基于云计算的财务共享服务中心探析

2022-01-20高永生齐鲁银行计划财务部

财会学习 2022年1期

高永生齐鲁银行计划财务部

引言

二十一世纪以来，信息化浪潮极大改变了集团公司的外部环境，一方面，集团公司组织规模庞大，每个子公司都有一套属于自己的组织管理体系，这样既浪费了公司资源，又使母公司需要加大对子公司的监督，也无形之中加大了监督成本。另一方面，由于子公司数量多且分散，导致母公司与子公司之间的信息传递产生误差，进而影响信息传递效率，因此将基于云计算的财务共享服务中心引入企业管理，具有其迫切的必要性和积极作用。

一、财务共享服务模式构建的优势

由于企业的大规模扩张，逐步产生了财务成本高、效率低和财务信息失真等一些问题，为了解决这些问题，将企业从财务危机中解救出来，应用财务共享服务模式，利用云计算技术搭建财务共享服务中心是一个很好的选择。

企业选择财务共享服务模式往往有多个原因，加强企业集权和实行业务标准规范化要求是最主要的考虑因素，如图1所示。财务共享服务模式作为一种新的商业盈利模式拥有许多优势，它能提升企业财务价值，优化流程结构，节约财务成本。其中实现管理规范化，强化管控所占比重最大，是最明显的优势，如图2所示。

图1 选择财务共享服务模式的原因

图2 财务共享服务模式的各优势占比

二、财务共享服务模式构建的可行性分析

企业在选择财务共享服务模式的同时，要考虑这种新型的财务管理模式是否符合企业战略发展目标，在企业当前条件下，它内部的组织结构、业务流程、信息管理系统以及员工意见是否可以提供相关支持，换言之，企业构建财务共享服务模式是否具有可行性。

（一）企业战略分析

公司战略指的是，企业制定战略远景，然后确定目标，再对远景的实现和目标的实现进行全面、综合、有指导意义的计划。目的在于实现股东利益最大化或公司价值最大化。企业管理变革必须与企业战略相一致，否则将产生消极影响。企业必须考虑到这一管理活动的变革是与发展战略的要求相一致的，所以要进行可行性分析。应以企业战略规划为着眼点，综合考虑成本、风险、服务效率、服务质量和长远利益等因素。

针对不同的企业战略目标，企业所适用的服务模式、形式、手段和服务也有不同的特点，需要结合企业的战略规划和当前的生产经营状况，综合考虑。表1显示了在不同战略目标下，财务共享服务模式的偏重目标。就企业长远发展而言，控制成本、加强管理、注重服务质量，应成为企业建设财务共享服务模式所追求的目标，从而使企业的管理行为和服务均衡科学发展。

表1 财务共享服务模式的不同偏重目标

企业确定了财务服务的偏重目标后，要根据偏重目标来划分财务共享的范围。企业要把符合企业实际状况和业务性质的业务活动划入财务共享服务中心，要从业务流程简单、容易集中处理而且具有重要性的业务着手，最后一步步实现战略目标，坚决杜绝业务活动上的“一刀切”，从而保证构建财务共享服务模式与企业战略目标匹配，并且具有可行性。

（二）企业现状分析

构建财务共享服务模式会引起企业组织结构的变动，所以企业要仔细梳理其组织结构，来判断实施财务变革的可行性。企业要确定原来的财务部门属于哪些业务单元，由谁控制，收益如何分配等信息，有利于企业了解与财务共享构建的相关情况。企业还要重新梳理和规划企业内部业务流程，所以要提前判断企业是否具有流程优化的能力。在流程优化的过程中，会导致许多问题的产生，如果问题越来越多，而企业自身却无法解决，流程优化将会失败，给企业带来损失。因此，企业需要仔细思考自身是否有足够的能力去解决流程优化中的问题。

企业构建财务共享服务模式，离不开信息系统的支撑，所以需要购买管理系统并且建立强大的数据库，对信息系统投入大量资金。企业应当考虑公司目前是否有支持财务共享服务模式的信息系统，如果有，就要了解它的支持性有多大，是否需要增加更多投入；如果没有，企业要盘点对信息系统和员工技术培训等投入，这就要求企业需要有足够的资金实力和充足的预算。所以企业构建财务共享服务模式必须要有信息系统的强大支持才可行。

此外，企业也要得到管理层的支持和员工的理解。对于企业管理层来说，构建财务共享服务模式是一项跨区域和组织的活动，而且它能监控企业活动，而管理层对企业发展战略和制度改革具有重要作用，所以得到管理层的支持是必不可少的。管理层要意识到利益和风险是共存的，要制定总体战略，合理分配资金和人力资源，科学设计组织结构和业务流程，建设高效的信息系统，从而实现利润最大化，成本最优解。对于企业员工来说，在企业内部构建财务共享服务模式会改变公司的组织结构，这一变化会导致权力的重新分配甚至会导致裁员，而且企业为了适应新的财务模式需要改变传统的工作方法，会使一部分员工产生抵触心理，不愿意接受这种改变，影响工作效率，从而阻碍实施财务共享的进程。所以企业需要对员工耐心沟通和培训，设置激励机制，增强员工信心，让员工了解财务共享的长远利益。

（三）云计算下的服务模式

想构建财务共享服务模式的企业可以向供应商按需购买三种服务，这三种服务分别是IaaS基础设施即服务、PaaS平台即服务和SaaS软件即服务，这也是云计算的三个层次。

IaaS是最基础的，它是一种底层基础设施的租用服务，主要提供网络、存储等计算资源，用户可以自主控制系统和部署软件，它是三个服务中最简单的交付模式，例如当我们想去超市买现成的饺子吃，饺子的供应商就是IaaS服务。

PaaS作为中间层为用户搭建了一个服务或开发平台，提供了数据库、应用程序开发等服务，用户只需要在平台上进行自己的业务开发就可以，和IaaS一样，用户不用操控基础设施，例如当我们点个外卖，商家在餐厅做好饺子给我们送过来，餐厅就是PaaS服务。

SaaS是成本最低，效益最好的一种服务，它直接给用户提供了运行的应用程序，用户只要连接互联网就可以访问并获取它们需要的信息，SaaS的实质是第三方服务商负责软件开发和部署，所以用户不必关心技术层面的问题，例如当我们直接去餐厅吃饺子，餐厅为我们准备好所有东西，这就是SaaS。

对很多中小企业来说，SaaS服务是他们最优先选择的管理方式，因为和另外两种服务相比更具有优势。一方面，企业不必在基础设施和操作系统上耗费大量资金；另一方面，SaaS服务是基于云计算的随时可用的工作，客户只需要连接互联网就可以注册使用，而设备的维护升级则交给服务商，避免了时间的浪费，同时也提高了企业的信息化水平。SaaS服务的存在给企业解决了一些冗杂的工作，同时让中小企业脱离成本限制，提高工作效率。

三、基于云计算的财务共享服务中心优化建议

（一）加强云计算的安全保护

为了保护数据安全，更好地发挥云计算技术的优势，降低云计算的风险，保障企业利益，可以采取以下保护措施。

首先，划分登录财务共享服务中心的用户范围，进行用户认证，并且限制权限，列出权力清单，规定操作范围，加强监督，安排监管人员，保证用户的每一步操作都要有明确的授权和监督，禁止越权操作。

其次，保障网络系统安全，利用杀毒软件定期进行杀毒，并且可以设置防火墙，修复高危漏洞，提高工作人员的风险防范意识，安排信息技术人员负责网络安全，定期升级和维护网络系统，严禁病毒和黑客入侵。

最后，可以对财务数据信息采取加密技术，防止信息泄密，利用一些软件做好备份，同时企业要独立管理自己的内部数据，保障网络系统安全。

（二）建立高水平的人才队伍

财务共享服务中心的发展离不开基层员工的支持，所以要激发员工的潜能，挖掘他们每个人自身的价值，调动员工的积极性，才能更好地处理财务工作。

一方面，企业要加强对员工的培训，还可以通过招聘、人才引进等方式扩大人才储备，财务共享服务中心需要一些数据分析能力强的人才，因为云端储存着大量的数据，而数据的收集、分析离不开专业的人员，所以要具备一定的数据分析能力。建立财务共享服务中心的大多数是跨国集团，所以需要员工会处理一些小语种业务，这时拥有外语技能显得极其重要，可以对员工进行外语培训或者在招聘时标注语言要求。

另一方面，企业要完善激励机制和绩效考评机制，由于工作流程单一，员工容易懈怠，而且员工晋升机会少，所以要激发员工热情，提高个人能力。

（三）加强云计算应用的创新

在当前，单据扫描、报账等工作只能在电脑端应用，如果能加强多终端创新，在手机等移动设备上也可以随时随地处理一些业务，财务工作会更具有灵活性。随着公司的不断发展，数据信息将会越来越多，所以云端的空间容量也要变大，而且可以将云端和信息系统结合，保持性能稳定。同时要部署不同的云计算平台，当某一平台出现异常时，可以迅速切换到另一平台继续服务，降低服务风险。

（四）推进业财税融合

随着财税融合的发展，税务共享也成了一个关键点，如果财务共享服务中心嵌入税务工作，利用云计算等技术实行纳税筹划，将会进一步增加企业利润。由于普通财务人员对税务领域不够了解，企业可以招聘专业的税务人才，分析国内外税收政策，将财务共享服务中心和税务共享服务中心连接起来，加强财务人员和税务人员的合作，实现财税信息数据的互通，大力推进财税融合。

税务共享服务中心可以利用云计算技术探索各种各样的功能，可以设置发票管理、税务核算、税务稽核、纳税筹划和纳税申报等模块，还可以进行政策分析和报表分析，最大程度上发挥税务共享的价值。同时，税务风险的防范和控制也是必不可少的，要加强事前预防和事中事后的监督，才能使税务共享服务中心更好地运作。

同时也要推进业务、财务和战略这三者之间的融合，它们之间互相管理指导，这三者相辅相成，互相支持，演变成为财务共享服务中心的三大重要支柱。

财务人员不能只待在财务共享服务中心里敲敲键盘，而是应该走出去，进入业务部门，了解企业的业务工作，为企业业务提供财务支持。财务共享服务中心在利用云计算技术进行业务分析时要与部门深入交流，关注企业的可持续发展情况和盈利模式，不能脱离业务，否则会变成空中楼阁，只有将两者融合，将财务活动延伸到业务部门，才能提供准确的财务预测和分析。