大数据环境下地勘单位人事档案的管理和利用

刘婧

河北省水文工程地质勘查院 河北 石家庄 050000

引言

现如今，通过管理体制改革，地勘单位得到快速发展，单位内部管理系统得到优化，经济效益也有了很大提高，但还有许多新的问题接踵而来。在新时代的冲击下，各个单位寻求改革，地勘单位也积极响应，利用大数据对人事档案进行管理，但管理中会存在信息泄露等问题。所以，地勘单位在未来的发展中一定要利用好大数据，制定一套行之有效的人事档案管理方案，从而推动地勘单位快速发展。

1 大数据环境下地勘单位人事档案管理与利用的意义

随着信息化普及，在高科技推动下，大数据这一概念被应用于各个事业单位中，对地勘单位提高人事档案管理有很大帮助，并且促进地勘单位优化人事档案管理模式。大数据不仅给地勘单位人事档案管理带来机遇，更是带来一份巨大的挑战。地勘单位人事档案管理模式的优化是一个巨大的工程，由于地勘单位有着众多员工，这也就意味着有庞大的人事信息。人事档案存放着各种的人事信息，如员工档案、员工各种社会保险、员工各种证明以及员工工作信息资料等。这些资料对员工个人和地勘单位都非常重要，如果只靠人力来检阅管理这些文件无疑很困难，不仅会消耗大量的人力资源，还有着效率不高、容易出错等问题。因此，大数据的出现，为地勘单位人事档案的管理提供了很大的帮助。通过大型数据库，将人事信息全部上传上去，之后可以直接利用互联网提取完整的个人信息。并且对各种人事档案模式进行分析，通过分析研究出适合地勘单位的管理模式，再对人员档案进行管理。这样可以全面分析每位员工的基本信息，还有员工的工作能力以及个人征信情况。通过大数据对地勘单位人事档案的管理，将纸质版档案信息转化为电子档案信息，大大地提高了人事档案管理的效率，并且将大量劳动力解放出来，节省了劳动力成本。此外，数据库有着实时性和准确性，在人员档案信息管理中也有此优点，可以对地勘单位内员工的信息进行实时更新，使档案信息更加准确、省事、省时，而且档案信息资源实现共享，为有效利用人事档案信息创造了非常有利的前提条件。

2 地勘单位人事档案管理利用的不足之处

地勘单位人事档案管理的传统方式已经逐渐没落，利用大数据进行人事档案管理是当今时代最新颖的管理方式。地勘单位人事档案管理利用大数据有众多好处，因此，很多地勘单位对大数据库也开始重视起来，在工作过程中对其开始应用，但大多都处于起步阶段，所呈现出来的问题也较多，以下是目前较常见的一些问题。

2.1 地勘单位人事档案管理人员专业层次较低

地勘单位在管理大数据环境下人事档案方面的专业水平较低，只能从事较简单的人事档案管理[1]。目前来看，大数据相关方面的人才都会选择计算机领域等发展前景好的领域，导致地勘单位缺乏专门的大数据档案管理领域人才进行大数据信息库建设。信息化管理人员在其工作中作为一个不可或缺的部分，其专业能力会对工作效果产生直接影响。并且，许多信息化管理人员对大数据等专业方面的知识都一知半解，跟不上大数据的更新和发展，如果出现计算机方面漏洞，其又不能很快地将问题解决，那很有可能对地勘单位造成损失，甚至产生严重的影响。

2.2 地勘单位内部设施陈旧、落后

一些地方经济水平较低或者地勘单位内部资金分配差异，导致对工作所需设备投资较少，一些地勘单位甚至只能用较为落后的设备。这使地勘单位人事档案大数据信息库建设处于一个慢发展阶段，并且使地勘单位已有的数据库处于不稳定状态，很有可能因为一些突发情况而导致网络设备出现不稳定状况甚至出现故障。因此会造成整理好的信息变得混乱，信息传输不及时，严重制约信息资源的共享性，甚至会导致地勘单位网络信息系统的崩溃。

2.3 缺乏进行人事档案大数据信息库建设的规章制度

地勘单位想要更好地建立人事档案大数据信息库，需要制定合理可行的策略，建立关于人事档案大数据信息库建立方面的规章制度，这样才可以更好地为人事档案大数据信息库的建设开展奠定基础。但很多地勘单位在进行计算机信息化建设过程中会忽略建立合理的规章制度。地勘单位常常忽略的原因有以下几个方面：首先，很多地勘单位在进行人事档案大数据信息库建设过程中，没有专业人员进行指导，也没有实践经验，建设人员对于工作流程以及步骤并不明了。因此，很有可能导致在建设过程中遗漏一些环节，导致工作进程放慢。其次，许多地勘单位在进行人事档案大数据信息库建设时，注重建设速度而忽略建设质量，也没有制定相关的规章制度，导致建设结束后，人事档案大数据信息库质量不高。

3 大数据环境下地勘单位人事档案管理的优化和利用

3.1 地勘单位内部建立规章制度

无规矩不成方圆，仅靠自觉不足以让地勘单位内所有员工服从管理，必须通过规章制度来对其进行管理。健全的规章制度也为地勘单位建立人事档案大数据信息库提供了制度保障，所以地勘单位一定要建立一套有效的规章制度，从而促进地勘单位人事档案管理工作的平稳运行。例如：规范每一个人的职责，设定一个范围，让每一个员工在这个范围内有效率地完成工作，并且对他们的工作进行自我量化考核，效率高者给予一定奖励。

一个健全的规章制度可以让内部人员更好地了解自己的职责，从而带动员工的积极性和主观能动性，提高其工作效率以及给单位带来更大的经济效益。管理就是让有限的资源可以发挥出应该有的效益，地勘单位人事档案管理工作中最重要的资源就是人事信息，建立健全规章制度的目的就是让员工的潜力得到最大的发挥。同时设立监督小组，通过各部门自查和监督小组检查，发现单位目前制度不适用之处，上报管理阶层，根据单位战略目标做出完善。并且通过不断学习，完善单位内部不足，以此提高员工对管理人事档案工作的积极性。

3.2 完善人力资源配置

互联网技术的快速发展推动信息技术发展，人事档案大数据信息库的建设也日趋完善。在未来，地勘单位对人事档案大数据信息库会越来越依赖，对服务的需求也会越来越多。在未来需要培养更多相关人事档案管理方面的人才，因此，要加强对人才的选拔与培养[2]。在初始阶段，设置培训机构，聘用专门的指导人员进行教导。在学员学习后进行测试，设置专门的等级测试，不同等级可以去不同的岗位，并实施奖赏措施，对工作优异者实施奖励，并将提高员工待遇，以便提高工作人员对工作的依赖性，在未来的工作中全身心地投入人事档案管理中，从而达到完善资源配置的效果。

3.3 建立强大的信息系统支撑

建立人事档案大数据信息库前需要对方案进行探讨，通过探讨，决定出一套可行性措施。在实施过程中考虑多方面问题，如资金、人员、管理者、信息库等多方面因素。首先要有大量资金支持，使单位在实施策略时有足够的后勤保障。其次要建立一个足够庞大的单位信息系统来作为人事档案大数据信息库的技术支持。在大数据时代的不断发展下，越来越多的单位选择加入其中。在运作过程中一定充分了解员工个人信息，从不同方面完善人事档案大数据信息库。因此，在做到高质量建立的前提下，需要加快信息系统的设立。通过强大的信息系统作为支撑，加快地勘单位人事档案管理的完善，并且激励档案管理人员不断进步，从而向科学技术型的人事档案管理迈进。

3.4 优化管理工作流程

以大数据为背景的人事档案管理是当下最新也是最为适合的地勘单位的经济模式。其实质是利用云计算、智能化物联网和大数据等技术来提高单位的人事档案管理效率，使企业管控力得以加强，运作成本得以降低[3]。因此，单位想要将其更好地实施下去，一定要选取专门的监督人员对各部门进行监督。要求各个部门派专人进行实际宣传，将其益处讲述出来，提高员工对其的兴趣，在潜移默化中更容易接受利用大数据进行人事档案管理。同时对员工进行培训，使员工了解并且懂得如何运作，以便更好地熟悉未来的工作流程，以更契合的方式对接工作。针对人事档案集中式管理，地勘单位应该强化单位内部连接度，提高人事档案管理的效率，以便更好地优化单位人事档案的管理流程，完善整个人事档案管理体系。

3.5 将传统管理思想转变为利用大数据进行人事档案管理思想

首先，从推动的方面来说，首先要做好大数据管理的规划，并且要具有科学的管理理念和紧随政策的思想。单位管理者思想观念的转变是一大前提，只有领导者的观念做出改变，单位才能更好地利用大数据进行人事档案管理。利用大数据进行人事档案管理就是要利用大数据进行信息整合，以及严谨的工作态度，务实的工作作风完成好每一项任务。管理者是一个单位的“领头羊”，更是一个单位的指向标，他们既是推动单位利用大数据进行人事档案管理的推动者，更是落实到单位中的监督者与执行者。

其次，要有计划地安排好每个员工的任务与职责，并且落实好前期的策划，以便保证效率。从执行方面来讲，要转变之前老旧式、粗放式的管理方式，将利用大数据进行人事档案管理运用在单位的各个方面[4]。加强人员管理，完善单位制度，改善员工工作环境，以便提升员工的执行力以及向心力，从而更好地落实人事档案大数据信息库的建设。

3.6 内部进行宣传，活跃气氛

单靠政策的实施不足以改变员工根深蒂固的老旧思想，必须通过宣传其好处以及带来的利益才能让更多员工加以改变。为了配合单位进行新管理人事档案方法的实施，单位管理者可以将已经实施的单位并且有更好发展的单位中的经验和收获加以总结，做成文档或者视频对员工进行宣传，待员工看到其中益处，自然会主动改变老旧思想，与时俱进。管理者在宣传过程中不要太过决绝和严肃，这样不仅不会让员工进行改变，反而会造成不好的影响。平时相处中应该对员工加以爱护和宽容，以此在员工心中形象会更好，会有更强的向心力和归属感，在岗位上会充分发挥个人能力，在之后的改革中员工自然会向管理者靠拢。

4 结束语

综上所述，在大数据环境下，地勘单位利用其进行人事档案管理和利用符合当下大环境，但在未来发展中，依然存在很多问题需要解决。如果想要更好地利用大数据进行人事档案管理，需要地勘单位的管理者针对出现的问题进行内部调整和完善，员工积极响应内部改革号召，通过管理者和员工一起努力，从而推动地勘单位更好发展，在时间洪流中迈向新的高度。