门之间的沟通与联系，进一步实现资源的合理配置，从源头上提高工作效率与质量。

结束语：

根据上述的分析可知，新形势下我国各级事业单位做好物资管理工作是十分必要的，既可以顺应改革趋势，更好地应对当前的大环境，又可以确保单位各项资源的优化配置以及合理使用，避免出现过多的物资浪费。但是物资管理工作相对复杂，涉及多个管理部门，这也就要求事业单位从实际出发，持续改善物资管理的手段，按照规章制度以及规范程序，做好物资采购、验收、保管、发放等方面的工作，全面提升物资管理水平，从而进一步推动单位自身的可持续健康发展。