新时代中学档案数字化管理现状与对策

随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越表现出强大的优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，积极思考如何进一步加强档案数字化建设。当然，在档案管理数字化的进程中，我们会遇到各种各样的问题和挑战，基于此，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案管理数字化的进程。

档案管理数字化是信息时代的必然要求，中学档案管理工作也是如此。在实际工作中要勇于打破传统档案管理陈旧、落后、繁重的管理模式，与大数据时代接轨，重构档案管理生态。新时期背景下，学校要想对学生的管理工作进行全面规划，就必须重视档案管理的作用。一般来说，中学的档案管理工作包括资料的收集和汇总等方面。在当今信息化高速发展的社会，学校应该根据实际情况对学生的档案进行数字化处理。相对于传统的档案而言，数字化的管理模式不仅为相关的工作人员省去了非常多的麻烦，也能提高整个管理工作的效率。以下笔者将根据自身的工作经验，以及当今时代背景下对中学档案数字化管理中出现的问题进行合理的分析，并提出合理化建议，希望能够给相关工作者提供一些可行性的参考意见。

一、中学档案数字化管理的优点

（一）降低管理成本

中学档案管理是一项比较复杂的工作，对于工作人员的数量和专业技术水平都有较高的要求。另外，由于纸质档案需要进行存储，所以需要专门的工作场地。而传统中学档案工作的开展需要消耗大量的人力和物力成本。近年来，随着学员数量的不断增加，档案管理工作的复杂程度也在不断增加，这就直接增加了档案管理工作的管理成本。而应用数字化档案管理模式，可以将纸质档案信息向数字化信息转变，并存储到计算机中，工作人员只需要通过计算机，就可以迅速获取到需要的信息。计算机代替人工进行工作，减少了人工成本;需要的工作场地也更小，缩减了场地成本;查找信息的速度更快，节约了时间成本。

（二）保护档案安全

中学档案数字化管理取代了传统的纸质档案管理模式，后期的档案利用将减少对档案原件的侵扰，有利于档案资料的安全。如果想要对档案进行利用，工作人员只需通过计算机，登录进入专门的档案系统，然后根据关键词查找的方式，就可以调阅出需要的信息。这种档案信息使用方式减少了对原始档案的翻阅，有利于较长时间地保护档案。此外，通过档案数字化管理体系对档案数据信息进行采集、保管后，工作人员可以根据实际情况对档案信息进行适当修改，而这种数据信息的可编辑性也提升了档案的利用价值，丰富了中学档案编研成果，提升了中学档案的编研能力和水平，为和谐校园建设提供了智力支持和保障。

（三）提高管理效率

中学档案管理工作主要包含信息的采集、储存和利用等三方面的内容，工作内容复杂，人工管理模式不仅需要较多的人力资源，而且容易受到外界因素的影响，可能会导致管理漏洞。而数字化管理模式更加严谨，工作人员只需要通过计算机就可高效完成信息的采集、存储工作，提高了管理效率。此外，信息查询也更加方便、迅速，用户可以通过网络技术，及时查询到自己需要的信息，提高了信息的利用率。

二、中学档案数字化管理中存在的问题

（一）缺少相关的档案管理人才

在档案数字化管理形成初期，由于相关的机制不够健全，很多学校在人才培养上也有所欠缺，大多数档案管理人员的素质达不到相关要求。有些学校由于各种客观因素限制，在招聘相关档案管理人员时只能降低门槛，导致相关人员的数字化专业水平较低，档案管理工作能力有限，整个数字化档案管理的效率也不高，在一定程度上阻碍了学校档案管理工作的开展。另外，信息化时代的来临使社会有了突飞猛进的发展，而一些档案管理人员所拥有的管理知识由于未得到及时更新，导致其渐渐不符合档案数字化管理工作的实际需求。一些档案管理人员在自己的工作岗位上日复一日地做着同一件事情，对一些新技术和新方法没有及时进行学习，甚至很多人对电子介质上的数据表达丝毫不了解，不会使用一些办公软件，从而在传统档案数字化归档的时候工作效率非常低，甚至还会出现录入错误或者是混乱的情况，给整个工作带来严重的后果。

（二）档案数字化程度不高

采用数字化的档案管理形式，不仅可以较好地帮助学校降低整个档案管理过程中的成本，还可以减少相关工作人员的工作量。数字化档案也不容易丢失，在保存的过程中为相关人员省去了很多麻烦，在必要的时候，还可以随时地查询相关的信息，让数字化的管理模式在档案存储和管理的过程中都得到较好的运用。但是，目前一些学校对档案的管理仍采取传统的纸质档案形式或数字化档案应用不足，这种形式不仅成本非常高，档案也不易保存，并且在档案采集、整理和管理的过程中费时费力，不易查询，同时對保存环境要求很高，极大地浪费了人力和物力资源。这些足以说明传统的档案管理已经不再适用于现代学校的要求，加强学校档案数字化管理势在必行。

（三）传统的工作理念没有及时转变

在信息网络高速发展的时代，档案管理数字化已经成为未来社会发展的一种必然趋势，在这样的背景下，学校档案管理采取数字化、信息化是必然要求，但是目前普遍存在理念滞后的问题。

受到传统思想观念的影响，很多工作人员在自己的工作岗位上对这个全新的数字化管理模式有着抵触的心理，一方面是因为传统的管理形式已经根深蒂固，另一方面是需要花费大量时间及精力去学习新型的数字化管理模式，这些都给工作人员提出了较大的挑战。

三、中学数字化档案管理的解决策略

（一）打造高水平的档案管理团队

随着社会的发展，学校、社会对学校档案的需求越来越高。在信息技术发展的影响下，档案管理在数字化模式中发生了比较大的变化，这需要相关的工作人员能较好地掌握管理知识和工作技能。因此，学校层面一定要尽可能地引入优秀的管理人员，以便于能够顺利进行档案数字化管理。

比如说，学校在招聘管理人员的时候，要尽可能地选择接受过相关专业教育的人员，必要的时候，学校也可以适当提高一些薪资待遇，这不仅可以提高工作人员的积极性，同时也可以督促他们不断学习相关的管理知识，并将这些管理知识运用到自己的工作岗位上，为整个数字化管理模式提供源源不断的动力。

此外，学校应该对所有工作人员进行科学化的培训，比如邀请一些学者进行演讲，或者是制定一些考核机制等，这些都可以提高档案数字化管理人员的工作态度和积极性。学校还可以与其他学校进行定期的交流访问，加强双方数字化管理人员的交流，让本校的档案管理人员水平得到提升，并不断汲取不同的经验，实现双方共赢，让相关的信息技术在整个管理的过程中都能够占据一席之地。

（二）夯实数字化管理基础

中学档案管理工作是中学教育工作的重要内容，有关责任人应当注重档案工作开展，夯实数字化管理基础。首先，学校管理者和教育部门领导者应当及时转变思想，深刻认识到档案管理工作的重要性，并严格督促各项档案管理工作的落实。其次，需要根据中学档案工作需求，投入相应的物质资源或人力资源，从根本上保证档案管理工作的顺利开展。例如，采购工作需要的信息化设备，并招募一批专业人才，打造完善数字化管理体系。最后，还要成立专门的档案管理小组，并规划专门的办公场地，让管理者能够有一个良好的工作环境，从而保证管理工作的顺利开展。总而言之，只有从物质和思想上支持中学档案管理工作的开展，做好监督管理工作，才能打牢数字化管理基础，为后续管理工作的开展提供支持。

（三）改革管理制度

档案数字化管理是时代发展的需要，为此，学校必须根据实际情况，树立以制度管人管事的管理方案，采取各种措施来对数字化档案进行管理，在对档案收集和整理的过程中，都需要有相应的完善制度。在这个过程中，需要做三项工作：其一，学校一定要根据自身的情况，对档案数字化管理制度进行完善。众所周知，档案管理制度的建立并不是一蹴而就的，在新时代科技发展的背景下，要根据时代信息，对数字化档案管理进行合理调整，这些都需要相关的工作人员进行维护，即根据学校发展情况，再结合自身的知识储备和工作技能，逐步完善和提高。其二，学校内部也要根据整个管理方案的实施情况制定相应的奖惩制度。赏罚分明的奖惩制度可以较好地激励工作人员以更大的热情投入到工作中，对一些思想上不重视、不负责的人，也是一种鞭策。当然，奖惩制度并不是目的，其最终目的还是通过一些策略提高工作人员的积极性。其三，学校还需要制定一套可以实施的选拔方案，对高素质和高质量的人才进行合理的选拔，以此来提高整个数字化管理过程中的质量，在招聘相关工作人员的时候也尽可能地择优录取，让整个数字化管理团队的素质得到提升。

（四）加强对数字化档案建设的认识

中学档案数字化管理模式具有效率高、安全性强、管理成本低等特点，能够适应时代发展对中学档案管理工作提出的要求，因此，数字化管理模式将会成为中学档案管理的主要模式。但是，当前数字化档案管理模式并未在国内完全普及，究其原因是因为管理人员的思想意识还未转变过来。受到传统档案管理思想的影响，部分档案管理工作者并不认可数字化管理模式，在开展档案管理数字化工作时缺少积极性，导致转型工作无法得到准确落实。对此，学校应当加强对档案管理者的思想教育，让他们深刻认识到数字化管理制度的优越性以及数字化转型的必要性，只有思想統一，工作目标才会更加明确，各项相关工作才能顺利开展。档案管理包含收集、整理、鉴定、保管和统计等多个环节，每个环节的工作质量都会对整体工作造成影响，因此，要确保各个环节工作的顺利开展，要加强各部门之间的联系，让他们能够互相配合，完成档案管理工作。

从信息真实性来看，传统纸质档案的内容寄存在纸质载体之上，所以档案的内容更加准确、可靠，并且容易鉴别。而电子档案需要先将纸质档案上的信息转化成数据信息，然后才能通过计算机进行查找使用。在此过程中，数据信息可能会发生变化，或者出现丢失的情况。因此，在进行中学档案管理工作时，工作人员不仅要重视保存电子档案，也要保留档案原件，以便于后期核验。

四、结语

综上所述，传统的中学档案管理方法存在管理难度大、管理成本高、管理效率低等问题，已经无法满足现代中学档案管理需求。对此，学校的相关领导需要及时转变观念，深入了解档案管理工作的重要性，促进中学档案管理数字化发展，强化档案管理功能，以便顺利完成相关工作。为了达到这个目标，中学管理者可以从加强相关人才队伍建设，提高工作人员专业素质水平;夯实数字管理基础，构建完善管理体系;强化认知，让工作人员认识到档案管理工作重要性等三个方面入手，提高学校内部的管理水平，不断推动档案管理数字化的规范化和科学化。如此，才能为学校的发展提供相应的保障，为学生的长远发展提供有力的后盾，为学校未来的发展打下良好的基础。

参考文献：

[1]孙乐伟.新时代背景下初中学校档案管理工作的完善策略[J].信息记录材料，2017 （10）：195-196.

[2]张锟.新时代背景下初中学校档案管理工作的完善策略[J].办公室业务，2016（07）：78-79.

[3]张琼.新时代背景下如何完善初中学校档案管理工作[J].办公室业务，2013（15）：172+174.

（作者简介：林永辉，男，本科，甘肃省临夏中学，档案馆员，研究方向：中学档案管理信息化）

（责任编辑 刘月娇）