加强医院档案管理助推医院文化建设的思考

河北省荣军医院 张佳音

一、医院档案管理工作内容

一般来说，档案管理工作重视的是管理质量，其需要按时收集管理材料，并根据材料属性进行分类和存档，确保档案信息的精确。另外，将关于医院的文件材料详细整理完备，使医院各方面的资料有迹可循。医院各方面的材料整理完备之后，可以极大地提高医院的工作效率，使医院的业务一目了然。除此之外，医院的档案管理需要具备详细的统计表，其目的是实现信息管理的宏观调控，其也给医院的总结及制定下一步目标任务等提供了极大的便利[1]。医院档案对于退役军人系统管理的医院持续发展是至关重要的，档案管理可以使医院各方面的资料详细记录在案，在抽调某位患者的资料时也比较方便。医院的档案可以分为行政类、财务类、医务类等几类，每个类别都需要详细的整理。

二、医院档案管理在医院文化建设工作中的作用

（一）为医院业务决策提供参考

促进档案管理工作，可以有效促进医院文化建设工作，为医院业务决策提供参考。首先，医院是治病救人的场所，每天有大量的人流量，医生也要面对大量的患者，日常工作是十分繁忙的，而且医院还需要应对众多的医患纠纷，处理很多医疗事故，日常工作量大且繁忙。其次，想要提高医院文化建设程度，就要提前作出一定的规划，医院的档案管理能够使医院各项工作的施行更加深思熟虑。医院的档案详细记录了医院的各项医疗活动和患者的各种档案，给医院将要进行的各项决策提供了参考资料。

（二）助推医院文化传承

随着时代的进步，医院等医疗机构也逐渐认识到完善医院档案管理的重要性，并采用相关的措施来加强医院的档案管理。比如：建立教育基地、建设院史馆等，为医院的档案整理创造更好的条件，使医院档案整理工作更好地继续下去。医院的档案整理一般包括医院的发展史，医院最初发展的形态以及发展过程，对医院的发展过程也进行了较为详细的记载，对今后查找资料和寻求借鉴都具有一定的意义，有利于医院拥有属于自己的文化根基。此外，随着医院发展形式的不断变化与升级，使医院综合模式逐步提升。

（三）加快医院文化品牌形象的树立

一个医疗机构需要具有自己的文化内核，对于一个团体来说，文化就是它们的灵魂和精神内核，对于它们的长远发展具有十分重要的意义。首先，医院的文化建设需要深入每一个角落，让每一个工作人员深入内心，这样才能最大程度地发挥医院文化的价值。而且，在整理医院档案的过程中，要做到细致详细、算无遗策。从医院的成立史到发展史，还有医院面对各种困难时提出的解决措施，都要详细记录在册，为今后医院的发展方向、处理问题、制定惩罚奖励措施都提供了一定的依据。通过整理医院的医疗档案，可以促进医院文化品牌的建立，从医院的档案中浓缩出人文关怀、医疗文化、制度、管理理念等观念的精髓，把这些观念注入到新一代的干部职工中，从而使医院朝气蓬勃，保持旺盛的生命力，最终使医院形成良好的文化品牌，被更多患者所信任。

（四）为医院文化建设制度指明正确方向

医院的文化建设固然重要，但是一个医院的文化建设却不是在一朝一夕中形成的，医院的文化建设需要众多医疗工作人员的长期努力，而且医院的文化建设需要用医院的档案为依托，从中提炼出最适合医院发展的内容，这样医院才能够得到稳定的文化建设。医院的文化建设需要深入每一个医疗工作者的心中，使每一个医疗工作者都能够自觉遵守医院的规章制度，为医院的文化建设添砖加瓦[2]。

三、医院档案管理的原则

（一）医院档案管理规范化原则

医院档案管理流程集合了对档案资料的记录、收集、保管、开发利用等，整个管理流程具有规范化的特点，管理流程的建立包括:首先，对医院档案资料进行统一规范的立卷归档，在管理过程中要保障档案资料的时效性与完整性，对繁杂的立卷工作要进行合理分工，对档案资料进行科学划分，以实际作用为依据设定档案资料的保管期限;其次，要依照相关标准，对档案管理工作流程进行统一规范，对管理中的不同环节进行检查，从而保障档案的系统化;最后，操作技术要规范，包括对电子档案与纸质档案的管理，要具备一定的工作技巧，懂得一定的工作方法。

（二）医院档案管理标准化原则

现阶段医院档案管理工作中，大部分管理人员都是由办公室调动过来的，可以说医院档案管理与公文管理具备相同的重要性。在公文管理中，为保障公文管理的效率，需要对公文质量严格把关，依照统一的管理标准进行标准化管理。对公文纸质进行优选，公文纸的尺寸要符合统一规定的尺寸标准，满足审批权限，签发手续通过后制法，并标有公文日期;对不同作用和形式的公文，要求字迹清晰鲜明，方便保存;依照规定的格式规范要求，统一公文格式，提高档案的管理质量与效率。

（三）医院档案管理保密性原则

在现阶段医院档案管理中，医院档案管理分为两种不同的管理形式，即电子档案管理以及纸质档案管理，在管理过程中，首先要做好对医院档案资料的保密工作，坚持保密原则为第一原则；其次也要保持原始档案的完整性，即纸质档案的原始性。对电子档案原始性的管理是如今管理工作中面临的难点，应提高电子档案的加密工作，保障电子档案的原始性和安全性。

四、医院档案管理工作现状

（1）重视程度不够。由于档案管理不在医院绩效考核范围内，管理者对此项工作的重视程度不够高，监督力度不够强，相应投入不够多，限制了其实现可持续发展，也给其内在价值的发挥造成了一定的限制。受以上因素的影响，有些医院对基层档案管理环境配套不完善，甚至没有独立的档案室，保管条件相对较差，致使一些纸质档案遭到破坏，很大程度上对管理人员的情绪造成一定的影响[3]。（2）档案管理的信息化水平不高。医院基层档案的利用价值比较高，在管理过程中提高信息化水平，在一定程度上有助于提高归档速度、查询速度、利用效率等。然而，在实际管理过程中，目前档案管理仍旧以手工办公以及纸质档案为主，该种管理模式已经无法满足档案管理以及使用需求，同时，此种模式不但给档案管理员造成了很大的工作压力，而且还限制了档案信息共享功能的提高。综上诉述，信息化水平较低的状况，已经严重阻碍了医院档案管理效率的提高。在对医院基层档案管理信息化发展需求已经清楚明白后，可以从源头设计方面编制信息化管理实施方案并保证有关方案能够得到有效落实，同时，这也是实现档案管理模式与管理环境相适应的重中之重。（3）人才队伍建设较落后。专业水平高的人才队伍是不断提高医院基层档案管理水平的关键。而在具体管理中，不管是人才基数还是专业素养方面，都存在难以达到医院基层档案管理要求的问题。从人才基数上来看，伴随医院基层档案使用需求的不断加大，档案查询量随之上升，加重档案管理人员工作负担，在这种情况下，档案管理部门出现了人才配备量严重不足等问题，这一现状对提高档案服务水平具有直接影响。就人才自身具备的专业素养来看，专职人员、档案学科毕业的人才相对稀少，这些都对人才队伍的专业化发展以及档案管理工作的专业化发展产生了严重不良影响。因此，从专业人才数量以及专业素养两个方面对人才队伍进行优化建设，是目前医院发展基层管理工作的迫切需要。

五、加强医院档案管理的有效策略

（一）重视档案管理职能的改善

档案管理工作的实施并非是随意的，需要考虑管理职能因素，具体来说，就是医院的各个部门要做到术业有专攻，档案管理部门要发挥自己的价值，针对医院各方面信息做好整理工作。而且医院的档案管理部门在医院中属于备受忽视的部门，在今后文化建设的过程中，要提高医院的价值和意义，就需要重视医院的档案管理部门，提高相关工作人员工作积极性。医院的档案管理部门要做到权责明确，完善奖励制度和惩罚措施，从而提高医院档案管理部门的工作效率。

（二）深入挖掘档案信息资源

在前面我们了解到，医院等医疗机构认识到完善医院档案管理的重要性，采用相关的措施来加强医院的档案管理，比如：建立教育基地、建设院史馆等，为医院的档案整理创造更好的条件，使医院档案整理工作更好地继续下去。医院的档案整理还需要深入挖掘，最好能知道事件背后的起因和结局，对与医院起源史和发展史有关的人、事、物也应该有一定的了解，促进相关的工作人员对这些资料的整理，从而更好地帮助患者认识、了解医院发展的全貌，提高患者对医院的信任度和认可度[4]。

（三）加强对档案管理人员的培养

一个医疗机构需要拥有自己的专业人才队伍，对于一个团体来说，人才就是它的不竭动力和后备援军，对于它的长远发展具有十分重要的意义。在整理医院档案的过程中，管理人员要做到细致详细、算无遗策，大小事情都要详细记录在册，在自己的岗位上兢兢业业，努力为医院作出自己的一份贡献。管理人员通过整理医院的医疗档案，还可以促进医院文化品牌的建立，从医院的档案中浓缩出人文关怀、医疗文化、制度、管理理念等观念的精髓，使医院朝气蓬勃，保持旺盛的生命力。同时，还要提炼一套对专业人才培训的方法，让医院的档案管理人员提高自己的专业知识和道德素养[5]。

（四）完善档案管理制度

在前面我们认识到，医院的档案管理部门在医院中属于备受忽视的部门，鉴于此，当前的首要任务是完善档案管理制度，从多个角度去强化员工的积极性。医院的档案管理制度要完善奖励制度和惩罚措施，提高医院档案管理的工作效率和工作积极性。医院的档案管理制度要做到权责明确，对管理的范围作出详细的规定，将每一项大大小小的工作都落实到纸面上，让医疗工作人员和医院的管理人员做到有规则必遵循。其次，医院的档案管理需要分类管理，医疗机构的档案跟企业的档案管理存在着很大的不同，医院的档案更加繁琐复杂。所以需要医院的管理部门进行分类处理，使医院的档案变得更加一目了然，医院的档案整理有序进行，可以从根本上提高医院的工作效率和工作积极性[6]。

（五）高度重视档案管理

当前各大医院在档案管理模式方面依然存在很多问题和短板，医院的档案管理工作长期处于停滞不前的状态，档案管理的效果无法充分显现，管理者未能正确认知档案管理现代化对新形势下医院建设发展的重要性，最终导致档案管理完全不能发挥其应有的作用和价值。因此医院方面应该围绕档案管理现代化展开深入研究，借鉴国内外的先进经验完善管理体系，制定医院档案管理制度和策略，充分发挥管理规划和决策作用，进一步推动档案管理现代化。医院的领导层应该对档案管理现代化保持高度重视，积极转变医院管理的理念和态度，引领广大员工的思想转型和工作方式创新，打破现有的档案管理方式。医院应该真正将档案管理现代化纳入医院改革范畴，保持对医院档案管理现代化的重视，制定短期和长期发展量化目标，将其作为日常管理工作的重要内容逐步落实，促使医院档案管理工作人员积极参与到档案管理现代化的进程之中。

六、结语

由此可见，医院档案管理工作在医院事务中占据有力地位，做好此项工作，是医院提高治理水平的主要信息保证，是我们国家社会发展到一定程度的必然产物和选择。此外，加强医院档案管理是落实医院文化建设的重要前提，需要医院领导和档案管理人员提高工作认识水平，明确医院档案管理在医院文化建设中的作用，采取有效策略加强医院档案管理，助推医院文化建设，形成良好的医院文化氛围，推动医院健康、有序发展。