医院智慧管理背景下的职能科室档案工作探讨

2022-01-01赵炳旺

科教导刊·电子版 2021年8期

赵炳旺欧清

(山东省立第三医院山东·济南 250031)

医院各职能科室平时工作中会产生大量的各类型的档案材料，查询利用率高，包括文书档案、基建工程类档案、照片声像档案、科研类档案、医疗类档案、护理类档案、质管类档案、财务类档案、纪检监察类档案、公共卫生类档案、安保类档案等等。这些档案内容包罗万象，在平时工作中利用率高，但是也存在保管难度大，有的甚至未统一集中保管，更有丢失现象出现。如何利用好目前医院智慧医疗的新技术，在信息化大背景下，通过现代技术手段更加有效率的统一保管，更迅速的提供利用，满足各职能科室信息诉求，是摆在我们面前的一个急需解决的问题。

1 医院智慧管理在职能科室工作建设中的作用

1.1 助力科室档案管理人才培养

助力管理人才的培养主要体现在以下两个方面：首先是助力新进管理人员（“新人”）的素质培育。其次是助力进修人员的专业提升。其中，“新人”具体指的是刚毕业于医科大学的本科生、研究生。虽说这一类人群在学校接受了长时间的专业基础训练，然而在实际管理及工作等环节依据存在着经验缺乏的问题，并且缺乏的经验不单单局限于工作实践方面，另外还包括对于特殊工作内容的熟悉程度。为此，医院档案管理部门可为通过信息化的技术手段，以及国内外最先进的管理理念，对其开展业务能力放慢的培训。而对于进修人员而言，其最希望的便是对自身眼界进行开拓。同理，医院智慧管理系统将对他们的能力提升提供充足的资料信息。

1.2 助力职能科室档案工作发展

对于职能科室的档案工作而言，团队的整体水平是尤为重要的。如果需要从整体上对科室的工作水平进行提升，除了要求对“传帮带”机制进行施行之外，同时还必须由科室围绕着现有问题案例开展研讨工作，在这当中碰撞出医院智慧化档案管理的火花。实践工作证实，加快推动科室档案工作不断发展的根本动力不单单是需要业务带头人发挥引导作用，同时还需要渲染起信息化技术背景下共同学习的氛围。而关于后者，则急需医院信息化档案管理工作的助力。

2 职能科室档案的分类

目前，医疗行业主要是医院的职能科室，所产生的档案分为以下几类：

（1）文书档案：主要包括下列内容。党团工会类、民主党派类、上级来文、本单位发文类；各类合同；人事行政文书类；基建、设备、财务文书类；医疗、护理文书类；宣传文书类；安全保卫文书类；质量管理文书类；科研教学类。

（2）科技档案：主要包括下列内容。①设备档案：订购仪器设备的合同、协议书以及图纸、说明书、操作规程、合格证书、装箱单等；安装调度及验收记录、报告；运行使用过程中取得的实效记录，大、中修记录，事故记录及处理报告等；仪器报废的技术鉴定材料、报告及上级主管单位的批件。②基建档案：计划任务书、合同、协议书、证明书及批准文件等；选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材；初步设计、工程技术设计及设计修改、变更材料；施工安装图纸、说明书、施工日记和记录；工程概算、预算、决算；全套竣工图纸、验收报告、竣工总结；工程改建、扩建扩维修、使用中变更的图纸及有关材料；改建、维修水电设施有关材料、图纸；其他材料。

（3）会计档案：主要包括下列内容。①会计凭证类：记账凭证；收据存根；②会计账簿类：现金日记账；银行日记账；总账；收、支明细账；固定资产明细账；材料物资明细账；③会计报表类：年度会计报表、预决算；会计月报、季报；④其他会计资料类：工资汇总表、名册、调整通知；会计档案移交清册；会计档案保管清册；会计档案销毁清册。

（4）特种载体档案：主要包括照片、磁介质、光盘、实物 ①反映本院主要职能活动、基本历史面貌 ②上级领导、专家、教授来院检查、学术指导等重要活动；本院重大手术、新技术、新项目；③本院开展大型、小型医疗咨询，下乡医疗服务 ④本院党委、工会、团委组织的有关重要、一般活动、宣传、教育方面；⑤其他有保存价值的特种载体。

（5）人事档案：主要包括十大类。①履历材料：反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料，各类登记表、干部履历表、简历等。②自传材料：自传和属于自传性质的材料，是由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、报告个人有关事项、社会关系等情况的材料。③考察、考核鉴定材料、审计材料：主要包括年度考核表、民主评议表、工作调动鉴定、后备干部提拔鉴定、离任审计鉴定、援藏援疆挂职锻炼鉴定、干部任免考察等。④学历学位材料：包括各类各阶段的毕业生登记表、成绩单、报考登记表、推免生登记表、专家推荐表、授予学历学位的材料、毕业证书学位证书复印件、选拔参加出国境学习有关材料、学位审批书、学位申请书、高考电子档案卡、其他各类在职教育所产生的材料。职称评审表、各类执业资格考试登记表、聘任审批表、能够反映本人科研情况的材料（论文、创造发明、科研成果鉴定等）。为期两个月以上的培训经历的材料，如登记表、毕业鉴定等。⑤政审材料：入党、入团政审，三龄二历一身份认定，出国政审、其他各类政审表。⑥党团材料：入团申请书、入党申请书、考察情况、党校成绩、转正申请、民主党派材料等。⑦表彰奖励材料：荣誉证书、各类荣誉申请书、先进模范事迹、享受政府津贴的材料、荣誉审批材料等。⑧违法违纪材料：处分意见，个人检查、上级批复、起诉决定书、刑事判决书等。⑨招聘、任免、调动、工资、出国等材料：转正定级表、各类工资表、晋升工资表、停发工资表、各类任免材料、各类出国境材料。⑩体检表、报到证、各类有关情况说明、人事争议仲裁裁决书等。

（6）业务档案：关于护理管理、带教、重要专项护理的材料；关于医疗质量管理、医疗纠纷、科研项目、科教带教、院内感染防治管理性材料；门诊记录；科研项目：重大、一般科研项目的管理性、评审结果、原始调查记录。

（7）重大活动专题档案。（8）照片档案。（9）声像档案。（10）实物档案。（11）印章档案。（12）病历档案。

3 职能科室档案的信息化利用

从上述我们可以看出，医院职能科室的档案内容繁多、种类庞杂，如果不经过系统整理，不充分利用智慧云背景下的信息技术手段，恐怕提供利用的效率和作用要大打折扣，如此下去，档案部门的作用将受到深刻影响。大数据是信息技术发展到一定程度的必然产物，也是当今行业发展和产业升级所无法回避的一种数据现象，大数据不仅引发了互联网行业和信息技术（IT）行业的技术革命，更对原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的冲击，其辐射范围波及整个社会的各行各业，档案管理领域也不例外。我们要根据各自单位的特点，制定更有针对性的方案，要对整个单位所有职能科室的档案进行系统化规范化管理，建立符合各自特点的档案信息管理系统，并对整个档案进行分类制定保管期限表和密级，密级分为绝密级、机密级和秘密级、一般四种情况。

（1）提高职能科室档案管理人员的专业素质。首先须编制完善且健全的档案管理机制，相关管理工作者必须对其自身的专业素养进行不断的提升，并实现自身工作能力的提升及优化。职能科室档案的管理工作是医院的重要组成部分，必须积极提升相关人员的工作水平、操作能力以及思想意识。职能科室档案的信息化工作主要依附于档案管理工作者，因此相关管理工作的自身业务水平对于档案管理的质量具有决定性的作用。信息化档案管理技术对于管理工作者而言具有很高的要求，管理工作者除了需要爱岗敬业的精神之外，还必须具有熟练的操作能力，才能够实现医院智慧管理背景下职能科室档案的有效管理。此外，职能科室档案为医院的办公管理具有强大的支持作用，在现代医院当中职能科室档案涉及内容重要，因而需要档案管理工作者可以及时提供相应的档案服务，继而保证科室管理工作的有序进行及开展。

（2）配备完善的档案库房等基础性硬件设施。档案工作尤其是以文书档案为主，信息化管理整个的体系建设比较复杂，与之前普通的纸质档案管理区别巨大，要想进行信息化建设，首先要配备基础的硬件设施，来满足后期建设的需要。比如建设标准档案库房，相关的电脑、扫描仪、刻录机、现在新型的文书档案盒打印机、档案真空保护袋、全自动密集架、最新的职能机器人、各类温湿度安保防虫系统等。还要积极引进先进的档案管理技术，如云计算、数据库技术等。最好还要请专业团队对系统建设进行深度挖掘，与医院现有的系统进行无缝衔接，让其前端产生的电子数据直接归档。该平台还要面向每一位职工，不仅在内网方便查询，手机APP的建设也要同步跟上，各类基础数据可以直接查询，带密级的数据通过申请方可查看。

（3）建立系统的电子化档案管理制度，配备高素质的人才队伍。按照国家档案局制定的《数字档案室建设指南》等规范文件，结合本单位实际情况，撰写本单位电子化档案收集、整理、利用等相关流程的制度和规范。在文书档案电子化建设中，先进的基础设施是成功的基础，完善的规章制度是成功的保障，而高素质人才是成功之本。组建一批高素质的档案管理人员才能满足电子化档案管理的需要。要建立专兼职档案管理人才梯队，定期对其进行培训，更要适时的开展全院的档案管理培训，根据新出台的《档案法》的要求，每人都是档案管理员，每人都对档案管理负责，唯有如此，我们才能更好地开展工作。

（4）在做好安全保密工作的前提下，运用各种手段综合管理档案。电子档案不同于纸质档案，安全性是首屈一指的重要指标，相对于纸质档案的安全性而言，电子档案的安全性要求更高一些。我们首先要建立健全相关规章制度，根据国家档案局颁发的各类型的制度规范，建立本单位的电子档案安全保护制度和机制。第二，加强对于档案管理员的培训，从人的角度降低风险系数，让每一个档案管理员意识到电子档案安全性的重要程度，更要让他们知道如何更好地保护电子档案的安全，不至于数据丢失，产生无可挽回的损失。另外，要从硬件设施上保障电子档案的安全性，引进先进的标准化的软件安全系统，保障系统不被攻击，涉密档案要有专门的场所和保管设施及保管制度，所有电子档案做好异地备份工作。