制造企业存货管理现状及其优化对策分析

2022-01-01刘博经纬纺织机械股份有限公司

品牌研究 2022年36期

文/刘博（经纬纺织机械股份有限公司）

一套完整有效的存货管理体系对制造企业有着积极的作用，是企业正常经营的根本。然而，制造企业的快速发展，使得企业的存货管理也存在不少问题，如大量存货导致库存堆积、无法满足客户的需求、成本增加等。因此，制造企业亟须加强存货管理工作，保障企业的正常经营。

一、制造企业存货管理的重要性

存货是指企业生产过程中所持有的各种物料、在产品、半成品、成品和存货物资，其具有实物转移与未来价值两方面。存货管理是指企业在生产过程中，根据需要，对库存材料、库存商品等原材料、产成品进行管理和控制的活动。它包括库存成本、库存现金流量、存货积压与损耗、存货积压的处理与防范、存货管理中的各项成本、营销费用、财务费用和财务分析等步骤。在保证企业经营管理和资产安全基础上，存货是制造企业最重要的物质基础之一，是决定企业利润水平，甚至是企业经营成败的关键。作为生产型企业，存货管理不仅是企业管理活动中重要的组成部分，也是企业经营管理中的重要环节。它涉及企业生产经营管理与财务管理的各个方面，是企业经济效益的主要来源之一。

加强存货管理，是提高企业盈利能力、保障企业稳定经营的关键。首先，通过开展合理的存货管理，可以使企业供应链过程得到更好的优化，并且加速信息的反馈，帮助企业降低存货；其次，通过强化存货管理，可以降低企业的运营成本。存货在企业的运营成本中占有很大比例，在仓库储存管理和物流环节都会花费较大费用。因此，要保证企业的正常运营，必须加强对存货的管理，有效地控制与存货有关的开支和成本，从而降低运营和管理费用；最后，对存货进行有效的管理，可以促进企业的资本流动，使企业的资本得到高效使用，从而使企业的产品更快地向经济效益转化。

二、制造企业存货管理的现状

（一）存货储备不合理

大多制造企业由于面临资金的压力，会尽可能地减少库存，减少存货管理相关的成本，减少存货的积压，使得存货相关的资金占据企业运营资金最小比例，导致最终存货储备过少。或者一味地扩大生产规模，在不了解厂库的实际情况以及客户的需求的情况下，加大生产，会造成大量产品的积压，长此以往，不仅会增加产品的损坏，增加企业的存货成本，还会导致产品的质量欠缺，给合作商带来损失。这种情况就是由于企业缺乏对客户情况的动态监督，没有建立相应的项目管理制度，对于客户生产需求的变化、订单生产的进度缺乏关注，若不及时改善，一旦出现紧急的情况，会致使企业原材料供应不足、交货期限延长、客户满意度降低，给制造企业的信用与发展都带来不利影响。

（二）存货管理采购不科学

现阶段的存货管理不科学主要表现在：第一，采购环节过于重视降低采购价格，而对于采购环节所产生的费用不加以重视，导致整个采购环节混乱，增加不必要的费用。第二，采购审批不规范，采购人员所制定的采购计划不合理，再者没有严格的审批流程，未经过认真仔细核实就盲目签字。第三，缺乏完善的内部控制制度，对于采购环节的成本不加以约束，严重影响后续物资积压的问题，造成资源的浪费。第四，采购环节缺乏对于市场的调查与分析，采购价格往往只凭采购者与供应商谈论决定，其间会出现很多风险，比如采购者赚取中间价格等。

（三）存货管理流程不规范

制造企业的存货管理流程的不规范也是影响企业存货管理的一个重要因素。由于制造企业缺乏完善的存货管理体系以及相关的存货管理流程制度，比如货物的出入库管理工作、货物的保管工作制度等，无法对工作的流程提供参考依据，使得存货流程出现不规范行为，主要表现为：所存货物的验收、入库、保管的流程不规范；原材料的领取、产品的出入库未有严格的规章制度进行约束；管理较为混乱、账实不符的情况比比皆是。除此之外，还缺少明确的岗位划分，各岗位的职责与分工不明确，甚至会出现一人多岗的情况，岗位之间缺乏有效的监督、控制，降低企业的经营效率。

（四）存货人员业务能力不合格

在新时期，企业的经营模式发生了转变，部分制造企业的存货管理人员专业素养不符合岗位要求，无法适应当前的企业经营方式，实践经验也不足，难以胜任新时期企业的存货管理的工作，使得存货管理的制度、流程都不合理、不规范。同时，制造企业也缺乏合理的人才培育方式，对于员工在存货方面的管控缺乏系统的培训流程，不能为财务人员的存货管理工作提供帮助。再者，缺乏相应的存货绩效考核机制与激励制度，无法调动员工的工作积极性，使得部分存货人员缺乏工作的积极性与热情，消极应付工作，对于存货出现的问题无法有效地解决。

三、制造企业存货管理的优化对策

（一）优化存货储备

制造企业要想实现自身的经营目标，就需要深入分析企业存货结构，对存货的存量、需求量进行深入的调查、分析，调整现有的存货组织架构，以精细化管理为抓手，优化存货管理措施，细化存货压降措施，加强对“存货控制系统”的运用，从而大力推动优化、细化存货压降措施，大力推进需求拉动式生产组织方式，不断提升企业计划编制的科学性，以保证存货的数量保持在一个合理的水平上。比如，可以通过强化产销协同的方式，多层次、多角度、多措并举地控制新增存货，提升存货的周转率，推动积压存货的改制与再利用，降低存货所占资本的比重。加强对不活跃存货的管控，减少存货资金占用，科学、合理地规划自制件、外协件和外购件三者之间的产业布局，优化生产布局，降低原材料和生产物资储备，减少浪费，提高存货周转效率。

具体而言：首先，要从原材料的购买开始入手，按照一定时间内的生产订单比例进行原材料采购，保证原材料的持有量合理。其次，在产品生产过程中，要根据产品特点，结合现有的在手订单和潜在订单，全面评价企业成品的合理持有数量，在通过对客户所支付的定金情况下，合理地安排产品的生产数量，并控制所投款的比例，尽可能地降低客户违约的概率，防止出现不能及时交付的情况而增加产品的存货成本，所以要尽可能地避免，减少与客户的纠纷，从而保证企业的利益。除此之外，要加强产品的标准化研发、建设，提高产品零部件的通用化水平，提高产品的生产效率。最后，要在各部门之间建立起有效的沟通、交流机制，及时反馈相关的情况信息，可以运用先进的管理手段和技术，实现库存的优化，从而提高制造企业的竞争优势。

（二）实施科学的采购计划

第一，制造企业要加强对采购计划的管控，可以通过强化营销、技术、生产等部门之间的联动协作，在此基础上科学地制定采购计划。通过深化产销协同的方式，采用周例会的形式，对订单信息进行跟踪查询，关注客户需求与变化、订单生产进度，掌握订单的实际情况，从源头上控制新增存货，避免产品推迟提货、更改配置等情况发生，从而增加产品积压。

第二，制造企业采购部门要根据各个部门的资料，对产品的原材料需求进行精确的预算，制定合理的采购计划。另外，采购部门要根据市场的需要，运用科学的方法分析市场发展趋势，在具体的分析中，可以通过对历史资料数据进行动态性的预测，更好地把握市场的发展趋势，使采购方案更加科学、合理。

第三，制定合理的采购计划表，优化表中内容，包括材料规格、质量、用途、实际采购数量和金额、到货时间、收货人签字等，掌握采购环节中最完整的信息，以便在以后的工作中发现问题，并及时改正。

第四，加强内部控制，把内控制度与存货管理相结合，建立健全的内部控制制度，有效地发挥内部控制的功能，明确各职能部门的职责，防止出现舞弊现象。

第五，在订货方式的选择上，制造企业要根据自身情况，采用经济批量法，在购买前确定采购数量，并确保采购的数量在价格和储存费用方面是最低的。在此基础上，再根据实际情况，采取合理的库存定价方法，降低企业纳税成本费用。以“先进先出法”为例，尽管这种计价方式使用起来很容易，但当所存货物价格较低、产品销售价格较高时，其企业利润就会虚增，使企业税收增加。

（三）规范存货流程

首先，建立健全的存货管理体系。加强供应链上下游协同，与原材料供应商、客户之间保持良好的关系，构建合理的仓储物流系统，完善存货标准管理制度，规范存货流程，完善存货验收机制，保证所有的采购货物在入库时都进行严格的质量检查，仓库管理人员要根据供应商提供出库单进行验货、收货，检验合格之后才可入库；入库后的货物要放在指定仓库中，并进行编号登记。同时，货物的信息要同步上传到货物系统平台上，财务部根据仓库的收货明细单，会计系统中进行确认，并入账处理。在这一过程中，各部门要明确各自责任，严格按照标准程序，做好相关工作。

其次，建立健全的库存出入库管理制度。在入库时，要对采购货物的质量、数量进行检验，按照相关规定，在采购货物验收后出具相应的验收证明。只有通过验收合格的货物，方能进入仓库。对不合格的产品，要找出问题所在，并采取相应的措施，减少后续由于质量问题造成的货物积压，损害企业的利益。出库时，也要经过严格的检查，然后再办理出库手续。同时，要定期开展存货清点盘查工作，防止账实不符问题，财务部必须对财务系统实时的更新，以保证系统的资料与实际货物一致。

最后，对于存货的保管工作，应建立健全的存货保管管理制度与流程，特别是对于贵重、危险品、关键的货物，要有针对性地制定控制措施，以达到对存货的有效性管控，防止存货损坏、丢失等问题。同时，在调用、转移重大存货等方面，也要有严格的批准。对于闲置的、积压的、质量有问题的，及时处理或者替换替代，通过降低价格、内部使用的方式，尽快解决积压的货物，盘活货物的周转效率，盘活企业的流动资金。此外，还必须落实库存的防火、防潮、防盗等安全措施，并落实相关责任，一旦发现问题，可以立即找出相关责任人。

（四）提升存货人员的业务能力

制造企业的快速发展，使得存货管理工作更加困难，而现阶段传统的存货管理已不能满足制造企业经营需要。因此，制造企业要适应新的发展趋势，不断地引进先进的管理技术和设备，以提高库存管理的效率和水平。同时，要不断提升存货人员的专业知识储备和技能水平，一方面，加强员工的培训和管理，制造企业要制定科学、合理的企业编制人员的培训计划，制定出一套完整的人员培训方案，对各层次的员工进行培训，通过深化精益思想，针对性地采用精益计划等培训，聘请专业人士进行辅导存货管理的理论知识。再结合现场实操，做到知行合一，例如提高采购人员的谈判技巧、提高验收人员的品质判断力、提高仓库管理员的材料管理水平等，进一步提高员工的专业素养，保证员工能够根据自身的能力采用合理存货措施，指导企业合理地安排生产计划，保证存货管理的合理性。同时通过控制供应链期间与生产期产品的生产效率与质量，安排产品交付与存货的控制规模，进一步提高制造企业的存货管理水平。另一方面，要对现有员工进行科学、合理的工作业绩考核评价，结合企业实际的情况，在确定企业年度“两金”目标的基础上，将管理人员的存货管理工作成效纳入企业绩效考核评价之中，列入企业年度《经营业绩考核责任书》，采用分级的方式，加大考核力度，确保考核的效果。同时，制定相应的激励机制，将激励机制与员工的薪酬相联系，促进员工的专业技能水平得到提高，有效促进员工的工作积极性，提高工作效率以及员工的综合素质。

（五）成立“两金”管控专项组，明确分工和责任人

制造企业在生产经营中，要进一步明确存货管理责任，细化存货相关的责任体系，加强对存货的管控。根据存货管理制度要求，各企业要全面梳理各类物料、人工及辅材等占用资金多、占用时间长、生产周期长以及用途状态不明等情况。

第一，企业要在总结历年的“两金”管控经验的基础上，根据集团在2020年度“两金”压控工作要求，统一部署安排，确定“两金”管控的重点，加强精益化管控思维，在制定4项压降目标与公司年度《提质增效专项工作方案》及台账的基础上，采用精益化思维指导制造企业的存货管理工作，制定公司“两金”管控三年工作方案，深化存货管控，细化存货管理措施，将措施的责任落实到个人身上，促使员工积极地推动“两金”管控工作，进而推动企业深入开展提质增效工作，提升“两金”周转效率，支持和协助解决“两金”管控工作中出现的问题。

第二，制造业企业需要成立“保交付降两金”专项工作组，专门负责企业的“两金”管理工作，在深入企业调研“两金”成因及“两金”治理存在的难点的基础上，深入分析企业存货实际情况，划分企业各部门存货管理的责任。比如，确定部门负责人，作为“两金”管控工作的第一责任人，再细化企业管理部、技术中心、营销中心、采购中心、法务部、财务部等部门相关的责任，其中，财务部就负责存货的资金管理，货物应收账款的管控工作等，帮助企业优化“两金”格局，协调制造企业的“两金”管控工作。并从财务的角度协助企业思考解决的办法，定措施，协调资金的合理分配，落实责任、压实目标，帮助企业压降“两金”。（如图1）

图1 各相关职能部门职责分析图

第三，制造企业还需建立监督机制与责任追究机制，采用信息技术等动态跟踪的手段，对销售产品、接受订货的单据、货物的情况、资金的收付等情况进行监督，动态跟踪企业落实情况，对其数据的准确性进行监控，发现其存在的问题，加强考核奖惩，减少产成品积压，提出改进相关的建议。再者，加大闲置存货的处置力度，加强不活跃存货的管理，推动积压存货的改制再利用，减少存货资金占用，减少浪费。

除此之外，制造企业需要对各部门、各负责人以及各岗位的工作情况进行监控，严格审查人员工作的落实情况，并将其存货管理的工作成效纳入考核之中，若员工在某一流程过程中，出现懈怠、敷衍的情况，通过薪酬等相关考核工作进行处罚，提高员工工作的积极性。