引调水工程征迁安置档案管理存在问题及对策措施

茆荣珍

一、前言

引调水工程征迁安置工作具有强制性、补偿性、社会性及挑战性特点，工作到位与否，密切关系到区域发展、社会稳定、民生保障和群众的切身利益，关系引调水工程是否能按期实施建设。征迁安置档案工作是保障引调水工程顺利建设和社会稳定的一项基础性工作，是引调水工程征迁安置工作的重要组成部分。及时收集整理征迁安置档案资料，并加以科学保管和利用，可以为协调解决征迁安置工作中与被征迁群众之间的矛盾提供有力证据，保障工程建设顺利推进。

二、引调水工程征迁安置档案管理存在的问题

（一）档案管理意识薄弱

工程建设中，普遍存在“重工程建设，轻档案管理”思想。认为征迁安置时间紧、任务重、压力大，只要把征迁安置工作做好，工程就能顺利开工建设。征迁安置档案工作没有与征迁安置工作同部署、同落实，征迁安置档案资料收集滞后，错过收集的最佳时机。

（二）职责分工不明确

引调水工程战线较长，有的工程横跨几个省，沿线牵涉很多征迁安置部门，各个部门往往隶属不同的行政区域，各地征迁安置、补偿标准不尽一致，档案管理要求标准尺度不统一，征迁安置工作搭接部分，常常因为各部门职责权限界定不明确，造成相互推诿扯皮、部分档案资料归属不清晰。征迁安置实施机构内部存在档案管理工作分工不明确，专职档案管理人员配备不足，征迁安置工作人员不清楚自身档案管理工作职责等问题。

（三）档案管理不规范

征迁安置档案管理制度不健全。未按相关规定配备专门的征迁安置档案库房，或配备档案的库房面积达不到标准要求。有些甚至未配备专门的档案柜、档案盒等必要的保管设施，硬件建设不能满足档案管理工作需要。

征迁安置文件资料收集归档不规范。征迁安置人口、房屋等实物指标调查、补偿领款等原始材料没有及时收集整理，重要活动或节点的音像档案、照片档案、磁性载体类档案没有及时收集整理,导致很多档案材料遗失或不知去向。归档文件尚有部分存在无公章、无落款单位、无落款时间和缺草稿、缺签发单、缺定稿、缺批复等现象，征迁安置档案的真实性、完整性得不到保证。

征迁安置档案借阅程序不合规。缺少档案借阅、库房管理规定，非专职档案管理人员随意进入档案室查找征迁安置档案资料，不按规定程序办理借阅归还手续，借而不还时有发生，甚至违反规定擅自提供、抄录或公布征迁安置档案，私自涂改、伪造档案数据，档案的安全性、可靠性得不到保障。

三、征迁安置档案管理对策措施

（一）增强意识，实现档案管理与工程建设同步进行

征迁安置档案数量大、时间跨度长、涉及面广、类别繁杂、时间紧迫，需要与许多部门协调配合，引调水工程开工建设初期应将征迁安置档案管理工作与征迁安置工作“同部署、同落实、同检查、同验收”。将征迁安置档案工作纳入征迁安置工作计划和征迁安置工作程序，纳入相关部门及其人员的工作考核。加强宣传培训，提高对征迁安置档案工作重要性认识，增强征迁安置工作人员档案管理意识。

在签订合同、协议时，设立专门的章节或条款，明确征迁安置文件的形成质量、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、存储格式、移交时限、费用及违约责任。

（二）明确分工，落实档案管理责任

坚持统一领导、分级负责、县（市、区）为基础、项目法人参与的管理机制。引调水工程沿线省、市、县（市、区）人民政府是引调水工程的实施主体，应加强对本行政区域内征迁安置档案工作的组织领导和统筹协调和监督指导，项目主管部门加强对征地安置档案工作的监管。

引调水工程各级征迁安置管理机构、项目法人及相关参建单位要加强对征迁安置档案工作的领导，明确负责征迁安置档案工作的部门和从事征迁安置档案管理工作人员。各级征地安置管理机构负责本行政区域内征地安置档案工作的组织实施和监管，并做好本级征迁安置档案工作，项目法人参与本项目征地安置档案工作的监管，并负责做好本单位征迁安置档案工作。勘测设计、监理、检测等参建单位按照职责分工和合同约定，做好本单位产生的征迁安置档案的收集整理、归档移交工作。

（三）加强管理，规范征迁安置档案工作

1.加强征迁安置档案收集整理和保管利用

省、市、县级征迁安置主管部门产生或经办的文件由本单位整理归档，县级以下征迁安置工作产生的文件，按有关要求归档整理后将原件向县级征地安置部门移交，本单位保存档案副本。勘测设计、监理、监测评估等参建单位产生的文件，纳入征迁安置档案验收范围，由产生单位在征地安置档案验收前完成整理归档。

引调水工程征迁安置档案整理应遵循维护档案材料原貌，保持文件材料之间的有机联系和成套性特点，便于保管和方便利用的原则。归档文件材料应以项目为单位进行整理，不同项目的文件材料应分类标识、分别组卷。声像和实物档案归档时要按规定标注相关信息，编制相应目录并单独保管。照片档案应按照《照片档案管理规范》进行整理，重要的数码照片应保存相应的纸质照片。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》要求。

征迁安置资金财务管理类文件材料应按照机关档案工作规范以及科技档案、财务档案管理办法进行收集整理。

征迁安置档案一般只对本单位、本系统和被征迁群众开放。查阅征迁安置档案时须按规定填写借阅登记表，办理查阅手续，并及时归还。档案原件原则上不外借，查阅人对所查阅、复制的档案负安全、保密责任，不得遗失、泄密、污损，严禁涂改、勾画、拆散、抽换档案，严禁转借或将档案擅自带出单位。

2.严格归档文件材料质量

归档的征迁安置纸质档案材料应系统完整，无漏项，原则上应收集原件，无法获取原件用复制件归档，应标明原件存放位置。文件材料应字迹清晰、各项签署、签章齐备、形成日期标识清楚，纸质文件材料载体应符合耐久性要求，电子文件、声像档案等应满足相应的规范规定。

3.做好征迁安置档案验收与移交

征迁安置档案专项验收是征迁安置验收的重要组成部分。征迁安置档案专项验收时，验收委员会应由档案行政管理部门、验收组织单位、项目法人及有关单位档案人员和相关专家组成。验收的主要意见和结论要写入征迁安置验收报告，征迁安置档案专项验收不合格的，不得通过征迁安置验收。征迁安置档案形成单位应按规定或合同约定向征迁安置管理机构和项目法人归档移交。归档交接时双方要填写移交清单，注明归档移交档案数量、交接日期，由经办人、负责人签字，加盖单位公章，双方各留存一份移交清单。

征迁安置过程中，各项工作或单位工程结束或验收后，各责任主体单位应将相关的征迁安置档案移交县级以上征迁安置管理机构。征迁安置验收完成后，省级征迁安置管理机构应将反映征迁安置工作实施中主要过程和结果及征迁安置补偿等资金管理档案复制件或电子文件提交给项目法人。项目法人在征迁安置工作过程中形成的相关文件材料，应纳入有关职能部门的归档范围，进行收集整理，与接收的征地安置档案，纳入建设项目档案统一管理。

4.保障经费，加快档案管理数字化建设

档案基础设施建设是做好征迁安置档案管理工作的前提和基础，各级征迁安置档案形成机构或部门应安排足够的资金支持，推进征迁安置档案管理数字化建设，使征迁安置档案与本单位信息化建设同步规划、同步建设、同步发展，建立一定范围内征迁安置档案信息资源共享，加强对征迁安置档案原件的保护，确保征迁安置档案有效利用■