档案管理的数字化转型策略研究

◎北京强度环境研究所 高珂佳

一、纸质化档案管理存在的弊端

当前在档案的管理中，档案的编写、保存、管理、交接这几个主要的方面都存在一些弊端，会出现管理混乱、工作效率低下等问题。当前社会发展迅速，高新技术层出不穷，传统档案管理的纸质化模式受到了许多挑战，纸质化的弊端也渐渐浮现，典型的弊端主要表现在以下几方面：

（一）纸质档案种类繁多导致错误频出

国内各类企业的档案管理部门涉及的资料种类繁多，导致以纸质形式保存公司档案时容易出现遗漏的问题。另外，目前大部分企业的档案涉及的学科非常广泛，而档案管理的工作人员又不可能对每个学科的档案都深入了解，所以在档案归档或者编写时常常会出现比较低级的错误。

（二）纸质档案管理工作量繁重

在日常工作中，各企业与其它企业之间的文件资料交往十分频繁，每天都会产生大量的文件起草、签发、催办、归档等工作，这些工作对于纸质档案来说就十分不友好，其中最主要的原因是这些工作会产生很大的档案管理工作量，每次的档案存取都会耗费大量时间，浪费了大量的人力与时间成本。

（三）纸质档案保存寿命有限

现实工作中，有些文件会经常被存取、翻阅，每一次的存取都要经历重新核对、检验等操作流程，这不仅仅增加了档案管理的工作量，还会造成纸质档案不可逆的损坏。另外，在档案借出之后会出现很多不可控的因素，如：档案纸张破损、部分内容丢失、掉页、涂改、沾染污渍等问题，导致纸质档案受损。因此纸质档案不利于提升文件的保存寿命。

通过调研发现，目前大多数传统企业的档案主要还是采用纸质档案保存的方式，本文所提出的纸质档案种类繁多导致错误频出、纸质档案管理工作量繁重、纸质档案保存寿命有限等问题在各大企业的档案管理中频繁出现。因此，迫切需要开展企业档案数字化管理工作，引入信息化技术和设备，实现传统纸质档案向数字化机读档案的转换，通过开展企业档案数字化管理工作，节省纸质档案保管的财务成本和空间成本，同时有效提升档案管理的效率，对于企业的数字化转型具有重要的推动作用。

二、当前企业数字化档案管理推广中存在的问题

随着互联网技术不断成熟，数字化档案管理工作已经在很多企业中初步开展，但是尚未全面推广开来，目前在企业数字化档案推广过程中，主要存在以下几方面问题：

（一）相关人员没有认识到数字化管理的优势

目前，存在企业档案管理人员数字化管理意识不到位的问题，部分企业的档案管理人员尚未认识到数字化档案管理对于企业发展的关键作用和优势，对纸质档案管理已经习以为常，认为没有必要对档案管理工作进行改革。加之纸质档案管理向数字化档案管理转变必然要经历前期大量的信息录入、扫描等工作，众多档案的重新录入会造成更大的工作量，使得很多人不愿去接受这一新的工作变化。

（二）档案数字化管理人才短缺

档案管理从传统的纸质管理方式向数字化管理方式转化的过程中，两种方式在档案管理的主体流程上存在的差异不大，但是在具体的实际操作中，两种管理方式存在着较大的不同。纸质档案管理向数字化管理转变过程中，操作方式也将发生极大的转变，原来的工作人员大多数很难不适应这一转变，工作人员的不适应问题就会为数字化档案管理工作的落实带来较大的问题与阻碍，迫切需要大量的专业人才进行补充。这样的现实需求就带来了企业档案数字化管理专业人才不足的问题，严重影响我国企业的档案管理数字化进程。

（三）专业的档案数字化管理设备不足

专业的信息化档案管理设备是实现档案管理数字化改革的途径与手段，需要下大力气进行档案数字化管理基础实施的准备工作。目前我国各企业的数字化档案管理工作刚刚开始，需要投入大量的人力、物力与财力去建设档案数字化管理基础设施，主要包括各类数字化档案管理的软硬件设备和基础支撑环境。但是，通过调研发现，在目前各企业的档案管理数字化转型过程中，由于档案管理工作的即时效益不明显，大多数的企业都不愿意将自己的发展成本投入到数字化档案管理基础设施的建设中，这就造成了企业数字化档案管理缺乏专业、基础设备设施的问题，成为了企业档案管理数字化转型的极大障碍，严重阻碍了数字化档案管理工作的发展。

三、企业档案数字化管理流程

数字化档案管理是随着信息技术不断发展产生的新型档案管理模式，在数字化档案管理过程中，将充分利用高速扫描技术、图像分类技术、文字识别技术、基于大数据的数据采集、处理与存储技术等新兴技术，将传统的纸质、光盘等档案载体和资源进行数字化转换，形成数字化档案资源，构建企业数字化档案管理数据库，利用分布式存储、云存储等手段对数字化资源进行存储和管理，通过便捷的查询、利用手段，实现对企业档案资源的科学管理和有效利用。企业纸质档案数字化工作流程包括档案领取、档案分类、档案拆分、档案扫描、图像处理、质量检验、原件整理等，如下图1所示。

图1 档案数字化管理流程图

1、档案领取：由数字化档案管理人员领取本单位发展过程中形成的具有存价值的文件、声像材料等纸质实体档案。

2、档案分类：按照企业内部的档案分类标准对企业档案进行分类，一般分为技术档案、人事档案、行政档案、财务档案等。

3、档案拆分：将企业档案按照统一标准进行标号，按顺序将全部档案编制页码也编号，在此基础上，根据企业实际需要对档案进行拆分，尤其是将不需或者不允许进行扫描的档案进行单独标注与管理。

4、档案扫描：档案扫描是纸质档案管理转型为数字化档案管理的核心步骤，是实现数字化的关键。在档案扫描的过程中按照国家档案管理标准要求对原件进行扫描处理。借助先进的图像扫描软件对原始档案进行扫描，在扫描的过程中依据原始档案的质量定义扫描线系统的相关参数，实现自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在完成自动扫描的同时，档案管理人员可根据档案的实际纸张大小、纸张薄厚等情况对图像的分辨率、明亮度等进行调整和设置，保证档案扫描工作高质量地完成。

5、图像处理：在扫描完成后，利用图像处理软件对扫描获得的档案图像进行处理，通过自动校对功能确保图像的正确性，同时通过去斑点、去污渍、去黑边等处理，确保获得的档案图像清晰、准确，符合档案管理的要求。

6、质量检查：质量检查的工作主要是对图像进行自动校对和全面检验，及时将不符合要求的档案图像进行修复处理，通过质量检查保证扫描处理的数字化档案图像符合国家档案标准的关键。

7、原件整理：在完成档案数字化转换工作后，需要专门的档案管理工作人员，按照国家档案管理的标准，对企业的原始档案进行卷整理与归还。

四、数字化档案管理具备的独特优势

随着科学技术的不断发展，各行各业都逐渐朝着数字化方向发展，以谋求更好的经济效益和更优质的社会服务。企业档案管理数字化也同样具备诸多优势，具体表现如下：

（一）延长和保证档案的保存周期

企业档案管理部门管理的人事、科技档案随时都会添加新的材料，存取频繁，容易引发档案的破损，纸质档案保存生命周期有限。采用数字化技术将企业档案数字化、信息化，可以提高档案的保存容量，延长企业档案的保存生命周期。

（二）提高档案管理的工作效率

以往对于各种档案的管理，往往采取的是人工进行采编、整理、归纳、存取，不仅工作效率低下而且可能会出现纰漏。采用数字化管理就可以大大降低人工工作的工作量，减少由于人工操作引入的漏洞。利用先进的计算机与大数据技术实现企业档案数字化的管理，可以有效提高档案管理的工作效率，大大缩减档案数据采集、档案归档、档案编制的时间。还可以保障档案资料的完整全面和准确无误，并极大地减少企业档案管理需要的财务成本和空间成本，实现对档案的更好、更全面的管理。

（三）提高档案管理的安全性

在以往的档案管理工作中对档案的保密工作重视不够高，导致容易出现失泄密风险。数字化档案管理可有效解决这一问题，对加密性档案的管理再也不是依靠封条进行保密管理，而是通过数字加密手段极大地提高档案管理的保密性与安全性。在数字化档案管理中，也将引入密码技术、防火墙技术等信息安全技术，信息安全技术的引入对于提升数字化档案管理的安全性具有重要作用。在实际的操作中，可以对企业的档案管理工作进行独立管理，根据企业保密管理的相关要求，对数字化档案进行保密分级管理。并将进行档案管理的电脑接入档案管理专网，引入专业加密、数字化备份、添加水印等功能，最大限度地保护档案资料的安全。

五、企业推广档案数字化管理的应对策略

（一）全方位提高企业对数字化档案管理的认识

需要加强企业的思想引领，让领导和员工的思想与时俱进，认识到档案管理数字化工作的重要性。在以前的企业档案管理中,仅仅是将档案进行管理,但是在现代这个信息化快速发展的时期,单纯的管理档案已经没有办法满足企业对档案管理的需求，企业对档案资料可利用性和便捷性需求越来越高。在这种大背景之下,现代企业一定要结合自身情况,改变以往档案管理的思想,建立新的档案服务理念,通过信息化的手段,为使用档案的人提供更加丰富完善的档案,提供优质的档案资料服务。

（二）校企合作加大相关人才培养力度

企业应该加强与具有档案数字化管理相关专业的高校的合作，为学校提供相关专业学生进入企业学习实践的机会，并从高校招聘符合企业用人要求的数字化档案管理人才，为企业档案管理的数字化转型提供人才保障。同时，在招收新型人才的过程中，也可聘请专业的讲师对老员工进行业务知识培训，着力提升已有档案管理工作人员的数字化管理能力与水平，推动企业档案数字化管理工作的稳步推进与健康发展。

（三）建设数字化档案管理信息系统

企业数字档案信息资源建设，有助于开发和利用企业档案信息资源。第一，建设数字化档案管理信息系统，以构建档案信息数据库为基础，利用数据挖掘、机器学习等新兴信息技术对档案资源进行深度挖掘与处理，激活传统档案资源的信息活力，提升档案资源的潜在价值。第二，建设数字化档案管理信息系统，以业务为导向、具备满足日常使用所需各项功能，同时可以兼容各种类型的软件端口，实现与不同档案信息库的连接和共享。第三，建设数字化档案管理信息系统，以快捷的网络传输为基础，通过构建档案信息传输网络，实现档案数据的异地传输和使用，从而打破档案利用上的时间和空间的限制，及大地提高档案使用的广泛性与时效性。第四，建设数字化档案管理信息系统，设计丰富、便捷的查询、检索、智能问答、知识图谱等功能，促进各种高新技术在高效的档案管理中的应用，实现档案信息的集成、融合、利用与共享，为企业的管理者和相关档案管理工作人员提供更加优质、便捷的档案信息与服务。

六、结语

本文通过分析纸质档案管理和数字化档案管理的利弊，提出企业数字化档案管理流程，探讨了推动档案数字化管理的应对策略，从而解决现有档案管理工作中出现的管理混乱、工作效率低下等问题，确保企业档案管理的高效和安全。档案管理是每一个现代企业的基础工作,完善的档案管理是单位持续发展的基石。随着信息化技术的发展,很多现代社会的管理工作已经建立在数字化的基础上。在这样的背景下,现代企业的档案管理工作也发生着巨大的变化,传统的手工登记管理方式已经逐渐被现代化档案管理所代替。我们应该紧跟时代的潮流，运用信息化手段推动纸质化档案管理向数字化档案管理迈进。