新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策探究

张志龙 滨州医学院附属医院

近年来，我国经济发展迅速，直接提高了人们的生活品质，使得人们开始关注身体健康相关的问题。而医院发展与人们的身体健康密切相关，因此，解决医院管理现代化问题至关重要。尤其是在我国医疗卫生体系改革的大环境中，对于医院管理工作提出了更高的要求，重点是医院档案管理工作，其作为医院运营体系中的重要环节之一，主要负责医院各项活动信息的记录、整理和使用，既可以为医院的临床医学提供信息参考，又可以为医院档案管理现代化发展提供支持，继而可以推动医院现代化发展，为人民身体健康发展保驾护航。鉴于此，基于医院档案管理现代化发展角度考虑，文章深入研究“新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策”具有显著意义和理论指导价值。

一、新形势下医院档案管理现代化的重要意义概述

（一）提高医院管理水平

医院档案作为医院资产的重要部分，加强医院档案管理，可以为医院管理、技术等领域的工作提供大量信息支持，推动医院高水准发展。同时，医院档案牵涉医院临床治疗、科研、后勤管理等多个专业领域，这使得档案管理现代化发展与医院的发展密切相关。不仅如此，医院档案信息十分丰富，不仅具有巨大的医用参考价值，还因为档案资料是医院以往经营中各项活动的总结和反思，使得其现代化发展具有更具突出的作用，尤其是能够为医学临床治疗和科研等提供准确的信息依据[1]。另外，档案管理工作的持续发展，可以持续丰富档案资料，档案分类更加详细，能够充分激发医院职工的工作积极性和热情，积极投入到医院管理事业中，对提高医院整体管理水平具有显著促进作用。

（二）提供信息支撑

众所周知，医院档案完整记录了医院各部门、各岗位的具体工作信息，并且这些准确的信息会长久保存在医院档案部门。在医院发展中，医院档案信息用户可以从中挖掘出所需要的工作信息，如在疾病发展规律研究中，医疗工作者可以从海量档案信息中了解疾病的本质，并从这些疾病信息中探究出疾病及医学发展规律，从而有利于医疗水平的整体提高[2]。不仅如此，由于医院档案信息牵涉医院的各个领域，这为医院管理者的实际管理工作决策提供了大量信息支撑，具体是医院管理者可以从大量档案信息中，明确医院管理发展中的缺陷和不足，继而可以有针对性地落实措施，并对管理工作决策进行优化，有利于医院管理水平的持续提高，从而为医院的医疗、服务等工作水平的提升提供管理支持，这对医院的改革发展和工作落实具有良好的促进作用[3]。

二、新形势下医院档案管理现代化问题分析

在新形势背景下，医院档案管理现代化发展是医院档案管理工作作用持发挥，并助力于医院改革发展的重要举措，这使得医院档案管理现代化发展受到越来越多相关人员的重视和关注。而在实践中，医院档案管理现代化发展或多或少存在一些缺陷和不足，总结包括以下几点：

（一）缺乏现代化档案管理意识

前文提及医院档案信息资源涉及医院各个部门、各个岗位，使得医院档案管理工作相对分散，且工作压力偏大，外加医院本身是救死扶伤的地方，在人员招聘方面更加侧重于专业医疗人员的选聘，而在其他专业领域往往是按照工作要求来招聘一定数量的工作人员，使得医院档案管理工作岗位缺乏专业人员，从而难以保障医院档案管理的完整性和连续性[4]。同时，绝大部分医院档案管理工作由非专业人员负责，由于这些人员缺乏相关的专业知识，导致档案管理工作效率不高，且可能因为档案管理人员缺乏专业知识和技能而使得档案管理质量，进而导致档案管理工作处于被动状态。随着医院档案内容的增多，档案管理人员应对医疗信息、医疗设备等进行分类管理，无疑是增加了档案管理难度和压力，这对档案管理人员的专业能力和综合素质提出了更高的要求。而当前医院档案管理人员普遍缺乏专业的管理知识和技能，难以胜任新形势下医院档案管理工作。除此之外，医院档案管理工作人员存在较大的流动性，使得医院档案管理工作队伍缺乏稳定性，这样一来，档案管理人员的现代化档案管理意识自然难以增强，从而在日常工作中忽视档案管理，往往会片面认为医院日常管理工作以医疗服务为主，医院档案管理是医院日常管理工作的一小部分，无论档案管理工作落实与否，都不会影响医院的正常运转，甚至没有引进医院档案管理现代化设备，缺乏对档案管理人员的专业培训，最终影响医院档案管理现代化发展[5]。

（二）管理技术水平有待提高

新形势下，医院档案管理现代化发展的关键是注重现代先进技术手段的合理使用，且要将网络技术、数字化技术、计算机技术等融入医院档案管理的各个环节中，才能全面提升医院档案管理现代化发展水平，助力于医院档案管理价值的实现，进而为医院的高效运转和改革发展提供支持。但医院档案管理现代化发展过程中，显然存在管理技术水平不高的问题，使得医院档案管理缺乏实效性。关于医院档案管理技术水平不高的问题，总结体现在以下几个方面：一是医院档案管理局限于传统管理模式，尤其是一些中小型医院中，普遍存在这种局限性问题，重要档案以纸质文件和手工记录方式进行保存和记录，这种方式不仅会影响档案信息的完整性和准确性，还对后续档案信息资源的开发利用产生了不利影响，原因在于纸质文件和手工记录都可能存在失误，使得档案信息难以保证完整性和准确性，并且随着档案信息资料的不断增多，海量的纸质文件在查阅时需要大量人力，耗费较长的一段时间才能将有价值的档案资源提供给档案信息利用者，这显然是一项耗费耗力且缺乏效率的管理工作[6]。例如：医疗工作者在临床诊断时，要查阅某个患者的历史就诊记录，往往要耗费较长的时间去查阅纸质文件，尤其是一些年代相对久远的病例，在查询时既要耗费一定的人力，又要耗费较长的时间进行查阅，严重影响医院的工作效率，甚至会增加医疗诊断质量和效率，不利于患者获得优质医疗服务[7]。二是医院档案资源开发利用不足，在医院档案管理中，存在重管理、轻利用的现实问题，这使得医院档案管理工作局限于简单的档案信息资源收集、整理等工作，而没有利用计算机技术、网络技术等先进及技术进行档案信息资源的开发与利用，从而难以发挥医院档案管理在医院发展问题中的积极作用，不利于医院档案管理现代化发展的同时，还会影响医院档案管理工作的进一步发展[8]。

三、新形势下医院档案管理现代化问题的应对策略分析

如前所述，医院档案管理现代化的重要性不言而喻，但事实上，医院档案管理现代化还存在管理技术水平不高、现代化管理意识薄弱等现实问题，这要求医院档案管理部门及人员正确认识档案管理现代化的重要性，并要在具体工作中，落实各项措施来优化档案管理，为医院档案管理现代化发展夯实基础，进而为医院的改革、持续发展保驾护航。

（一）增强医院档案现代化管理意识

医院档案管理现代化发展并非简单地引进现代化设备和系统，还要持续更新和强化档案管理人员的专业知识和现代化管理意识，使得医院档案管理人员在具体工作中正确认识档案管理现代化的重要性和必要性，才能积极投身于医院档案管理现代化建设活动中，并自觉地为医院档案管理现代化建设提供最大支持，这对提高医院档案管理现代化建设水平具有显著的促进作用。因此，医院方面应持续加强医院档案管理现代化研究，并要将医院档案管理现代化研究成果、重要性等进行宣传[9]。同时，医院方面应借鉴国内外先进管理经验，制定贴合医院实际的档案管理制度和工作措施，充分发挥档案管理规划和决策作用，进一步推动医院档案管理现代化。不仅如此，医院领导者作为医院具体工作的决策者，应对档案管理现代化建设引起重视，且要发挥领导者的引领作用，积极革新档案管理理念的同时，要通过具体行动来引领广大职工转型工作思想和工作方式，使得医院档案管理现代化建设入心入脑，这样才能让医院档案管理现代化建设得到医院全体人员的支持和配合，有利于医院档案管理现代化建设发展。除此之外，医院方面需将档案管理现代化发展纳入医院改革发展范畴，并要结合医院发展实际来制定短、长期档案管理现代化建设发展量化目标，将其作为医院发展中的常态化管理工作内容进行逐一落实，使得医院档案管理人员可以积极参与档案管理现代化建设中，以此推动医院档案管理现代化发展[10]。

（二）提高现代化档案管理技术水平

新形势下，医院档案管理现代化建设应注重管理技术和档案管理的结合发展，具体从以下方面提高档案管理技术水平，才能全面提升档案管理现代化发展水平。首先，档案资料数字化。档案管理人员利用档案管理现代化系统，将传统纸质文字、图像转化为数字信息进行保存，并可以通过识别、编号等一系列处理进行分类管理。相比传统管理方式，既可以节约大量存储空间，又可以大量提高档案资源检索工作效率和质量，对提高档案管理水平及现代化建设水平具有良好的促进作用。其次，传输途径网络化。在互联网技术发展与普及支持下，信息高效流通和共享变得有可能。在计算机系统中，通过人为操控杆就可以完成的档案信息的传递、分类管理等操作。同时，档案信息数据进行加密处理，可以防止权限外的人员利用患者信息，从而可以保护患者的隐私。不仅如此，在计算机系统支持下，凭借高效且便捷的网络传输方式优势，使得档案信息资源利用率得以大幅度提高，尤其是远程医疗信息的共享，可以为医院医疗水平的提升提供巨大的帮助。再者，档案检索智能化。众所周知，传统档案以纸质方式进行存储，并要存放在专门的档案室内，不仅占用空间大，还存在存储量有限等问题，不仅如此，纸质档案保存中容易受到虫灾、火灾、湿度等因素的影响，使得医院档案管理现代化建设受阻。不仅如此，传统档案检索复杂，需要大量人力资源耗费较长时间进行查阅。而医院档案管理现代化建设中，建立云数据库来存储档案，可以通过备份方式来提高医院档案的安全性，又可以借助档案关键词、特殊符号等进行快速检索，可以切实提高医院档案管理水平。最后，档案收集信息化。医院档案管理现代化建设的最大优势在于档案收集更加快速、便捷，且可以大幅度提升医院档案分类和归档工作效率和质量。在医院档案管理中，档案信息资源收集是基础环节之一，往往要投入大量人力资源进行全面收集，在此过程中，由于人为因素而容易出现误差，使得档案资源难以保证完整性和准确性，从而直接影响档案管理现代化建设。而档案收集信息化可以充分利用档案管理系统进行档案收集，可以规避传统档案收集的不足，对提高档案资料的完整性和准确性具有积极作用，从而有利于提高档案管理水平和档案管理现代化发展。

（三）建立专业化档案管理队伍

医院档案管理现代化对档案管理人员的专业性、职业素质等提出更高的要求。因此，医院方面要加强充电学习，不断提高个人档案管理专业能力、信息化管理水平和职业素质，以便其在具体的档案管理工作中高质量完成档案信息的收集、整理和分析等一系列工作。首先，医院方面要提供大量更多的学习和培训机会，如邀请专业技术人员进行专题培训、安排档案管理人员外出学习，以便其综合能力和素质适应医院档案管理现代化建设需求。其次，医院领导者需要注重档案管理事业的发展，注重专业化档案管理人才的引进，且要建立配套激励措施，留住档案管理人才的同时，可以鼓励档案管理人员主动提升个人综合能力和素质，为更好地开展档案管理现代化建设活动提供支持，只有这样，才能持续提高医院档案管理现代化水平。

四、结语

综上所述，我国医疗体制改革的深入发展，医院档案管理现代化建设的重要性不言而喻。但在实践中，医院档案管理现代化还存在一些实际问题，要求医院档案管理人员从问题入手，增强医院档案管理现代化意识的同时，建立专业化档案管理队伍，还要提高现代化档案管理技术水平，才能持续提高医院档案管理现代化水平，为医院改革发展夯实基础。