办公文件整理： 基本原则是全部清空

[日]近藤麻理惠　[美]斯科特•索南沙因　译/王岑卉

整理办公空间的时候，处理纸质文件通常是最耗时的部分。即使在今天，智能手机和平板电脑无处不在，纸质资料的数量大大减少，人们仍然喜欢拥有大量纸张。

整理纸质文件的首要原则是全部清空。当然，我不是说要彻底清除所有文件，只是希望你下定决心，只留下绝对必要的那些，其余的通通处理掉。由于纸张看起来轻飘飘的不占地方，我们常常会不假思索地把它们保留下来。更糟糕的是，我们囤积的纸张越多，查找特定文档或报告所花的时间就越多，整理起来的难度也就越大。因此，我建议你在日程表上留出一个时间段，专门用来整理纸质文件。

首先请将所有文件集中起来，然后逐一查看，浏览内容时可以顺手将文件分类。这么一来，你就能更迅速、更轻松地完成归档。你可以大致将文件分为3类：待处理的、需要保留的、想要保留的。

“待处理”类包括需要采取某些行动的文件，例如未支付的账单和需要审查的项目提案。我的建议是，在处理完毕之前，将这类文件通通装进一个立式文件匣，以免与其他类别的文件混淆。

接下来，我们来看一看“需要保留”的文件。根据法律规定，某些类型的报告、声明、合同和其他文档需要保留一段时间。将它们分门别类整理好，放进文件柜或架子上的文件夹里。如果不需要保留原件，你也可以进行扫描，以电子方式存储。与其边整理边扫描，不如将它们集中归入“稍后扫描”文件堆，一口气完成扫描，这么做效率更高。

最后一类是你出于其他原因“想要保留”的文件。其中可能包括你想留下做参考的资料，或是能给你带来欢乐的文档。至于要不要保留这些文件，完全取决于你自己。不过，如果你是毫无理由地攥住某物不放手的人，整理完毕后会很容易被“打回原形”。请牢记一点——整理文件的基本原则是全部清空。

如果你不愿接受“清空所有文件”这个基本原则，请想象我刚刚走进你的办公室，宣布要把你所有的文件通通塞进碎纸机。你会怎么做？你会努力从碎纸机里抢回哪些文件？

我认识的一位经理已经养成了习惯，一收到文件就马上判断是不是必需的。如果不是必需的，他就当场将文件塞进碎纸机。从此以后，他再也没有遇到过文件堆积如山的问题。但在使用碎纸机的时候，我们需要特别小心。那位经理不小心把一名员工的辞职信（包括信封）直接粉碎了。（事实上，他是我的前任上司，被他不小心塞进碎纸机的是我的辞职信。）

如何收纳文件，永不打回原形

读到这里，你可能会感到焦虑：哪怕收拾整理完毕，文件也会很快堆积如山，不可避免地将你打回原形。请不用担心，只要你遵循以下3个收纳原则，就永远不会重返混乱状态。

原则1：将文件细致分类

首先，将你的纸质文件清晰归类，例如演示文档、项目提案、报告和发票。我的一位客户就将文件分为“设计创意”“管理构想”“英语学习”和“需要保留并记住的文档”这几类。你可以选择最适合自己的分类体系。

最重要的是，永远不要毫无理由地保留任何一张纸。请确保将每份文件细致分类。

原则2：将文件直立收纳

你认识那种总是嘟囔着“那份文件跑哪儿去了”的人吗？通常来说，这是因为他们把文件通通堆在桌子上。堆叠文件有两大缺陷。

首先，你会搞不清自己有多少文件，所以不会注意到文件随着时间的推移不断累积，最终导致桌面凌乱不堪。其次，你会忘记压在底下的文件，会为了寻找它们而浪费时间。

为了提高工作效率，请采用直立归档法收纳文件。将每一类文件放进单独的文件夹，收纳在文件柜或架子上的立式文件匣里。这种收纳方式让纸质文件的数量一目了然，而且看起来清爽又整洁。

原则3：设置待办文件筐

设置一个待办文件筐，只放当天需要处理的文件。同样，我建议你使用立式文件匣，以便对需要处理的文件数量一目了然。如果你愿意的话，也可以使用托盘式文件匣，将所有文件平放。不过，请不要忘了压在底下的文件。处理完待办文件后，请将不需要保留的文件通通粉碎。

警惕扫描陷阱

扫描确实很方便。没有什么比扫描你决定舍弃的文件、换成数据形式存储更轻松的了。但有些时候，扫描也会带来麻烦。

一位客户告诉我，他打算在把书处理掉之前扫描重要页面，但这个过程花的时间比预期的长。在此期间，他意识到扫描页面并不能让自己开心，就决定改用智能手机拍照，但这么做花的时间也比预期的长。最后，他决定直接把书处理掉，什么也不留了。至于他费尽心思扫描、拍照的页面，他后来根本没有再看过。

当然，有些重要文件确实需要扫描。但在开始扫描之前，请问问自己，你搁在一边准备扫描的文件是不是真的全都需要留档。关键在于，不但要记住扫描这些资料要花多长时间，还要记住分类并存储数据要花多长时间。如果你还是想通过扫描保存这些文件，请确保在整理日程表中为此留出一个时间段。如果你只是告诉自己，你“一有机会”就扫描这些资料，这件事就永远都做不完。

整理名片，审视人际关系

你有没有过这样的经历：你死死盯着一张名片看，却怎么也回忆不起那个人是谁，甚至想不起那人长什么样子？整理名片的时候，这种情况时常出现。我总是鼓励客户抓住这个机会处理掉名片，但很多人会对丢掉别人的名片感到愧疚。但如果名片真的如此珍贵，你就不该把它们塞进抽屉里吃灰，而应该满怀敬意地对待它们，感谢它们所做的工作，在保护对方隐私的前提下与它们挥手作别。

整理名片的时候，请将它们全部集中起来，然后逐一查看。我指导过的一位企业主拥有4000张名片。上完整理课后，他发现自己根本不需要其中任何一张，因为他几乎跟每个人在社交媒体上都有联系。而且，只要是跟他通过电子邮件的人，他都存了邮件地址。

有些人你通過电子邮件或社交媒体联系过，你完全可以跟这些人的名片说“再见”。如果你没时间立刻将名片上的信息输入联系人文件夹，不妨通过扫描或拍照将对方的电子邮件地址存进电脑或手机。此外，你也可以利用新技术进行存储，例如下载拿手机摄像头当扫描仪的应用程序，将名片上的数据存入联系人列表。

至于我嘛，最近我整理名片的时候，只留下了一张——我父亲的名片。我之所以保留它，是因为我父亲在同一家公司工作了三十多年。每当看到这张名片，我都会想起父亲这些年来辛勤工作为家人提供的一切。我离不开它，所以特意在办公桌上为它留了一个位置。

如果某些名片能激励或鼓舞你，那就请放心保留吧！

（摘自中国友谊出版公司《怦然心动的工作整理魔法》）