浅议企业档案工作的服务职能

高蕾

引言

档案是信息资源，是企业生产经营活动的记录以及基础工作，同时也是一种无形资产，对于企业的管理有着重要的现实意义。在企业发展的过程中，不能减弱档案工作，要建立和企业特点相一致，可以体现出管理水平的档案体系。它会给公司综合业务、研究工作提供有利条件，对于抵御一系列风险也会有良好的作用。

一、档案在企业管理中的作用

（一）档案在企业管理中的重要性

档案作为信息资源，可以全面记录企业生产经营等相关的活动过程，给企业发展创造条件，档案在企业管理等各个环节都有着非常重要的意义。所以，加强企业的档案管理工作，用规范合理的手段来管理档案，是所有企业需要重视的基础工作，企业在发展的时候，一定要加强关注档案管理工作。建立和公司相适应的档案管理体系至关重要，建立健全档案管理体系可以推動企业发展，档案信息可以对公司决定决策过程中给予一定的帮助，可以大大降低企业发展时遇到风险的几率。在具体档案管理的时候，要抓住关键，做出努力，加强企业档案管理，发挥档案服务的职能，给企业发展创造良好的条件。

（二）加强建立档案管理体系

要想使企业档案工作效率得到显著提升，就要提升档案意识。档案工作是现阶段经济发展的核心因素，可以反映出社会综合管理水平、经济实力。企业档案管理部门要把档案工作当做企业能够长远发展的前提，制定详细且全面的发展计划。

二、强化企业档案管理

（一）强化企业档案目标管理

档案可以带给企业巨大的经济效益，这些效益往往是直接或间接表现出来，这也意味着企业档案管理工作进度一定要和企业发展速度相一致，否则就会给企业发展带来极为不利的影响。企业决策要把档案工作和中心工作相结合，制定档案管理目标，进一步完善档案管理工作。

（二）加强档案信息资源的开发

要进一步优化和创新档案管理工作服务体系，把档案部门所有的服务功能全部挖掘出来，档案管理部门要有效使用其优势。现阶段，传统档案手工操作开始逐渐出现了改变，用先进的科学技术方式管理档案，完成一次输入、多次输出的检索功能，扫描和录入相关的图像、文本和影像等重要档案，同时做好保存，把传统纸质档案变为数字信息，从而达到数字化的目的。加快开发档案数据，使数据库质量得到显著提升，给档案检索创造有利条件。

（三）提高档案管理人员的服务本领

企业在档案管理人员选择的过程中一定要谨慎小心，要对档案管理人员有一定的要求，让其有责任心、素质较高，同时必须要热爱档案工作，还要安排设置档案网络员。此外，招聘到档案管理人员之后，还要进行相关的培训，企业还要按时举行档案管理人员经验交流会，这样不但使档案管理人员的工作积极性得到提升，档案管理部门水平也会随之大大提高。企业可以聘请高质量高素质高水平的档案员来授课，解决问题，使档案管理工作整体质量和效率都可以得到显著提升。

三、发挥档案服务职能

（一）实现档案服务目标

在新时期档案工作的背景下，服务是至关重要的。档案工作可以推动企业发展，为企业生存提供一定的保障，给企业带来经济和社会方面的效益。有效发挥档案工作的服务功能，用科学的手段整理使用档案资源，为发挥企业档案的服务职能创造条件。企业在发挥档案服务职能的过程中，用信息化方式来编辑，加大档案资源数字化建设。在文书档案方面，用OA办公管理系统、档案管理系统来链接数据，有效管理文书档案，同时用计算机来管理重要档案以及专题档案。此外，企业在进行档案工作时，要创新档案编辑研究体裁，进一步加工档案信息，建立数字化档案，简化使用手续，给档案利用人员带来快捷服务，延长档案储存期限，推动档案可持续发展，使档案信息资源得到合理使用。

（二）档案服务职能发挥

要想强化档案管理，就一定要主动提供服务，从而发挥档案价值，使其可以推动企业发展。服务手段有电话预约、网站共享和来室查询等。进一步提升服务质量，用手工检索、微机检索手段，合理使用档案资源，提高档案信息资源使用率，使企业档案管理水平得到显著的增强。此外，建立设备主干网络系统，企业可以和不同的分公司联网，从而实现数据共享，优化传统纸质档案手动操作手段，推动档案管理工作朝现代化发展。

参考文献：

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[2]冯新欣.加强企业档案管理 提升档案服务能力[J].城建档案，2020（09）：63-64.

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作者单位：冀中能源邢台矿业集团档案馆