重大卫生事件中短视频在医院信息沟通管理中的作用

范东 封霖

深圳市人民医院龙华分院信息科 广东 深圳 518109

引言

1 存在的问题

在信息系统项目管理中，从识别干系人到最后项目交付，沟通管理贯穿了整个过程。沟通管理能提高团队的工作效率，帮助规避各类风险[1]。在信息系统项目管理的传统沟通工具可以满足日常的沟通需求，能够运用到一般性的项目管理过程。然而，在重大卫生事件的背景下，沟通管理建立在传统常见的沟通工具的运用上，为了表现更多的及时性、准确性、广泛性、可接受性，仍有问题亟待解决。下面列举在重大卫生事件中，沟通管理存在的主要和常见的问题。

1.1 缺乏短视频的空缺

随着信息系统开发的过程推进，干系人对信息系统的了解也逐步加深。在重大卫生事件中，伴随着各种风险的发生，物理隔离使得线下沟通的频率降低。另外，医护工作者在应对卫生事件的同时，学习并在短时间内掌握一个没有接触过的新信息工具和技术，需要更多的帮助和沟通。

实际上，在当今以短视频为广泛传播载体的时代里，信息生产空间更加从“媒体空间”向“现场空间”转移，只要有移动终端如被广泛使用的手机，就可以在信息现场进行信息生产活动[2]。因此常规的项目管理沟通工具，不可能承担着沟通工具的全部作用，客观上存在着沟通作用上的空缺，需要运用新的信息技术和工具，如根植于手机移动终端的信息载体来填补。

1.2 文字工具的局限性

无论是系统开发说明书，还是用户使用说明书，在一般情况下都是以文字为载体呈现出来，有限的表现力、阅读者理解程度不同都影响产品的使用体验。电话、视频虽然能解决小范围的沟通问题，但面对重大紧急卫生事件这样庞大、紧急、多样的问题，缺乏足够灵活的应对能力，给使用者和项目团队双方都会带来时间、精力等多种资源的耗损，势必影响着应对的进程和效果。

移动短视频的发展以及涉及生产生活的方方面面，正在改变着媒体的结构，人们的交流方式和生活状态也在悄悄发生变化[3]。例如在面对核算采集系统的文字使用说明书，采集员所表现出的阅读耐心不足、阅读习惯不舒适、理解程度参差不齐的反应，项目经理因此需要安排更多的人力、时间成本到沟通过程中。

2 应对策略

在重大卫生事件中，干系人变动频繁带来的识别风险、疫情中沟通工具使用涵盖面的局限性，以及文字工具的特点都不能完全满足沟通的需求，信息系统项目管理沟通工具暴露出来的空缺，亟须短视频这样新的沟通工具来填补。

2.1 短视频制作的准备

重大卫生事件里，在信息系统项目管理的启动阶段采用专门的干系人管理系统，来拓展干系人识别过程。在这个基础上，系统还向医务人员等重要等项目干系人开放了干系人识别功能，使重要使用者能通过手机、电脑、小程序等进入系统自行识别与该项目相关的成员，接受项目团队的系统管理员和项目经理管理授权，在经过团队的分析后把干系人在权力/利益矩阵进行定位进行管理。该系统尽可能识别了项目系统的使用者，并提供了产品使用体验的反馈渠道，为短视频的制作提供了充分的内容依据。

2.2 短视频的采编与制作

根据沟通管理计划中的沟通目的，确定短视频制作的内容、投放渠道、后续跟踪。现以核酸采样系统的开发推广为例，对短视频作为沟通工具在该沟通管理过程中起到的作用。

2.2.1 短视频内容选定。首先，在“原型法”的系统开发模式中，根据用户的需求、干系人管理系统中反馈的、并经过变更控制流程审核的改进意见开发系统。然后，将系统的使用方法、注意事项及其特点的说明形成视频内容手册，最后确认行成短视频的主题并进入制作过程。视频所要展示的内容例如，核酸采样系统主要功能用户登录、扫描功能的使用、个人信息的录入、试管条码的扫描、绑定功能等。

2.4.2 放射自显影技术原理 中学生物学教材中分泌蛋白合成与运输的实验，即是利用该项技术进行放射性检测。科学家分别在不同时间处死豚鼠，并制备其胰腺腺泡细胞的超薄切片。之后，将卤化银乳胶膜均匀敷于切片表面，置于暗室中曝光。由于3H衰变放射出β射线，与卤化银晶体颗粒反应，使其转变为金属银颗粒形成潜影，再经显影、定影后，即可用显微镜进行观察。该实验最终使用最佳的三次显影效果确定了分泌蛋白合成与运输的路径。

2.2.2 短视频的制作。以核酸采样系统的短视频为例，作为项目团队，短视频的制作需要选择合适的视频采编软件，采用电脑客户端或手机终端进行编辑。对所要传递信息的内容如画面、声音、文字说明等内容剪辑，确保其传递的信息要准确无误的被采样员和相关使用人接收。

图1 短视频制作流程图

短视频在媒介形式上最直接的特征就是“短”。媒介即信息[4]。为了保证采集员在观看视频学习上安排恰当舒适的时间和精力，视频播放的时间一般不宜过长，规定到1-3分钟为适宜。画面简洁应该简洁流畅，避免拖沓，文字说明应突出关键字眼，视频的背景音乐选择活泼欢快的节奏以舒缓压力。

对于信息系统使用者，使用简单的手机录屏功能和手机视频拍摄，加上录音准确描述问题，向项目团队发送自己编辑的短视频，为团队修改系统和视频提供依据。

2.2.3 投放渠道频率选择。在搭建干系人沟通平台的选择上，应该挑选具有常用、快捷特点的平台。在核酸采样系统说明视频投放的渠道，主要有微信群、朋友圈、微信视频号、抖音、快手、微信公众平台等。相比之下，微信群具有比较全面的干系人，涵盖了项目团队成员、科主任、护士长、采集员、后勤工作人员等，也能够做到实时反馈和交流，作为主要的投放对象。

系统主要功能作为视频重点编辑内容，是该系统使用者必须学会并熟练掌握的，需要高频率、多渠道的向用户投放。根据实际情况制作其他功能的介绍。投放频率根据新加入微信群的人数来确定。

2.2.4 短视频的跟进。对于短视频的投放不能完全传递信息系统使用信息的情况，此时需要对短视频的播放和投放效果进行后期跟进。短视频的内容在后期跟进的过程中，要根据干系人的实际需求进行修订、改正、补充说明、作废的操作维护，投放渠道和投放人群的选择也视情况增加、改变。

在上述的核酸采样系统的视频制作的过程中，其内容的性质分为主要功能、其他功能。此外，随着卫生事件应对的发展，实际抗疫需求会影响信息系统的部分功能的新增、删减。此时会根据信息系统功能增删的来对短视频进行后续制作，适合选择重新制作补充性的说明性短视频。

零星、分散、不常见的问题如个人理解、接受能力、操作不熟练的问题等，可以采用短平快的视频加以快速简便的说明。除此，也可以视情况采取线下、电话、微信沟通以解决，确保采集员和其他干系人最大的限度接受系统使用的培训，达到会用、能用的效果。

2.3 短视频传播效果分析

以往研究发现社群媒体在工作场合的合理使用会对工作绩效产生一定的正向影响[5]。对比没有采用短视频作为沟通工具的项目团队，采用“传统沟通工具+短视频”作为新的沟通模式会展现更多的优势，节约时间成本和人力资源成本。

当面临千万级人口的城市，每周一次的频率核酸采样检测项目，对于医护人员是非常大的工作量。作为医院要面临人手调动和一线采样隔离等情况，加上医疗信息系统的需求不断变化，信息系统项目管理团队为了节省更多的人力和时间，尽可能避免大范围的线下交流、手机沟通。大范围推广和普及信息系统，采用“传统沟通工具+短视频”模式，采用有限的人力、物力、时间资源取得的效果更佳显著。

“传统沟通工具+短视频”不仅解决了重大卫生事件应对的交流沟通工作，也为后续的信息系统项目管理的沟通经验提供了宝贵的经验，也给为医护、信息技术人员等卫系统相关人员之间的沟通平台提供了参考模板。

3 结束语

在重大卫生事件的背景下，医疗需求是根据实际情况不断变化的。为了满足和适应不断变化，建立在传统沟通工具的基础上，短视频作为信息系统项目管理沟通的新型工具，“传统沟通工具+短视频”的沟通模式为项目团队和干系人提供了便捷、迅速、准确的效果，填补了之前沟通的空缺，为重大卫生事件的应对和管理工作提供了有力的支持。