新时代高校档案管理工作创新路径探究

王丹丹 常永亮 姜曼

2020年6月修订通过的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）于2021年1月1日起正式施行。《档案法》进一步规范了档案收集、整理工作，对新时代高校档案的管理、利用和公布、信息化建设和监督检查等内容都提出了新的要求。高校应通过有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进高校档案治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义教育事业服务。

一、当前高校档案管理工作存在的主要问题

高校档案工作涉及高校中的各个行政及教学部门，由于其种类多样性、收集周期性、分类专业性、整理时效性、工作连续性等特点，在具体实践中存在着与管理机制、协调运行、专业化程度之间的矛盾。

（一）高校实际管理机制建设与档案管理的重要性不匹配

高校管理机制主要体现在管理体制、制度建设、领导决策等方面，当前高校管理机制建设与档案管理的重要性不匹配主要体现在：一是统筹管理上，根据《高等学校档案管理办法》规定，未到达档案馆建制规模的高校应该设置档案室，统筹学校档案集中保管工作。目前，大部分高校档案工作一般由各部门分别负责，工作需要时临时集中收集，未能实现统筹管理。二是在制度建设上，虽然大部分高校都有档案管理制度，或作为具体内容体现在各类文件中，但“重制度建设、轻制度执行”的现象时有发生。除人事、财务档案相对规范外，其他学生及教学科研档案制度落实效果较差。三是在重视程度上，大部分高校管理工作集中体现在学生教育教学、教师科研创新服务上，对于档案工作重视程度不高，对档案工作发展所需要的场地、设备、人员预算投入不足[1]。这些因素都直接影响了档案资政功能的发挥。

（二）高校实际运行机制与档案工作的复杂性存在矛盾

高校运行机制主要体现在工作流程设置、协调配置、投入产出等内容上，当前大部分高校的运行机制不能契合档案工作的复杂性要求。一是在流程运行上，由于档案种类多样性、部门工作协调需求等原因，大部分高校档案工作体现为开放系统运行。以教学质量评估中的“岗课赛证”档案为例，主要是教务部门负责统筹，档案形成过程涉及方案制定、方案实施、取得成果等多个阶段，每个阶段又涉及教师发展、组织人事、科研、学工等多个部门不同工作人员，大部分高校在实践中都未设置档案收集归档环节，部门各自为政，通常在评估需要时临时进行补充，未能实行档案闭环系统运行。二是在人员保障上，人事及学生档案工作管理有周期性特点;财务、教学及行政文书等档案管理有分散性特点，且工作量较大，仅靠部分工作人员管理，难以保证档案的时效性、全面性和规范性。三是在服务能力转化上，档案管理工作的主要目的之一就是档案的利用和服务。以人事档案为例，高校职称评聘及评优评先过程中，需要利用档案中的年度考核、专业技术任职资格表、各级奖励审批表等文件进行组卷，大部分高校在这个过程中经常会出现资料不全、现用现补等现象。

（三）档案工作专业化程度与专业性要求之间存在差距

档案工作的专业性主要体现在分类与整理、归档范围、鉴别和处置各个环节中，当前高校档案工作管理的专业化程度与其专业性要求还存在一定差距。这种差距一方面体现在内容上。《高等学校档案管理办法》将档案划分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等十一大类。诸如《干部人事档案工作条例》（2018）、《会计档案管理办法》（2015）等各类专业档案管理办法对分类与整理编目、保管与利用等内容都有详细的规定，当前大部分高校在档案内容的鉴别上与专业性要求还存在一定差距。例如，随着2016年国家机构改革推进，各地人社部门职能进行重新划分，人事招聘逐渐规范，新公招人员证明材料由原来的干部介绍信逐渐转变为聘用通知，虽然《干部人事档案工作条例》中未对聘用通知入档有明确规定，但从干部介绍信功能的延续性出发，人社部门的聘用通知应该入档，而大部分高校对此掌握并不规范。另一方面体现在从业人员上。工作人员的专业知识与技能是工作专业性的基本条件，大部分高校的档案工作人员以兼职为主、工作方式主要依托工作经验积累，在专人专管、专业能力建设方面与专业性要求还存在一定差距。

二、新时代高校档案管理工作的创新路径

高校办学活动中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像档案是学校成长、文明建设、行政管理等方面活动的历史记录，其真实性、完整性、可用性和安全性对于学校发展过程中的业绩评估、人事管理、学生发展都具有重要意义[2]。

（一）通过构建管理长效机制促进档案管理工作合理化

党的十三届四中全会以后，党中央确定高等学校全面实行党委领导下的校长负责制，各部门在党委领导下实行分工合作、协調运行，档案管理工作也不例外。高校党委除了要加强顶层设计统筹管理，还需要在制度建设执行和领导决策上下功夫。首先要强化顶层设计。建立党委领导下系部、职能部门统筹协调的管理机制，落实经费保障，明确各业务部门和二级学院档案管理的主体责任和工作履职能力[3]，将档案资政效果纳入中层干部目标考核体系。其次要强化制度建设执行。在《档案法》《高等学校档案管理办法》及各类专项条例、技术标准上结合各高校工作实际进行制度细化，并通过联查、评估等手段督导落实。例如，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）对组件标准中按年度、机构、保管期限分类，结合各高校工作职责进行重新排列组合，对组件内容进一步细化。最后要完善领导决策机制。档案工作的资政效果是完善领导决策机制的主要依据之一，为适应高校在检查评估、人事管理、教育教学等各项工作的发展，高校决策者需要在提升对档案工作重视度的基础上，逐渐构建民主咨询、分工合作的“多谋”与“善断”的决策机制。

（二）通过流程再造促进档案运行工作科学化

流程再造的目的是通过优化高校档案运行流程，以提升档案管理过程中的时效性，满足新时代高校对档案管理工作科学化新需求。一方面，通过流程再造实现闭环运行。针对当前大部分高校将档案管理作为辅助工作的现状，学校应在落实文件政策及各项方案实施过程中，将档案收集工作环节作为流程的必要环节。以威廉姆·J·凯丁格的六阶段模式为例，通过项目启动阶段实现档案的自动收集归档，通过监测评估阶段把控流程运行时效，实现档案管理的闭环运行。另一方面，通过流程再造实现档案业务工作与职能工作的融合。以党建工作为例，以提升学生党员、入党积极分子的党性修养为目的，通过在教师指导下接受工作实践锻炼等形式协助工作人员整理党员档案，以解决周期性工作量大的问题，实现“党建”促“档建”，同时也可发挥档案工作参与学生德育教育和文化教育等育人功能[4]。其他团委、信息化和督导部门等部门可实现“团建”促“档建”、“信息化”促“档建”[5]和“督导”促“档建”。通过档案业务工作与职能工作的融合，进一步实现职能高度分工与业务高度综合的有机结合。

（三）通过提升工作人员能力促进档案工作专业化

《高等学校档案管理办法》中明确规定高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员，工作人员的专业化能力决定了档案工作的专业化水平。一是实现专人专管、专业辅管。对于高校行政类（评估、文书及人事档案）、财务类、仪器设备类等要求专业化能力比较强的档案需要专人专管;对于学生类、科研类等流程性较强的档案可以由经过专业培训的工作人员进行辅助管理。二是加强档案工作人员的培训。通过定期组织参加专业培训，提升工作人员的业务能力。例如信息化建设要求，对于档案工作人员目录数据库选定、档案著录与标引、信息采集和检索等信息化能力提出了新的要求;通过档案工作“传帮带”和“老带新”机制建设，让工作经验实现延续。三是通过落实《高等学校档案管理办法》中关于对档案工作者实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇，进一步完善职务职级双线晋升等政策，间接激励档案工作人员积极性。

结语

综上所述，通过优化管理机制、运行机制等方式对高校档案管理工作进行优化，在提升档案管理质量的同时，也能够进一步发挥档案在规范高校管理、提高学校管理水平、传承校园文化、考核评估等方面的资政作用，这对高校的未来发展具有积极的推动作用。但还需要注意的是，在高校档案管理工作中还应该注意档案管理工作中的安全问题，尤其是在档案信息化建設过程中，除了需要提升工作人员的安全和责任意识，还需要强化利用者的身份识别[6]，以此避免因信息泄露带来的法律风险。在档案工作政治安全得以保证的前提下，才能够真正的为中国特色社会主义教育事业服务。

参考文献：

[1]赵苗.新形势下高校档案收集的问题和对策[J].兰台内外， 2021 （ 23 ） ：82-84.

[2]孙赢，王喆. 基于高校治理视阈的高校档案治理现代化建设路径研究[J].办公室业务， 2021（09）：59-61.

[3]熊玉阁，熊国雷.高校档案收集工作长效机制策略研究[J].档案天地， 2021（07）：59-60.

[4]潘君.新时期我国高校档案机构的发展定位及实现途径[J].河南图书馆学刊， 2021（03）：75-76.

[5]王伟红，孙晓燕，王苏.新时期做好党校档案开发利用的问题、原则和路径[J].档案天地， 2021（07）：53-54.

[6]王䬅，梅亮洁，崔莎莎.高校档案利用服务中涉及的法律问题研究[J].档案天地， 2021（07）：42-45.

作者单位：承德应用技术职业学院 北京市市政工程设计研究总院有限公司