项目管理中招标采购及合同管理的相关思考

◎韩娟

引言：招标采购和合同管理作为项目实施过程中的重点内容，关系到项目运行的成本和质量。为在建筑业创新发展背景下，收获项目管理上的较大的成效，需要相关单位加强对招标采购的认识，并以现代化管理理念为依据，将管理工作贯穿于招标始终，并发挥合同管理的效用，对合作双方履责能力展开监督，保障项目管理发挥约束作用。而如何改善当前存在的招标采购和合同管理问题，全面优化项目管理的效果，促进招标工作和合同管理工作的正常运行，是各单位需要深入研究的课题。

一、项目管理中招标采购和合同管理的内在关联

在施工项目管理中招标采购关系到项目运行的成本和质量，采购方依据项目建设的情况和需要，提出采购的要求，邀请众多竞标单位和企业参与投标，由采购方择优选择交易对象，并提出对方双有利的条件完成合同的签订。而由于采购方和竞标主体，会针对具体的要求展开讨论和谈判，根据合作双方的的意向签订合约，因此招标采购的过程也就是合同签订的过程。合作双方针对合同条款展开适当的分析，并对交易行为进行协商，保障采购合同的履行，保护双方的切身利益。然而，在招标采购和谈判的过程中，双方还未建立法律层面的合作关系，合同关系也只受到招标相关法规的约束。只有双方在正式签订合同，并在施工合同确认后，才能形成法律认可的合作关系，双方的行为受到法律的约束，需要双方履行各自的义务和责任。这就要求在招标采购过程中，合同管理人员的积极参与，针对所制定的招标文件，以及相关的内容要求，进行分析和研究。针对合作方的实际情况和建议，作出合同相关条例的调整。不但明确双方需要在各个阶段承担的责任，发挥合同在招投标过程中的重要作用。使招标采购和合同管理二者密不可分，形成相互补充和借鉴的关系。

二、项目管理中招标采购存在的不足

（一）招标采购过程中存在质量风险

在施工项目展开招标采购的过程中，因竞标主体普遍存在利用围标和串标手段，来拉低价格的行为，使招标采购过程中存在较大的风险，为项目管理带来较大的压力。具体而言，大部分的施工主体在招标采购过程中，会对投标资格进行核定。但是对部分竞标单位和企业的了解不深入，对于其运营的真实情况缺少实时监控。使部分企业以虚假的信息和资质参与竞标，不但会造成竞标结果难以满足相关的要求，还会造成废标和流标，使开展的招标采购效果不理想。另外，对于符合资质的竞标企业，在参与竞标的过程中，由于对产品质量规范不明确，造成部分产品质量达不到标准。使采购的成本和结果难以满足项目实施的需要，或后续工作开展带来困难，还容易对合同内容进行变更，为合同管理工作带来压力，也不利于各部门对项目的有效控制。另外，在投标的过程中，存在的盲目报价现象，会使较多的供应商为中标，而进行虚假的承诺，满目降低投标的价格。或利用不正当的手段打压价格，在中标后通过降低项目质量的方式，来压缩成本，获取自身的经济效益。造成招标企业的利益受到损害，为企业带来不同程度上的经济损失。

（二）招标采购合同管理有效性不足

项目管理中涉及到的合同签订和履行的相关活动，都与现场实际工作情况有着密切的关联。因此，合同管理工作需要加强对项目实施各个环节的了解，并加强对项目现场的研究，保障项目依据合同的规定顺利的开展。而针对项目管理中的招标采购工作，合同管理人员需要参与招标会议中，针对招标的信息进行收集和分析，为后续合同的签订和履行提供参考的依据。在完成现场的勘查后，合同管理人员可对招标活动作出评价，以提升合同的可靠性和合法性。然而，由于大部分合同管理人员，以合同履行过程管理为要点，对于招标等工作人员缺少了解。不但没有参与到招标活动中，还不重视招标企业的要求和标准，造成合同内容不符合招标的标准，为后续各项工作开展带来阻碍。而对于合同履行情况的监管，面对合同执行力不足的问题，部分项目难以找到责任主体，使合同内容的调整存在较大困难。一旦合作双方没有依据合同内容来履行义务，合同管理在审查和监督工作上缺少力度，就会造成合同执行力不足，严重者影响项目正常运行。这就要求项目管理加强对合同履行各个阶段的管控，并提升管理人员的技术水平，使招标采购合同内容符合标准，合同执行力也不断提升。

（三）对标后的监管存在严重漏洞

招标采购活动以选择合作方为主要目的，依据施工项目采购计划和要求，选择具有保障的企业为项目提供采购上的服务。在完成招投标后，双方签订的合作协议和合同，是双方履行各自责任和义务的保障。然而，大多数企业认为在发布中标通知后，以及签订合作的协议后，招标工作就已经完成。但招标采购合同管理需要贯穿于项目实施的始终，通过后期的监督和追踪工作，来保障合作方采购工作的有序开展，为项目的顺利实施的提供保障。一旦项目管理工作忽视招标后的追踪和监督，就使双方在履行合同约定时，不具备严谨性。因为双方理解误差，以及错误判断等因素引发的危机和风险，会对项目的实施造成不同的影响。与此同时，在履行合同的过程中，会存在许多不确定因素，需要管理人员针对可能发生的情况进行判断，并作出相应的预案。然而由于项目管理涉及到经济、施工技术、法律等多个层面，要求管理人员具备完善的专业知识，以及合同管理技能，在合同实施的全过程进行严格的质量控制，为项目施工提供可靠的保障。为全面保障施工的整体质量，需要项目主体加强对招标各个环节和合同涉及到内容的了解，并协调好各项工作，使项目管理贯穿于始终，保障招标采购的质量，也使得合同管理发挥约束和规范作用，促进项目实施质量的显著提升，保护好各方的利益。

三、项目管理中招标采购的有效对策研究

（一）加强人力资源的合理配置，完善采购人才队伍保障

人才作为保障项目管理成效，提高招标采购工作水平的重要因素，在项目管理招标采购中担任着不可或缺的重要角色。而人力资源的合理配置，则是充分发挥人才作用价值，使之能够更好的服务于招标采购工作的关键手段，是提升招标采购工作实效不可忽视的关键环节。因此，应加强人力资源的合理配置，完善项目管理中招标采购人才队伍建设，合理配置物资招标采购机构设置与人员配备，真正发挥采购人才队伍作用。首先，应组建一支完善的招标采购队伍，针对性做好集中招标工作，并选派具有丰富工作经验、高尚道德品行、良好职业素养与遵纪守法的物资人员，做好物资采购工作，严禁一些非专业人员参与到物资采购及管理工作中。其次，应加强对现有招标采购人员的培训与再教育力度，不断丰富其工作经验，与时俱进更新采购人员工作思路、工作手段与技能知识，切实提高其业务能力与采购能力，使之能够更好地为项目管理中的招标采购工作的高质量开展，提供人力保障。除此之外，还应该定期指派优秀招标，采购人员前往国内外优秀企业参观学习，了解他人先进招标采购技术与理念，借鉴他人采购技巧与方法，不断开阔自身视野，为自己工作模式的创新提供理论依据。还可通过大力支持招标采购人员利用业余时，间加强此方面的知识学习与技能更新，可通过建立行之有效的激励措施，与采购人员升职加薪、年终奖、奖金等挂钩，形成激励机制。促使采购人员更加主动提升自己，完善自己，并树立终身学习的意识，切实履行好咨询工作职责。

（二）引进先进的信息技术手段，完善招标采购技术保障

在项目管理招标采购中，引进先进信息技术手段，推广应用招标采购电子商务平台，对于提高招标采购精准度与定量化水平，完善招标采购技术保障体系具有重要作用。因此，有关部门应加强对信息技术的合理运用，积极搭建招标采购电子商务平台，将线下人为采购形式转化为线上电子采购，有利于提高招标采购工作时效性的同时，避免因人为失误而导致招标采购出现误差。首先，相关部门应加强对招标采购电子商务平台优势与价值的认识，明确了解电子商务平台，不仅突破了线下招标采购存在的时间及空间等因素限制，还有效提升工作效率，降低物流成本。然后，再积极将电子商务平台引入项目管理招标采购工作环节，借助该平台展开招标采购工作，来进一步实现采购流程与供应流程的跨越式发展与创新。为保证该平台的应用有效性与规范性，管理部门应在该平台中设置采购权限与既得利益，对符合权限的采购人员提供相应采购服务，并根据招标采购需求提供定量化采购方案，以保证招标采购的科学化，为管理人员接下来的决策工作提供更加准觉得数据信息。此外，还可通过利用电子商务平台加强对招标采购质量的监控力度，实时监管采购人员工作行为是否规范，采购项目是否合理，是否符合项目管理需要等，进而从真正意义上促进招标采购工作顺利进行。

四、在项目管理中合同管理的有效对策研究

（一）建立健全的合同保障体系，规范合同管理具体程序

建立健全的合同保障体系，首先可通过积极运用先进的合同管理方法，有效保障发承包双方合法权益。在具体合同管理过程中，相关管理人员应具备良好的风险识别与分析能力，及时采取风险预警、防范与控制策略，最大化减少项目管理风险的发生。同时，还应积极建立健全的合同保障制度，结合项目合同签订情况进行综合管理，并做好相应的协调与规划工作，以保证项目合同管理的科学性规范性。其次，项目管理中的合同管理工作开展，需遵循流程管理原则、预防管理原则、分类管理原则以及综合管理原则，并采取相关措施将这几项原则完全应用到合同管理全过程，进而才能确保合同实施中各项工作的有序进行。除此之外，还应当大力推行项目合同示范文本与招标采购示范文本的合理应用，加强对合同表述形式的规范。可通过提高双方主体对合同示范文本与招标采购示范文本的认识，大力推广与应用项目管理规范化合同示范文本与表述形式，从根本上改变合同管理现状，减少合同内容中存在的语句矛盾、错误、模糊以及两义性问题等。可有效提高合同履约率，为合同管理工作的有序开展提供重要保障。

（二）积极引进先进的信息技术，开发合同文档管理系统

在全球信息化建设背景下，先进的网络信息技术已逐渐成为我国生产、教育、服务等诸多领域实现科技化发展与信息化建设，推进经济跨越式进步的重要手段之一。将其合理引进项目管理中的合同管理环节，利用先进信息技术手段，结合合同管理工作内容、特点及需要，大力开发合同文档管理系统，对于提高合同管理时效性与信息化水平，保障合同管理工作，成效等具有重要作用。因此，为有效提高项目管理中的合同管理工作成效，相关人员应加强对此方面的重视，深入了解当前备受欢迎与支持，且具有较高应用时效性的信息技术手段，并将其纳入合同管理工作之中，以辅助自己高质量开展合同管理工作。首先，可通过利用大数据分析处理技术，将类型相同的合同文档经过详细分析后进行系统建档，编写文件名称，进行统一化管理，留于下一步工作的使用，有利于提高合同管理效率与工作水平。其次，应利用信息技术开发合同文档管理系统，在系统中构建完善的监控软件，实时监控项目管理进度与招标采购规范性。当在监控中一旦发现任何一方存在失约行为，系统则自动发出警告，严重者则应进行损失赔偿。此外，还可通过定期利用合同文档系统对合同管理工作进行总结与报告，有利于及时发现工作中存在的问题，并采取针对性措施予以解决。

（三）加强项目合同的价格管理，源头控制合同价格管理

若想真正提高项目管理中合同管理工作的时效性，保证招标采购与合同管理工作顺利进行，项目管理人员应积极引进先进的合同管理方法，加强对项目合同的价格管控力度，从源头上控制合同价格管理，有效保障项目双方主体合法权益。首先，应做好合同交底工作，明确合同具体内容与合同签订双方主体承担的责任与义务，以及双方任何一方在违反合同时，所需要承担的法律责任与追加责任，以增强对项目合同的有效管理。其次，为加强对项目合同的价格管理，应重视合同实施过程的全面把控，包括合作双方及时沟通、交流，坦诚相待各种要求与问题，将合同价格透明化标出，以避免在后续的合同履行过程中，产生不必要的误会与九分，如招标计价争议、合同价格不明确以及合同签订问题等。此外，伴随着清单计价模式的飞速发展，建立并完善项目管理中成本管理机制，利用招标投标文件与项目合同管理提高项目管理水平，已成为规范市场价格，理顺市场的重要手段之一。因此，需要将项目管理招标采购单项报价、招投标文件中的工期、质量及进度条管道作为合同管理执行依据。并积极引入专业的合同管理机构，接受相应委托参与项目管理工作，对项目成本与合同价格进行全过程控制，可以有效实现从合同中起、质量、进度及投资等各个环节的动态控制，从源头上把控合同价格管理工作。

结语：总而言之，招标采购和合同管理作为施工项目的重要环节，是管理的重点和难点。针对项目合作方展开的投标活动，需要管理者加强对竞标单位和企业的了解，并对竞标过程进行监督。针对合作的内容和要求，确定合同的约定。还应在签订合同后，展开有效的监督。面对以往管理模式中，普遍存在的质量风险较大、标后监管不到位、合同管理实效性不足等问题，项目管理要调整工作重心，落实科学化的管理对策，保障招标采购的质量，以及合同管理的有效性，为项目的实施提供基础保障。还应利用创新的管理技术和手段，保障双方利益最大化的目标下，协调好各项工作，使项目能够高效的运转。