《水利工程建设项目档案管理规定》要点分析和思考

2022-01-01屈建春李振卿窦俊伟

治淮 2022年6期

关键词：项目法人建设项目水利工程

屈建春李振卿张静窦俊伟贾浩

档案管理工作是水利工程建设项目管理工作的重要组成部分。2021年6月25日水利部印发了新修订的《水利工程建设项目档案管理规定》（以下简称新规定），为今后全面做好水利工程档案管理工作明确了具体规定，提出了新的工作标准和要求。

一、档案管理工作存在问题

（一）保障措施不足

水利工程建设项目各参建单位对档案工作重视程度不足，在项目文件资料管理场地、设施配备、人才队伍和工作经费等方面保障措施落实不够到位，影响了水利工程建设项目档案管理工作的顺利开展。

（二）职责落实不够

有的参建单位、施工方和监理单位认为水利工程档案管理是项目法人的事情，工程完工后把相关文件材料全部交项目法人；项目法人内部的有关业务部门也普遍认为档案工作应由档案管理部门负责。这都在一定程度影响了档案资料全面及时收集、整理、科学立卷和规范归档。

（三）工作标准不高

由于平时对档案工作重视不够，文件资料保管不妥善，工程临近验收时，突击集中整理档案，难以全部收集工程建设全过程的文件资料。从事档案工作的人员，大多数是临时抽调的兼职人员，档案业务素质不够高，责任心也不够强，致使水利工程文件资料归档不规范、标准不高。

（四）隐蔽工程档案严重不足

水利工程建设过程中的隐蔽工程，需要及时做好声像拍摄保存工作。但目前往往忽视这部分工作，导致隐蔽工程档案不足，为以后工程运行管理及维修养护带来了不便。

二、新规定明确了各相关单位部门的职责任务

（一）项目法人对工程档案工作负总责

一是建立档案管理组织或机构。明确分管领导，与工程建设管理各相关部门、参建单位、施工单位等共同构建权责清晰的项目档案管理工作网络。二是建立健全档案管理工作制度。包括档案管理办法、档案整编细则、档案分类大纲及方案、项目文件资料归档范围和档案保管期限等，同时加强监督保障制度执行。三是明确项目档案管理的具体要求。在签订合同、协议时，应设立专门章节或条款明确档案管理责任，对档案质量的要求、整理标准、相关费用比例和违约责任等方面做出明确规定。监理合同条款中，也应明确监理单位的档案检查和审查责任。四是建立项目档案管理奖惩机制。对项目文件资料的形成、收集、整理与归档等情况依据标准进行严格的考核，并对项目文件管理条款的履责情况做出客观评价。五是做好档案监督检查整改工作。定期组织开展档案工作情况自查自纠活动，对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题要及时整改落实。六是建立健全档案信息化系统。应将项目档案信息化建设纳入工程建设之中，做到同规划、同部署、同实施。

（二）项目法人档案管理机构是档案管理的统筹部门和协调核心

一是严格落实项目档案管理的各项制度。组织协调工程各个相关部门和参建单位落实好项目档案管理的相关制度。二是制定项目档案管理工作方案。制定切实可行的档案工作方案，对各相关部门和参建单位形成的文件资料实行严格的项目文件资料管理和归档管理。三是做好项目档案的督导工作。及时监督、指导工程建设管理各相关部门、参建单位和施工方对项目文件资料的形成、收集、保管、整理、立卷和归档等各项工作，审查档案的完整性、客观性、规范性和系统性，并及时督促移交项目档案。四是开展档案业务培训。对文件资料员和档案管理员进行项目档案业务培训，定期到工地一线进行有针对性的具体工作指导。五是参加重要会议和关键节点活动。参加项目工程建设的重要会议、重大活动和重要设备的开箱验收，不仅要组织参加档案竣工验收，还要参加单位工程、分部工程和单元工程的专项及阶段性检查与验收。六是做好档案的接收与保管工作。负责项目档案的接收、统计、保管、编研和利用等各项工作，对不符合要求的档案予以退回，并限期整改，限时移交。

（三）项目法人各相关部门履行的档案工作职责任务

项目法人各相关部门负责对水利工程建设项目技术文件的规范性提出要求，对本部门形成的项目文件资料进行收发、登记、保管、收集、整理、立卷和归档；对勘察设计、环评、施工、监理、总包、检测等单位归档文件资料的完整性、客观性、规范性和系统性进行严格的审查后统一保存。

（四）参建单位是工程档案管理的主体

各参建单位是工程档案收集整理归档的主体，应主动建立健全档案管理制度，并制定落实措施，报经项目法人确认后实施；及时做好所承担项目文件资料的统计、收集、保管、整理、立卷和归档工作，接受项目法人的监督和指导。

（五）监理单位履行的档案工作职责任务

监理单位应对所监理项目归档文件资料的完整性、客观性、规范性和系统性，依据标准进行严格的审查，形成关于档案工作的监理审查报告。

三、新规定全面明确了水利工程建设项目归档要求

（一）强调照片、声像等珍贵资料要及时收集整理归档

照片和音像视频文件归档是工程档案管理中的薄弱项，很多单位重视程度不够，把归档文件狭隘地理解为纸质文件，导致频繁出现照片和音像视频档案收集不完整、整理不规范等现象。“新规定”特别强调，水利工程建设项目重要活动及事件、原始地形地貌、工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质和施工及设备缺陷处理、工程质量或安全事故、重要芯样、工程验收等，必须形成照片和音像视频文件，并按照相关档案管理规范妥善保存，及时整理归档。

（二）确定档案的具体归档范围和时限

“新规定”明确了水利工程建设项目文件资料的归档范围和档案保管期限，从前期工作、移民安置、征地补偿到开工准备、建设实施、试运行、竣工验收等各个类别提出了167 个方面应归档文件材料的范围，并注明了保管期限；从十多个方面详细规定了各类文件资料的具体归档时间和规范要求。

（三）明确要求建立档案审查机制

项目法人与参建单位要建立水利工程建设项目档案审查机制，按照职责分工，分别组织对文件资料归档进行质量和规范审查。建立文件资料信息系统，形成完整的水利工程建设项目档案闭环系统。

（四）提出建立档案管理卷要求

“新规定”明确提出项目法人档案管理机构负责建立水利工程建设项目档案管理卷，把水利工程建设项目过程中形成的包括项目概况、管理制度、归档范围和保管期限、分部工程、标段划分、参建及施工各个单位档案的归档情况、档案收集整理情况、交接清册等与项目档案管理情况有关的文件资料组成专门案卷，并形成科学完整的系统体系。

另外“新规定”强调了“双轨制”，要求切实做到纸质文件资料和电子文件资料同时归档；并提出信息化和电子档案管理新要求。