新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析

姜洪刚 莱阳市民政局婚姻登记处

进入新时代，人们针对信息的获取及需求发生巨大变化。面对此情况，我国也要对电子档案管理带来一些新挑战。为了能够满足档案管理的现实要求，在进行信息化建设的过程中，不仅要提高电子档案的管理水平，相关的工作人员还需要去寻找新的工作思路，灵活运用现代化方法技术，从而将档案管理体系不断完善，推动管理工作逐渐朝着科学化、信息化方向进步，由此提升档案管理的质量与效率，助力企事业单位更好地发展。

一、作用分析

（一）有利于工作效率提高

对于电子档案管理工作而言，其实每一个企业在开展任何工作之前均需具备科学的工作流程及方法，且在企业进行实际的档案管理工作时，也会要求工作人员能根据所制定好的工作流程与各个部门和工作人员进行相关的配合，保障了电子档案管理工作的进度和完善。进入到信息化时代，有关档案管理尽快实现信息化建设已经成为一个必然要求。企业单位可以建立一个信息化的管理平台，在平台上就能去共享档案资源，让各部门及相关工作人员的工作和交流能够更加畅通，进一步提升工作效率。另外，企业单位在应用信息化管理软件的过程中能够有效提高电子档案工作管理的效率，就算只有一名管理人员也能完成大部分的管理工作，为企业节省了一定的时间与经济成本[1]。

（二）有利于检索效率提高

过去的档案管理不仅需要消耗大量时间，且档案管理工作的难度偏大。随着时间的不断推移，电子档案的种类数量也越来越多，工作人员为了能够满足更高的工作要求，也提高了自身的工作压力以及工作量。由于工作人员数量相对有限，所以以往的档案管理工作效率偏低，一些关键档案未能得到及时有效的管理，从而在信息检索时极易产生问题。现如今，我国的信息技术正在不断发展的过程当中，也出现了很多的电子档案新型管理模式，在一定程度上改善了以往管理模式中所出现的问题，在将人员数量减少的基础上大幅度提高管理的质量与效率，由此可见实现其信息化建设的必然性及重要性，这也是发展及健全档案管理体系的一条重要渠道[2]。

（三）有利于查找速度提高

传统模式下的以人工管理为主，因为档案管理的工作量大，使工作人员极易产生工作疏忽，所以在信息查找环节难以提高工作的效率，在一定程度上降低了档案管理的时效性。而若能通过信息化软件对电子档案加以分类处理，则能在提升时效性的同时减少管理时间，一些关键的档案资料能够在管理系统中及时更新，为档案资料的提取与查询提供便利。

二、现状分析

（一）缺少统一的要求标准

推进档案信息化建设，则应构建起统一科学的要求标准。由于电子档案针对系统的较大依赖性，所以管理电子档案所涉及的范围更加复杂。唯有确保其数据信息的原始性，让电子档案的数据能在安全稳定的环境中交换，检索模式、格式等内容设计需具备和电子档案特征相符的标准，才能保证电子档案管理工作得以正常运营。而在以往档案管理工作中，电子档案管理显得更加烦琐，如果缺少统一科学的要求标准提供基础，很容易造成工作混乱。可从实际情况来看，在档案管理工作中缺少明确的统一标准乃至于存在一些空白领域，所以提高其标准性、规范性已是刻不容缓[3]。

（二）工作人员业务能力不足

针对电子档案管理，要求技术人员通过系列操作才能实现其本有价值。为了能够达到更加理想的管理效果，相关企业一定要强化工作人员自身业务能力。在进行电子档案管理时，主要面向对象并非指定的某人，这边就要对其严格规范，方便需求对象可以熟练操作；因为电子档案管理是一种现代的信息化处理技术，只有经过一定的熟悉时间才会有效应用到实践，那么，业务人员应具有技术实操能力，为此能够提供相应的技术说明和指导。

（三）缺少高质量专业型人才

电子档案应通过有关技术提供强有力的支持，例如网络和通信等方面。因此，电子档案的建立需由专业人员进行。电子归档一般情况下能划分为以下两种，一是借助存储的数据信息来建档，并运用数字化信息进行档案管理[4]；二是电子档案接收。在实际应用过程中，数据库的信息作为档案数据的主要来源，会很多复杂的问题。所以作为一名合格的管理人员，一方面能够对计算机熟练操作，另一方面针对信息要高度敏感。可当前拥有电子档案管理专业能力的人才数量有限，还有个别管理人员的责任感偏低，自身没有良好的专业素养，就算企业用高价购进相关设备，也会由于无人进行操作而阻碍信息化建设。

（四）未能认识档案维护重要性

现阶段档案管理维护力度存在很多的问题，此方面存在的主要问题如下：

管理系统需要较长的维护周期，在具体应用中管理系统需要升级，这在一定程度上会影响到硬件、软件设备的替换更新。

管理人员无法进行复杂的维护工作，特别是在当前档案管理愈发复杂的背景下，进行维护工作要求更加细致、专业且全面。如果在工作方面出现问题应能做到及时处理，如实忽视这些细小的问题极易产生很多难题，从而为今后的工作带来不便。

未能采用先进的维护技术，特别是电子档案管理在我国起步的时间较晚，难以实现程度较高的自动化，不仅费时而且费力，也影响到了电子档案管理工作的效果。

三、应用分析

（一）重视硬件、软件设施建设

有关电子文件，其指的是依托电脑展开数字化传输、操作或者是处理的一种文件。至于电子档案，主要指的是拥有保存价值的电子档案（已归档）和有关软件参数。那么电子档案若要实现规范管理则要有配套的硬件、软件设施基础。

网络环境。网络环境主要划分成互联网、局域网等，同时要进行“双网”的物理隔离。其中的硬件设施包含服务器、网络设备和有关支撑设备，且应建立容量较大的数据库、访问服务的集中管理系统。有关软件建设，特别是在操作系统选择过程中，需要遵守适用、通用及实用等基本原则，尽可能选取现代化的操作系统。

应用系统。在具体选择时需体现包容性与开放性的特征，且应用系统是扩展性较强的一类网络系统，也是一种具有基础性电子档案管理平台，可以提供多种自定义功能。档案室依据具体情况的相应变化来定义操作模块、工作流程，这样有关管理软件便能实现二次开发，主要功能体现在数字化加工、采集信息等整个过程。运用的关键性技术是现阶段信息技术、计算机技术等领域中极具先进性的前沿科学。比如：数据仓库、图像分类和并发查询等技术。将以上有效应用于电子档案管理，档案管理系统会更具技术性[5]。

（二）建设数字化信息数据资源库

现阶段，资源库建设需重点关注以下几点：

针对本单位有关资料、自发文件的电子档案进行归档时，应该及时将其传输到新数据库中。

这对上级单位资料及来文进行归档时，通过扫描原文形成一个电子档案，将电子档案的数据输入到相应的数据库当中。因为纸质档案需较大的库存量，也要求数量巨大的数字化档案，针对现有库存档案进行数字化工作应划分步骤。首先要让经验丰富的档案管理人员对各类电子档案进行甄别和筛选；其次根据档案上的时间顺序，挑选出一些具有价值高、使用率高的电子档案信息，至于一些使用率偏低的档案应放置于数字化信息当中。在建设数字化信息数据资源库的过程当中，管理人员需要对这个过程当中的数据进行调节，将一些比较着急的档案先进行数据化，从而加强了电子档案管理工作的利用率[6]。

（三）科学制定相关规范标准

出于有效管理电子档案，需要制定和档案管理、电子文件管理的规范标准，例如：

将国家相关标准与产生和使用电子文的具体情况相结合，立足档案管理的规律与信息技术特征，形成电子档案、整理电子档案等方面的统一科学管理机制。针对归档的范围、方式以及保管要求等方面给出规定；将电子档案进行管理的过程中能够，也要落实主要责任人员与部门；清楚电子档案归档的整理需求、方式、时间以及移交程序等[7]。

制定相关业务的验收及检查标准，明确归档要求、范围、手续以及时间等内容。

（四）加大各部门联合力度

因为电子档案会引发很多问题，存在较多制约因素，单纯依据档案部门难以有效完成，所以在归档环节需相关部门有机结合。

形成电子档案管理部门。应将各个管理业务充分掌握，明确电子档案的历史联系与形成规律，归档的负责人也要在工作价值鉴定方面拥有较大发言权。

档案部门。档案部门的负责人全面掌握归档工作的具体原则、相关方法，还应把握全局充分发挥统筹及把关作用。

技术管理部门不只是形成电子档案的主要单位，还负责管理网络的设计及维护，在归档实现标准化、制度化建设中占据十分重要的地位。以上部门的具体职能需要相互渗透，将自身优势充分发挥并能在归档工作汇聚合力，由此为电子文档提供质量保障。

（五）妥善处理保存问题

例如将磁性材料作为主要载体的档案，基于理论层面分析可实现长时间保存，由于信息读出属于无接触形式，因此没有磨损风险。在介质层所记录的信息在保护层中密封，防止外界磁场对其造成影响，也不会遭受到灰尘或是水分等物质的侵害。可因为形成档案时间相对较短，没有对实际贮存充分验证，因此原始信息如何实现长时间保存，依然是档案工作人员仍需探讨研究的一个重要课题。针对具有长久保存需求的电子档案，应该定期复制避免信息损失。

（六）做好技术处理工作

针对电子文件档案在新时期发展需求下已经是势在必行，有关工作人员应能深入到工作领域一线，针对电子文件的处理、接收和存储提供科学指导，掌握重组文件信息的来龙去脉，从而对其中的原始信息提供保护。依托有效的技术处理，电子文件便能调整为“只读”文件，以此对原始结构加以保护，确保电子档案更加可靠，让其同纸质文件发挥社会效用。

（七）做好人员培训工作

基于办公网络化和现代化的持续推进，很多档案人员无法适应。所以，企业单位首先就应当进行合理的培训教育工作，提高档案人员自身的业务素质。建议采取多角度、多形式的培训模式，不断优化他们的知识结构体系，与此同时可以相关档案人员进行参观学习，帮助其开阔视野达到取长补短的效果。只有这样才能为企业发展予以更为优质的信息服务。现阶段，应做好如下工作内容：

管理人员。因为电子档案属于全新的一门技术，要求新设备提供支撑，如果仅知道以往档案管理方法的工作人员，自然是难以胜任。针对电子档案若要实现高效管理，不仅要掌握档案管理的专业、基础知识，而且要掌握硬件、软件及信息处理的相关技能知识。基于此，档案人员应及时更新自身知识，调整本有的知识结构。

用户培训。通过对操作常识、运行程序等最基础性知识的讲解，采取面对面师徒制的具体指导，确保每名受训者都能将自己不明白的问题进行合理的解决[8]。

（八）做好监督指导工作

出于提高电子档案管理工作的实效性，各项工作必须保证落到实处，让电子档案更加真实、更加可靠性，因此应做好监督指导工作，要将管理电子档案融入考核问责制之中，从而让档案管理规范有序，保证归档管理是有据可循的，同时在实践过程中得到完善补充。以职责明确、建章立制和强化考核等路径，对电子档案有序管理。

（九）做好队伍建设工作

依据信息化建设的具体要求，企业档案部门应选择复合型专业人才负责档案的管理及开发。有关工作人员需具备如下能力：

1.扎实的文书知识，拥有概括、分析等一定的信息组织能力。

2.掌握和专业的技术知识，能够符合“文理双通”的标准。

3.熟练运用信息操作技术。

拥有以上几种能力，才会更好地满足电子档案管理要求，保障顺利运行各项信息化建设工作。可是从实际人员组成情况来看，高学历的专业人员数量相对较少，不仅倾向于“保管型”而且结构过于单一，也会对档案管理的信息化现代化建设造成影响。若要顺应电子档案信息化建设形势，企业单位也应当重视人才队伍建设。将公务员招用有机融合其他科学的选拔机制，旨在调整企业单位整体素质结构，而且针对一些年轻且高质量的人才，应当让他们经过一定时间的教育培训，从而提高人才的业务素质。同时在管理工作还要不断创新，能够为工作发展灌注巨大活力，让企业的队伍建设工作能够不断提升自身的信息化技术水平。

（十）做好整理收集工作

有关档案收集及整理属于较为重要的工作内容，管理纸质档案具有较高的空间及时间要求，出于更好地管理电子档案，在具体工作中必须将档案收集和管理环节规范，切实提高工作的系统性与逻辑性，从而为档案查阅提供便利。通常一个档案拥有较多卷宗，如果档案保存的时间久远则会缺乏相应的编号，涉及部门变动时可能会导致工作人员混乱，难以对档案实现有效管理。如果让其规范标准地发展，则有必要构建分类管理的科学模式，在提高档案分类科学性的同时让其更具延续性。

纵观全文来看，我国的电子档案管理工作正在朝着信息化方向不断发展，已经成为当前我国档案管理的一个主流发展趋势。为提高档案管理的实效性，进一步满足企事业单位针对档案管理的具体要求，作为有关工作人员需运用先进的技术，不断提高自身的专业能力与职业素养，以此促进档案管理尽快达到信息化建设目标，从而提高电子档案管理水平的有效性。